Как рассчитать бюджет на подбор персонала?

Приближается конец года, а с ним и составление планов и бюджетов на 2019 год. Вам предстоит нанять сотрудников, но у вас нет HR-специалиста, т. к. компания не очень большая. Какие статьи расходов нужно учесть, чтобы процесс подбора не затянулся, и в намеченное время все вакансии были бы закрыты квалифицированным персоналом?

Существуют две стратегии в подборе персонала (как и в любом бизнес-процессе, непрофильном для вашего бизнеса):

  • Все делать самостоятельно.
  • Отдать на аутсорсинг профильному подрядчику.

Рассмотрим бюджетирование подбора персонала по каждой стратегии. Чтобы не усложнять расчеты, в каждом варианте, упущенную выгоду от отсутствия необходимого персонала мы не учитываем.

Самостоятельно

В случае самостоятельного подбора, нужно учесть следующие статьи расходов:

  • Фонд оплаты труда сотрудника (ФОТ), который будет заниматься поиском и отбором кандидатов. Если этим планирует заняться сам руководитель, то стоимость 1 часа (Ч) такого руководителя нужно умножить на количество часов в день (Nч), которое он сможет посвятить поиску резюме, телефонным и очным собеседованиям, и полученный результат умножить на количество дней работы над закрытием вакансии – (Nд).
  • Снижение эффективности (Эф) труда сотрудника на основном месте работы в связи с занятостью подбором персонала. Когда сотрудник занимается подбором персонала, он не занимается своей работой, которая приносит прибыль компании.
  • Покупка доступа к платным базам резюме.
  • Размещение объявлений о вакансии на специализированных сайтах.
  • Рекламный бюджет на продвижение вакансий с помощью SMM в соц. сетях.

Формула для расчета ФОТ:

ФОТ = Ч * Nч * Nд

Или, в процентах от рабочего времени:

ФОТ = ФОТн * Х,

Где ФОТн – фонд оплаты труда сотрудника за период Nд дней (нормированный),

Х – процент рабочего времени, который тратится на подбор сотрудника.

Формула для расчета снижения эффективности Эф:

Эф = AV * (ФОТ/ФОТн)

где,

AV – added value, добавленная стоимость в рублях, которую создает сотрудник для компании за период Nд дней;

ФОТ – фонд оплаты труда сотрудника, потраченный на подбор персонала;

ФОТн – фонд оплаты труда сотрудника за период Nд дней (нормированный).

Пример расчета бюджета затрат на подбор сотрудника.

Дано: подбором менеджера по продажам занимается коммерческий директор. Его оклад 150 000 рублей. Время, которое он тратит на поиск, отбор и собеседования – 30% от рабочего времени. Длительность подбора – 1 месяц. Добавленная стоимость, которую ежемесячно создает коммерческий директор 500 000 руб.

Статьи затрат:

  • ФОТ = 150000 * 30% = 45000 руб.
  • Снижение эффективности (Эф) труда – Эф = 500000 * (45000/150000) = 150 000 руб.
  • Покупка доступа к платным базам резюме (2 базы на 1 месяц) = 100 000 руб.
  • Размещение вакансии на 2-х сайтах = 15 000 руб.
  • Рекламный бюджет на продвижение вакансий с помощью SMM в соц. сетях = 15 000 руб.

Итого: 325 000 рублей

Вывод: подбор менеджера по продажам силами коммерческого директора стоит 325 000 рублей в месяц. При этом закрытие вакансии не гарантируется. Т. е. компания потеряет 325 000 рублей, если вакансию закрыть не получилось. Между тем, компания потеряет еще больше, если кандидат уволится в первые месяцы работы, когда он еще не начал приносить прибыль. Т. к. будет выплачена зарплата кандидату в период его адаптации и вхождения в должность, при этом в качестве наставника привлекается наиболее эффективный менеджер по продажам, который помогает новому сотруднику в ущерб своей производительности. В первом приближении, если менеджер по продажам уволится через 2,5 месяца, получая ежемесячный оклад в 50 000 рублей, с учетом операционных расходов на его рабочее место, с учетом снижения эффективности работы наставника, мы получаем расчетный убыток от найма собственными силами в сумму более 500 000 рублей. Но, самое неприятное в этой ситуации то, что процесс подбора нужно запускать заново и без гарантии вновь потерять полмиллиона рублей.

На аутсорсе

Рассмотрим второй вариант – передача процесса подбора персонала кадровому агентству. Статьи расхода в этом случае выглядят следующим образом:

  • Фонд оплаты труда сотрудника (ФОТ), который будет заниматься финальным собеседованием кандидатов, отобранных кадровым агентством.
  • Снижение эффективности (Эф) труда сотрудника на основном месте работы в связи с проведением финального собеседования
  • Оплата услуг кадрового агентства.

Как правило, стоимость услуг кадрового агентства привязана к годовому доходу на открытой вакансии. Формула выглядит следующим образом:

С = (ЗП * 12) * Y%

Где, С- стоимость услуг кадрового агентства; ЗП – среднемесячная зарплата сотрудника на вакансии; Y – размер комиссии в процентах, установленный конкретным кадровым агентством.

Рассмотрим предыдущий пример с подбором менеджера по продажам с коммерческим директором, в качестве лица, принимающего решение о найме кандидата.

Пример расчета.

Дано: подбором менеджера по продажам занимается кадровое агентство, с гонораром 12% от годового дохода по вакансии. Коммерческий директор проводит финальное собеседование с тремя кандидатами по 1 часу. Следовательно, время, которое он потратит на это – 2% от рабочего времени в 160 часов в месяц.Его оклад 150 000 рублей. Длительность подбора – 0,3 месяца. Добавленная стоимость, которую ежемесячно создает коммерческий директор 500 000 руб. Зарплата по вакансии 50 000 рублей в месяц.

Статьи затрат при подборе сотрудников силами кадрового агентства:

  • ФОТ = 150000 * 2%* 0,3 месяца = 900 руб.
  • Снижение эффективности (Эф) труда – Эф = 500000 * 0,3 * (900/150000) = 900 руб.
  • С = (ЗП * 12) * 10% = 50000 * 12 * 12% = 72000 руб.

Итого: 73800 рублей

Выводы и сравнение

Стоимость подбора силами кадрового агентства почти в 5 раз дешевле подбора собственными силами. При увольнении кандидата, привлеченного собственными силами в течение первых 3-х месяцев, убытки компании составляют около полумиллиона рублей. При увольнении кандидата, представленного кадровым агентством убытков нет, как и нет новых расходов на подбор сотрудника, т. к. кадровое агентство предоставляет бесплатную гарантийную замену.

Представим данные расчетов в виде таблицы.

Таблица 1. Сравнение бюджетов на подбор персонала

Самостоятельный подбор, руб.

Подбор через кадровое агентство, руб.

Бюджет на закрытие вакансии

325 000

73 800

Бюджет на замену кандидата, в случае его увольнения в течение первых 3-х месяцев

325 000

0

Финансовые потери при невозможности закрыть вакансию по различным причинам (компетенции, заявленные в требованиях к кандидатам, не соответствуют рыночной зарплате, неудобное место расположения офиса, массовые отрицательные отзывы о компании и т. п.)

325 000

0

При ограниченности ресурсов, экономически выгоднее эпизодические непрофильные бизнес-процессы, в частности подбор персонала, передавать профессиональному подрядчику.

Фото: Pixabay

Комментарии
Инженер-конструктор, Санкт-Петербург

При расчете затрат на подбор персонала через кадровое агентство не учтены затраты на работу по выбору кадрового агентства, проведение с ним переговоров, заключения контракта и контактов по сопровождению процесса подбора кандидата.

Причем если выяснится, что выбор кадрового агентства проведен плохо, то соответствующие затраты будут убытками.

Директор по маркетингу, Санкт-Петербург

А если предположить, что сотрудник, который подбирает персонал, просто оптимизирует свое время?

Все же пьют на работе чай, верно? И делают паузы во время рабочего дня. Вот, допустим, такой сотрудник решил пару кофе-брейков пропустить и на пол-часа задержаться на работе. И вот уже - подбор нам не стоит ничего. Ноль рублей. Зачем это сотруднику нужно? Но мы же сейчас не это обсуждаем :)))

Нельзя считать стоимость затрат на подбор персонала путем складывания минут , потраченных на это и перемножая их на, якобы, стоимость одной минуты времени того, кто подбирает...

Стоимость минуты любого сотрудника не одинакова в любой момент его времени. Когда он пьет чай, его минута стоит одну сумму, когда он завершает переговоры и подписывает выгодный контракт - его минута стоит другую сумму!

И подбирать сотрудников любой топ-менеджер может в свои "дешевые" минуты :)))

Консультант по корп. финансам, Ростов-на-Дону

Хороший расчет. У меня примерно такой же был, только я добавлял еще накладные расходы на работу менеджера (даже амортизацию его оборудования и помещения). Правда, все это действует так, если менеджер на 100% загружен, и каждый час его простоя это реально потерянные выгоды для предприятия.

Ну, и опять же, есть промежуточные варианты - когда первичный отбор резюме и прозвоны выполняет, например, секретарь, или в штате есть один HR-менеджер и т.д.

Генеральный директор, Москва
Михаил Лурье пишет:

При расчете затрат на подбор персонала через кадровое агентство не учтены затраты на работу по выбору кадрового агентства, проведение с ним переговоров, заключения контракта и контактов по сопровождению процесса подбора кандидата.

Причем если выяснится, что выбор кадрового агентства проведен плохо, то соответствующие затраты будут убытками.

Михаил, спасибо за конструктивный комментарий. Эти затраты я не учитывал, т.к. они мизерны. Как правило, не гигантские кадровые агентства очень оперативны в согласовании и заключении договоров. Например, в нашем агентстве часто от момента обращения заказчика до получения от него подписанного скана договора проходит несколько часов и в этот же день начинается подбор кандидатов, т.к. мы работаем без предоплаты.

Если выяснится, что выбор кадрового агентства проведен плохо, то будет только упущенная выгода от отсутствия необходимого сотрудника на рабочем месте. Но в начале статьи я указал, что это мы не учитываем в расчетах.

Генеральный директор, Москва
Сергей Капустянский пишет:

И подбирать сотрудников любой топ-менеджер может в свои "дешевые" минуты :)))

Сергей, спасибо за комментарий. В свои "дешевые" минуты ТОП просматривает финальных кандидатов, прошедших предварительный отбор и тестирование. Но если, у ТОПа есть возможность работать с воронкой резюме, проводить телефонные интервью и тестирования (т.е. "дешевые" операции), то видимо, у него весь рабочий день "дешевый" и сам ТОП не самый дорогой, если готов заниматься микроменеджментом во всех бизнес-процессах :)

Инженер-конструктор, Санкт-Петербург
Дмитрий Жирнов пишет:
Если выяснится, что выбор кадрового агентства проведен плохо, то будет только упущенная выгода от отсутствия необходимого сотрудника на рабочем месте. Но в начале статьи я указал, что это мы не учитываем в расчетах.

Я в первую очередь имел в виду, как правильно выбрать агентство, чтобы оно компетентно, а главное добросовестно подошло к заказу.

То есть грубо говоря, чтобы оно не сработало по остаточному принципу, есть у них кандидат, которого "забраковали" другие Заказчики, более крупные и интересные для агентства, или с кандидатом были другие проблемы, так отправим его сюда. Не подойдет еще кого-нибудь найдем.

Вообще разовый заказ - это всегда проблема и сомнение. С крупными или регулярными заказами отношения как-то выстраиваются.

Понятно, что это сомнение легко разрешается, если, например, кто-то из сотрудников фирмы раньше работал в этом агентстве, и он дает свои личные гарантии добросовестности.

Нач. отдела, зам. руководителя, Москва

если бы статью написал фин дир солидной корпорации, она имела бы некий вес. но статью написал человек который продает себя. совпадение? :)

предположим, кадровое агентство дает мне сотрудника и он работает 3 месяца, условный испытательный срок, успешно принимаем его на работу на постоянку... и он тупо начинает воровать (работать на себя) ... какую ответственность несет кадровое агентство?

когда, а не если, я буду набирать сотрудников, я буду делать это сам. и тем самым буду нести ответственность перед собой, за то что набрал идиотов и сволочей.


Генеральный директор, Москва
Сергей Войков пишет:предположим, кадровое агентство дает мне сотрудника и он работает 3 месяца, условный испытательный срок, успешно принимаем его на работу на постоянку... и он тупо начинает воровать (работать на себя) ... какую ответственность несет кадровое агентство?

Сергей, спасибо за вопрос. Пытаться переложить все риски на подрядчика - это нормальная стратегия. К сожалению для Вас, никто не дает пожизненную гарантию на сотрудника. Люди иногда меняются, может быть он начнет воровать в отместку за то, что работодатель не платит ему зарплату. Какую ответственность в данном случае должно нести кадровое агентство, по Вашему мнению?

Нач. отдела, зам. руководителя, Москва

переложить ? хм ... это не я написал статью о том что надо поручить задачу рекрутинговому агентству ... я просто задумался об этом.

раз уж вы задали вопрос, ответ на который я хотел получить от вас, я попробую подсказать.

сам себе.

если придет человек от охотников за головами, попрошу результат полиграфа. нет результата, нет оплаты. полиграф у нас законом не запрещен. ну, а то что расшифровщиков нет ...

Адм. директор, Санкт-Петербург

Какой бы из вариантов не был очевидно выгоднее - в реальной жизни все равно сочетаются они оба...

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии