Как эффективно использовать рабочее время?

Есть такой термин – «блуждающее сознание». Он означает, что человеческий мозг, занятый какой-то рабочей задачей, самопроизвольно отвлекается от нее и начинает продуцировать мысли совершенно далекие от этой задачи. Можно сказать и так: это свободный полет мысли в безмерном пространстве.

О чем человек думает в такие моменты? Да о чем угодно!

  • О своих семейных проблемах, о необходимости приобретать продукты, о том, что приготовить на ужин, о плохом поведении детей.
  • О любимых мужчинах своей жизни и о женщинах – как любимых, так и не очень.
  • О том, что приобрести нового из одежды в этом сезоне.
  • О своем автомобиле.
  • Мечтает о поездке на отдых или о покупке нового дома.

Список можно продолжать бесконечно долго, но для нас важнее осознание того, что какая-то довольно значительная часть рабочего времени уходит впустую.

Хотя, нужно честно признать, что в феномене «блуждающего сознания» есть и положительные моменты – оно более креативно. Отвлекаясь в свободный полет, оно может неожиданно для самого обладателя, найти совершенно новый вариант решения рабочей проблемы, над которой человек долго и часто без всякого результата бился.

Второй немаловажный фактор потери рабочего времени – это неэффективное его использование.

«И куда только ушло мое время?» – можно часто услышать от сотрудников разного уровня, включая и руководящий состав.

«Куда?» – зададим этот вопрос и мы.

На те многочисленные помехи в работе, которые нарушают плавное течение трудового процесса:

  • телефонные звонки и разговоры;
  • незапланированные посетители;
  • ожидание приема у начальника;
  • долгое ожидание назначенной встречи;
  • затяжные совещания;
  • частые переключения с одного вида деятельности на другой по приказу непосредственного начальника;
  • разные отвлекающие моменты, такие как: нерабочие разговоры, перекуры, чайные и кофейные перерывы, перекусы за рабочим столом – тайное или явное заедание стресса.

А если к этому еще приплюсовать время на «блуждающее сознание», которое порой незаметно ни самому сотруднику, ни его коллегам, то получается достаточно внушительная цифра – почти треть рабочего дня.

Именно по этим причинам многие сотрудники часто не успевают справиться со своей запланированной рабочей нормой и попадают в цейтнот. И чтобы исправить ситуацию, им приходится задерживаться на рабочем месте, работать допоздна, работать на пределе возможностей, перерабатывать, получая при этом синдром хронической усталости.

Успех каждого менеджера от самого низшего до самого высокого уровня зависит во многом от того, как он распоряжается своим самым ценным достоянием – временем.

Приведу очень показательный пример из книги Л. Зайверт «Ваше время в ваших руках».

Один из руководителей среднего ранга Питер Друкер сказал в своем выступлении перед сотрудниками компании: «Я заставляю себя обращаться с просьбой к моему секретарю через каждые девять месяцев вести учет моего времени в течение трех недель. Это очень трудно для нее, потому что я никогда не нахожусь поблизости. Но есть одно условие: я обещаю себе и обещаю ей письменно, и она настаивает на этом, что не уволю ее, когда она принесет результаты. И, тем не менее, хотя я делаю это в течение достаточно долгого времени, я каждый раз выкрикиваю: «Этого не может быть! Я знаю, что теряю много времени, но не может быть, чтобы так много». Да, это плохо, но хотел бы я увидеть кого-либо с иными результатами подобного учета».

А успех всей компании напрямую зависит от того, как сами руководители разного уровня сознательно и системно используют свое рабочее время, и как они могут организовать не только работу, но и учет рабочего времени своих сотрудников.

И, в первую очередь, предпосылкой того, что в рабочем коллективе можно что-то качественно изменить для улучшения эффективности всей компании в целом – это провести анализ использования рабочего времени.

Самой первой и самой важной задачей этого анализа является:

  1. Составление описи всех видов деятельности, выбранной контрольной группы сотрудников за определенное количество рабочих дней. Каждый сотрудник заполняет рабочие таблицы сам.
  2. Проведение анализа каждого вида деятельности и расход рабочего времени.
  3. Анализ «дневных помех», то есть незапланированных перерывов в работе.

Анализ видов деятельности и расходов времени

Вид деятельности, занятий

Интервал времени (от/до)

Продолжительность (минут)

А

Б

В

Г

Листок «дневных помех»

Помехи интервал времени (от/до)

Продолжительность (минут)

Телефонный разговор или посетитель

Кто?

Пометки, например, причины помех

При заполнении анализа видов деятельности и расхода времени необходимо сразу же проводить регистрацию как самой деятельности, так и расход на нее рабочего времени, избегая более поздних записей по памяти, фиксировать необходимо все виды деятельности.

В форме «Дневные помехи» необходимо заносить все «помехи», которые нарушают и тормозят трудовой процесс, или перерывы в работе.

Нужно фиксировать все, что отрывает от работы.

  • Н – начальник
  • Ко – коллега
  • П – подчиненный
  • С- секретарь
  • Кл – клиент
  • Пос – поставщик
  • Сем – семья
  • Пр – прочее.

Анализ проделанного исследования необходимо проводить по следующей схеме – нужно дать оценку каждой выполняемой работы по следующим категориям:

А – была ли работа необходима? Ответ – да/нет.

Б – были ли оправданы затраты времени? Ответ – да/нет.

В – Было ли целесообразно выполнение работы? Ответ – да/нет.

Г – Был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? Ответ – да/нет.

Обработка формы «Анализ помех» проводится по следующей схеме:

  • Какие помехи по оценке сотрудника самые дорогостоящие?
  • Какие телефонные звонки оказались бесполезными?
  • Какие посещения оказались ненужными?
  • Какие телефонные разговоры могли бы быть гораздо короче и эффективнее?

Это дает возможность каждому сотруднику не только оценить собственный рабочий стиль, но и определить, в каких ситуациях он больше всего теряет рабочее время.

К примеру:

  • отрывающие от дел телефонные звонки;
  • плохое планирование трудового дня – неточно определен приоритет задач;
  • личная неорганизованность – долгие поиски записей, адресов, телефонных номеров;
  • незапланированные посетители;
  • неполная или запоздалая информация по существу предстоящей работы;
  • отвлечения;
  • затяжные совещания;
  • неожиданный перевод на другой род деятельности;
  • спешка, нетерпение, тревога;
  • желание все делать самым лучшим образом, что ведет к навязчивому поиску ошибок и длительной перепроверке каждого документа.

Определив свои самые важные поглотители времени, каждый сотрудник может добиться значительного повышения всей продуктивности.

Комментарии
Генеральный директор, Челябинск

Главное, не считать этот инструмент универсальным. У действительно эффективных людей дел почему-то всегда больше, чем они в состоянии выполнить. И никакие тайм-менеджменты не помогут впихнуть невпихуемое.

Если дел на 48 часов, то никакой даже самый тщательный учет их в 24 часа не впихнет.

В этом случае помогает только совет от Капитана Очевидность: Чтобы получилось то что нужно, надо то что нужно - делать, а то что делать не нужно - надо не делать.

Консультант, Москва
Александр Селезнев пишет:
Главное, не считать этот инструмент универсальным.
Александр Селезнев пишет:
Чтобы получилось то что нужно, надо то что нужно - делать, а то что делать не нужно - надо не делать.

Да, действительно, ничего универсального не существует в природе.

А проблема по настоящему эффективных людей не в том, что сутки очень коротки - всего 24 часа, а еще ведь нужно время на отдых, на сон, на развлечения - как без этого, ничего человеческое им не чуждо!

Проблема больше в том, что многие собственники бизнеса одновременно же и генеральные директора, потому времени хронически не хватает! И выделить главное - то есть то, что нужно делать в первую очередь не всегда возможно, главным становиться буквально все, что необходимо для удержания бизнеса в рамках успешного развития. Все должно быть под личным контролем!

Директор по производству, Украина

Я не отрицаю пользу обсуждаемой статьи. С другой стороны, количество публикаций и авторов по теме "тайм-менеджмент" -- очень велико. Поэтому, мне вспоминается совет Л.Н.Толстого. Он написал как-то: "Читать нужно то, что находит отклик в душе".

Самой лучшей публикацией на тему "тайм-менеджмента" я считаю маленькую книжку Г.Х.Попова "Техника личной работы". Она доступна в инете (65 стр в формате pdf).

Генеральный директор, Великобритания
Владимир Зонзов пишет:
Я не отрицаю пользу обсуждаемой статьи. С другой стороны, количество публикаций и авторов по теме "тайм-менеджмент" -- очень велико. Поэтому, мне вспоминается совет Л.Н.Толстого. Он написал как-то: "Читать нужно то, что находит отклик в душе".

Самой лучшей публикацией на тему "тайм-менеджмента" я считаю маленькую книжку Г.Х.Попова "Техника личной работы". Она доступна в инете (65 стр в формате pdf).

Владимир Иванович, спасибо за рекомендацию!

Мне особенно очень уж по душе пришлась цитата Маяковского из этой книжки: "Чтоб работа шла продуктивно и гладко, выполняй правила внутреннего распорядка." Понимаю, что это видимо классика, но раньше никогда не встречала.

По поводу методов организации времени, мы сейчас, конечно, разбалованы мобильными приложениями, некоторые из которых выполнены весьма толково и точно также могут и ресурсы расписать, и графики построить, и повторяющиеся действия отмечать, и заранее напомнить о чём-то давно запланированном.

Вот только я бы не сказала, что они коренным образом помогают выстроить отношения со временем. На мой взгляд, те, кто способны к самоорганизации, справятся и с одним ежедневником. А те кто не очень, тем и от приложений толку мало.

Мне в свое время очень помогала матрица Эйзенхауэра с разделением приоритетов. Сейчас при планировании ориентируюсь в основном на интеллект - карты, не знаю почему, но убедилась что для меня они больше "работают" чем линейное распределение времени.

Партнер, Красноярск
Валентина Путилина пишет:
Проблема больше в том, что многие собственники бизнеса одновременно же и генеральные директора, потому времени хронически не хватает! [...] Все должно быть под личным контролем!

Проблема не в том, что он ещё и ГД, хотя мог бы и делегировать, проблема - что управлять не научился... Эффективному - обычно хватает и на сон и на пр.

Консультант, Москва
Олег Севодин пишет:
Проблема не в том, что он ещё и ГД, хотя мог бы и делегировать, проблема - что управлять не научился... Эффективному - обычно хватает и на сон и на пр.

Эффективно управлять - именно об этом тема. Треть рабочего дня впустую - это довольно много.

Когда ко мне обратилась моя знакомая с просьбой помочь ей разработать схему учета рабочего времени, я нашла в одном пособии для высшего управленческого состава эту схему, которую привела в теме. Мы её решили опробовать и столкнулись с несколькими проблемами - и в первую очередь с тем, что нам пришлось обдумывать методику внедрения этой схемы в действие, так как сотрудники посчитали этот эксперимент способом бесплатно увеличить рабочую нагрузку за счет интенсивности труда и тем самым повысить производительность и естественно прибыль компании.

Консультант, Москва

Учёт времени, особенно столь детальный, как в статье, очень затратен. К тому-же один два срочных неучтённых звонка сводят на нет все предыдущие усилия. Учитывать время лучше по темам, а оценивать эффективность по достижению целей, установленых на день.

Консультант, Москва
Виктор Климкин пишет:
Учёт времени, особенно столь детальный, как в статье, очень затратен.

Статья обзорная. Самый лучший вариант - несколько упрощенный.

Всего два момента: тест на определение потерь рабочего времени связанных с причинами внутренними, то есть с личной организованностью самого сотрудника.

И заполнение листка "временных потерь", которые связаны с причинами внешними - долгие совещания, переключение на другую работу приказом руководства и многие различные внешние причины, которые от сотрудника не зависят, включая ситуацию форс - мажора.

Консультант, Москва
Ирина Да Роза пишет:
На мой взгляд, те, кто способны к самоорганизации, справятся и с одним ежедневником. А те кто не очень, тем и от приложений толку мало.

Действительно от тех, кто не способен к самоорганизации толку мало!

Так основная задача - научить этому, в смысле самоорганизации, внедрить навык, путем влияния из вне. Есть для этого разные специалисты в компаниях - менеджеры по обучению, по персоналу, по развитию...

Эффективное научение начинается тогда, когда сотрудник выходит из состояния неосознанного незнания, когда все видимое кажется ему простым и доступным повторению - если кто-то может, то и я тоже смогу! Но когда он начинает понимать, что простого копирования поведения других недостаточно для личной эффективности и необходимо изучить внутреннюю структуру любого умения и любого навыка, то только тогда с этого момента - с ясного и осознанного понимания, что он ничего не знает и начинается стремление познать.

Подвести необходимо тактично и аккуратно к этому моменту. Конечно жизнь нерадивого и сама научит, настукает его лбом об стол, только чем больше она его будет "стукать", тем меньше у него желание учиться! А компания теряет деньги на увольнении каждого "настуканного", но не обученного. Расплачивается текучкой кадров и потерей продуктивности всей компании в целом!

Консультант, Москва
Ирина Да Роза пишет:
Вот только я бы не сказала, что они коренным образом помогают выстроить отношения со временем. На мой взгляд, те, кто способны к самоорганизации, справятся и с одним ежедневником. А те кто не очень, тем и от приложений ...


Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
Цифры и факты
«Спасибо» за убытки

Банк дня: Герман Греф признался в том, что программа «Спасибо» приносит банку большой убыток.

Проект Неом под угрозой

Проект дня: Строительство футуристического города в Саудовской Аравии оказалось под угрозой.

inDriver стал междугородным такси

Факт дня: Российский такси-сервис запустил междугородние поездки.

​Revolut пришел в Европу

Стартап дня: Финтех-стартап выходцев из России получил европейскую банковскую лицензию.