Правила эффективной работы кадровой службы

Каким образом должна быть выстроена эффективная работа с персоналом? Какие этапы наиболее важные: адаптация и обучение новичков в коллективе или мотивация и развитие ключевых сотрудников? Каковы тенденции рынка? И чем специалист отдела кадров отличается от HR-менеджера? Профессиональными секретами работы службы персонала с Executive.ru поделилась главный редактор КСС «Система Кадры» Вероника Шатрова.

Shatrova_V.jpgExecutive.ru: С каждым годом работе с персоналом уделяют все больше внимания. Адаптация, мотивирование, обучение и «выращивание талантов» ― темы, которые неизменно волнуют каждого управленца и руководителя коллектива. При этом продолжает существовать расхожее мнение о том, что «незаменимых людей нет». Как же одно сочетается с другим?

Вероника Шатрова: Незаменимых людей действительно нет, но только до тех пор, пока человек не соберется уйти в отпуск, а то и вовсе покинуть компанию. Ну а если серьезно, то работа с персоналом настолько специфична и требует настолько индивидуального подхода, что подравнять всех под одно общее правило, к сожалению, не получится, и нужно рассматривать каждый случай в отдельности. Если речь идет о низкоквалифицированном труде, то тут у руководителя больше простора для маневра: много предложений, большой выбор ― и в случае чего заменить «винт» в механизме действительно не составит труда. А вот если речь идет о носителе уникальных знаний, то, возможно, и ему найдется замена, но на это может уйти достаточно много времени, чтобы подыскать подходящего человека и обучить его всем премудростям. В XXI веке время ― это самый ценный ресурс, который нельзя восполнить. Чтобы оставаться в авангарде, нужно делать здесь и сейчас, ничего не откладывая! И как раз для того, чтобы не попасть в опасную ситуацию с «незаменимым», когда для решения вопроса потребуется либо существенное время, чтобы найти подходящую замену, либо существенные затраты, чтобы выполнить условия «незаменимого» и задержать его в компании, руководители и менеджеры столь трепетно и относятся к вопросам управления персоналом. Всегда дешевле и эффективнее заранее «подстелить соломку», например, создать резерв для замены ценных работников или провести грамотную политику мотивирования, чтобы у сотрудников даже не возникало мысли покинуть компанию, нежели решать проблемы по факту их возникновения.

Executive.ru: Какие этапы работы с персоналом наиболее важные: адаптация новичков в коллективе или мотивирование, оценка, обучение уже в процессе работы?

В.Ш.: Каждый из этих этапов крайне важен, при этом необходимо учитывать специфику производства и характер работы персонала. Если, скажем, речь идет об уникальном производстве, где требуются сотрудники с особыми знаниями, которых на рынке труда фактически не существует, то на первый план, вероятно, выйдут вопросы адаптации и обучения. Если же компания работает со специалистами, которые на рынке труда в избытке, но и спрос на них велик, то тут на первое место по актуальности могут выйти вопросы мотивирования.

Еще хочу подчеркнуть, что эффективная работа с персоналом ― это не только грамотное решение управленческих задач, которые были перечислены выше, но и открытая и честная политика компании в области трудоустройства и оформления трудовых отношений в целом. С каждым годом сотрудники все больше внимания уделяют вопросам добросовестности работодателей в части выполнения норм законодательства. По роду деятельности мне не раз приходилось сталкиваться с компаниями, в которых были разработаны великолепные мотивационные программы или программы по обучению, но на практике они не работали или работали лишь время от времени, поскольку всецело зависели от распоряжения руководителя или собственника: захочет ― значит за текущий месяц будут доплаты или поездки на обучение, не захочет ― значит не будет. Неудивительно, что такая нестабильность и несоблюдение прописанных в трудовых договорах условий то и дело приводили к проблемам с персоналом, которые порой доходили до серьезных трудовых споров, и никакие мотивационные программы и прочие посулы уже не имели значения.

Executive.ru: Часто специалистов отдела кадров путают с менеджерами по персоналу, называя и тех и других HR-ми. Тем не менее это две разные специальности. В чем их основные отличия?

В.Ш.: Наше трудовое законодательство предусматривает относительную свободу в выборе названий должностей, поэтому на практике действительно может возникнуть ситуация, когда оба работника, предположим, занимают должность HR-специалиста, при этом один из них решает вопросы управления, в частности занимается подбором, а второй занимается кадровым делопроизводством. По характеру работ это два абсолютно разных направления, хотя каждое из них, как я уже упоминала выше, является важной составляющей работы с персоналом в целом. Кадровики, по общему правилу, занимаются исключительно вопросами кадрового документооборота. Если нужно принять, перевести, отправить в отпуск, уволить ― это к ним. Все эти процедуры закреплены и регламентированы в трудовом законодательстве: как, когда оформлять, какие документы составлять и т.п. Для специалиста по кадрам важно отличное знание Трудового кодекса РФ и других нормативных документов, регулирующих данную отрасль права, и, что немаловажно, умение читать между строк.

Что касается менеджеров по управлению персоналом, то тут никакой регламентации и строгих норм закона нет. Каждая компания вправе разрабатывать и принимать собственные регламенты, которые будут регулировать вопросы адаптации, мотивирования, обучения, оценки и т.п. Это более творческое направление, особенно если специалист не только исполняет внутренний регламент, но и сам принимает непосредственное участие в его разработке. Почерпнуть новые мысли и интересные предложения можно исключительно из собственного опыта работы с персоналом и тщательного анализа их потребностей либо из опыта практикующих коллег, как российских, так и зарубежных. Не секрет, что многие решения для работы с персоналом (та же геймификация, когда рабочий процесс подают в игровой форме) пришли к нам с Запада.

Executive.ru: Вы упомянули относительно новый для России способ выстраивания трудовых отношений с работниками ― геймификацию. Какие тенденции на рынке работы с персоналом вы могли бы еще отметить?

В.Ш.: Если говорить в общем, не останавливаясь на частностях, то одной из тенденций рынка является возрастающий спрос на молодых специалистов. Как отмечают ведущие аналитические агентства, все больше компаний готовы и хотят тратить время и ресурсы на воспитание собственных кадров, на развитие своих талантов. И это несмотря на то, что на рынок труда вернулся и еще один тренд ― завышенные ожидания кандидатов, в том числе и среди молодежи. К сожалению, современные специалисты, только что окончившие вуз, далеко не всегда отвечают потребностям современного бизнеса, а потому должны пройти месяцы, а порой и годы, чтобы вчерашний студент мог конкурировать за место и претендовать на тот же уровень зарплаты, что и специалист с одним-двумя годами опыта работы. Работодатели это отлично понимают, а вот молодые специалисты ― не всегда. Сохраняется тенденция и к тому, что топ-менеджеры и руководители высшего звена реже меняют работу. Конкуренция за ценных работников высока, как и прежде, но грамотно проводимые программы мотивирования, направленные на повышение лояльности сотрудников (от стандартных бонусов по итогам работы до предложения доли в компании), не могли не сыграть своей роли.

Напоследок хочу отметить и такую тенденцию, как усложнение процедуры подбора персонала с целью сокращения издержек на подбор и текучесть кадров. Данная тенденция характерна при закрытии позиций среднего и высшего звена, когда для соискателей проводят дополнительные профессиональные тестирования по разным направлениям, а также многоступенчатые интервью: с менеджером по персоналу, с непосредственным руководителем, с генеральным директором или собственником, в зависимости от уровня вакансии. При этом я бы хотела предостеречь от чрезмерного увлечения данной тенденцией.

Executive.ru: Какую опасность представляет для соискателя усложненная процедура отбора? Ведь, наоборот, чем больше тестов пройдет человек и чем с большим количеством людей он побеседует, тем более достоверное и объективное мнение о нем сложится.

В.Ш.: Да, это действительно так, но во всем должен быть разумный предел. В противном случае далеко не каждый соискатель сможет выдержать тот марафон тестов и собеседований, которые порой предлагают пройти работодатели. Вспоминаю недавний случай, когда к нам на Горячую линию КСС «Система Кадры» обратился клиент с просьбой подсказать, как повысить эффективность отдела подбора, который очень медленно закрывал вакансии. Когда эксперт начал разбираться, в чем же дело, не поверил своим глазам! Согласно внутреннему регламенту компании, при приеме на работу, даже если речь шла о закрытии вакансии уборщицы, соискатель должен был пройти три тестирования и три собеседования: с менеджером по персоналу, штатным психологом и непосредственным руководителем. Причем все тестирования и собеседования проводились последовательно с промежутком в 1–3 дня с учетом итогов предыдущего этапа. Таким образом претендент мог потратить до месяца на проверки, прежде чем попасть на встречу с руководителем, который, собственно, и принимал окончательное решение о приеме! Неудивительно, что до окончательного этапа доходили только единицы, да и они зачастую получали от ворот поворот.

Executive.ru: На какие вопросы экспертам вашей Системы приходится отвечать чаще: по управлению или по кадровому делопроизводству? Какие темы вызывают наибольший интерес?

В.Ш.: Гораздо чаще это все же вопросы по кадровому делопроизводству и трудовому законодательству, но это вполне объяснимо. Дело в том, что делопроизводство достаточно четко регламентировано, и, задавая вопрос по этой теме, всегда можно рассчитывать на получение конкретного ответа: «да» или «нет», «можно» или «нельзя». В вопросах управления такой однозначности нет. Здесь очень многое зависит от конкретных обстоятельств дела, от ресурсов компании, от ее политики в области управления персоналом в целом ― все эти нюансы в одном вопросе уместить достаточно сложно. Более того, в вопросах управления не может быть правильного или неправильного решения, тут могут быть решения, которые вам подходят или не подходят. Поэтому те, кто занимается кадровым делопроизводством, чаще задают вопросы, чтобы получить именно конкретный ответ. А те, кто занят управлением персоналом, активно читают материалы, представленные в Системе: готовые ответы, журнальные статьи, книги по управлению, чтобы примерить те или иные способы на свою компанию и самостоятельно выбрать наиболее подходящие.

Executive.ru: Расскажите подробнее о КСС «Система Кадры». Для кого она создана, какие преимущества дает?

В.Ш.: «Система Кадры» ― это инновационный продукт, который создан эксклюзивно для специалистов службы персонала. Не важно, какой уровень у специалиста компании, на все вопросы в части кадрового делопроизводства и управления персоналом он сможет найти ответы в нашей Системе. Материалы основного блока ― «Ответы», где собраны готовые решения на самые распространенные вопросы специалистов службы персонала, написаны простым и доступным языком. Везде, где требуется, приведены примеры образцов документов или расчетов, которые тут же можно применить: заполнить и распечатать, если речь о документе, или сделать собственный расчет.

Executive.ru: Нужно ли иметь специальные знания, чтобы воспользоваться Системой?

В.Ш.: Нет, в этом нет необходимости. «Система Кадры» ― это обычный сайт в Интернете, который изначально создавали как простой и интуитивно понятный продукт. Найти его легко, забив «Система Кадры» в любом поисковике или зайдя по адресу www.1kadry.ru. В Системе есть несколько разделов. Перечислю только основные из них. Это уже известный вам раздел «Ответы» с готовыми решениями, «Правовая база» с бесплатной базой нормативных документов, «Формы» со всеми необходимыми образцами заполнения как типовых, так и нетиповых форм, «Журналы и книги» с богатой библиотекой книг и передовых журналов отрасли, таких как «Кадровое дело», «Директор по персоналу». В каждом разделе есть поисковая строка, забив вопрос в которую пользователь тут же получает список подходящих материалов. Увидели нужное ― кликаем по материалу и переходим в выбранный ответ, документ, форму или статью в зависимости от того, что ищем.

Executive.ru: Как быть, если подходящий материал найти не удалось?

В.Ш.: На этот случай мы предлагаем своим клиентам безлимитную экспертную поддержку. На сайте есть онлайн-помощник, который ежедневно в режиме чата отвечает пользователям на короткие вопросы по кадрам и подсказывает, где можно посмотреть интересующий материал в Системе. А если вопрос узкий и частный, требует подборки материалов и дополнительного анализа, тогда вопрос будет направлен экспертам Горячей линии. Эксперты подготовят подробный ответ и отправят на адрес пользователю не позднее 24 часов. Так что без ответов наши клиенты в любом случае не останутся.

Executive.ru: Как долго «Система Кадры» существует на рынке? Каких результатов удалось достигнуть за это время?

В.Ш.: На рынке КСС «Система Кадры» появилась в сентябре 2011 года и на сегодняшний день уже более 25 000 компаний так или иначе пользуются нашими услугами: кто-то стал постоянным клиентом и использует все возможности Системы без ограничений, кто-то по тем или иным причинам пока только присматривается к продукту (подписался на наши новостные рассылки, использует нашу бесплатную правовую базу или участвует в бесплатных конференциях и мероприятиях, которые мы периодически проводим как в столице, так и в регионах). Кроме того, «Система Кадры» дает возможность не только решать текущие профессиональные вопросы, но и развиваться на перспективу ― повышать квалификацию. Например, в 2012 году пользователи КСС «Система Кадры» имели возможность пройти авторский курс повышения квалификации от Валентины Ивановны Андреевой в рамках проекта «Летняя школа кадровика». За пять месяцев обучение в школе прошли более 5000 участников, и более 1000 из них стали обладателями свидетельств и сертификатов о повышении квалификации. С марта 2013 года у нас стартовал новый обучающий проект, но подводить его итоги пока еще рано.

Executive.ru: Кто ваша основная целевая аудитория? Для компаний какого масштаба и отраслевой принадлежности предназначена «Система Кадры»?

В.Ш.: В любой компании, где есть наемные работники, возникают вопросы, как грамотно их оформить и как эффективно ими управлять. И если компанию реально интересуют ответы на эти вопросы, то наша Система станет верным помощником в их решении. Среди наших клиентов есть как небольшие компании, в том числе индивидуальные предприниматели с численностью до 100 человек, так и огромные холдинги, которые имеют разветвленную цепочку филиалов по всем регионам России, с численностью до нескольких тысяч человек в каждом из регионов.

Что касается отраслевой принадлежности, то трудовое законодательство едино для всех, за некоторым исключением разве что госсучреждений и различных ведомств. Специально для них была разработана бюджетная версия КСС «Система Кадры». Вопросы управления персоналом еще в меньшей степени зависят от отрасли и типа учреждений.

Executive.ru: Вы упомянули про мероприятия, которые проводит КСС «Система Кадры». Насколько мне известно, 21 мая 2013 года в Санкт-Петербурге пройдет «День Кадровика». Расскажите подробнее об этом событии.

В.Ш.: Да, вы правы, сейчас как раз идет активная подготовка к этому мероприятию. Официального праздника у специалистов кадровой службы, к сожалению, нет, зато есть несколько неофициальных. Наиболее известные и отмечаемые среди них ― это 24 мая, День кадровика, и 12 октября, День кадрового работника. В преддверии этих дат мы с удовольствием устраиваем для всех неравнодушных к работе с персоналом праздничные конференции, где наши коллеги могут провести время не только приятно, но и с пользой, посетив лекции авторитетных авторов. Каждое мероприятие предусматривает онлайн-трансляцию, поэтому, даже если посетить праздник очно не получится, можно поучаствовать в нем удаленно.

Executive.ru: Чтобы принять участие в празднике, нужно быть клиентом КСС «Система Кадры»?

В.Ш.: Вовсе не обязательно. Эти мероприятия мы проводим, во-первых, совершенно бесплатно, во-вторых, для всех, кто так или иначе причастен к работе с кадрами, и наличие доступа к Системе для регистрации на празднике не требуется. Мы будем рады поднять настроение и быть полезными всем нашим коллегам, а если кто-то из них впоследствии захочет познакомиться с нашей Системой поближе и начать пользоваться всеми ее возможностями без ограничений, мы будем только за!

Executive.ru: Какие лекции и сюрпризы ожидают участников 21 мая?

В.Ш.: Во-первых, все участники смогут узнать, как пережить отпускной сезон без споров и штрафов. С докладом на эту тему выступит Ирина Журавлева, юрист и известный консультант по кадровому учету и трудовым спорам. Далее Татьяна Комиссарова, декан Высшей школы маркетинга и развития бизнеса НИУ ВШЭ, расскажет, как грамотно выстраивать коммуникации для эффективной работы. Еще одно выступление от Юлии Сахаровой, директора по Северо-Западному региону группы компаний HeadHunter. Юлия выступит с обзором рынка труда России и расскажет про ключевые тренды в работе с персоналом. Затем участников ждет небольшой перерыв, когда можно будет пообщаться с коллегами, поучаствовать в конкурсах и многочисленных розыгрышах, которые мы и наши партнеры подготовили для всех желающих. А далее мероприятие продолжится незабываемым кадровым ток-шоу с участием Алексея Кортнева. Беседовала Наталья Никифорова, Executive.ru.
Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Участники дискуссии: Дмитрий Пудан, Олег Окунев
Нач. отдела, зам. руководителя, Москва

Спасибо за интересную информацию. Не будучи работником непосредственно кадровой службы не знал о существовании такого ресурса. А вот как человеку, которому каждый день приходится решать уйму вопросов с кадровиками, за кадровиков и т.п., ресурс при первом знакомстве показался многообещающим. Во всяком случае нашел сходу ряд систематизированных ответов на важные для себя вопросы.

Профессор, Москва

учите свой персонал, а не ищите у соседей
причем учите, а не развлекайте не у коучей и тимбилдеров

и будет вам счастье )

Профессор, Москва

пардон, опечатка
следует читать:
учите, а не развлекайте у коучей и тимбилдеров )

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Крупнейший в мире оператор наружной рекламы ушел из России

У крупнейшего игрока на российском рынке больше нет иностранных собственников.

Названы отрасли, в которых сотрудники ищут работу более полугода

Представителям каких профобластей сложнее всего искать работу?

Бывшая жена основателя Amazon стала самой богатой женщиной в США

Forbes оценил состояние Маккензи Безос в 62,3 миллиарда долларов.

Минтруд поддержал идею компенсировать затраты граждан на удаленную работу

Пункты о компенсации можно будет включить в трудовой договор о дистанционной работе и локальные нормативные акты.