Как написать деловое письмо: пять рекомендаций

Ведете ли вы переписку относительно предложения о работе, представляетесь ли клиенту или запускаете крупный проект, решающее значение имеет хорошее электронное письмо.

Одно простое сообщение способно убедить коллег или клиентов, или же сбить их с толку. Более того, плохо составленное письмо может повредить вашей репутации.

Будучи штатным редактором американского журнала, я получаю много корреспонденции, в том числе, презентации от потенциальных авторов или журналистов, а также множество офисных деловых писем (мое любимое – «На кухне ждет угощение!»). Честно говоря, меня передергивает всякий раз, когда я сталкиваюсь с письмом, полным орфографических и грамматических ошибок, особенно от потенциального автора. Схожие чувства я испытываю, читая слишком длинные письма или письма без конкретного вопроса (оставляющие гадать: «Так, и что дальше?»).

Если вы делали любые из этих ошибок в прошлом, как и все мы, – читайте дальше. Уделив лишние пару минут и усвоив несколько простых советов, вы будете избавлены от стыда и неловкоcти из-за отправки сомнительного письма. Даже если вы думаете, что не умеете писать, можно создать отличное электронное письмо, следуя этим рекомендациям.

Тема письма – конкретная и краткая

Звучит очевидно, но она важна. Думайте, как маркетолог: хотите, чтобы адресат открыл ваше письмо – укажите соответствующую тему.

Самые популярные из «слабых» тем письма звучат расплывчато: «Регистрация», «Дополнение» или печально известное «(Без темы)», почти всегда выглядящее ошибкой. Длинная тема сообщения – плохо; хорошо, когда она короткая, конкретная и дает адресату представление, о чем оно будет. Примеры: «Дополнение к сопроводительному письму» или «Подробная информация о фотосъемке».

Не пропустите этот шаг! Хорошая тема задает тон вашему письму.

Сконцентрированность и краткость

Это мое правило № 1 для создания электронных писем. Спросите себя: «Что я хочу сказать? Как передать это наименьшим количеством слов?» Хорошо писать несложно; лучшие из знакомых мне авторов могут изложить в одном предложении больше, чем другие за абзац.

Иногда необходимо написать черновик, и увидеть все свои мысли на экране. Запомните – прежде чем нажать «Отправить», перечитайте письмо в поисках лишних слов и подробностей. Затем удалите слова и фразы, которые не подкрепляют вашу основную мысль. Когда дело касается электронного письма, то чем оно короче, тем лучше!

Если нельзя упростить письмо, возможно, электронная почта – не самое лучшее средство для передачи этой информации. Вместо этого, возможно, потребуется позвонить или встретиться лично, чтобы добиться ясности.

Ключевой фактор – ясность

Хотя краткость важна, не сокращайте свое письмо так, чтобы всех запутать. Конкретика – ключ к ясному посланию. Планируете встречу? Укажите определенный день, дату, время и место. Поручаете работу? Обязательно определите задание, когда оно должно быть выполнено, и кто должен его выполнить. Предугадайте важные вопросы, которые могут возникнуть, и затроньте их в своем письме.

Прочитайте свое письмо вслух, чтобы найти опечатки

Все делают опечатки; у всех бывают орфографические ошибки, пропущенные или перепутанные слова (автозамены). Но если они встречаются у вас с завидной регулярностью, высока вероятность, что за них вас осудят. Опечатки в письмах могут выставить вас небрежным или невежественным.

Важнее всего избегать опечаток, когда ставки высоки и вы отправляете, например, сопроводительное письмо, служебную записку, устанавливаете контакт и так далее.

Написав сообщение, потратьте лишнюю минуту на запуск проверки орфографии, и затем, до отправки, прочитайте письмо вслух. Услышав, как звучит ваше сообщение, вы сможете лучше определить, что именно не на месте, и сразу исправить.

Оно работает?

Закончив письмо, проверьте, работает ли оно. Знают ли адресаты сообщения, что делать дальше? Оставили ли вы четкий призыв к действию? Если ответ на любой из этих вопросов «нет», внесите изменения. В завершении письма укажите, какой следующий шаг вы ждете от адресата, будь то мозговой штурм для будущей встречи или звонок для телефонного интервью. Не забудьте приветствие и подпись.

Если письмо – первое в цепочке, не забудьте поздороваться, но не очень многословно. Мое любимое приветствие – классическое: «Привет, (имя / группа / все)», и затем, конечно же, причина, по которой я пишу.

Подписи также играют важную роль. Для деловых писем мои любимые – «Спасибо», «С уважением» и «Всего наилучшего». Просто, понятно и профессионально. Подпись также является сигналом для читателей, что письмо закончилось.

Заключительная проверка

Думаю, вы почти готовы нажать «Отправить»? Изучите свое письмо еще раз, распечатав его, или читая с конца предложение за предложением. Или, если оно очень важное, попросите кого-нибудь со стороны его прочитать. Эти хитрости редактирования помогут вам увидеть вашу работу свежим взглядом и быстро обнаружить ошибки.

Помните, необязательно быть писателем, чтобы создать отличное деловое сообщение. Применив некоторые из этих советов, особенно для важных писем, скорее всего, вы заметите, что на них лучше реагируют.

Автор: Эрин Стрибис. Источник: fastcompany.com. Перевела с английского Олеся Разумова

Фото: pixabay

Комментарии
Директор по маркетингу, Санкт-Петербург

Все-таки, автор имеет в виду e-mail, я так понимаю.

Потому, что официальное деловое письмо пишется на фирменном бланке организации и там несколько более строгие принципы оформления (никаких "Привет"). Ну и там, номер исходящего, все дела... :)

Управляющий директор

Так сказать, "Дорожная карта" продающего письма. Вариант.

Тема - Заголовок, Подзаголовок - Проблема - Решение проблемы -Преимущества - Социальное доказательство -УТП - Бонусы - Гарантии- Сделать заказ (другое) - Постскриптум.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии