3 примера автоматизации управленческого учета в «облаке»

Я работаю в сфере экономики предприятий более 10 лет и наблюдаю положительные тенденции в отношении управленческого учета у предпринимателей малого бизнеса. Например, в 2007 году в основном предприниматели вели управленческий учет стихийно. Считалось, что бухгалтерии достаточно, а на вопрос что делает экономист, отвечали – «экономит».

Как же обстоят дела в 2019 году? Осведомленность предпринимателей гораздо выше. Есть понимание необходимости управленческого учета, понимание в чем принципиальное отличие «управленки» от бухгалтерского учета. Хотят качественный анализ ситуации и знают, что управленческий учет ведет экономист.

Такое развитие событий объяснимо тем, что развиваются технические средства, позволяющие автоматизировать ведение учета, удешевить процесс разработки и внедрения, и рынки становятся все более конкурентными, приходится работать с низкой маржей, а в такой ситуации качественный управленческий учет нужен «как воздух».

Что же будет происходить далее? Я думаю, ведение управленческого учета будет полностью переходить в «облачные» технологии. 

Чем отличается ведение учета в «облаке» от классического подхода

В классическом подходе экономист в начале организации учета в компании анализирует бизнес-процессы, строит финансовую модель предприятия. После этого начинается рутинная работа по регулярному сбору информации, идентификации, приведению к единым форматам, сведению и формированию отчетов.

Начинается «день сурка» экономиста с дедлайнами, с «эксельгейтами» и прочими «радостями» жизни. Затрачивается много времени и внимания экономиста, постоянная рутинная работа «замыливает» глаза и страдает качество отчетов. Существует значительный временной лаг между получением данных и формированием отчетов.

Другой путь при внедрении «облачных технологий».  Экономист анализирует  бизнес-процессы и финансовую модель предприятия.  Создается единое информационное поле в «облаке» для всех сотрудников, вовлеченных в генерацию данных для управленческого учета. Настраиваются отчеты и дашборды на основе этих данных. Далее системой начинают пользоваться сотрудники, и происходит непрерывный сбор информации.  Экономисту достаточно оперативно контролировать верность выбранных аналитик. Автоматически формируются дашборды с оперативной информацией по KPI и финансовые отчеты. Экономия времени и внимания. Экономист достигает отличного качества и оперативности отчетов.  

Я внедряю «облачную» платформу собственной разработки и знаю несколько успешных кейсов подобных внедрений. Для разработки  использую известные и проверенные собственным опытом технологии: база данных MS SQL Server, бэк-энд: Windows Server с ASP.net, фронт-энд на Ext.net, генераторы отчетов Fast-Report и Power BI.  

Кейс 1. Компания со множеством одновременных проектов и закупок под них

• Запрос: одновременно несколько проектов. Много закупок под проекты. Закупки инициируются большим количеством сотрудников под разные проекты. Необходимость автоматического формирования отчетов P& L и CF по всей компании и по проектам в отдельности.
• Реализация: произведен анализ бизнес-процессов. Определены роли: заказчики, снабженцы, казначейство, экономист, руководство. Созданы для  каждой роли свой интерфейс и права в едином информационном пространстве. Реализована возможность к каждой заявке или финансовому движению прикреплять файлы: счета на оплату, счета фактуры и т. п. Продуманы разные варианты в бизнес-процессах, например возможна частичная оплата или указание нескольких проектов на одну заявку.  Стоимость проекта составила 300 тыс., время развертывания 4 месяца. Как всегда сложности возникли на начальном этапе, когда еще сотрудники не  видят пользу от дополнительного софта и с пессимизмом оценивают предстоящий результат. Однако, по мере использования системы, сотрудники понимают, что новая система облегчает работу, упорядочивает процессы и становятся сторонниками внедрения. 

• Результат: пользователи в системе генерируют данные и на их основе формируются отчеты. Единое информационное пространство позволяет легко производить поиск нужной информации. Автоматическое формирование отчетов доходов и расходов, движения денежных средств по всей компании и по проектам в отдельности. Разграничение прав: перестали теряться документы, минимизированы «нервозные» ситуации при взаимодействии сотрудников разных отделов. Повысилась скорость бизнес-процессов, что привело к экономии времени и ресурсов предприятия.

Кейс 2. Курьерская компания с сетью удаленных сотрудников

• Запрос: много сотрудников в разных городах. Большая «текучка» курьеров. Автоматизировать расчет заработной платы курьеров. Необходимы отчеты P& L и CF по всей компании и по проектам в отдельности.
• Реализация: после анализа компании было определено, что  основным поставщиком данных для ведения управленческого учета является отдел кадров. Отдел кадров включили в единое «облако», чтобы иметь оперативную информацию по сотрудникам-курьерам. Реализован автоматический расчет вознаграждения курьерам и формирование отчетов по результатам деятельности компании.  Стоимость проекта составила 200 тыс., время развертывания 5 месяцев. Сложность во внедрении возникла  ввиду большого количества сотрудников и требования специфических отчетов, которые были с блеском реализованы в Fast Report.
• Результат: создание единого информационного пространства для отдела кадров и финансовой службы компании позволило не терять время при загрузке данных по работающим сотрудникам. Автоматизация формирования отчетов. Удобное управление шаблонами договоров для филиалов в разных городах.  Экономия времени и ускорение бизнес-процессов.

Кейс 3. Учет в компании-производителе стройматериалов

• Запрос: необходим складской и управленческий учет, управление дилерской сетью, управление розничными онлайн-продажами, отчеты P& L, CF и BS.
• Реализация: все нужные функции объединены в едином «облаке» и налажена синхронная работа всех отделов. Объединены складской учет, CRM для управления дилерами, интернет-магазин для онлайн-продаж и управленческий учет.  Стоимость проекта составила 100 тыс., время развертывания 2 месяца. Сложностей с внедрением не возникло, так как все процессы типичны.
• Результат: достигнут прозрачный и точный учет. Партнерам по бизнесу в оперативном режиме доступна информация по остаткам на кассах и расчетных счетах компании, остатки товара на складах, текущая ситуация по расходам, план-факт анализ, актуальный результат деятельности предприятия. Управление интернет-магазином в единой системе. В автоматическом режиме обновляются ассортимент  товаров и список дилеров на сайте. Автоматизация рутинных операций и, как следствие, экономия времени, ускорение-процессов и повышение стабильности компании.

Компаниям, которые собираются внедрить «облако», нужно быть готовым к следующим проблемам и возможным рискам.

1. Инерция сотрудников  — люди не хотят изменять что-либо в привычной работе. Вначале сотрудники не уделяют внимание происходящим изменениям, так как ожидают, что в итоге все вернется обратно и нет желания зря тратить энергию. 
2. Некомпетентность сотрудников в IT — при внедрении функционала для индивидуальных процессов, сотрудники, ввиду не полного понимания работы программных решений, конечного результата,  могут предъявлять ненужные или избыточные требования, которые замедлят процесс внедрения, но при этом не принесут соответствующей пользы.  
3. Некомпетентность консультантов — при выборе консультанта для внедрения облака, нужно обращать внимание на уже реализованные проекты. Опыт успешных проектов очень важен, так как это предаст уверенности при прохождении первых двух рисков.

В результате внедрения гарантированно повысится порядок в делах, уменьшится «нервозность» коллектива. Руководство и собственники предприятия смогут оперативно анализировать состояние компании. Все это скажется на повышении конкурентоспособности предприятия. Поэтому советую переходить в «облака». Оно того стоит.