Как эффективно использовать рабочее время?

Есть такой термин – «блуждающее сознание». Он означает, что человеческий мозг, занятый какой-то рабочей задачей, самопроизвольно отвлекается от нее и начинает продуцировать мысли совершенно далекие от этой задачи. Можно сказать и так: это свободный полет мысли в безмерном пространстве.

О чем человек думает в такие моменты? Да о чем угодно!

  • О своих семейных проблемах, о необходимости приобретать продукты, о том, что приготовить на ужин, о плохом поведении детей.
  • О любимых мужчинах своей жизни и о женщинах – как любимых, так и не очень.
  • О том, что приобрести нового из одежды в этом сезоне.
  • О своем автомобиле.
  • Мечтает о поездке на отдых или о покупке нового дома.

Список можно продолжать бесконечно долго, но для нас важнее осознание того, что какая-то довольно значительная часть рабочего времени уходит впустую.

Хотя, нужно честно признать, что в феномене «блуждающего сознания» есть и положительные моменты – оно более креативно. Отвлекаясь в свободный полет, оно может неожиданно для самого обладателя, найти совершенно новый вариант решения рабочей проблемы, над которой человек долго и часто без всякого результата бился.

Второй немаловажный фактор потери рабочего времени – это неэффективное его использование.

«И куда только ушло мое время?» – можно часто услышать от сотрудников разного уровня, включая и руководящий состав.

«Куда?» – зададим этот вопрос и мы.

На те многочисленные помехи в работе, которые нарушают плавное течение трудового процесса:

  • телефонные звонки и разговоры;
  • незапланированные посетители;
  • ожидание приема у начальника;
  • долгое ожидание назначенной встречи;
  • затяжные совещания;
  • частые переключения с одного вида деятельности на другой по приказу непосредственного начальника;
  • разные отвлекающие моменты, такие как: нерабочие разговоры, перекуры, чайные и кофейные перерывы, перекусы за рабочим столом – тайное или явное заедание стресса.

А если к этому еще приплюсовать время на «блуждающее сознание», которое порой незаметно ни самому сотруднику, ни его коллегам, то получается достаточно внушительная цифра – почти треть рабочего дня.

Именно по этим причинам многие сотрудники часто не успевают справиться со своей запланированной рабочей нормой и попадают в цейтнот. И чтобы исправить ситуацию, им приходится задерживаться на рабочем месте, работать допоздна, работать на пределе возможностей, перерабатывать, получая при этом синдром хронической усталости.

Успех каждого менеджера от самого низшего до самого высокого уровня зависит во многом от того, как он распоряжается своим самым ценным достоянием – временем.

Приведу очень показательный пример из книги Л. Зайверт «Ваше время в ваших руках».

Один из руководителей среднего ранга Питер Друкер сказал в своем выступлении перед сотрудниками компании: «Я заставляю себя обращаться с просьбой к моему секретарю через каждые девять месяцев вести учет моего времени в течение трех недель. Это очень трудно для нее, потому что я никогда не нахожусь поблизости. Но есть одно условие: я обещаю себе и обещаю ей письменно, и она настаивает на этом, что не уволю ее, когда она принесет результаты. И, тем не менее, хотя я делаю это в течение достаточно долгого времени, я каждый раз выкрикиваю: «Этого не может быть! Я знаю, что теряю много времени, но не может быть, чтобы так много». Да, это плохо, но хотел бы я увидеть кого-либо с иными результатами подобного учета».

А успех всей компании напрямую зависит от того, как сами руководители разного уровня сознательно и системно используют свое рабочее время, и как они могут организовать не только работу, но и учет рабочего времени своих сотрудников.

И, в первую очередь, предпосылкой того, что в рабочем коллективе можно что-то качественно изменить для улучшения эффективности всей компании в целом – это провести анализ использования рабочего времени.

Самой первой и самой важной задачей этого анализа является:

  1. Составление описи всех видов деятельности, выбранной контрольной группы сотрудников за определенное количество рабочих дней. Каждый сотрудник заполняет рабочие таблицы сам.
  2. Проведение анализа каждого вида деятельности и расход рабочего времени.
  3. Анализ «дневных помех», то есть незапланированных перерывов в работе.

Анализ видов деятельности и расходов времени

Вид деятельности, занятий

Интервал времени (от/до)

Продолжительность (минут)

А

Б

В

Г

Листок «дневных помех»

Помехи интервал времени (от/до)

Продолжительность (минут)

Телефонный разговор или посетитель

Кто?

Пометки, например, причины помех

При заполнении анализа видов деятельности и расхода времени необходимо сразу же проводить регистрацию как самой деятельности, так и расход на нее рабочего времени, избегая более поздних записей по памяти, фиксировать необходимо все виды деятельности.

В форме «Дневные помехи» необходимо заносить все «помехи», которые нарушают и тормозят трудовой процесс, или перерывы в работе.

Нужно фиксировать все, что отрывает от работы.

  • Н – начальник
  • Ко – коллега
  • П – подчиненный
  • С- секретарь
  • Кл – клиент
  • Пос – поставщик
  • Сем – семья
  • Пр – прочее.

Анализ проделанного исследования необходимо проводить по следующей схеме – нужно дать оценку каждой выполняемой работы по следующим категориям:

А – была ли работа необходима? Ответ – да/нет.

Б – были ли оправданы затраты времени? Ответ – да/нет.

В – Было ли целесообразно выполнение работы? Ответ – да/нет.

Г – Был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? Ответ – да/нет.

Обработка формы «Анализ помех» проводится по следующей схеме:

  • Какие помехи по оценке сотрудника самые дорогостоящие?
  • Какие телефонные звонки оказались бесполезными?
  • Какие посещения оказались ненужными?
  • Какие телефонные разговоры могли бы быть гораздо короче и эффективнее?

Это дает возможность каждому сотруднику не только оценить собственный рабочий стиль, но и определить, в каких ситуациях он больше всего теряет рабочее время.

К примеру:

  • отрывающие от дел телефонные звонки;
  • плохое планирование трудового дня – неточно определен приоритет задач;
  • личная неорганизованность – долгие поиски записей, адресов, телефонных номеров;
  • незапланированные посетители;
  • неполная или запоздалая информация по существу предстоящей работы;
  • отвлечения;
  • затяжные совещания;
  • неожиданный перевод на другой род деятельности;
  • спешка, нетерпение, тревога;
  • желание все делать самым лучшим образом, что ведет к навязчивому поиску ошибок и длительной перепроверке каждого документа.

Определив свои самые важные поглотители времени, каждый сотрудник может добиться значительного повышения всей продуктивности.

Комментарии
Финансовый директор, Санкт-Петербург

Валентина, с удовольствием прочел Вашу статью «Как эффективно использовать рабочее время?». Статья описывает очень важные проблемы, о которых, как правило, не принято говорить. Например, "блуждающее сознание" - очень важное состояние. С одной стороны это отвлечение от работы, т.е. снятие своеобразных шор (анлийский термин: blinders) - необходимого инструмента для сосредоточенной работы. С другой стороны состояние "блуждающее сознание" может помочь решению проблемы, нерешаемой в сосредоточенном состоянии, но такое состояние не должно отвлекать от рутинной работы.

Дан очень хороший пример с Питером Друкером. Несколько его произведений (Практика менеджмента, Эффективный руководитель и др.) я прочитал с большим удовольствием, но почему он назван в статье руководителем среднего ранга?

В любом случае эта статья очень важна, хотелось бы больше материала от автора на данную тематику.

Попробую применить рекомендации автора.

Финансовый директор, Санкт-Петербург
Олег Севодин пишет:


Валентина Путилина пишет:
Проблема больше в том, что многие собственники бизнеса одновременно же и генеральные директора, потому времени хронически не хватает! [...] Все должно быть под личным контролем!
Проблема не в том, что он ещё и ГД, хотя мог бы и делегировать, проблема - что управлять не научился... Эффективному - обычно хватает и на сон и на пр.

Собственники, являющиеся генеральными директорами, вероятно не принимают во внимание существующую необходимость диверсификации инвестиционного портфеля для снижения отраслевых рисков и рисков, присущих отдельным компаниям. Например, если снижаются мировые цены на энергоресурсы, то повышается маржинальность у потребителей энергоресурсов и снижается маржинальность у производителей энергоресурсов. Таким образом, для снижения рисков инвестору следует диверсифицировать свой инвестиционный портфель акциями как энергодобывающих компаний, так и энергопотребляющих компаний. Вопрос: инвестор должен быть одновременно генеральным директором в энергодобывающей компании и энергопотребляющей компании? Подписывать все платежные поручения, контракты и т.д., решать другие рутинные дела нескольких компаний? Тогда у него точно не хватит ни на что времени. Не находите ли это абсурдом?

Консультант, Москва
Андрей Багнюк пишет:
Валентина, с удовольствием прочел Вашу статью «Как эффективно использовать рабочее время?». Статья описывает очень важные проблемы, о которых, как правило, не принято говорить. Например, "блуждающее сознание" - очень важное состояние. С одной стороны это отвлечение от работы, т.е. снятие своеобразных шор (анлийский термин: blinders) - необходимого инструмента для сосредоточенной работы. С другой стороны состояние "блуждающее сознание" может помочь решению проблемы, нерешаемой в сосредоточенном состоянии, но такое состояние не должно отвлекать от рутинной работы.Дан очень хороший пример с Питером Друкером. Несколько его произведений (Практика менеджмента, Эффективный руководитель и др.) я прочитал с большим удовольствием, но почему он назван в статье руководителем среднего ранга?

У меня есть хорошая статья на сайте по поводу эффективности рабочего времени - тест на потери рабочего времени, которые зависят от личной организованности каждого сотрудника и заполнение листка временных потерь, которые зависят от внешних причин, то есть от не эффективной организации бизнес - процессов.

В отношении блуждающего сознания - это инстинктивный защитный механизм со стороны человеческого мозга, который препятствует переутомлению, если сам хозяин этого мозга не может эффективно чередовать время активной нагрузки и время отдыха. Доказано что после каждого часа умственной нагрузки мозгу на восстановление энергетического ресурса и работоспособности требуется 19 минут отдыха, с переключением на другой вид деятельности. Неплохо каждому сотруднику знать свой рабочий ритм - у некоторых мозг отключается гораздо раньше и на восстановление требует больше времени.

Это во - первых, а во - вторых блуждающее сознание - это ресурс для творческой активности, некоторые открытия и оригинальные решения задачи - Эврика! приходят к человеку именно в этом состоянии. Есть индивиды способные самостоятельно вызывать у себя подобное ИСС - измененное состояние сознания, это очень талантливые и креативные люди.

Для рутинной работы, чтобы мозг не отключался самостоятельно необходимо четкое чередование умственной нагрузки и отдыха.

В отношении Питера Друкера, он скорее всего , судя по тому, что у него был секретарь - референт, являлся Топ - менеджером высшего звена. Это моя ошибка.

Консультант, Москва
Андрей Багнюк пишет:
Вопрос: инвестор должен быть одновременно генеральным директором в энергодобывающей компании и энергопотребляющей компании? Подписывать все платежные поручения, контракты и т.д., решать другие рутинные дела нескольких компаний? Тогда у него точно не хватит ни на что времени. Не находите ли это абсурдом?

Работа сложная и её можно характеризовать как многозадачную. Способность быстро переключаться на различные иногда диаметрально противоположные задачи требует тренировки. Каждое переключение занимает определенное время для настройки мозга на новую задачу. Не только теряется рабочее время, но быстрее тратятся энергоресурсы мозга.Усталость, переутомление, медицинские и не медицинские признаки подобного состояния.

Партнер, Москва

Статья ХОРОШАЯ поставил «+1» и занес в Избранное . Жду Ваш текст с сайта (где Ваша методика), как в статью «Экология психики и мышления». Это хорошо дополнит эту статью и статью про петлю обратной связи.

Вы правильно рекомендуете:

Валентина Путилина пишет:
Действительно от тех, кто не способен к самоорганизации толку мало!Так основная задача - научить этому, в смысле самоорганизации, внедрить навык, путем влияния из вне. Есть для этого разные специалисты в компаниях - менеджеры по обучению, по персоналу, по развитию...

Я работал руководителем проекта в компании «черных» рейдеров. Они на собственном софте создали систему ежедневных отчетов «Что сделано по проекту». Да же, учитывая, что в конце дня все лихорадочно набивали отчет и что-то выдумывали, все равно это дисциплинировало.

Лично я отнесся к этому спокойно и решил, если надо писать отчет, то почему не провести реальный хронометраж потерь, замер интеллектуальной производительности – сколько времени уходит на одну страницу, того или иного текста и т.д. и т.п.

Результат:

  • У меня набралась статистика, позволяющая более точно планировать дела с учетом форс-мажора.
  • На основании своих отчетов, я доказал, что сетевой принтер-сканер на 3 отдела приводит не к экономии ресурсов, а к бешенной потери в очереди, и в разговорах у принтера. Руководство начала ставить МФУ-шки на 1-2 рабочих места и все выиграли.

Фактически форма отчета заменила Ваш тест. Это у М. Портера в 5-ти факторном анализе конкурентов называется - продукт/услуга ЗАМЕНИТЕЛЬ, которая конкурирует с Вашей методикой. Но о маркетинге специфических услуг, хотелось бы поговорить на форуме по моей статье "Вау -маркетинг...",- это вызывать ощущение счастья (сплошная психология продаж).

Честь имею, Юрий Родионов

Консультант, Москва
Юрий Родионов пишет:
Жду Ваш текст с сайта (где Ваша методика), как в статью «Экология психики и мышления». Это хорошо дополнит эту статью по петле обратной связи.

Текст (главная страница) на сайте Timetojob.ru защищен только авторским правом, но открыт для чтения и копирования, так что вы вполне можете сами им воспользоваться и разместить в своей статье "Экология психики и мышления" с единственной просьбой сделать ссылку с вашего сайта на наш и указать мое авторство.

А в отношении "петли обратной связи", я готовлю материал для публикации на этой теме - краткое содержание моей статьи, которую с самого начала планировала разместить как дополнение к моей методике.


Юрий Родионов пишет:
Фактически форма отчета заменила Ваш тест. Это у М. Портера в 5-ти факторном анализе конкурентов называется - продукт/услуга ЗАМЕНИТЕЛЬ, которая конкурирует с Вашей методикой. Но о маркетинге специфических услуг, хотелось бы поговорить на форуме по моей статье "Вау -маркетинг...",- это вызывать ощущение счастья (сплошная психология продаж).

Это не совсем так - моя методика не может конкурировать с анализом М. Портера. Это не отчет и фактически даже не учет потерь рабочего времени по причинам личной неорганизованности. Это научение навыку саморегуляции. В статье на главной странице в доступной форме эта цель освещена.

Партнер, Москва

Валентина, вроде Вы правы, но НЕ правы.

Валентина Путилина пишет:
моя методика не может конкурировать с анализом М. Портера.

Модель М. Портера – это взгляд на продукт или услугу с 5-ти аспектов конкурентного давления. Поэтому ваша методика не конкурирует с моделью М. Портера. Я говорил, о том, что число желающих купить Вашу методику уменьшается, т.к. у клиентов есть потребность увеличивать результативность бизнеса, за счет контроля – «Что сделано». Им по барабану эффективность. Они живут в парадигме «чем больше, тем лучше», при этом все усиливается парадигмой – «цель оправдывает средства» (переработка, сверхнапряжения и пр.).

Так как, в конечном счете, боссам нужен результат то угроз Вашей методике возрастает и их надо понимать, именно поэтому, дискуссию о продвижении Вашей методики, как товара/услуги, я и предложил, убрать со странички форума по Вашей статье, и перенести на форум по маркетинговой тематике, и подальше от Вашей статьи, чтобы не допустить негатива. Но это Ваше дело. А для размышления, есть ли у Вашей методики конкуренты заменители, пример из моей консалтинговой практики:

В Люберцах есть завод по выпуску алюминиевых сковородок с покрытием. Когда они задумались о конкурентном давлении «заменителей» то составили примерно следующий список заменителей:

  • Общепит (фаст-фуд) всех форм в т.ч. с доставкой на дом.
  • Готовые полуфабрикаты, кулинария
  • Печи СВЧ
  • Керамическая посуда для СВЧ.

Это все не сковородки, но серьезно уменьшают спрос на сковородки. Вот я о чем.

Валентина Путилина пишет:
Это не отчет и фактически даже не учет потерь рабочего времени по причинам личной неорганизованности. Это научение навыку саморегуляции. В статье на главной странице в доступной форме эта цель освещена.

Отчетом можно назвать практически все. И главное, Вы сами, утверждали, что людей со слабой волей, надо «подталкивать» к самосовершенствованию – вырабатывать навык самосовершенствования. К сожалению навыки, особенно устойчивые, вырабатываются через длительное повторение с напряжением воли – все как в спорте. Для этого, в компании, собственник или топ-менеджер должен сам этого захотеть… захотеть самонапрягаться. Если они будут напрягать только HR-ров и/или психологов, то те скоро станут изгоями – кто любит погонял??? И все пойдет по Черномырдински: «Хотели как лучше, а получили как всегда!»

С наступающим Новым Годом!!!

Честь имею, Юрий Родионов.

Консультант, Москва
Юрий Родионов пишет:
С наступающим Новым Годом!!!

И Вас с Новым годом! Успехов вам!

2
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
Цифры и факты
$67,5 млрд: отток капитала из России

Цифра дня: Чистый отток капитала в 2,7 раза и достиг $67,5 млрд.

​США готовы идти на уступки Китаю

Тренд дня: Чиновники обсуждают вопрос об отмене импортных пошлин на китайские товары.

Кук: следите за личными данными!

Персона дня: Генеральный директор Apple Тим Кук призвал реформировать законодательство США в области защиты данных.

​В «Ангаре» найден дефект

Факт дня: Конструктивный дефект в двигателях ракеты «Ангара» РД-191 может разрушить ее при старте.