Как организовать удобные трансферы и такси сотрудникам в командировках

Почти все компании рано или поздно сталкиваются с непростой задачей по организации командировок для сотрудников. Помимо того, что всех нужно куда-то поселить и купить им билеты, всем также нужно организовать трансфер, как минимум, из аэропорта до гостиницы и обратно.

А если командировка для нескольких сотрудников или из разных филиалов? Или трансфер нужен для топ-менеджеров и линейных сотрудников? Все это нужно сделать оперативно, в одном сервисе и за адекватные деньги. При этом быстро собрать все документы для отчетности в электронном виде. Уже начинает дергаться глаз и болеть голова, не правда ли? Если вы этим когда-либо занимались, то знаете, что это непросто.

Почему непросто? Ведь есть такси и их приложения

Замечали, что заказывая такси в аэропорту, а особенно через приложение, цены всегда завышены? Многие сервисы такси, искусственно повышают спрос в аэропортах и вокзалах, что заметно влияет на цену. К тому же при таком подходе заказа неясно, есть ли поблизости нужный класс, сколько ждать машину и где ее искать.

Ну и, скорее всего, за вами приедет брендированный «Солярис». Слишком много непредсказуемых моментов. И это лишь малая часть проблем с которыми можно столкнуться отправляя сотрудников в командировку по России. А если отправлять сотрудников за границу? Количество проблем возрастает в разы.

Хорошая альтернатива – трансфер. Чем он отличается от такси?

С первого взгляда может показаться, что ничем. Заказываешь машину, и она везет тебя в нужное место. Но это только с первого взгляда!

Во-первых, трансфер бронируется моментально, и, в отличие от такси, стоимость фиксирована и остается неизменной, вне зависимости от обстоятельств — погодных условий, часового пояса и трафика на дорогах. Проверить цены и забронировать можно заранее на сайте i’way или через приложение i’way assist.

Во-вторых, минимальный класс трансфера «Стандарт» — это класс «Комфорт+» в такси.

В-третьих, водитель при необходимости встретит сотрудника с табличкой на выходе из зоны получения багажа или в специально оговоренном месте. От встречи с табличкой можно отказаться, а местоположение водителя отследить через приложение и встретиться с ним в удобном для вас месте.

В-четвертых, если ваш рейс задержали или перенесли, водитель будет вас ожидать бесплатно пока вы не приземлитесь. Все рейсы отслеживаются в режиме реального времени, и с водителями постоянно поддерживается связь.

А что делать, если заказ нестандартный?

Нестандартные заказы — конек компании i'way. Если у вас крупногабаритный багаж или его просто много, то просто сообщите об этом при оформлении. Много пассажиров? Вам подадут минивэн, микроавтобус или комфортабельный автобус на 70 человек. Поэтому трансфер для больших групп, в том числе под задачи тревел-менеджеров, — это тоже не проблема.

Если в командировку летит весь ваш топ-менеджмент, линейные руководители и рядовые сотрудники, то в личном кабинете или через приложение вы самостоятельно за какие-то 10-15 минут можете заказать все необходимые автомобили. Топ-менеджменту — «представительский» класс, руководителям — «бизнес», а сотрудникам — «стандарт» или «минивэн».

Можно организовать многодневные поездки в удаленных регионах, трансфер в экзотических странах Африки, где нет ни одного популярного сервиса такси. Главное, никакого треша и «местной экзотики» — в компании задают стандарт сервиса и следуют ему везде.

Так, а как быть с отчетностью и всеми бухгалтерскими документами?

Сразу стоит сказать, что i’way — IT-компания и сервис. Например, 90% всех новых заказов компании обрабатывается с помощью искусственного интеллекта. А уж собрать и отправить все нужные вам документы в электронном виде — проще простого.

Если у компании несколько филиалов или нужен доступ нескольким сотрудникам с разными правами, то все это можно с легкостью настроить в личном кабинете. Каждый сотрудник может самостоятельно заказывать себе трансферы, оплачивая банковской картой (чек ОФД придет на почту) или по безналичному расчету.

Важно, что вы можете контролировать процесс выполнения заказа в приложении — посмотреть, где находится водитель и встретил ли он вашего босса.

Преимущество: сервис заказа трансфера i’way интегрирован с системами деловых поездок Сorteos, BizOnTrip, а также с агентствами делового туризма. Поэтому, если вы уже используете эти системы, все шаги по организации командировок вы легко можете оформить в одном месте.

Узнать больше об организации трансфера можно на сайте i'way

Партнерский материал

Комментарии
Директор по продажам, Санкт-Петербург
Алексей Кошляков пишет:
Не забывайте, что класс «комфорт» и «комфорт+» в такси — это наш класс «стандарт» и сравнивать классы «комфорт» в такси и трансфере — априори нельзя из-за уровня предоставляемых машин.

У вас указана машина шкода октавиа. Это вполне распространённый а/м в классе комфорт. В экономе подадут попроще. В комфорте+ подадут, сонату, оптиму,  мазду6, бмв3 или 5. В бизнесе подадут БМВ 5 или 7, мерседес е200. Также, есть и классы выше, теже Бентли, ролс-ройсы и майбахи. Элементарно, забейте в нескольких службах такси в их приложениях заказ, вам выдадут все варианты с указанием марки, цены, времени подачи и количеством машин рядом.

Алексей Кошляков пишет:
ТАКСИ со всеми прилагающимися атрибутами. Тут вам и водитель в спортивном костюме, который сидит за территорией аэропорта и в лучшем случае он подъедет к терминалу только после вашего звонка, а в худшем — идти к нему пешком, в добавок к этому прокуренный салон и много чего еще.
Алексей Кошляков пишет:
ТАКСИ со всеми прилагающимися атрибутами. Тут вам и водитель в спортивном костюме, который сидит за территорией аэропорта и в лучшем случае он подъедет к терминалу только после вашего звонка, а в худшем — идти к нему пешком, в добавок к этому прокуренный салон и много чего еще.

В экономе -- да. А, вы что хотели-то или ждёте от эконома? ))) закажите комфорт или К+ и к вам приедет и опрятный водитель и хорошая чистая машина. В Пулково,  время нахождения а/м 15 мин, в Москве 10. Каждые полчаса=700р. Это в Пулково. Понятно, что это нормально предварительно позвонить пассажиру и уточнить, на перроне он или нет. Время ограничено и, бывает, что и пробки на въезде и на выезде. И, машине не заехать. И, тут уж роли не играет в мерсе вы или в школе или в майбахе. Все в одном положении -- в пробке.

Алексей Кошляков пишет:
у него в приложении интегрированна система онлайн отслеживания авиарейсов и он точно будет знать, когда пассажир прилетит

Если заказать на время такси, такие службы тоже есть, то к этому времени с табличкой оно и подъедет и времени ожидания уже включено в стоимость.  Это не новшество.

Алексей Кошляков пишет:
Если вы готовы платить 1000 рублей (грубо говоря) за такси и получить все сопутствующие "бонусы", то это ваше право. Многие готовы отдать 1500 рублей и получить гарантированный сервис и комфорт. 

Это не новость. Закажите себе тот же бизнес. К вам приедет мерс е200. Водитель в костюме с табличкой ждёт вас у выхода и проводит до машины. Таких служб и опций много. 

Алексей Кошляков пишет:
А если брать азиатские, африканские или латиноамериканские страны, то ещё и «местной экзотикой», «сервисом»,

Вот тут та область о которой мне с вами сложно подискутировать. Однако, был личный пример. Во Вьетнаме выйдя из аэропорта я нашёл диспетчера такси и спросил, какие есть машины. Мерс там был, но он был занят. И, мне было достаточно  джипа Митсубиси паджеро 5лет, который был тут же и свободен в очереди. Вежливый водитель, чистая хорошая машина. Комфортно добрался до гостиницы.  Уезжая, поинтересовался,  какие у гостиницы есть машины. Прислали японца 10летку, комфорт. Всё в порядке. Для того, чтобы доехать, вполне. Да, и что мне ожидать от азиатской страны такого уровня? Да, у них есть и мерсы и 5☆ гостиницы. Уверен, что есть класс пассажиров,  которые хотят только бизнес а/м. Тут, организатор должен иметь понимание и договорённости с местными службами или участниками и предварительные договорённости. 

Директор по PR, Новосибирск
Валерий Андреев пишет:
У вас указана машина шкода октавиа. Это вполне распространённый а/м в классе комфорт. В экономе подадут попроще. В комфорте+ подадут, сонату, оптиму,  мазду6, бмв3 или 5. В бизнесе подадут БМВ 5 или 7, мерседес е200. Также, есть и классы выше, теже Бентли, ролс-ройсы и майбахи. Элементарно, забейте в нескольких службах такси в их приложениях заказ, вам выдадут все варианты с указанием марки, цены, времени подачи и количеством машин рядом.

Так вы сравнивайте тогда цены класса «Стандарт» в трансфере и «Комфорт» и «Комфорт+» в такси. Для примера, маршрут Новосибирск (центр города) - аэропорт: Яндекс.Такси («Комфорт+» Октавия, i40 или Jetta все брендированные, 619 рублей без доп услуг (пока я писал данный комментарий цена выросла до 733 рублей)) трансфер («Стандарт» теже автомобили, но не брендированные 790р, но сюда входит час бесплатного ожидания, встреча с табличкой, помощь с багажом). Забронировать автомобиль на трансфере можно хоть за полгода, такси максимум за 24 часа. Трансфер - комфорт и предсказуемость сервиса в поездке, такси - нет.

Валерий Андреев пишет:
Если заказать на время такси, такие службы тоже есть, то к этому времени с табличкой оно и подъедет и времени ожидания уже включено в стоимость.  Это не новшество.

Так мы сравниваем такси или службы (сервис) трансфера? Понятное дело, что на рынке есть и другие сервисы трансфера и личного водителя.

Валерий Андреев пишет:
Это не новость. Закажите себе тот же бизнес. К вам приедет мерс е200. Водитель в костюме с табличкой ждёт вас у выхода и проводит до машины. Таких служб и опций много. 

Опять же, вы говорили про такси, а здесь про сервис трансфера. Вы вроде бы различия с такси сравнивали, а не с коллегами по рынку.

Валерий Андреев пишет:
Вот тут та область о которой мне с вами сложно подискутировать. Однако, был личный пример. Во Вьетнаме выйдя из аэропорта я нашёл диспетчера такси и спросил, какие есть машины.

Так вам не нужно никого искать, вы прилетели, получили багаж, вас встретили, забрали багаж, погрузили в автомобиль и вы доехали до нужного пункта без каких-либо проблем.

 

Валерий, я не собираюсь вас разубеждать не пользоваться такси — это выбор каждого. Я лишь рассказал о приемуществах для компаний в использовании трансфера при планировании командировок и деловых поездок. Каждый волен сам выбирать.

Директор по продажам, Санкт-Петербург
Алексей Кошляков пишет:
, я не собираюсь вас разубеждать не пользоваться такси — это выбор каждого.

Это понятно. Вы продвигает свою компанию и свой продукт. Каждый, кто собирается в путешествие, предварительно изучит ситуацию на рынке и выберет то, что для него приемлемо. Это нормально.

Алексей Кошляков пишет:
Я лишь рассказал о приемуществах

Пока их не увидел.

Алексей Кошляков пишет:
Вы вроде бы различия с такси сравнивали, а не с коллегами по рынку.

Я сравниваю сам продукт, т.е. конкретно услугу трансфер. А, кто её предлагает, такси или служба трансфера  или сама некая принимающая/оправляющая сторона, роли не играет.

Алексей Кошляков пишет:
Трансфер - комфорт и предсказуемость сервиса в поездке, такси - нет.

И, об этом можно подробнее. Какие такие кардинальные отличия в виде предсказуемости/непредсказуемости?

Директор по PR, Новосибирск
Валерий Андреев пишет:
Пока их не увидел.

Ну, давайте разбираться подробней. 

Бесплатное ожидание при задержке рейса и отслеживание рейса. Возможно, для ваших сотрудников действительно не проблема уехать на любом автомобиле такси, но есть множество людей, которые не любят непредсказуемости в аэропорту, особенно если ехать далеко - в другой город, что бывает часто т.к. с прямыми рейсами из города в город у нас в стране проблема.

Мы даём гарантию класса авто. Все мы знаем, как заказывая «комфорт» в такси на заказ может приехать как авто более высокого уровня, так и обычный Солярис. Ехать на Солярисе, например, из аэропорта Кольцово в Нижний Тагил или из Новосибирска в Томск — так себе идея. Во-первых, вы заказывали не Солярис, а во-вторых, это просто небезопасно. 

В такси автомобили используются «в хвост и гриву» — как правило, они сдаются  и используются двумя водителями в посменном круглосуточном режиме. При такой эксплуатации уже через год пробег авто легко может превышать 200 тыс км, а о качестве содержания авто при нескольких водителях говорить не буду.

У нас же автомобили последних годов выпуска и водитель выполняет, как правило, 5-7 трансферов в день — это не создает повышенной нагрузки, как на автомобиль, так и на водителя — он элементарно больше отдыхает, что особенно важно для транспортной услуги.

Валерий Андреев пишет:
И, об этом можно подробнее.

Вот пример, удаленные точки отправления, загородные поселки, небольшие городки, где нет ни яндекса, ни гетта, где велик риск перед полетом вообще не заказать авто, потому что вокруг нет автомобилей, риск опоздать на рейс велик. Трансфер же приедет за вами вовремя, даже если вы гостите у родной бабушки в деревне.

Ну и в заключении, соглашусь с тем, что почти всегда можно найти услугу или товар дешевле — это не проблема, но когда вы едете в командировку, вы и коньяк в отеле покупаете чуть дороже, чем обычно. Сотрудник должен думать не о минимальной цене услуги, доля которой в структуре командировки невелика, а о выполнении цели командировки и успехе своей компании. Вы, как директор по продажам, часто проводящий встречи, переговоры и сделки должны понимать, что одна мелочь в виде приехавшей не вовремя машины может сорвать всё (такси приехало не вовремя, опоздали на рейс, в аэропорту машина не стала вас ждать — итог, командировка прошла впустую и сделка не состоялась).

Директор по производству, Украина

>>> Как организовать удобные трансферы и такси сотрудникам в командировках

 . Глобальность и глубина сей проблемы потрясает: открыт "ящик Пандоры". Далее последуют статьи: "Как организовать сотрудникам в командировках ...":

  • ночлег;
  • "бытовод";
  • овсянку утром и манку вечером;
  • . . .

Вышеупомянутая серия статей вполне может быть материалами для докторской диссертации. Нам свезло быть современниками создания новой общественной науки.  :)

Директор по PR, Новосибирск
Владимир Зонзов

Шутки шутками, а, например, организовать 10 командировок на самом деле не так просто - это 20 перелетов и 40 трансферов. Само бронирование услуг потребует как минимум одного рабочего дня, а совершая все эти брони самостоятельно велик риск ошибиться, проще отдать это на сторону сотрудников, где каждый самостоятельно все может сделать за 10 минут.

Директор по производству, Украина
Алексей Кошляков

Прошу извинения, если мой отклик показался насмешкой.

Возможно, нынешнее командировочное бытие значительно усложнилось. Тем не менее, вряд ли кому будет комфортно следовать чужому сценарию минимизации командировочных расходов.

Вот сейчас вижу на полке книжку п.Друкера "Эффективное управление". В ней Друкер говорит о продуктивности затрат:

  • Важнее не затраты, а результаты, достигаемые посредством затрат.

А кто лучше знает о продуктивности затрат? -- ...

Директор по PR, Новосибирск
Владимир Зонзов пишет:
Алексей Кошляков

Прошу извинения, если мой отклик показался насмешкой.

Возможно, нынешнее командировочное бытие значительно усложнилось. Тем не менее, вряд ли кому будет комфортно следовать чужому сценарию минимизации командировочных расходов.

Вот сейчас вижу на полке книжку п.Друкера "Эффективное управление". В ней Друкер говорит о продуктивности затрат:

  • Важнее не затраты, а результаты, достигаемые посредством затрат.

А кто лучше знает о продуктивности затрат? -- ...

Абсолютно с вами согласен, поэтому и пишу, что сотрудник должен думать не о минимальной цене услуги (трансфера/такси), доля которой в структуре командировки невелика, а о выполнении цели командировки и успехе своей компании. 

Директор по продажам, Санкт-Петербург
Алексей Кошляков пишет:
Ну, давайте разбираться подробней.  Бесплатное ожидание при задержке рейса и отслеживание рейса.
Алексей Кошляков пишет:
сотрудник должен думать не о минимальной цене услуги
Алексей Кошляков пишет:
почти всегда можно найти услугу или товар дешевле — это не проблема, но когда вы едете в командировку, вы и коньяк в отеле покупаете чуть дороже, чем обычно.

Вы всё время выставляете минимальную стоимость впереди. Разумно ли это? Понятно, что есть и другие аспекты. Скажем, тоже ожидание. Но, оно может и не понадобиться  если рейс прибыл вовремя. Возвращаете ли вы в таком случае деньги, заложенные на ожидание? Это справедливое замечание, как вы с ним работаете?

Алексей Кошляков пишет:
Само бронирование услуг потребует как минимум одного рабочего дня, а совершая все эти брони самостоятельно велик риск ошибиться, проще отдать это на сторону сотрудников, где каждый самостоятельно все может сделать за 10 минут

Ошибиться можно и в течение 10мин и в течение целого дня. Разве это аргумент? При организации 10 коммандировок или для 10 человек, требуется время. Этим занимается ответ.человек или аутсорсер.и, там и , там может быть и ошибка и профессиональная работа.

2
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Рейтинг самых высокооплачиваемых вакансий в августе от Работа.ру

Сколько может зарабатывать генеральный директор, стоматолог и разработчик?

Трудовые книжки нового образца начнут использоваться 1 января 2023 года

При этом работники смогут без ограничений пользоваться прежними трудовыми.

В Москве разрешили не носить перчатки в общественных местах

Использование масок остается обязательным.

Уровень безработицы в России снизился на 1% с начала года

Сегодня число зарегистрированных безработных не превышает 1,1 млн человек.