Реальная польза виртуальной комнаты данных

Андрей Воронов

Все-таки, всесилие Wikipedia преувеличено – во всяком случае, в ее русскоязычном сегменте, касающемся бизнеса и решений для бизнеса. Сложно требовать от виртуальной энциклопедии, создаваемой энтузиастами, полноты информации по специфической тематике. Но когда я, чтобы не загромождать текст, собрался предварить статью краткой ссылкой на статью в Википедии о виртуальных комнатах данных (virtual data rooms), то в русскоязычной части не нашлось описания, которое стоило бы здесь привести. Впрочем, это не удивительно. Ведь если сделки M&A, для упрощения проведения которых и начали впервые использоваться виртуальные комнаты данных, вполне себе переводятся на русский как сделки слияния и поглощения, то процедура due diligence и вовсе не имеет русского перевода.

Что?

Так что же такое виртуальная комната данных? Это интернет-сайт, как правило, создаваемый на определенный срок и для определенной цели, который предоставляет авторизованным пользователям доступ к защищенной базе документов, в соответствии с их правами доступа.

Зачем?

Первоначально виртуальные комнаты данных создавались как альтернатива физическим комнатам данных при проведении процедуры дью-дилидженс в ходе сделок слияния и поглощения.

До эпохи распространения широкополосного доступа в интернет ознакомление возможных участников сделки с документами выглядело следующим образом:

  • Продавец выделял или арендовал одно или несколько помещений, в которые сносились папки с бумажными документами, и записывал в статью расходов арендную плату или упущенную выгоду от нецелевого использования помещений.
  • Составлялся график посещения комнаты и работы с документами для потенциальных покупателей (бидеров), что при их существенном количестве значительно увеличивало время проведения сделки.
  • Если бидеры были из другого города или страны, их представители радостно отправлялись в командировку в мировые культурные центры и скрепя сердце – в промышленные регионы, тратя время на дорогу и деньги на повышенные командировочные.

Собственно, виртуальная комната данных как раз и решает проблему со временем, ценой и удобством доступа к документам.

В настоящее время виртуальные комнаты данных сопровождают деятельность компаний и в других областях, от предоставления информации партнерам инвестиционных фондов, до получения сертификатов на лекарственные препараты, то есть везде, где надо предоставить на время удобный доступ к конфиденциальной информации определенному кругу людей, которые могут находиться друг от друга за тысячи километров

Кому?

Для чего и как может использоваться виртуальная комната данных? Практически в любой ситуации, когда компании надо предоставить одновременный доступ к конфиденциальной информации нескольким лицам:

  • анализ корпоративной отчетности;
  • создание архива документов
  • проведение аудита;
  • подготовка первичного публичного предложения (IPO);
  • сделки слияния и поглощения;
  • поиск и предоставление информации для инвесторов;
  • банкротства и реструктуризации;
  • подготовка к получению сертификатов на медицинские препараты или иные научные разработки.

Альтернативы

Да, альтернатива есть всегда или почти всегда, в данном случае это традиционная комната данных, ftp и интранет-портал.

В России и СНГ услуги виртуальных комнат данных предоставляют несколько компаний, в основном западных, при этом лучше всех на российском рынке представлена компания iDeals Solutions. Чтобы нагляднее увидеть все плюсы и минусы виртуальных комнат данных, я привожу сравнение iDeals Virtual Data Room с альтернативными решениями.

Кстати, все участники Сообщества менеджеров E-xecutive могут сами протестировать демо-версию виртуальной комнаты данных, заполнив форму запроса на сайте компании.

Сравнение с традиционной комнатой данных

Традиционная комната данных обычно представляет собой одно или несколько помещений, заполненных бумажными документами с четким поминутным графиком посещений. Виртуальная комната данных – это интернет-сайт, где решена проблема с одновременным доступом к документам и предоставлена возможность для посетителей, наделенных соответствующими правами, работать с документами, откуда и когда угодно. Сравнить затраты на аренду и обслуживание помещений и физические перемещения сотрудников в пространстве, с одной стороны, и аренду виртуального пространства, с другой, читатель может самостоятельно. Как, впрочем, и затраты на обеспечение безопасности. В первом случае под ее требования попадает обеспечение строгого контроля со стороны «людей в штатском» и необходимость учитывать пресловутый человеческий фактор. Во втором – виртуальном – есть уже готовые технологии шифрования данных и персонализированного доступа. Хотя вопрос с безопасностью каждый решает для себя сам в меру своей параноидальности. Ну, а удобство работы с автоматизированными каталогами, отчетами и поисковыми системами, наверно, будут оспаривать только рьяные любители бухгалтерских фолиантов и фанаты тактильных ощущений от соприкосновения с бумагой.

Для удобства сравнительная информация представлена также в виде таблицы:

 

Традиционная комната данных

Виртуальная комната данных

Описание

·   Одно или несколько помещений, наполненные папками с бумажными документами

·   Каждой компании-покупателю выделяется время для детального ознакомления с документами по сделке (обычно около пяти дней)

·   Специализированный интернет- сайт.

·    Документы загружаются в комнату представителями компании-продавца.

·   Представители каждой компании-покупателя имеют доступ к документам в режиме 24 часа в сутки, семь дней в неделю .

Эффективность и затраты

·   Представители покупателя и продавца должны физически присутствовать в комнате.

·   Потенциальные покупатели несут значительные расходы на командировки и проживание своих сотрудников.

·   Необходимо создать несколько дублированных комнат и/или установить график посещений комнаты для компаний-покупателей.

·   Представители компаний могут работать с комнатой в любое время и в любом месте через интернет.

·    Поиск нужных документов по ключевым словам.

·   Нет необходимости в составлении и согласовании графиков посещения.

·   Значительная экономия на командировках и проживании, особенно при проведении международных сделок.

Безопасность

·   Работа в комнате осуществляется в присутствии представителя компании-продавца.

·   Необходимо получать разрешение для копирования документов.

·   Контроль доступа при помощи пароля и шифрования информации.

·   Сохранение и печать документов ограничиваются правами доступа.

Аудит и отчетность

Для понимания интереса к конкретным документам необходимо постоянное присутствие в комнате представителя продавца.

Происходит автоматический мониторинг всех действий покупателя, включая время, проведенное за работой в комнате в целом и с конкретными документами.

Сравнение с протоколом FTP

FTP – старый «товарищ», который неоднократно выручал, когда надо было передать объемный файл, не пролезающий через электронную почту, – пал жертвой, с одной стороны, собственной доступности, когда информация передается в открытом виде и может быть получена не только вашим адресатом, а с другой стороны, сложностью создания и управления учетными записями, требующими существенных познаний в IT.

В общем случае, у вас есть просто определенное «место», где хранится «что-то», без возможности отслеживать версии, вести обсуждение. В виртуальной комнате данных (ВКД) эти недостатки отсутствуют.

Более подробно особенности FTP и ВКД приведены в следующей таблице:

 

FTP

Виртуальная комната данных (ВКД)

Простота в использовании и управлении

·   Протокол FTP работает через порт 21, который в больших компаниях часто бывает закрыт по соображениям безопасности.

·   Создание пользовательских учетных записей и управление ими производится специалистами IT, что увеличивает время на добавление новых пользователей.

·   При работе через FTP не существует механизма восстановления утерянных паролей; если это необходимо сделать, вы потеряете время и ресурсы.

·   Доступ в виртуальную комнату данных осуществляется через интернет и не требует открытия дополнительных портов. Если ваши сотрудники и контрагенты имеют доступ в интернет, то они могут работать и с ВКД.

·    Добавление пользователя и настройка его прав доступа производится так же просто, как написание его e-mail-адреса. ВКД обеспечивает генерацию и отправку пароля, а также его сброс в случае утери пароля.

Безопасность

·   FTP передает файлы и пароли в открытом виде. Это основная проблема такого способа обмена информацией – и пароли, и сами документы легко могут попасть в нежелательные руки.

·   Любой документ, полученный с FTP, может быть использован без каких-либо ограничений, например, отправлен на любой e-mail-адрес.

·   ВКД использует SSL-шифрование (та же технология используется в банках при осуществлении транзакций по пластиковым картам).

·    Каждый документ, находящийся в ВКД, зашифрован. Для просмотра или печати такого документа вы должны иметь учетную запись пользователя комнаты данных, а также обладать необходимыми правами доступа.

Аудит, обсуждение документов и уведомления

·   FTP не дает вам возможности получить детальный отчет о действиях, производимых с документами.

·   Невозможно обсуждение документов, расположенных на FTP.

·   Используя FTP, вы должны вручную оповещать ваших контрагентов о том, что в «комнате» появились новые документы.

·   Детальный отчет дает вам полное понимание о том, кто и когда открывал или печатал документы.

·   Пользователи могут легко инициировать вопросы и вести обсуждение по любому документу.

·   Уведомления, отсылаемые ВКД, всегда оповестят пользователей по e-mail о добавлении новых документов в выбранные папки.

Техническая поддержка

FTP – это протокол низкого уровня, и за него не отвечает ни одна компания, осуществляющая техническую поддержку. Используя FTP, вы вынуждены самостоятельно поддерживать пользователей и устранять неполадки.

Техническая поддержка от разработчиков по телефону или e-mail.

Сравнение с другими инструментами

В принципе, похожую базу данных можно создать на корпоративном интранет-портале, но создание интранет-портала с нуля занимает гораздо больше времени и стоит значительно дороже, чем открытие виртуальной комнаты данных. Для простого временного хранения документов у корпоративного портала, пожалуй, избыточный функционал, который при этом требует внимания и усилий технических специалистов. Пускать же или нет посторонних в свой интранет – вопрос политики безопасности конкретной компании.

Конечно, никто не отменял электронную почту, факсы, диски и флешки. Но при необходимости регулярно передавать конфиденциальную информацию большого объема преимущества виртуальной комнаты очевидны. Это и отсутствие ограничений на размер файлов, и шифрование информации, и возможность отслеживать версии документов и своевременно давать обратную связь в привязке к конкретным документам. Но самое главное заключается в «магической формуле» 24х7, с возможностью доступа к хранимой в виртуальной комнате информации из любой точки планеты, где есть электричество и интернет.

Как выбрать провайдера?

Итак, если вам все же необходима виртуальная комната данных, осталось определить, как выбрать провайдера. На первый взгляд, это похоже на выбор интернет-провайдера, и поэтому можно подойти к процедуре со следующими критериями:

1 Наличие опыта реализации проектов, подобных вашему. Если такого опыта нет, то исполнитель будет учиться на вас. Иногда в этом нет ничего страшного, и, в принципе, это можно использовать для переговоров о снижении цены, но в этом случае надо осознавать все риски.

2 Цена. В общем случае стоит получить предложение от нескольких компаний на рынке, предоставляющих похожий спектр услуг, и производить выбор в соответствии со своими потребностями.

3 Для русскоязычных компаний может быть важным наличие русскоязычного интерфейса.

4 Наличие круглосуточной технической поддержки, говорящей на понятном вашим сотрудникам и потенциальным покупателям языке (в большинстве случаев это, как минимум, менеджер провайдера, говорящий на русском и английском языках).

5 Возможность получить как готовый «коробочный» продукт, так и гибкий «конструктор» под ваши конкретные нужды (зависит от ваших специфических потребностей).

6 Простота, удобство использования (usability) и интуитивная понятность интерфейса виртуальной комнаты данных. Сократит потери времени на изучение и количество возможных ошибок от неправильно произведенных действий.

7 Наличие возможности и способ перевода провайдером информации из бумажного вида в электронный (важно при изначально большом количестве бумажной документации).

8 Степень защиты информации. В принципе, способы защиты информации примерно одинаковы у всех провайдеров, так что этот пункт больше относится к степени развития паранойи у продавца и потенциальных покупателей.

9 Размещение данных. Необходимо определиться, где вы предпочитаете хранить ваши конфиденциальные данные – на оборудовании провайдера или на ваших серверах. Не все провайдеры могут обеспечить хранение данных на вашем оборудовании. Также встанет вопрос географии размещения – в России или в других странах.

10 Если в сделке участвуют консалтинговые компании, в принципе, их можно привлечь к выбору провайдера виртуальной комнаты данных. Однако надо отдавать себе отчет, что такой выбор будет, скорее всего, основываться на удобстве и выгоде посредника, а не заказчика.

Это основные рекомендации, если же говорить об услугах виртуальных комнат данных iDeals Solutions, на примере которых проводится сравнение, то можно отметить и «вишенки на торте»:

  • Персональный менеджер, работающий именно с вашим проектом, который сопровождает каждый этап сделки, находясь рядом с вами.
  • Возможность оперативно вносить в систему необходимые усовершенствования по требованию заказчика или консультанта.
  • Интуитивно понятный мультиязычный интерфейс и высокий уровень безопасности хранения, передачи и обработки документов.
  • Ценовая политика, адаптированная для компаний России, Украины и Казахстана.

Начало работы

Когда выбор сделан, типовой цикл запуска виртуальной комнаты данных выглядит следующим образом:

1. Подготовка сделки. Звонки и встречи – уточнение требований к проекту.
Именно на этом этапе пригодятся рекомендации по выбору провайдера.

2. Сканирование. Координация сбора и возврата оригиналов документов по различным офисам компании.
Скорее всего, самая трудоемкая и длительная по времени операция, однако ряд провайдеров виртуальных комнат берет на себя и эту часть работы.

3. Подготовка индекса комнаты.

4. Загрузка документов в комнату (в сканированном и электронном виде), добавление групп доступа и пользователей.
Эту работу можно сделать самостоятельно, поскольку обычно это очень просто и быстро, или поручить работу подрядчику.

5. Контроль качества. Проверка всех параметров комнаты.
Важный пункт, о котором не стоит забывать.

6. Приемка. Клиент проверяет и принимает готовую комнату.
Что ж, если выбор подрядчика был сделан правильно, цели четко определены и согласованы – этот этап не должен превратиться в головную боль.

7. Тренинг. Обучение для организаторов сделки в сформированной информационной комнате.
И все-таки стоит найти время для обучения всем, кто будет работать с комнатой, от альфы до омеги, что в будущем сэкономит массу времени и нервов.

8. Запуск комнаты. Покупатели получают доступ к информационной комнате.
Вот он, час – нет, все же не «X», а «Y». «X» наступит, когда сделка будет совершена.

9. Тренинг для покупателей. Обучение для представителей компаний-покупателей (при необходимости).
Почему бы и нет, ведь все равно, если у покупателей возникнут вопросы по работе с комнатой, они будут задавать их вам, а не обращаться в службу поддержки. Такова психология. А так количество вопросов «как это работает» будет сведено к минимуму.

Цикл запуска виртуальной комнаты данных:

vdr.JPG

Когда-то мобильные телефоны были экзотикой из фильмов про шпионов, сейчас же никого не удивить и мобильным офисом. Так и виртуальные комнаты данных, появившись как «секретный» инструмент инвестиционных банкиров, теперь находят себя в разнообразных сферах бизнеса.

В одной статье, направленной на широкую аудиторию, сложно рассказать обо всем. Если у кого-то появились вопросы или дополнения, их можно обсудить в форуме к статье.

Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Аналитик, Москва

Тема очень важная и интересная. Но малость смущает смешивание и сравнение протокола FTP и, так называемой, ВКД. Это не корректно.
Мы давно и успешно используем виртуальные комнаты для ведения своих дел.

Директор по развитию, Москва
Курин Анатолий пишет: Тема очень важная и интересная. Но малость смущает смешивание и сравнение протокола FTP и, так называемой, ВКД. Это не корректно. Мы давно и успешно используем виртуальные комнаты для ведения своих дел.
А можете чуть больше рассказать про Ваш опыт? И про то, чем схематично эта ''виртуальная комната'' отличается от веб доступа к внутрикомпанейской системе типа CRM или подобного. Который месяц ищу способ решения подобной задачи.
Финансовый директор, Уфа

Любопытно, чем в качестве платформы для ВКД не устраивает например решение SharePoint от MS?

Бренд-менеджер, Украина

Очередной пиар cloud computing. Скучно.
Жаль нет смайла зевка.

Финансовый директор, Уфа
Виталий Глоба пишет: Очередной пиар cloud computing. Скучно.
Тогда уж, строго говоря, — SaaS
Директор по развитию, Москва
Виталий Глоба пишет: Очередной пиар cloud computing. Скучно. Жаль нет смайла зевка.
Чего такого скучного? Это мне интересно. Я вот все ищу реальный способ на облако залезть, а кроме умняка и бюджетов ничего толком не нахожу. А вдруг тут есть? Только топикстартер стрельнул темой и ушел... в облака.
Бренд-менеджер, Украина
Максим Беспалов пишет: а кроме умняка и бюджетов ничего толком не нахожу
Скучно, потому что не интересно. А не интересно - потому что ''кроме умняка и бюджетов ничего''.
Исполнительный директор, Новосибирск
Сергей Степанов пишет: Любопытно, чем в качестве платформы для ВКД не устраивает например решение SharePoint от MS?
По описанию в статье мне тоже показалось это полной аналогией sharepoint от какого-либо провайдера, но позицианируемой в более дорогом сегменте и с дополнительными услугами типа организации сканирования документов.
Директор по развитию, Москва

Вот что меня сильно развлекает, так это позерство. Топикстартер пришел и сказал ''я знаю путь разума и счастья, мессия я есьм'' и растворился. Думаю было бы не плохо перенять систему рейтинга продавцов с ebay - типа такого: если автор тиснул статейку и исчез - ему ставится минусовой рейтинг. И в следующий раз такой писатель публикуется с указанием рейтинга. Тогда было бы понятно читателю - стоит ли читать вирши человека, который не поддерживает свою тему, а так - кукарекнул, а там хоть не рассветай...

Директор по продажам, Москва
Максим Беспалов пишет: А можете чуть больше рассказать про Ваш опыт? И про то, чем схематично эта ''виртуальная комната'' отличается от веб доступа к внутрикомпанейской системе типа CRM или подобного. Который месяц ищу способ решения подобной задачи.
Максим, Андрей, к сожалению, в командировке с ограниченным доступом к средствам связи, поэтому по его просьбе, постараюсь ответить на Ваш вопрос. Основное отличие развертывания виртуальной комнаты от предоставления доступа к корпоративной системе – то, что в 90% случаев комната открывается для доступа к информации внешних по отношению к компании людей и в 10% случаев для своих своих сотрудников ( совет директоров, работа над проектом и пр.). Основное отличие - не надо создавать дополнительных приложений и обеспечивать безопасность хранения документов. Открыли комнату, загрузили информацию, раздали права (кто что видит и кто что имеет право делать с документами), подключили пользователей и все. Процесс открытия комнаты вместе с загрузкой документов займет не более дня, а сама работа по настройке от нескольких минут до пары часов в зависимости от количества пользователей. По поводу Sharepoint. Если Sharepoint уже установлен, то есть 2 ключевых отличия: 1. Виртуальная комната дает возможность ограничивать распространение уже скаченных документов, т.е. документ, который был просмотрен или даже скачан на компьютер пользователя, в дальнейшем не может быть открыт при закрытой комнате данных, а при пересылке по e-mail 3-му лицу, не авторизованному для работы в комнате, его в принципе невозможно будет прочитать. 2. Услуга в общем случае предоставляется в режиме SaaS, т.е. на IT - подразделения не ложатся задачи по его обслуживанию и поддержке, все это осуществляется силами провайдера. Оборотная сторона этого заключается в том, что администраторам комнаты не нужно каждый раз просить IT-отдел внести в систему нового пользователя, они все это могут сделать самостоятельно. Если Sharepoint у вас не установлен, но есть проект, который требует участия в работе с документами со стороны внешних партнеров, то при открытии виртуальной комнаты, Вы затратите в разы меньше средств и сильно сэкономите по времени, т.к. комнату вы откроете за час-два, и за следующие сутки загрузите туда все что необходимо для начала работы. Что касается сравнения с FTP – к сожалению, до сих пор во многих компаниях для предоставления доступа к документам внешним пользователям используется FTP, несмотря на то что это неудобно для пользователей и не безопасно для самой компании с т.з. дальнейшего распространения документов.
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
Цифры и факты
ПФР оцифровал трудовые книжки

Оцифровка проведена в рамках подготовки законопроекта об электронных трудовых книжках.

Задолженность по зарплатам – 2,9 млрд       

На 1 апреля задолженность по зарплатам в РФ составляла почти 2,9 млрд руб.

Крепкий алкоголь – только после 21 года

ФАС не против запрета на продажу крепкого алкоголя лицам младше 21 года.

МЭР: виртуальная зона для IT

Минэкономразвития предложило создать свободную экономическую зону для IT-компаний.