Пять шагов непрерывного совершенствования бизнес-процесса

1. Определение факторов, которые влияют на излишние затраты вашей компании и их первопричин

Большинство принятых в компании требований или рабочих процессов, зачастую, не являются такими уж необходимыми, а вот на затраты они влияют сильно. Человеческий ресурс в любой компании всегда можно направить на совершение более нужных дел и сократить за этот счет затраты. Фактором влияния на излишние затраты в компании может стать множество рутинных дел – от рядовой распечатки каждого документа и до массовых рассылок рекламы, которая может оказаться совсем уж излишней. Сколько раз вам приходилось бегать на соседний этаж ради того, чтобы забрать из общего принтера свой документ? И как все качественно изменилось с введением электронного документооборота? То то же!

2. Обеспечение основных потребностей существующих и потенциальных клиентов

Чтобы точно знать внешние и внутренние ключевые потребности своих клиентов, компании без периодических исследований рынка не обойтись. Благодаря исследованиям, проводимым среди клиентов (опросам, анкетированию, телемаркетингу), а также комплексным исследованиям спектра «своих» услуг, станет возможным максимально эффективно удовлетворять потребности всех и каждого из клиентов, сокращая при этом затраты и совершенствуя бизнес-процессы.

3. Творческий подход к решению насущных бизнес-задач

Очень часто из-за текущей рабочей рутины мы совершенно не задумывается, как можно от нее избавиться вообще или же внести в процесс полезные усовершенствования, чтобы ее минимизировать. А зря – ведь, подходя к решению повседневных своих задач творчески, можно придумать замечательные способы их оптимального выполнения, чем значительно облегчить и свою работу.

Как можно творчески оценить свою рутинную деятельность:

  • Осмыслите деятельность критически и подумайте, насколько ее нужно выполнять на том же уровне, кому можно перепоручить часть их выполнения без потери качества, и может ли эта ваша деятельность осуществляться не только в привязке к этому рабочему месту (местам).
  • Обратите внимание на другие отрасли и подобные виды деятельности – что именно можно полезного там почерпнуть для себя и как можно умело применить их «ноу-хау» у себя, облегчив тем самым свои бизнес-процессы.
  • Изучите принципы работы других ваших подразделений / отделений / офисов / отделов и посмотрите, что можно полезного почерпнуть из их опыта для себя.
  • Попытайтесь изменить процесс выполнения видов вашей деятельности или бизнес-процессов, начиная их с середины или с конца, что вполне может указать на множество совершенно лишних операций при стандартном подходе.
  • Начните сомневаться в полной правильности и незыблемости всех выполняемых вами видов деятельности, что вполне может указать на совершенно новые пути их осуществления без какой-либо потери качества.
  • Читайте разноплановую профессиональную литературу для поиска новых идей.

4. Реорганизация «проблемных» видов деятельности и каждого бизнес-процесса

Как только вы обнаружите все «проблемные» сектора в своей работе и бизнес-процессах, вам нужно будет «прописать» для себя все их возможные пути решения, чтобы те идеально встроились в уже имеющуюся деятельность. Что-то из них однозначно подойдет, а что-то совершенно нет, но ведь на неудачах-то как раз и учатся!

После нахождения всех оптимальных и «работающих» схем стоит реорганизовать основную деятельность и самые «проблемные» бизнес-процессы, где уровень эффективности оказался самым низким. При этом стоит учитывать, что одно «работающее» решение может оказаться совсем неподходящим для другого бизнес-процесса, так что здесь нужно будет экспериментировать.

5. Поддержка внедренных усовершенствований и последующее ними руководство

При окончательной реорганизации и усовершенствовании всей «проблемной» работы поднимется вопрос об изменении стиля управления. Здесь все логично – при обновлении старых бизнес-процессов должно усовершенствоваться (реорганизоваться) и управление этими процессами. Насколько эти процессы будут прогрессировать – можно отслеживать документально посредством бухгалтерского учета хотя бы по минимальным параметрам: экономия рабочего времени, рабочего ресурса и снижение нагрузок.

Как получить хорошие «выходные» результаты

Чтобы улучшить деятельность компании, в ней должен быть усовершенствован любой из бизнес-процессов (как на уровне сотрудников, так и на уровне руководства). Именно бизнес-процессы, ведь совершенствования прочих ресурсов или видов вашей деятельности по отдельности желаемого результата не принесет.

Усовершенствование бизнес-процессов возможно с помощью шести проверенных подсказок. Итак, необходимо:

  1. Сокращение (по возможности) объемов каждого бизнес-процесса и всех видов вашей работы.
  2. Устранение тех видов вашей деятельности, задач и действий, которые не создают добавленной стоимости или же не помогают ее созданию.
  3. Все виды вашей деятельности должны быть скоординированы с каждым из клиентов (поставщиков) и другими своими подразделениями.
  4. Автоматизировать (по возможности) каждый из видов вашей деятельности.
  5. Усовершенствовать каждый внутренний метод или же изменить последовательность исполнения каждого из видов вашей деятельности.
  6. Проанализировать и пересмотреть категории ваших затрат на выполнение каждого из видов деятельности или задач.

Эти шесть подсказок (вместе или по отдельности) дадут неизменно положительный результат – сэкономят ваши средства, затраты или же уменьшат рабочую нагрузку.

Комментарии
Участники дискуссии: Леонид Сохор, Олег Севодин
Генеральный директор, Москва

Насколько мне известно, двухпуговичный пиджак следует застегивать только на одну верхнюю пуговицу.

Партнер, Красноярск

Слишком общо и поэтому практически неприменимо... Проще уж было дать ссылку на подборку более детальных статей по темам.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии