Болезнь XXI века — нехватка времени. Жизнь в стиле цейтнот стала, с одной стороны, нормой, а с другой — является неким хайпом. Сегодня модно быть занятым или казаться таковым. К чему это приведет? Не случится ли так, что завтра будет поздно? Куда летит наш тайм-чартерный рейс на самом деле? Почему мы все время опаздываем и ничего не успеваем? Действительно ли времени настолько мало? Это привычка жить в таком ритме? Или времени все-таки вполне достаточно на те, важные дела, которые нам по-настоящему интересны?
Как говорил Г. Джексон Браун «Не говорите о том, что у вас нет времени. Времени у вас ровно столько же, сколько его было у Микеланджело, Леонардо да Винчи, Томаса Джефферсона, Пастера, Хелен Келлер, Альберта Эйнштейна». Время нас не ждет, оно стремительно уходит. Это мы все предвкушаем подходящую минуту для того, чтобы что-то начать и изменить. Ждем понедельника, нового года, первого числа, чтобы сесть на диету, поменять работу, бросить курить, заняться спортом, сказать люблю или обнять любимого человека. Пока мы ждем — время безвозвратно утекает сквозь пальцы. Минуты превращаются в дни, недели становятся месяцами, а годы складываются в десятилетия. Не успели оглянуться, как пролетело полжизни. И вроде бы каждый из нас осознает скоротечность времени, но в то же время не задумывается об этом. Мы думаем, что время еще есть, что мы пишем черновик, и успеем еще переписать его в главный бестселлер нашей жизни.
Каждый день слышу от окружающих одну и ту же фразу «ничего не успеваю, потому что у меня не хватает времени». А чем, собственно, вы заняты? Это действительно так, вы уверены? При этом мне рассказывают удивительно печальные истории. Например, о том, как человек каждый день ложится спать в 21:00, просыпается в 6:00, чтобы собраться на работу, едет до нее, потом создает видимость рабочего процесса, а после 18:00 возвращается домой и ложится спать. В выходные тоже ничего не успевает, потому что надо выспаться и отдохнуть от тяжелой трудовой недели. Спокойной ночи, малыши! Отбой, подъем и снова спать в 21:00. Завтра понедельник и новый забег по накатанной траектории.
Насколько вы заняты прямо сейчас на самом деле?
Например, вы — офисный работник, со стандартным восьмичасовым рабочим днем, но всегда задерживаетесь. Приходите поздно домой, времени не хватает на хобби и занятия спортом, поздно ложитесь и не высыпаетесь. Давайте попробуем разобраться, почему так происходит.
Вы делаете перерывы на чашечку кофе, бегаете на перекуры, не забываете про сплетни с коллегами, общение с друзьями в социальных сетях и мессенджерах, плюс стандартные деловые встречи, переговоры, звонки клиентам, дорога на работу и с работы (особенно актуально для мегаполисов). День состоит из продуктивных и непродуктивных процессов. Как сделать так, чтобы завтра не было поздно и наш тайм-чартерный рейс превратился в путь, где мы успеваем сделать, если не все, то многое?
- Для начала нужно остановиться, замедлить бег, чтобы оценить происходящее. Давайте посмотрим на свою жизнь новым осознанным взглядом.
- Сколько времени у вас уходит на все нецелевые действия в течение рабочего дня? Попробуйте подсчитать прямо сейчас. Сделайте учет вашего рабочего дня. Только не обманывайте себя. Будьте честны. Возьмите лист бумаги и ручку. Пишите. Желательно делать такой срез каждые 15 минут или при смене деятельности на протяжении одной недели. Этот нехитрый тест поможет вам осознать в полной мере то, чем вы занимаетесь.
Результаты вас могут приятно удивить или шокировать, но это не повод для уныния. Это отличный предлог что-то изменить прямо здесь и сейчас. Сделать попытку обрести что-то новое и изменить кардинально свою жизнь.
Итак, сегодня было:
- 3 чашки кофе по 10 минут;
- 4 перекура по 15 минут;
- обеденный перерыв 30 минут;
- перекинулись с коллегами парой-тройкой слов и посмотрели какой-то смешной ролик (4 коллег по 5-7 минут);
- ответы друзьям через соцсети и просмотр ленты новостей (30 минут).
Итого 3 часа рабочего времени. Именно на это время вам пришлось сегодня задержаться на работе, потому что нужно срочно доделать презентацию, ответить на важные письма или подготовить квартальный отчет. У каждого будет свой список дел.
Возможно, я немного утрирую, но я это делаю осознанно для наглядности. Чтобы вы увидели широко раскрытыми глазами то, что могли не замечать многие годы и для того, чтобы вы смогли изменить свою жизнь к лучшему. Конечно, все зависит от того, насколько грамотно вы может распределить продуктивные часы и непродуктивные перерывы.
Вот несколько секретов для внедрения в жизнь, которые помогут вам изменить ситуацию.
- А пробовали ли вы когда-нибудь сделать сначала все нужные дела, не отвлекаясь на мелочи, сплетни и кофе? Думаю, что да. Но таких дней было так мало, что их можно пересчитать по пальцам. Попробуйте изменить подход к рабочему процессу: сделайте важное в первую очередь, не откладывайте и не ленитесь. Попробуйте! Вам понравится, и у вас останется свободное время на мелкие глупости, общение с коллегами, обед, и вы непременно уйдете домой пораньше.
- Составляйте планы действий или списки задач с указанием срока.
- Читайте и отвечайте на сообщения в соцсетях пока спускаетесь или поднимаетесь в лифте.
- Отпишитесь от всех не нужных пабликов и сообществ, чтобы не тратить на них свое драгоценное время.
- Устраивайте себе digital-детокс хотя бы раз в две недели. Забывайте про социальные сети и сведите к минимуму общение по телефону.
- Откажитесь от просмотра телевизора.
- Отдыхайте, позвольте себе побездельничать. Вспомните про свое хобби, которые пылится в шкафу на дальней полке.
- Внедряйте разные инструменты тайм-менеджмента. Экспериментируйте, чтобы не погрязнуть в рутине рабочих будней.
К сожалению, частая смена задач и непродуктивная работа — это только часть огромной проблемы, которая тянет за собой все новые и новые провалы дедлайнов. И этот круговорот по нехватке времени кружит и затягивает каждого из нас все сильнее и сильнее. Бегаем по кругу и не осознаем то, что с нами происходит до конца.
Почему же мы страдаем от нехватки времени? Остановимся на 4 основных блоках.
1. Много работаем
По крайней мере, мы так думаем. Хотя иногда это действительно так.
Каждый из нас очень и очень много работает. И хорошо, когда работа приносит удовольствие и радует. А если нет? Иногда рабочий день растягивается до 10-12 часов, вместо положенных 8 часов по трудовому кодексу РФ. Конечно, вы можете сказать, что регулировка рабочего процесса относится не ко всем видам деятельности, что есть и творческие профессии.
Да, я не понаслышке знаю, что такое творческая работа, и как сложно придумывать и креативить в строго заданных рамках. Сложно, но можно. Все дело в грамотно выстроенном рабочем процессе и наработке базы идей. Главное составить свой фирменный секретный рецепт эффективного совмещения продуктивного и непродуктивного времени.
- Для грамотного распределения рабочего процесса необходимо четко понимать приоритетность задач, составлять списки дел на день, неделю, месяц.
- Выполнять все самые сложные и нужные дела в первую очередь, и не откладывать их на потом, не затягивая сроки их реализации.
- Делить объемные задачи на более мелкие подзадачи.
- Не отвлекаться по пустякам, чередуя серьезную задачу с чтением соцсетей и новостей.
Как вариант можно отложить телефон, закрыть все ненужные окна браузера и работать над одной задачей не менее 1 часа, не обращая внимание на разнообразные отвлекающие факторы. Это действительно работает. Проверено! Можно использовать технику помодоро. Думаю, что все с ней знакомы.
Когда не внедряются в жизнь какие-то фишки по тайм-менеджменту, то количество недоделанных задач растет, как снежный ком. Он увеличивается и заполняет собой все свободное время не только на работе, но и целится вырваться на свободу. Мечтает вкатиться в вашу личную жизнь. Возникает чувство вины, что не успели доделать все дела на работе и единственное решение, которое возникает само собой, это взять работу на дом.
Приходим домой, и рабочий процесс продолжается. Вместо того, чтобы все дела оставить за порогом квартиры и просто пообщаться с родными и близкими людьми. Лишний раз позвонить другу, спросить как у него дела или заняться любимым делом. Сделайте паузу. Позвольте себе расслабиться и отдохнуть от дел. А завтра с новыми силами вы переделаете их все!
Чтобы не возникало ощущение, что работа не заканчивается никогда и плавно перетекает в выходные. И вот вы уже работаете 24/7. Выходные неожиданно становятся рабочими днями. Только немного в другом формате: плед, диван и тапочки. До семьи опять нет дела. Хобби? О чем, это вы?!
2. Не высыпаемся
Все это приводит к стрессу и тому, что мы сбиваем свой режим дня. Начинаем поздно ложиться спать, при этом вставать нам нужно также рано, как обычно. Думаем, что еще сделаем это и вот это, и отбой. Хотим завершить начатое и засиживаемся допоздна перед монитором компьютера. Глубоко за полночь ложимся спать, но нас мучает бессонница, и мы не можем уснуть, потому что в голове в сотый раз прокручиваем очередной сценарий развития событий. Или засыпаем в мгновение ока, но просыпаемся ночью, потому что наш организм перенапряжен, мозг возбужден и не позволяет нам расслабиться. Работаем в самые продуктивные часы сна и спим в промежуток, когда организм не успевает восполнять потраченную энергию. Накапливаем усталость, физическую и моральную. Отложите все дела, как минимум за час до сна. Настройтесь на нужную волну отдыха, чтобы набраться сил.
3. Совсем не умеем расслабляться
Не знаем, как и на что потратить свободное время, когда оно появляется. Зачастую нет даже хобби. Жизнь складывается из кубиков: работа-дом-работа. Нет каких-то ярких событий вне офиса. Мы их просто перестаем замечать. Жизнь становится похожа на день сурка. Бег по замкнутому кругу в надежде, что в один прекрасный день что-то изменится. Живем в ожидании пятницы, и с ужасом встречаем вечер воскресенья.
«Самая большая глупость — это делать то же самое и надеяться на другой результат», — Альберт Эйнштейн.
Забиваем или забываем про спорт. Лень ходить в спортзал. Не умеем совмещать активный и пассивный отдых. Забываем, что активный отдых наполняет нас энергией так же, как и пассивный. Но здесь речь не идет о бесцельном лежании перед телевизором все выходные. Пассивный отдых пассивному рознь.
Научитесь совмещать работу с занятиями спортом. Выберите спортивную активность себе по душе. Пусть это будет всего лишь утренняя зарядка или прыжки на скакалке. Не всем дано быть легкоатлетами, бегать на короткие и длинные дистанции. Темп современной жизни не совпадает с темпоритмом нормального человека. Именно поэтому большинство людей ощущают себя выжатыми лимонами и не понимают, где брать силы и энергию для жизни. Забываем, что занятие хобби наполняет нас энергией и дает возможность эффективнее и плодотворнее работать. Вспомните про свое увлечение, возобновите вышивку крестиком или смахните пыль с коллекции марок.
4. Не правильно расставляем приоритеты
Откладываем важные дела на потом. Забываем и погружаемся в выполнение рутинных дел, которые не дают ощутимого результата. Отсюда появляется ощущение беспомощности, ненужности и разочарования. Не умеем ориентироваться на дедлайны. Для многих сроки ничего не значат. Они становятся чем-то эфемерным, и их всегда можно перенести. Нет понимания незыблемости обещаний.
- Не умеем говорить «нет» второстепенным задачам и делегировать мелкие дела. Научитесь отделять важные дела от срочных, но ненужных. Вспомните про делегирование. Скажите свое первое «нет» пожирателям времени.
- Не возвышайте второстепенные задачи над тем, что важно в данный момент. Научитесь расставлять приоритеты. Как давно вы мечтаете написать книгу или картину, слетать с семьей в отпуск на море, склеить модель самолета для вашей коллекции или построить дом?
- Пересмотрите свой день, неделю, месяц. Оцените каждый пункт и поймите, где вы можете выкроить время на то, чтобы заняться спортом, написанием книги, общением с семьей и друзьями.
- Внесите все дела в свой календарь. Начиная от рабочих встреч, заканчивая такими нюансами, как обеденный перерыв, прогулка с собакой, стирка белья и воплощение мечты в жизнь.
- Осознайте, что крадет вашу энергию и составьте список этих энергетических преступников.
Определитесь, где вам брать энергию для вашей жизни, чтобы завтра не было поздно и ваш тайм-чартерный рейс наладил регулярные трансконтинентальные перелеты между сферами вашей жизни.
Фото: pixabay.com
"...везде успевает тот, кто никуда не торопится.." /Ф.Ф. Преображенский/ "Собачье сердце"
Расставляйте приоритеты, старайтесь отвлекаться, не торопитесь. Вот и все рецепты.
Предложенный автором алгоритм из цейтнота не выведет. Много деталей, но мало концентрации на истинных (своих) целях. А бесцельное — бессмысленно.
В итоге цейтнот не исчезнет или скоро повторится в худшей форме.
Более эффективная дюжина моих шагов (тезисно):
1. Чтобы разгрестись, надо сначала перестать зарываться. «Нажать Стоп-кран».
2. Посмотреть закат (физически). Оценить итоги дня и жизни. Захотеть нового.
3. Выспаться. (В стрессе ночи мало, лучше 2-3 дня осознанного «не-думанья».)
4. Настроиться медленно думать. День — минимум. Лучше — 2 недели (отпуск).
5. Перебраться в «место силы». Лучше — на природу. Для достижений — в горы.
6. Утром с вершины представить вдохновляющий идеальный образ себя, через него — окружения, (новой) команды и т.д.
7. Нарисовать (физически) картинку (лучше — цветную).
8. Выбрать направление к идеалу из «сейчас» БЕЗ опоры на старые ресурсы.
8. Переписать образ словами в план (мыслекарту), разбить на этапы-гипотезы.
9. Сформулировать KPI каждого этапа.
10. Разбить этапы спринтами.
11. Действовать лидерски (командой) спокойно (с тайм-буферами), настойчиво (не отвлекаясь на чужие «манки»), рефлективно (записывая результаты).
12. Расшивать узкие места и корректировать гипотезы по записям до результата.
Ну, а потом уже — варианты, детали, тактика, ТМ-техники…
Константин, спасибо за комментарий. Довольно интересно читать. До момента публикации статья называлась абсолютно по-другому. Редакция заменила название. Именно поэтому она и не раскрывает его сути.