Как начать деловое письмо

Часто, начиная письмо с обращения «Уважаемый …», вспоминаю о том, как один из высоких руководителей при подготовке писем президенту, председателю правительства или президенту РАН требовал обращения «Глубокоуважаемый…». Почему-то это требование вызывало у нас много шуток. Вспоминали «человека рассеянного» с улицы Бассейной Самуила Маршака и его знаменитое обращение «Глубокоуважаемый вагоноуважатый! Вагоноуважаемый глубокоуважатый!» Язвительно интересовались, насколько глубоко товарищ уважаем.

А зря хихикали, между прочим. Обращения, начинающиеся со слов «глубокоуважаемый» и «многоуважаемый», употребляют при официальном обращении к особо важным персонам и должностным лицам, занимающим высокое положение. Так принято обращаться не только к первым лицам государства, членам правительства и парламента, но и к известным деятелям науки, общественным деятелям. Обратившись в письме к почтенному академику просто «уважаемый», вы ненароком можете обидеть адресата.

Не каждый день мы пишем президенту или членам правительства, но вот письма с какой-либо жалобой или просьбой высокому начальству иногда приходится писать. Не знаю, насколько глубоко вы уважаете своего мэра или губернатора, но уж если придется писать ему письмо с какой-либо просьбой, искренне советую использовать обращение «глубокоуважаемый». Слово это означает «весьма уважаемый» (толковый словарь Ожегова) или «достойный глубокого уважения» (Современный толковый словарь русского языка Ефремовой). Думаю, любой представитель власти прочитает подобное обращение с удовольствием. Всего лишь одно слово в начале письма, но порой оно может перевесить чашу весов в вашу пользу. Как говорится, «ласковый теленок двух маток сосет».

Недавно на одном из форумов столкнулась с вопросом, какой знак препинания ставить после обращения в начале письма: восклицательный знак или запятую. Я по привычке ставлю восклицательный знак – так меня учили, но встречалась и с требованием некоторых начальников ставить после обращения запятую. Видимо те люди, которые часто ведут переписку на английском языке, автоматически переносят многие правила английской грамматики и на переписку на русском языке. Иногда вводит в заблуждение и деловая литература, в которой приводятся такого рода примеры обращения:

Уважаемые господа,
Мы внимательно рассмотрели Ваше письмо, в котором….

(DearSirs! Деловая переписка по-английски. – M. Издательское объединение «Культура», 1993. – 328 с.)

Как же правильно?

Справочная служба русского языка на портале Грамота.ру допускает оба варианта. При этом обращается внимание на то, что после восклицательного знака следует предложение с прописной буквы, а после запятой – со строчной.

Обращение в российском деловом письме, как правило, располагается по центру и отделяется от основного текста одним пробелом. Первое предложение письма начинается с абзаца. Ну и как вы после пробела да еще с абзаца начнете писать предложение со строчной буквы? А вот в личном письме текст часто начинают писать на той же строчке, что и обращение. В этом случае после обращения можно и запятую поставить, а текст письма продолжать писать со строчной буквы.

Почему же все-таки восклицательный знак? Приведу несколько вариантов ответа:

«Восклицательный знак (!) – знак препинания, который ставится в конце предложения для выражения изумления, призыва, сильного чувства, волнения и тому подобного».

«Названия большинства знаков препинания в русском языке являются исконно русскими, да и сам термин знаки препинания восходит к глаголу препинать – «остановить», «задержать в движении». Если пишущий ставит в конце предложения восклицательный знак, он показывает, насколько сильно его волнует содержание собственного высказывания».

На вопрос коллежского секретаря Ефима Фомича Перекладина, героя рассказа Чехова «Восклицательный знак (Святочный рассказ)», «когда в бумагах ставится восклицательный знак», жена его Марфуша, которая часто хвасталась тем, что «недаром в пансионе семь лет училась» и наизусть всю грамматику знает, уверенно ответила: «Этот знак ставится при обращениях, восклицаниях и при выражениях восторга, негодования, радости, гнева и прочих чувств».

Мой ответ – поставив после обращения восклицательный знак, мы стремимся привлечь внимание адресата и призвать его не только прочитать письмо, но выполнить нашу просьбу, «достучаться», а иногда и «докричаться». Уважаемый Иван Иванович!

А что же между словом «уважаемый» и восклицательным знаком? В деловой переписке на русском языке принято обращаться к адресату по имени-отчеству. В крайнем случае, можно обратиться по фамилии: «Уважаемый господин Петров!». На мой взгляд, обращение по фамилии скорее уместно в письме-претензии, чем в письме-просьбе. По имени-отчеству к нам обычно обращаются знакомые, такое обращение вызывает расположение адресата, знакомым труднее отказать.

При обращении сразу к нескольким адресатам в настоящее время используют обращение «Уважаемые господа!», а при обращении в служебных записках в рамках одной организации – уместно использовать обращение «Уважаемые коллеги!»

В дипломатической переписке – свои правила. Там принято обращаться по титулу: «Уважаемый господин посол!», «Уважаемый господин министр»», или «Ваше превосходительство!». Но это отдельная тема

Фото: Freeimages.com

Расскажите коллегам:
Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Нач. отдела, зам. руководителя, Москва

Первые слова – самые важные. По ним адресат судит о нас и под их влиянием принимает решение. А значит – они должны быть правильными. Не стоит считать обращение пустышкой и простой формальностью. Неправильно подобранное оно может перечеркнуть все ваши надежды. О том к кому и как нужно обращаться, расскажет Наталья Клишина в рубрике «Успех по переписке».
http://www.e-xecutive.ru/marketing/sales/1355573/

Нач. отдела, зам. руководителя, Красноярск

Самое главное знать того кому вы пишите.

У нас в организации (в нашем регионе) слово Уважаемый, считаеться оскорбительным. Здесь имеет место намёк, на то что ты сильно большого мнения о себе .

Вот такая особенность :-)

Менеджер по маркетингу, Москва
Иван Врублевский пишет: Самое главное знать того кому вы пишите. У нас в организации (в нашем регионе) слово Уважаемый, считаеться оскорбительным. Здесь имеет место намёк, на то что ты сильно большого мнения о себе . Вот такая особенность :-)
Извините, не совсем поняла Вас, Иван. Обращаться в письме ''Уважаемый Иван Иванович!'' считается оскорбительным? Или Вы имеете в виду такое обращение в разговорной речи?
Менеджер по маркетингу, Тула
Первые слова – самые важные. По ним адресат судит о нас и под их влиянием принимает решение.
Не соглашусь. Судить автора письма по обращению, все равно что судить фильм по названию. Стандартное обращение ''Уважаемый'' отвечает основным требованиям, а именно вовлекает человека в текст, при этом не делает большую дистанцию между адресатом и автором.
Генеральный директор, Тольятти
Татьяна Маклакова пишет: Не соглашусь. Судить автора письма по обращению, все равно что судить фильм по названию.
А зря. Если ко мне обратятся ''Уважаемый Юрий Алексеевич!'', то несмотря на ''Уважаемый'' и восклицательный знак (а еще иногда и выделенный шрифт увеличенного размера), я отнесусь к письму отрицательно, потому что я Аркадьевич. ;) Наталья Клишина, Уважаемая госпожа Клишина! В бланке письма более 10 стандартных реквизитов. Вы по поводу каждого из них будете отдельную статью готовить? Если да, то посвятите, пожалуйста, одну из них теме необходимости и способу указания исполнителя письма. То есть того человека, который готовил ответ или исходное письмо и с которым можно связаться по вопросу каких-то деталей в тексте. А то приходит письмо за подписью генерального директора какого, с кем связаться по его поводу - не указано, а генеральный за надежным заслоном секретарей и референтов.
Генеральный директор, Тольятти
Наталья Клишина пишет: Обращаться в письме ''Уважаемый Иван Иванович!'' считается оскорбительным?
Вот про такие вещи узнать подробнее очень интересно. Это региональная или корпоративная особенность? Кстати, во многих форумах и всяких разговорных конференциях интернета обращение на ''Вы'' считается почти оскорблением. Как минимум - нежеланием общаться с объектом обращения.
Директор по логистике, Германия

существует такое выражение:
''Вам никогда не представиться второго случая произвести первое впечатление''
и именно начало письма должно производить таковое мнение. Читатель/адресат должен заинтересоваться Вашим письмом, а это на мой взгляд целиком и полностью зависит от начала письма, читай: обращения

Менеджер по маркетингу, Москва
Юрий Полозов пишет: Уважаемая госпожа Клишина! В бланке письма более 10 стандартных реквизитов. Вы по поводу каждого из них будете отдельную статью готовить? Если да, то посвятите, пожалуйста, одну из них теме необходимости и способу указания исполнителя письма. То есть того человека, который готовил ответ или исходное письмо и с которым можно связаться по вопросу каких-то деталей в тексте. А то приходит письмо за подписью генерального директора какого, с кем связаться по его поводу - не указано, а генеральный за надежным заслоном секретарей и референтов.
Уважаемый Юрий Аркадьевич! Надеюсь, что Вы не иронизируете по поводу статей о каждом реквизите. В Сообществе очень много мастеров слова и письма, а статьи на подобные темы у многих вызывают не только смех, но и раздражение за то, что тратят их драгоценное время. Но Вы абсолютно правы, у того, кто ежедневно работает с письмами в офисах, такая ''мелочь'', как отсутствие контактного телефона и имени исполнителя часто отнимает время и создает проблемы, когда нужно что-то уточнить. Иногда, пока до нужного человека доберёшься, целый телефонный справочник организации составишь :).
Нач. отдела, зам. руководителя, Красноярск
Наталья Клишина пишет:
Иван Врублевский пишет: Самое главное знать того кому вы пишите. У нас в организации (в нашем регионе) слово Уважаемый, считаеться оскорбительным. Здесь имеет место намёк, на то что ты сильно большого мнения о себе . Вот такая особенность :-)
Извините, не совсем поняла Вас, Иван. Обращаться в письме ''Уважаемый Иван Иванович!'' считается оскорбительным? Или Вы имеете в виду такое обращение в разговорной речи?
В разговорной, и без Имени Отчества, просто -Уважаемый ! Вы там большими начальниками стали и т.д. В писменой не применяеться, но осадок то остаеться. И каждый раз читая данное слово, память возвращает к этой асоциации
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Собрать школьника к учебному году стало дороже в среднем на 11,4%

Основа «продуктовой корзины» школьника на маркетплейсах подорожала за год.

Как профессии влияют на состояние здоровья россиян

Чаще всего влияние профессии на здоровье отмечают HR-ы, юристы и IT-специалисты.

Половина родителей школьников берут отпуск в августе, чтобы собрать ребенка в школу

Затраты на расходы для подготовки к школе в этом году начинаются от 15 тыс. руб.

Сеть «Вкусно — и точка» приняла на работу более 10 тыс. новых сотрудников

Количество поданных заявок на трудоустройство превысило 68 тыс. за два месяца.