Летний выездной корпоратив для команды обычно планируют как вполне себе понятный и привычный проект. Площадка есть, программа есть, подрядчики подключены. Кажется, осталось просто собрать всех вместе и отдыхать. Но здесь обычно и начинаются проблемы. Погоду организаторы учитывают, но формально, на веру синоптикам. Посмотрели прогноз, и пошли дальше. Если повезет, все пойдет по плану. А если нет? В день события рассыплется вся продуманная конструкция! Погода – это не фон, а такая же важная рабочая переменная проекта, как бюджет или сроки.
Как застраховать выездное мероприятие от капризов погоды
Ориентир на прогноз «сутки без осадков» почти ничего не дает. Реальная картина дня может быть с неприятным сюрпризом. Даже короткий нежданный дождь в середине программы – и уже сбивается тайминг, простаивает часть активностей, гости скучают в недоумении… А организатор пытается лихорадочно включить ручное управление.
Кажется, что капризы погоды – это мелочь. На практике именно такая, казалось бы, ерунда критически ломает мероприятие. Увы, от неприятных сюрпризов не спасет даже изучение почасового прогноза, поэтому бессмысленно раскладывать программу, доверяя этим данным как константе. Если есть риски, выбирайте несколько вариантов действий.
Сценарий мероприятия должен быть не один
Базовый сценарий с хорошей погодой – это только начало. Надо добавить еще как минимум два. Один – если недолго идет слабый дождь. Второй – если погода испортилась всерьез. Разница между ними не только в локации. Меняется вся логика: одно остается, другое убирается, третье переносится.
Подход должен быть серьезным, со сценариями не просто «на бумаге», а с понятным планом на все случаи, от слепого дождичка до урагана. Кто принимает решение, в какой момент, по какому сигналу. Если этого нет, команда начинает лихорадочно обсуждать, что делать, вместо того, чтобы спокойно и уверенно действовать.
Площадка решает больше, чем кажется
В хорошую погоду почти любая локация выглядит достойно, уютно и удобно. А вот в плохую быстро становится видно, что к чему. На что стоит обратить внимание на площадке:
- Куда можно увести людей. Не теоретически (экстренно вывозить автобусами), а реально и быстро.
- Покрытие. Случается, что после дождя по территории сложно пройти (по колено в мокрой траве или скользя на влажной земле).
- Доступ для техники. В дождь это часто становится ограничением.
- Дренаж. Когда вода не уходит, работать на площадке в глубокой луже, мягко говоря, сложно.
Заранее фиксировать договоренности
Когда все идет по плану, про договоренности не думают. Когда что-то меняется, внезапно может оказаться, что вы связаны по рукам и ногам. Нельзя перенести зону, нельзя сдвинуть тайминг, нельзя занять соседнее пространство. Организатор упирается в неприятные ограничения, которые сам же, не подумав, зафиксировал заранее.
Такие вещи лучше проговаривать на берегу:
- Что делаем при дожде?
- Какие есть варианты?
- Где есть свобода маневра?
Это не про юридические формальности, а о реальной возможности управлять ситуацией.
Учесть слабые места логистики
Погода почти всегда бьет по логистике. Люди идут медленнее, где-то скапливаются. Техника опаздывает или вообще не доезжает. Если вся схема завязана в одну жесткую цепочку, она начинает рваться и сыпаться целиком. Иногда достаточно одного узкого места, и программа начинает «плыть». Поэтому логистику лучше разбирать на отдельные участки и держать под рукой запасной вариант для каждого.
Позаботиться о каркасных конструкциях
Навесы, тенты, защита оборудования часто воспринимаются как «пусть будет на всякий случай». Но поверьте моему опыту: на практике это самая необходимая рабочая база. Если нет защитных конструкций, команда начинает в панике что-то придумывать, тратить время, бежать в магазин, искать доставку. Если эти вещи есть, переход в другой сценарий проходит спокойно, а для гостей – почти незаметно. Также организаторам нужно понимать, куда идти, если погода меняется. Заморосило, и люди перемещаются в другую зону, например, под навес с подходящими развлечениями.
Какие детали упускают при подготовке корпоратива
Есть несколько вещей, про которые вспоминают уже в процессе:
- Время на перестройку. Кажется, что перенести активность – это быстро, минутное дело, тайминг не считаем. На деле это всегда занимает больше времени, чем планировали.
- Коммуникация внутри команды. Если нет единого сигнала о смене сценария, каждый начинает действовать по-своему, часто в разных направлениях.
- Настроение гостей, застрявших в ожидании. Если начинается дождь или ветром сносит бокалы, а организаторы только шепчутся между собой и не дают комментариев, возникает ощущение, что ситуация вышла из-под контроля.
На этом этапе становится видно, где подготовка была формальной, для галочки.
Кто принимает решения по мероприятию
В день мероприятия никогда нет времени на долгие согласования. Если каждый вопрос сначала уходит наверх, скорость принятия решений падает, а вместе с ней – управляемость. Поэтому роли лучше распределить заранее. Кто отвечает за площадку, кто за программу, кто за перемещения. И главное, кто и что конкретно может решить сам, не спрашивая у начальства. Иногда одно своевременное секундное решение на месте экономит час работы всей команды.
Проверка перед стартом
Перед мероприятием полезно задать себе один вопрос: что мы делаем, если сейчас начинается дождь, ураганный ветер, резкое похолодание или такая жара, что невозможно находиться на солнцепеке? И пройтись по каждому пункту всей программы. Где ответ есть сразу, там все в порядке. Где непонятно – это и есть слабое место, которое надо закрыть заранее. Такая проверка быстро показывает, где сценарий держится, а где плывет и требует проработки.
Выводы
Погода сама по себе редко становится проблемой. Проблема в неподготовленности. Если сценарии продуманы, площадка выбрана с подстраховкой, а команда понимает, что делать в любой ситуации, то ни снег, ни зной, ни дождик проливной не сломают мероприятие. Выездной корпоратив всегда про неопределенность. Вопрос только в том, управляемая она или нет.
Также читайте:
Как-то ко мне подходит босс и говорит.
Босс: Константин, тут у нас в следующую пятницу намечается корпоративное мероприятие с выездом на природу. 2 тысячи рублей с человека. Ты с нами?
Я: Людвиг Карлович, задумка неплохая. Но как-то дороговато, на мой взгляд.
Босс: Ну, вообще полная стоимость 4 тысячи. Просто мы с топами договорились, что каждый из своего кармана доплачивает за своих. Так что смотри.
Я: Хм...Звучит заманчиво. Обещаю крепко подумать, Людвиг Карлович.
Босс: Меньше надо думать, а соображать больше!
Вот именно такие корпоративы мне нравятся больше всего. Которые не за счет фирмы. Они вроде бы как и не корпоративы вовсе. А больше встречу друзей, единомышленников напоминают. Почему так?
Во-первых, ты бы не стал платить за то, чтобы оказаться среди чуждых или неприятных тебе людей.
Во-вторых, Людвиг Карлович не стал бы за тебя 50% вкидывать, если бы не считал тебя своим. Пожалуй, даже напоминать бы не стал про корпоратив лишний раз. Нафига ты ему там нужен.
В-третьих, "за что уплочено - должно быть проглочено", поэтому для тебя и остальных просто не существует плохой погоды. Полил, к примеру, дождь - прячетесь под ветвистым деревом с коллегами (ты, Людвиг Карлович, коллега Сашок) и соображаете "на троих": дегустируете текилу, заедая апельсинкой. По-австрийски, значит. Дождь прекратился - играете в футбол по мокрой траве и лужам.
В итоге, все усталые, промокшие и довольные. Но никто даже не заболел. Потому что погода была плохой, но атмосфера - теплой. Вот так и строятся настоящие команды.