Все-таки, всесилие Wikipedia преувеличено – во всяком случае, в ее русскоязычном сегменте, касающемся бизнеса и решений для бизнеса. Сложно требовать от виртуальной энциклопедии, создаваемой энтузиастами, полноты информации по специфической тематике. Но когда я, чтобы не загромождать текст, собрался предварить статью краткой ссылкой на статью в Википедии о виртуальных комнатах данных (virtual data rooms), то в русскоязычной части не нашлось описания, которое стоило бы здесь привести. Впрочем, это не удивительно. Ведь если сделки M&A, для упрощения проведения которых и начали впервые использоваться виртуальные комнаты данных, вполне себе переводятся на русский как сделки слияния и поглощения, то процедура due diligence и вовсе не имеет русского перевода.
Что?
Так что же такое виртуальная комната данных? Это интернет-сайт, как правило, создаваемый на определенный срок и для определенной цели, который предоставляет авторизованным пользователям доступ к защищенной базе документов, в соответствии с их правами доступа.
Зачем?
Первоначально виртуальные комнаты данных создавались как альтернатива физическим комнатам данных при проведении процедуры дью-дилидженс в ходе сделок слияния и поглощения.
До эпохи распространения широкополосного доступа в интернет ознакомление возможных участников сделки с документами выглядело следующим образом:
- Продавец выделял или арендовал одно или несколько помещений, в которые сносились папки с бумажными документами, и записывал в статью расходов арендную плату или упущенную выгоду от нецелевого использования помещений.
- Составлялся график посещения комнаты и работы с документами для потенциальных покупателей (бидеров), что при их существенном количестве значительно увеличивало время проведения сделки.
- Если бидеры были из другого города или страны, их представители радостно отправлялись в командировку в мировые культурные центры и скрепя сердце – в промышленные регионы, тратя время на дорогу и деньги на повышенные командировочные.
Собственно, виртуальная комната данных как раз и решает проблему со временем, ценой и удобством доступа к документам.
В настоящее время виртуальные комнаты данных сопровождают деятельность компаний и в других областях, от предоставления информации партнерам инвестиционных фондов, до получения сертификатов на лекарственные препараты, то есть везде, где надо предоставить на время удобный доступ к конфиденциальной информации определенному кругу людей, которые могут находиться друг от друга за тысячи километров
Кому?
Для чего и как может использоваться виртуальная комната данных? Практически в любой ситуации, когда компании надо предоставить одновременный доступ к конфиденциальной информации нескольким лицам:
- анализ корпоративной отчетности;
- создание архива документов
- проведение аудита;
- подготовка первичного публичного предложения (IPO);
- сделки слияния и поглощения;
- поиск и предоставление информации для инвесторов;
- банкротства и реструктуризации;
- подготовка к получению сертификатов на медицинские препараты или иные научные разработки.
Альтернативы
Да, альтернатива есть всегда или почти всегда, в данном случае это традиционная комната данных, ftp и интранет-портал.
В России и СНГ услуги виртуальных комнат данных предоставляют несколько компаний, в основном западных, при этом лучше всех на российском рынке представлена компания iDeals Solutions. Чтобы нагляднее увидеть все плюсы и минусы виртуальных комнат данных, я привожу сравнение iDeals Virtual Data Room с альтернативными решениями.
Кстати, все участники Сообщества менеджеров E-xecutive могут сами протестировать демо-версию виртуальной комнаты данных, заполнив форму запроса на сайте компании.
Сравнение с традиционной комнатой данных
Традиционная комната данных обычно представляет собой одно или несколько помещений, заполненных бумажными документами с четким поминутным графиком посещений. Виртуальная комната данных – это интернет-сайт, где решена проблема с одновременным доступом к документам и предоставлена возможность для посетителей, наделенных соответствующими правами, работать с документами, откуда и когда угодно. Сравнить затраты на аренду и обслуживание помещений и физические перемещения сотрудников в пространстве, с одной стороны, и аренду виртуального пространства, с другой, читатель может самостоятельно. Как, впрочем, и затраты на обеспечение безопасности. В первом случае под ее требования попадает обеспечение строгого контроля со стороны «людей в штатском» и необходимость учитывать пресловутый человеческий фактор. Во втором – виртуальном – есть уже готовые технологии шифрования данных и персонализированного доступа. Хотя вопрос с безопасностью каждый решает для себя сам в меру своей параноидальности. Ну, а удобство работы с автоматизированными каталогами, отчетами и поисковыми системами, наверно, будут оспаривать только рьяные любители бухгалтерских фолиантов и фанаты тактильных ощущений от соприкосновения с бумагой.
Для удобства сравнительная информация представлена также в виде таблицы:
|
|
Традиционная комната данных
|
Виртуальная комната данных
|
|
Описание
|
· Одно или несколько помещений, наполненные папками с бумажными документами
· Каждой компании-покупателю выделяется время для детального ознакомления с документами по сделке (обычно около пяти дней)
|
· Специализированный интернет- сайт.
· Документы загружаются в комнату представителями компании-продавца.
· Представители каждой компании-покупателя имеют доступ к документам в режиме 24 часа в сутки, семь дней в неделю .
|
|
Эффективность и затраты
|
· Представители покупателя и продавца должны физически присутствовать в комнате.
· Потенциальные покупатели несут значительные расходы на командировки и проживание своих сотрудников.
· Необходимо создать несколько дублированных комнат и/или установить график посещений комнаты для компаний-покупателей.
|
· Представители компаний могут работать с комнатой в любое время и в любом месте через интернет.
· Поиск нужных документов по ключевым словам.
· Нет необходимости в составлении и согласовании графиков посещения.
· Значительная экономия на командировках и проживании, особенно при проведении международных сделок.
|
|
Безопасность
|
· Работа в комнате осуществляется в присутствии представителя компании-продавца.
· Необходимо получать разрешение для копирования документов.
|
· Контроль доступа при помощи пароля и шифрования информации.
· Сохранение и печать документов ограничиваются правами доступа.
|
|
Аудит и отчетность
|
Для понимания интереса к конкретным документам необходимо постоянное присутствие в комнате представителя продавца.
|
Происходит автоматический мониторинг всех действий покупателя, включая время, проведенное за работой в комнате в целом и с конкретными документами.
|
Сравнение с протоколом FTP
FTP – старый «товарищ», который неоднократно выручал, когда надо было передать объемный файл, не пролезающий через электронную почту, – пал жертвой, с одной стороны, собственной доступности, когда информация передается в открытом виде и может быть получена не только вашим адресатом, а с другой стороны, сложностью создания и управления учетными записями, требующими существенных познаний в IT.
В общем случае, у вас есть просто определенное «место», где хранится «что-то», без возможности отслеживать версии, вести обсуждение. В виртуальной комнате данных (ВКД) эти недостатки отсутствуют.
Более подробно особенности FTP и ВКД приведены в следующей таблице:
|
|
FTP
|
Виртуальная комната данных (ВКД)
|
|
Простота в использовании и управлении
|
· Протокол FTP работает через порт 21, который в больших компаниях часто бывает закрыт по соображениям безопасности.
· Создание пользовательских учетных записей и управление ими производится специалистами IT, что увеличивает время на добавление новых пользователей.
· При работе через FTP не существует механизма восстановления утерянных паролей; если это необходимо сделать, вы потеряете время и ресурсы.
|
· Доступ в виртуальную комнату данных осуществляется через интернет и не требует открытия дополнительных портов. Если ваши сотрудники и контрагенты имеют доступ в интернет, то они могут работать и с ВКД.
· Добавление пользователя и настройка его прав доступа производится так же просто, как написание его e-mail-адреса. ВКД обеспечивает генерацию и отправку пароля, а также его сброс в случае утери пароля.
|
|
Безопасность
|
· FTP передает файлы и пароли в открытом виде. Это основная проблема такого способа обмена информацией – и пароли, и сами документы легко могут попасть в нежелательные руки.
· Любой документ, полученный с FTP, может быть использован без каких-либо ограничений, например, отправлен на любой e-mail-адрес.
|
· ВКД использует SSL-шифрование (та же технология используется в банках при осуществлении транзакций по пластиковым картам).
· Каждый документ, находящийся в ВКД, зашифрован. Для просмотра или печати такого документа вы должны иметь учетную запись пользователя комнаты данных, а также обладать необходимыми правами доступа.
|
|
Аудит, обсуждение документов и уведомления
|
· FTP не дает вам возможности получить детальный отчет о действиях, производимых с документами.
· Невозможно обсуждение документов, расположенных на FTP.
· Используя FTP, вы должны вручную оповещать ваших контрагентов о том, что в «комнате» появились новые документы.
|
· Детальный отчет дает вам полное понимание о том, кто и когда открывал или печатал документы.
· Пользователи могут легко инициировать вопросы и вести обсуждение по любому документу.
· Уведомления, отсылаемые ВКД, всегда оповестят пользователей по e-mail о добавлении новых документов в выбранные папки.
|
|
Техническая поддержка
|
FTP – это протокол низкого уровня, и за него не отвечает ни одна компания, осуществляющая техническую поддержку. Используя FTP, вы вынуждены самостоятельно поддерживать пользователей и устранять неполадки.
|
Техническая поддержка от разработчиков по телефону или e-mail.
|
Сравнение с другими инструментами
В принципе, похожую базу данных можно создать на корпоративном интранет-портале, но создание интранет-портала с нуля занимает гораздо больше времени и стоит значительно дороже, чем открытие виртуальной комнаты данных. Для простого временного хранения документов у корпоративного портала, пожалуй, избыточный функционал, который при этом требует внимания и усилий технических специалистов. Пускать же или нет посторонних в свой интранет – вопрос политики безопасности конкретной компании.
Конечно, никто не отменял электронную почту, факсы, диски и флешки. Но при необходимости регулярно передавать конфиденциальную информацию большого объема преимущества виртуальной комнаты очевидны. Это и отсутствие ограничений на размер файлов, и шифрование информации, и возможность отслеживать версии документов и своевременно давать обратную связь в привязке к конкретным документам. Но самое главное заключается в «магической формуле» 24х7, с возможностью доступа к хранимой в виртуальной комнате информации из любой точки планеты, где есть электричество и интернет.
Как выбрать провайдера?
Итак, если вам все же необходима виртуальная комната данных, осталось определить, как выбрать провайдера. На первый взгляд, это похоже на выбор интернет-провайдера, и поэтому можно подойти к процедуре со следующими критериями:
- Наличие опыта реализации проектов, подобных вашему. Если такого опыта нет, то исполнитель будет учиться на вас. Иногда в этом нет ничего страшного, и, в принципе, это можно использовать для переговоров о снижении цены, но в этом случае надо осознавать все риски.
- Цена. В общем случае стоит получить предложение от нескольких компаний на рынке, предоставляющих похожий спектр услуг, и производить выбор в соответствии со своими потребностями.
- Для русскоязычных компаний может быть важным наличие русскоязычного интерфейса.
- Наличие круглосуточной технической поддержки, говорящей на понятном вашим сотрудникам и потенциальным покупателям языке (в большинстве случаев это, как минимум, менеджер провайдера, говорящий на русском и английском языках).
- Возможность получить как готовый «коробочный» продукт, так и гибкий «конструктор» под ваши конкретные нужды (зависит от ваших специфических потребностей).
- Простота, удобство использования (usability) и интуитивная понятность интерфейса виртуальной комнаты данных. Сократит потери времени на изучение и количество возможных ошибок от неправильно произведенных действий.
- Наличие возможности и способ перевода провайдером информации из бумажного вида в электронный (важно при изначально большом количестве бумажной документации).
- Степень защиты информации. В принципе, способы защиты информации примерно одинаковы у всех провайдеров, так что этот пункт больше относится к степени развития паранойи у продавца и потенциальных покупателей.
- Размещение данных. Необходимо определиться, где вы предпочитаете хранить ваши конфиденциальные данные – на оборудовании провайдера или на ваших серверах. Не все провайдеры могут обеспечить хранение данных на вашем оборудовании. Также встанет вопрос географии размещения – в России или в других странах.
- Если в сделке участвуют консалтинговые компании, в принципе, их можно привлечь к выбору провайдера виртуальной комнаты данных. Однако надо отдавать себе отчет, что такой выбор будет, скорее всего, основываться на удобстве и выгоде посредника, а не заказчика.
Это основные рекомендации, если же говорить об услугах виртуальных комнат данных iDeals Solutions, на примере которых проводится сравнение, то можно отметить и «вишенки на торте»:
- Персональный менеджер, работающий именно с вашим проектом, который сопровождает каждый этап сделки, находясь рядом с вами.
- Возможность оперативно вносить в систему необходимые усовершенствования по требованию заказчика или консультанта.
- Интуитивно понятный мультиязычный интерфейс и высокий уровень безопасности хранения, передачи и обработки документов.
- Ценовая политика, адаптированная для компаний России, Украины и Казахстана.
Начало работы
Когда выбор сделан, типовой цикл запуска виртуальной комнаты данных выглядит следующим образом:
- Подготовка сделки. Звонки и встречи – уточнение требований к проекту.
Именно на этом этапе пригодятся рекомендации по выбору провайдера. - Сканирование. Координация сбора и возврата оригиналов документов по различным офисам компании.
Скорее всего, самая трудоемкая и длительная по времени операция, однако ряд провайдеров виртуальных комнат берет на себя и эту часть работы. - Подготовка индекса комнаты.
- Загрузка документов в комнату (в сканированном и электронном виде), добавление групп доступа и пользователей.
Эту работу можно сделать самостоятельно, поскольку обычно это очень просто и быстро, или поручить работу подрядчику. - Контроль качества. Проверка всех параметров комнаты.
Важный пункт, о котором не стоит забывать. - Приемка. Клиент проверяет и принимает готовую комнату.
Что ж, если выбор подрядчика был сделан правильно, цели четко определены и согласованы – этот этап не должен превратиться в головную боль. - Тренинг. Обучение для организаторов сделки в сформированной информационной комнате.
И все-таки стоит найти время для обучения всем, кто будет работать с комнатой, от альфы до омеги, что в будущем сэкономит массу времени и нервов. - Запуск комнаты. Покупатели получают доступ к информационной комнате.
Вот он, час – нет, все же не «X», а «Y». «X» наступит, когда сделка будет совершена. - Тренинг для покупателей. Обучение для представителей компаний-покупателей (при необходимости).
Почему бы и нет, ведь все равно, если у покупателей возникнут вопросы по работе с комнатой, они будут задавать их вам, а не обращаться в службу поддержки. Такова психология. А так количество вопросов «как это работает» будет сведено к минимуму.
Цикл запуска виртуальной комнаты данных:
Когда-то мобильные телефоны были экзотикой из фильмов про шпионов, сейчас же никого не удивить и мобильным офисом. Так и виртуальные комнаты данных, появившись как «секретный» инструмент инвестиционных банкиров, теперь находят себя в разнообразных сферах бизнеса.
Фото в анонсе: Unsplash
Понял, спасибо. Это просто хранилище. В таком виде не вижу никакого прорыва, как это не называй: виртуальная комната, интерактивный шкаф, мультисессионный стеллаж или как еще.