Как работодателю заполнять электронные трудовые книжки?

С 1 января 2020 года работодателям необходимо отчитываться в ПФР обо всех кадровых изменениях по форме СЗВ-ТД, так как с начала 2020 года начался переход на электронные трудовые книжки. В данной статье рассмотрим реализацию заполнения формы первичной, корректировочной СЗВ-ТД в программе 1С: ЗУП 8.3.

Форма и формат СЗВ-ТД утверждены Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 N 730п. Сведения о трудовой деятельности сотрудников, далее по тексту  СЗВ-ТД следует представлять в территориальный орган ПФР по месту регистрации работодателя при кадровых изменениях сотрудника: прием, увольнение, перевод.

С начала 2020 года данные необходимо было предоставлять ежемесячно не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным, а начиная с 27 апреля 2020 – не позднее рабочего дня, следующего за днем утверждения соответствующего приказа, а  заявления о предоставлении сведений  о трудовой деятельности и сведения о переводах ежемесячно не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным.

В 1С:ЗУП 8.3 Форма СЗВ-ТД реализована в виде документа Сведения о трудовой деятельности работников СЗВ-ТД.

Удобнее всего работать и формировать данные учета электронных книжек в рабочем месте «Электронные трудовые книжки», находящемся в разделах «Кадры» или  «Отчетность, справки»:

В данном рабочем месте есть все документы, необходимые пользователю в своей работе по вопросу ЭТК, а также есть возможность отбора документов не только в разрезе организации, но и по сотруднику – считаю это очень удобным моментом.

До 31 октября работодатель должен уведомить сотрудника об изменениях  в трудовом законодательстве, причем в письменном виде.

До 31 декабря работодатель должен принять от сотрудника заявление в письменном  виде о  способе ведения трудовой книжке (электронный/бумажный).

В программе реализовано как уведомление, так и заявление все в одном документе – Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Посредствам кнопки «Заполнить» или «Подбор» формируется список сотрудников, и для каждого необходимо указать вид заявления.

При нажатии «Заявление» печатается уведомление и заявление:

Если сотрудник решил отозвать свое заявление, то такая операция отражается в системе документом Отзыв заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности, но отозвать с видом Сведения о трудовой деятельности в электронной форме невозможно.

Отчета для контроля и анализа информации по сотрудникам, по которым введены или не введены заявления  – нет, но можно воспользоваться рабочим местом Работа кадров, чтобы посмотреть, по кому нет заявления.

Форма СЗВ-ТД заполняется мероприятиями, которые фиксируются в системе документами, например, Прием на работу, Кадровый перевод, Увольнение, в которых установлен флажок Отразить в трудовой книжке, Регистрация трудовой деятельности. Данные хранятся в специальном регистре Мероприятия трудовой деятельности, они формируются в момент проведения перечисленных выше документов.

Каждому мероприятию присваивается код Ид мероприятия – он уникальный.

При формировании сведений СЗВ-ТД формируются записи в регистре Мероприятия трудовой деятельности переданные. Этот код передается в пенсионный фонд при отправке сведений.

Если данные в кадровых приказах были изменены, то делается запись в регистр Мероприятия трудовой деятельности прочее – это для корректирующей отчетности строка. Эту запись в регистре можно получить и при проведении документ Регистрация трудовой деятельности.

Чаще всего ошибки, с которыми сталкивается пользователь при формировании СЗВ-ТД, связаны как раз с этим кодом. Но об этом позже.

Продолжаю, как при сдаче любой отчетности, так и при сдаче отчета СЗВ-ТД, возникает необходимость в уточнении, в исправлении ошибок. В системе есть специальный документ, который позволяет исправить ошибки в учете, а также отразить какое-либо кадровое мероприятие, которое потом и отразится в СЗВ-ТД.

Рассмотрим примеры ошибок и методы их исправления.

Хочу акцентировать внимание, что форма СЗВ-ТД не имеет признака корректированная или первичная, имеет только отчетный месяц, поэтому пользователи до сих пор задают вопросы, как сдать корректирующую форму. Поэтому, далее свое описание продолжу в этом направлении.

В начале года столкнулись с такой проблемой – в течение 2018 и 2019 годов были массовые переходы с 1С: ЗУП 2.5 на 1С: ЗУП 3, а как известно, что для ввода кадровых данных списка сотрудников при начале эксплуатации программы в уже действующей организации, (т. е. которые работали на момент внедрения), регистрируются документом Начальная штатная расстановка.

При увольнениях,  необходимо было указывать еще и строку о приеме на работу.  И вопрос был  как раз в этом, как это выполнить. В документе Начальная штатная расстановка возможности установить флаг Отразить в трудовой книжке,  как в кадровых приказах – нет,  а события отразить нужно.

Документ Регистрация трудовой деятельности позволил это сделать, только на тот момент формирования первого отчета СЗВ-ТД, не совсем  до конца был реализован механизм по автоматическому заполнению. Сейчас этот документ позволяет очень много выполнить, откорректировать и при этом предусмотрено автозаполнение. Также, если учесть, что период до 1 января 2020 года закрыт, и редактирование приказов невозможно (установить флаг), то этот документ опять помог. При нажатии кнопки Данные до 2020 года можно отразить мероприятия по сотруднику до 2020 года.

Сейчас появилась возможность формировать список в табличной форме документа через Добавить по сотруднику или Заполнить последними мероприятиями.

Пример добавить по сотруднику:

Пример заполнения по последнему кадровому мероприятию,  по сотруднику последнее мероприятие – перевод.

Соответственно, эти данные также отразятся в форме СЗВ-ТД:

Еще одна ошибка, решение которой было очень востребовано – приняли сотрудника, отправили отчет, но сделали ошибку в номере приказа, в должности, или вообще необходимо было отметить приказ.

Все эти исправления, если нельзя отредактировать исходник, необходимо выполнить документом Регистрация трудовой деятельности. Например, ошибка в дате приема на работу. Для этого необходимо в документе нажать кнопку Изменить, выбрать сотрудника и отредактировать необходимое.

Во второй строке вносим необходимые изменения, в моем примере дата приказа, а так исправить можно номер, должность и т. д.

СЗВ-ТД заполнение будет таким:

Первая строка отменяющая признак установлен в 10 графе, а вторая – отражает изменения.

Чтобы отметить совсем приказ, пусть будет прием на работу, его зарегистрировали, сформировали и отправили отчет СЗВ-ТД, но прием не состоялся. В документе Регистрация трудовой деятельности, отменяющую запись, и она отразится в СЗВ-ТД.

Хочу обрати внимание, что была ошибка 10223312. Не получается добавить отмену приема, который отправили и потом пометили на удаление (или отменили проведение).

Еще много вопросов по поводу того, что данные сдали, а все равно попадают при заполнении СЗВ-ТД

Одна из причин – не проставлены отметки, что отчет принят:

Другая причина – это по сотруднику, каким-то образом, получились разные коды Ид мероприятия, и система еще раз заполняет строку.

Решение в таких случаях, оно правда не единственное, но более понятное. Пользователь может справиться самостоятельно без привлечения программиста, для этого  нужно сбросить флаг Отразить в трудовой книжке в кадровом мероприятии, например, в приеме, таким образом, сбросится код Ид и документом Регистрация трудовой деятельности ввести правильный код – который передан в ПФР

Итак, передали в ПФР 456e3910-38da-4c02-ba98-febdc82a664a:

Фиксируем его в документе:

При заполнении в следующий раз строка заполнятся не будет в СЗВ-ТД.

Это универсальный способ по исправлению Идентификатора.

Самое главное, всегда помнить, где хранятся данные с кодом Ид мероприятия, и их анализ позволит разобраться, где спряталась ошибка.

Читайте также:

Комментарии
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Половина россиян продолжает работать на больничном

Больше всего на больничном работают бухгалтеры и IT-специалисты.

Facebook наденет на своих сотрудников AR-очки

Facebook уверяет, что будет очень осторожен в том, как использовать и применять очки в общественных местах.

Walmart увеличит почти в два раза зарплату 165 тысячам сотрудников

Работники компании будут получать от 15 долларов до 30 долларов в час.

Четверть россиян врут о своем самочувствии ради отгула

Однако большинство участников опроса не обманывали так своего работодателя.