4 тревожных сигнала, что бухгалтер халтурит или ворует

Работа бухгалтера непростая и ответственная. Кроме налогового и бухучета, нужно знать законодательство и следить за его изменениями, а еще работать за кадровика и юриста, если компания экономит на сотрудниках. Но также в этой сфере встречаются специалисты, которые откровенно халтурят, или мошенники, которые воруют у компании. Как распознать таковых? Расскажу о «красных флагах», на которые надо обратить внимание владельцу бизнеса.

1. Вместо аргументов – «потому что!»

Самый распространенный тип непрофессионалов. Это могут быть и новички, которые не хотят показывать, что чего-то не знают. А могут быть и специалисты с внушительным стажем, но без желания развиваться. Российский учет и правда огромный, нужно разбираться. Поэтому некоторым бухгалтерам легче совершать типовые операции и заниматься рутиной, чем вникать в ситуацию.

У нас было немало случаев, когда мы находили у клиентов большие переплаты по налогам и страховым взносам, просто потому что предыдущий бухгалтер не знал, как оформить особые категории сотрудников, или не хотел разбираться с вариантами законной оптимизации налогов, например, когда у компании есть право платить налог по меньшей ставке. Еще бывают случаи, когда бухгалтер не уверен, все ли точно посчитал, поэтому решает подстраховаться: перечисляет чуть больше налогов, чтобы наверняка не иметь претензий от ФНС.

Если ваш бухгалтер не может четко ответить на ваши вопросы, пояснить какую-то проводку или объяснить, почему у компании такая сумма налога – есть повод задуматься о его компетентности.

2. «Письма счастья» от ФНС или приглашение на допрос

Компании могут время от времени получать запросы из ФНС, чтобы пояснить какие-то показатели, например, после сдачи отчетности. Это нормальная практика, такие письма лучше не игнорировать. Но если налоговая стучится все чаще – это сигнал, что бухгалтер некачественно выполняет свою работу. Например, ошибается в декларациях или вообще не вовремя сдает отчетность. Или не следит за налоговой нагрузкой компании: если она высокая – вы переплачиваете налоги, а если ниже средней по отрасли, ФНС заподозрит, что вы, наоборот, уклоняетесь от налогов.

Такие систематические промахи грозят не только штрафами. Из-за просроченной отчетности могут заблокировать счет. Из-за грубых ошибок в декларации или недостоверных сведений в других документах вам могут поставить отметку о недостоверности в ЕГРЮЛ. Если не получится убедить ФНС в достоверности сведений, вашу компанию исключат из реестра, а вы не сможете в течение трех лет быть руководителем бизнеса.

Еще одно неприятное последствие – директора могут вызвать в налоговую на допрос, где будут спрашивать все о компании: какую отчетность в последний раз сдавали и когда, кто ваши контрагенты и как их проверяете перед сделкой и прочее. Кстати, допрос может быть хорошей проверкой для бухгалтера, потому что в налоговую вы имеете право прийти с ним. Бухгалтер может отвечать на вопросы, которые касаются его обязанностей и дополнять ваши ответы.

3. Непонятные счета и операции с расчетным счетом

Очень тревожный звонок, особенно если бухгалтер не дает внятных ответов. Корень проблемы в излишнем доверии к бухгалтеру, когда руководитель никак не контролирует работу специалиста. Вот с чем мы сталкивались на практике, когда приходилось спасать деньги компаний – схемы примитивные, но до сих пор существуют:

• В штате числились работники, которых на самом деле не было. Их зарплаты, больничные и отпускные бухгалтер присваивал себе. Был случай, когда бухгалтер переводил на свой счет зарплаты или пособия настоящих работников компании. Правда, сильно обогатиться не получилось: сотрудники пожаловались на задержки, и обман вскрылся.
• По одному счету проводили несколько платежей через «своих» контрагентов. Этот способ часто встречается в компаниях, где много счетов на оплату: например, организация все время закупает оборудование или материалы для производства или строительства. Бухгалтер вступает в сговор с контрагентом и оплачивает один и тот же счет несколько раз, а контрагент выводит эти средства через наличные или переводит на нужный счет бухгалтеру.
• Деньги со счета компании выводили с помощью ЭЦП руководителя. Это уже воровство в чистом виде. Причина – все то же безоговорочное доверие, когда руководители передают бухгалтеру ключ своей электронной подписи. Как правило, такие мошенники недолго работают на одном месте, чтобы успеть уволиться, пока схема не раскрылась.

Способов, которыми бухгалтеры-мошенники воруют у компании много: это и подложные договоры беспроцентного займа, и кража подотчетных денег, и присвоение членских взносов. Но логика этих схем одна: подделать документы и получить деньги.

4. Учетная база вне зоны доступа руководителя

Если при систематическом воровстве бизнес все равно продолжает работать: продажи есть, заказы тоже, то без учетной базы работа просто встанет. Просто представьте, что вся информация по операциям компании, отчетности, счетам, заказам и оплатам в момент исчезнет.

К нам часто обращаются клиенты, которые остались без учетной базы. Приходится восстанавливать им весь учет – а это недешевая услуга. Проблема в том, что бухгалтерию нередко доверяют приходящим бухгалтерам или фрилансерам, с которыми часто даже не заключают договор.

Если бухгалтер работает в штате и по какой-то причине не дает вам доступ к базе, это может быть тревожным звонком: либо в учете бардак, либо вы можете обнаружить непонятные операции по счету, либо бухгалтер замышляет украсть базу и потом требовать выкуп.

Как понять, что ваш бухгалтер надежный

Проверьте, соответствует ли ваш специалист этим важным критериям:

• Вникает в специфику бизнеса и отрасли, погружается в детали, задает вопросы, разбирается в рабочих процессах.
• Сразу оговаривает с вами свои обязанности, права и ответственность, работает по договору.
• Может грамотно ответить на любой вопрос по налоговому и бухгалтерскому учету: объяснит любую проводку, счет и операцию.
• Может быстро предоставить нужный отчет, акт или договор, документы всегда в порядке.
• Отслеживает изменения в законах, знает, как внедрить эти изменения в работу.
• Вовремя сдает отчеты, сам общается с ФНС, следит за налоговой нагрузкой и знает, как ее законно снизить.

Чек-лист: как контролировать бухгалтера

1. Введите регулярную отчетность, а также встречи или созвоны: еженедельно, каждый день или вообще по каждой задаче.
2. Контролируйте платежи: можете лично подписывать платежки, а у бухгалтера попросить план платежей на ближайшую неделю.
3. Проверьте, можете ли вы самостоятельно найти договор или акт за нужный вам период. Если нет, обговорите порядок учета и хранения документов.
4. Уточните у контрагентов или партнеров, есть ли у них экземпляры документов с вашей подписью.
5. Обговорите порядок обмена документами с контрагентами: договорами, актами, счетами-фактурами и накладными. Договоренности можно закрепить внутренним регламентом.
6. Регулярно проводите сверку взаиморасчетов с контрагентами, чтобы убедиться, что все условия сотрудничества выполняются, и нет лишних платежей.
7. Следите за операциями по расчетному счету и запрашивайте пояснения, если транзакция кажется вам сомнительной или вы не знаете контрагента, которому перечислена оплата.

Также читайте: