За десять лет управления бизнесом я понял: устойчивость специалиста или руководителя на рынке в первую очередь определяют базовые навыки работы с задачами. Я перепробовал десятки подходов к их организации: красивые таск-менеджеры, сложные системы приоритетов, модные фреймворки. Но в итоге оставил всего два правила. Они настолько простые, что сначала даже не верится, что это работает, но когда реально начинаешь применять, убеждаешься в их эффективности.
Как работать с задачами разного уровня сложности
Я считаю ключевыми способностями умение делать мелкие задачи сразу и разбивать крупные задания на выполнимые части.
Правило №1: делай сразу
Если задача решается за одну-две минуты и не требует сложной подготовки, не нужно ее записывать в to-do – сделайте это прямо сейчас.
Звучит очевидно, но как многие работают на самом деле? Прилетело короткое письмо, на которое можно ответить парой фраз, или сообщение в мессенджере, где коллега просит подтвердить решение. Человек открывает планировщик, записывает: «Ответить на письмо», ставит срок, приоритет, тратит время на оформление. По факту, время на запись такого пункта и последующее возвращение к нему занимает около 40% от времени, которое потребовалось бы на немедленное выполнение. Это иллюзия занятости, а не продвижение.
Я приучил себя так: увидел – есть время – сделал. Это дает колоссальный прирост эффективности, потому что сокращается список дел. А чем меньше висящих задач, тем легче дышать и выше шанс взяться за вопросы по-настоящему крупные и важные.
Без навыка «делай сразу» человек превращается в идеального оператора таск-менеджера и в нулевого исполнителя. Задачи копятся, их становится больше с каждым днем, они лежат и давят. В какой-то момент список вообще перестают открывать.
Правило №2: ешь слона по частям
Когда-то я услышал это правило от своего первого партнера, который инвестировал в компанию: «Слона едят по частям». Сначала просто запомнил фразу, потом начал применять и пришел к выводу, что она идеально ложится на все, что связано с управлением.
Слон – большая задача, которую невозможно выполнить за один присест, например, запустить новое направление доставки. Правило требует разделить слона на такие части, которые можно «прожевать» за одну сессию – условно, за 25-30 минут. Каждый кусочек должен быть настолько конкретным, чтобы взять и сделать его без дополнительного осмысления.
На практике запуск направления превращается в цепочку подзадач:
- Выделить место на складе для посылок этого направления.
- Подготовить стеллаж.
- Проинструктировать сотрудников.
- Подготовить таблички.
- Придумать тариф.
- Передать тариф ответственным.
- Проконтролировать внедрение тарифа в систему.
Каждый пункт уже можно поручить конкретному человеку, поставить срок и отследить выполнение. Дальше процесс каскадируется: ответственный сотрудник, получив свою часть, дробит ее у себя. Так задача «подготовить стеллаж» превращается в «заказать материалы», «собрать конструкцию», «проверить устойчивость». Если все расписать и последовательно идти по шагам, прогресс сразу становится заметным, а это ценный источник мотивации в долгосрочных проектах. Каждый раз, закрывая даже маленькую часть большой задачи, мозг получает дофамин: вычеркивание очередного выполненного пункта действительно радует. Мозг фиксирует: я двигаюсь, не стою на месте.
Если слона не разделить, задача провисит неделю, две, месяц. Заходишь в планировщик, видишь огромное дело, и непонятно, с чего начинать. Мозг саботирует: слишком сложно, слишком много, не сейчас. И это нормальная реакция на неподъемный объем.
Как развивать навыки работы с задачами
По отдельности каждый навык полезен, но ограничен. Если только «делать сразу», вы потонете в мелочевке и не продвинетесь стратегически. Если только «есть слона», мелкие задания накопятся, забьют операционный фон и начнут тормозить крупные проекты. А вместе эти навыки закрывают два главных режима работы: быстрые, короткие действия, которые освобождают пространство, и методичное движение по крупным проектам, обеспечивающее результат вдолгую. Вы получаете контроль над происходящим и перестаете быть заложником собственного списка дел.
Как начать тренировать навыки:
- Для навыка «делай сразу». Завтра, когда увидите короткое сообщение, письмо или просьбу, которые можно закрыть за минуту, не записывайте, а сделайте. И посмотрите, сколько таких задач вы обычно записываете и сколько реально требовали планирования. Разница удивит.
- Для навыка «ешь слона». Возьмите одну задачу, которая висит несколько недель. Разбейте ее на 3-5 конкретных шагов, каждый из которых можно выполнить за полчаса. Первый шаг запланируйте на завтра, второй – на следующий день. Посмотрите на прогресс через неделю.
Также читайте:
За "делай сразу" иногда терпел критику :))
На в ответе СМС партнёру, а, скажем, на совещании. "А вот отгрузка нам недодала к этому времени..." Тут же набираю "отгрузку" и получаю какой-то ответ :)). Что часто вгоняло в ступор желающего "перевести стрелки", а заодно и дух...)) До следующего разбора полётов)
Да, слона ем тоже по частям... Смакуя и иногда передерживая. Даже, когда поручил хобот специалисту, надо обязательно проверить, как он его готовит к трапезе - не пересолил ли? Пригтовил ли горчичку и на какой тарелке подаст... Не хочется давиться слоном!
А мне статья напомнила про матрицу Эйзенхауэра. Знал генерал свое дело.
По-моему, еще забыли про третий навык: «Не нужно откладывать на завтра то, что можно вообще не делать».
Это я к тому, что очень много дел можно передать тем, кто должен ими заниматься, а еще лучше — просто не подпускать такие дела к себе.
Вечная, важная и интересная тема. И советы неплохие.Но многео зависит от лично твоих привычек. Как мне кажется, я привык работать в многозхадачности, меня это соверщенно не смущает.
Согласен с Николаем:
Я бы даже это поставил на второе место: выбор делать, или не делать - один из важнейших для руководителя. Понимать риски и последствия, не юросаться на эмоциях.
Почему на второе? Потому что на первое место я бы поставли все-таки планирование. НЕ обязательно в виде красивой таблички с 33 графами, не обязательно в какой-нибудь электронной прибллуде. Лучге совсем без них. Лучше всего лист бумаги на столе с вашимит каракулями. Планируй и но не усложняй - первая заповедь.
Отлично, что вы напомнили про это.
Я бы добавил, что далеко не все представляют, сколько задач приходится постоянно решать даже обыкновенному командиру взвода, а не генералу Эйзенхауэру) в условиях постоянного давления сверх, снизу, сбоку и даже в условиях мирного времени.
Большая тема. Даже слишком большая.
С матрицей Эйзенхауэра все просто и понятно. Работает всегда и экономит очень много времени. Простой, хороший и удивительно полезный инструмент. Его идея есть и под другими названиями и в других подходах.
А о выборе дел и планировании, кто из них первый, кто второй - думаю, что жизнь сложнее. Во всяком случае - моя. Часто приходится всё это делать итерационно - новая информация частично меняет планы, появляются новые обстоятельства, уже сделанное нужно поправить и пр..
Но из того немногого, что точно можно учесть заранее - всегда оставлять запас по времени и не планировать 100-200%, как иногда приходится видеть в чьих-то перегруженных календарях. Прочее - иллюзии.
Еще один момент про выбор и планирование. Практически все исследователи личной продуктивности согласны с тем, что постоянное переключение между задачами несколько раз в день существенно снижает продуктивность. Многозадачность - это зло, а не достоинство того, кто вынужден делать десять дел одновременно. Наш мозг так не работает, исключений немного. Накладные расходы велики, человек вынужден жертвовать качеством ради количества. Вспомним сеансы одновременной игры в шахматах.
Потери времени при вынужденном переключении между задачами, в публикациях, которые я видел, оцениваются в 20-30% - то есть несколько рабочих часов в день, когда человек уже вынужден начать новое дело, но еще не до конца понимает, какое именно, как это сделать лучше и пр... Думаю, что многие на этом ресурсе видели участников совещаний и телеконференций, которые еще мысленно или даже технически не закончили с предыдущим совещанием, не в фокусе и не очень хорошо оценивают происходящее вокруг.
Мой первый начальник шутливо называл это принципом "ЩАС".
Это когда на вопрос "Когда это лучше сделать?" следует быстрый ответ "ЩАС!"
Как руководитель скажу: важно не перегружать системы управления проектами простейшими, но малоэффективными задачами. Также не стоит оформлять в виде задач то, что можно решить одним разговором. Часто такая проблема возникает в несплочённых коллективах, где сотрудники боятся показаться навязчивыми и привыкли получать любую информацию только через официальный запрос.
Если мы о проектах, то один из главных факторов неуспеха, если не сказать провала проекта - потеря коммуникаций, внутренних и/или внешних.
Планирование на уровне задач, их содержания, сроков, ресурсов и пр. - работа менеджера проекта. Он отвечает за проектную документацию, порядок, способы и форматы общения. Такое решается на берегу, изменения вносятся по мере необходимости. Если для слишком многого нужен официальный запрос от руководителя исполнителю - в сложных случаях бывает, но должно решаться в рабочем порядке максимально быстро.
Главное - фото. Текст можно не читать... просто Гений...