7 советов как пережить аврал

«Аврал!». Думаю, это слово знакомо каждому. Звонки клиентов, «нежданчики» в виде сорванных контрактов, таинственного исчезновения подрядчиков, и все это в ситуации, когда вообще-то еще надо уделять время мужьям/женам и детям.

Я, например, сейчас работаю на двух работах, периодически прохожу какое-то обучение, и при этом у меня есть любимый муж и ребенок, которые требуют внимания. Был период, когда я разрывалась на части, пытаясь совместить роль жены, мамы, фрилансера и наемного работника и успеть все сразу. Несколько месяцев назад это привело меня в больницу (запущенные из-за недостатка времени симптомы привели к лечению в стационаре и паре мини-операций).

В итоге я решила – «все, хватит!» – и вывела для себя несколько правил, которые помогают выжить в период «авралов».

1. Не пытаться сделать все сразу

Выделить 10-20 минут на то, чтобы выписать все задачи (или занести их в приложение/CRM – кому что больше нравится), и структурировать их на очень срочные, среднесрочные и те, которые можно чуть отложить. При этом надо еще сортировать их по трудозатратам.

У меня, лично, отлично работает прием, когда я «по старинке» выписываю все, о чем сейчас «болит голова», на обычный лист бумаги. Потом смотрю, что из этого можно делегировать (то есть найти энтузиаста/подрядчика, который сможет это сделать за меня. Муж, бабушка, дизайнер – в зависимости от того, о чем идет речь). Звоню, делегирую, вычеркиваю из списка.

Потом разбиваю их по срочности и записываю в ежедневник по датам и точному времени, если оно важно.

Перепроверяю, совпадает ли срочность с трудозатратами. Например, если у меня задача – написать качественную аналитическую статью, а завтра на это есть время – я могу на первом этапе запланировать ее на этот день. Но на втором я пойму, что она требует большой подготовительной работы – собрать данные, получить комментарии экспертов или, например, историю судебной практики. Мне надо, чтобы ничто не отвлекало меня во время написания материала. То есть звонки клиентов, соцсети, мессенджеры и прочие прелести цивилизации надо ограничить. При моей работе и графике это возможно... почти никогда. Поэтому, скорее всего, сбор данных и комментариев экспертов я буду делать в первые сутки и дневное время, судебную практику – во вторые, а аналитическую работу и саму статью – в ночь со вторых на третьи.

После этого постепенно вычеркиваю из списка распределенные по дням задачи, пока не исключаются все пункты. О боже, какое это счастье! У меня моментально исчезает ощущение сумбура в голове. Записала – значит, зафиксировала на более надежном носителе, чем собственный мозг, можно немного расслабиться.

2. Выделять себе время для отдыха

Если работа в режиме 24/7, и нет возможности выделить на это хотя бы час или два в день – делать короткие перерывы между работой. При этом подумать, что «выключает» тебя от забот лучше всего. Как правило, мне для этого надо хотя бы на 10-20 минут отключить всю связь с внешним миром (те же соцсети и почта). И в это время либо заняться спортом (лучший вариант – быстрая ходьба), либо почитать что-то на нерабочую тему и просто послушать хорошую музыку.

3. Исключить нервяк

Есть просто завал, а есть дела/клиенты/контракты, которые сутками не отпускают тебя из-за своей сложности или истеричности конкретного человека. Сюда же я отношу всяческие форс-мажоры.

Пример: клиент заказал большую партию пластиковых карт, с указанием конкретного пластика, который делают на конкретном заводе, с прописанными в договоре штрафными санкциями и огромной пеней, а завод взял и перестал выпускать эту разновидность. А тут еще и клиент нервный, да еще и карты ему нужны были под конкретную маркетинговую акцию, реклама уже запущена, караул, все пропало!

В таких случаях мне всегда помогает всего лишь одно правило: я представляю самый лучший для меня вариант развития событий – когда я договариваюсь с клиентом и выполняю заказ, минимально нарушив сроки. И прописываю для себя какими путями можно это достичь. В конкретном случае, кстати, вопрос долго не решался до тех пор, пока мы не смогли лично заинтересовать человека, который подписывал договор. Но не будем называть вслух страшное слово, которым это называется.

А затем я представляю худший вариант во всех деталях: сроки, потери на выплату пени, судебные издержки. И думаю над тем, как их минимизировать. И здесь действует поговорка «не так страшен черт, как его малюют».

А вообще, когда вы подписываете договор, всегда думайте о другом важнейшем правиле «а что, если?». Как вы будете поступать в случае, если что-то пойдет не так, и какие «если» могут быть в данном случае. На этом этапе помощь грамотного юриста просто неоценима.

4. Планировать свой сон

Странно прозвучит, но я продумываю и то, сколько часов в период аврала я минимально могу поспать. В моем случае обычно это минимум три часа по будням + 12-14 часов полноценного сна в выходной день. Это правило незыблемо. Все, что не вписывается в этот график, просто не берется в работу. Если я чувствую, что «на грани» из-за недосыпа – сплю при любой возможности, хоть 30-40 минут днем, в обед.

Думаю, никому не надо объяснять, как опасен может быть на дороге невыспавшийся водитель.У компании, руководитель которой экономит на сне, потери могут быть даже более масштабными!

Ну и, конечно, в сети хватает исследований, которые доказывают, что недостаток сна ухудшает работу сердечно-сосудистой системы, негативно влияет на зрение и ведет к ожирению.

Кстати, профессор неврологии Калифорнийского университета Ин-Хуэй Фу и ее коллеги не так давно обнаружили некий ген, обладатели которого могут спать 4-5 часов в сутки и не терять продуктивность. Однако такой ген находят всего лишь у .... 1 человека из 1000!

5. Выделять время на спорт

Неочевидно, но факт. Особенно, если у вас сидячий образ жизни, как у большинства фрилансеров или офисных работников. И еще – выбор лучшего для него времени. У меня, например, это промежуток с 2 до 3 ночи, под хорошую и бодрую музыку. И да, сплю я после этого прекрасно.

6. Время на врачей

Никогда не откладывайте визит к врачу, если вас что-то беспокоит! См. Мой опыт в начале этой заметки.

7. Предупредить свои «пропажи»

Предупредите своих друзей и близких, что в такой-то период вы можете не брать трубку, и когда это закончится. Не забудьте сказать, что вы их любите или будете скучать. И обязательно перезвоните, когда закончится «этот ад».

Я думаю, что у каждого свои рецепты на этот случай, так как авралы бывают у всех. И буду очень рада, если кто-то поделится своими (рецептами, а не «запарками»).

Комментарии
Генеральный директор, Нижний Новгород

Пункт 8 - Не доводить свои дела до авралов. И тогда 1-7 не понадобятся.

Генеральный директор, Великобритания

Мне понравилась статья и очень отозвалась. Тоже помогает выписать на бумагу все свои заботы. Простое средство, но действительно разгружает голову. Единственное что режим сна по 3-4 часа мне кажется крайне недостаточным.

В качестве проверенных методов добавила бы занятия йога-нидрой. Очень помогает восстановить эмоциональные и энергетические ресурсы. Даже 20 -30 минут в день достаточно, чтобы здорово подзарядиться.

Четкое соблюдение режима дня. Это единственное, что меня спасает.

И я тоже стараюсь хотя бы на один день в неделю отключать все средства связи, углубляться в любимые книги и другие занятия.

Вообще спасибо за статью. Понравилась тем что основана на простом человеческом опыте и без претензии на роль сверх-человека :)

Директор по рекламе, Москва

самое тяжелое исключить нервяк

по работе креадиром постоянно было до 10 клиентов в тендерах и до 15 на уже продакшене и допродакшене и текучке и доп кампании это постоянный адский аврал не нервничать не получитс

Руководитель, Калуга
Владимир Токарев пишет:

Пункт 8 - Не доводить свои дела до авралов. И тогда 1-7 не понадобятся.

В точку, принимается!)))

Нач. отдела, зам. руководителя, Москва

исключи нервяк - и будешь выглядеть как автор на фото :) Отличная реклама своих правил!

Начальник участка, Санкт-Петербург

Елена, в принципе спорить не с чем, действительно все кто долгосрочно работают больше 8 часов в сутки это люди не очень небольшого ума вернее не умеющие заглядывать в будущее более чем на несколько лет вперед. Более того интенсивный интеллектуальный труд более 4 часов в день не эффективен.
Как и Вы считаю тех кто кичиться своей загруженностью не далекими людьми не способными мыслить и отличать важное от не важного. Думаю что им стоит освоить логику и для оттачивания мышления четко подбирать слова и знать их определения.

Руководитель, Калуга
Ирина Да Роза пишет:

Мне понравилась статья и очень отозвалась. Тоже помогает выписать на бумагу все свои заботы. Простое средство, но действительно разгружает голову. Единственное что режим сна по 3-4 часа мне кажется крайне недостаточным.

В качестве проверенных методов добавила бы занятия йога-нидрой. Очень помогает восстановить эмоциональные и энергетические ресурсы. Даже 20 -30 минут в день достаточно, чтобы здорово подзарядиться.

Четкое соблюдение режима дня. Это единственное, что меня спасает.

И я тоже стараюсь хотя бы на один день в неделю отключать все средства связи, углубляться в любимые книги и другие занятия.

Вообще спасибо за статью. Понравилась тем что основана на простом человеческом опыте и без претензии на роль сверх-человека :)

Огромное спасибо за отклик! Взяла себе на заметку йога-нидру, правда, не уверенна, что найду учителя в своём городе(.

Советы простые, так как мне, если честно, и самой не хватает каких-то технических решений в этом плане. Буквально на днях клиент предложил использовать в качестве планировщика Leader Task - якобы здорово разгружает - но пока никак не могу его прокомментировать.

Режим дня это моя боль! Работаю над этим, стараюсь сейчас спать хотя бы по 5 часов. В тех случаях, когда хочется ещё поработать, напоминаю себе поговорку "Не бывает невыполнимых задач, бывают инсульты в 30 лет" и захлопываю ноут).

Руководитель, Калуга
Дмитрий Федоров пишет:

самое тяжелое исключить нервяк

по работе креадиром постоянно было до 10 клиентов в тендерах и до 15 на уже продакшене и допродакшене и текучке и доп кампании это постоянный адский аврал не нервничать не получитс

Дмитрий, да, это очень сложно. Особенно когда случается "всё сразу". Я обычно в таких случаях стараюсь не паниковать и разбиваю задачи на куски, пытаясь не хвататься за все, а решать последовательно.

И ещё у меня есть "волшебная таблетка". Не подумайте ничего плохого, прописал врач, использую только в крайних случаях). Был такой период в жизни, когда на нервяках довела себя до постоянных головных болей и пришлось обратиться к специалисту. Он прописал средство, которое в таких ситуациях снимает спазм сосудов и мышцо. Не буду писать здесь, чтобы не рекламировать каких-либо препаратов без рецепта.

Руководитель, Калуга
Марат Бисенгалиев пишет:

исключи нервяк - и будешь выглядеть как автор на фото :) Отличная реклама своих правил!

Спасибо вам)

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
Цифры и факты
Счетная палата проверила госорганы

Счетная палата выявила более 9,2 тыс. нарушений, совершенных российскими госорганами.

Белоруссия остановила экспорт нефти

Белоруссия вынужденно приостановила экспорт светлых нефтепродуктов.

Леваев продает «Аквамарин»

AFI Development продает за 4,45 млрд руб. офисное здание для погашения долга.

Медведев разрешил стройку без эскроу

Дмитрий Медведев разрешил достраивать жилые дома без эскроу-счетов.