Как писать деловые письма – девять правил

Как писать по целям

В продолжение статьи Александры Карепиной «Как писать ясно и не мучить читателя» хочу поделиться некоторыми сложившимися в ходе моей практики принципами написания деловых писем.

карьера

1. Принцип выбора адресата: точно знать, к кому и зачем обращаться

Знайте порядок принятия решения адресатом и механизмы способствования этому. Генеральный директор может, читая, понимающе кивать вам, а фактическое решение принимает исполнительный. Так что, возможно, надо сразу писать исполнительному. Письмо губернатору о многолетней протечке в деревенском доме «сработает» моментально. Но только в том случае, если скоро выборы или сельское начальство – его личный враг. Если же вы обратитесь в жилинспекцию, сославшись на ее функции и порядок реагирования, а высокого чиновника укажете в графе «копия для сведения» – все будет гораздо более предсказуемо.

2. Принцип изложения цели: коротко и доступно

Целевой блок текста должен быть выделен и изложен коротко и доступно. Неважно, пишете ли вы сначала обоснование, а затем «исходя из изложенного, предлагаю…», или сперва формулируете главное, а потом рассказываете, как всем от этого станет хорошо. В любом случае, конечная цель документа должна легко «прочитываться» сознанием читателя.

Фразы должны быть понятными. Сложносочиненные предложения с множеством причастных и деепричастных оборотов замените на простые и короткие.

3. Принцип обоснованности: учите материальную часть

Изучайте нормативные документы, процедуры, технологии. Проверяйте – это действительно так? Этот закон еще действует? Эта процедура не обновлялась? Этот адресат действительно отвечает за эти вопросы? Что это подтверждает? При необходимости обосновать можно все. Но если вы сошлетесь на недействующий правовой акт, результат документа может быть нулевым. В лучшем случае. В худшем – обратным.

4. Принцип «не-Ярославны»: не плачьте

Не допускайте ощущения, что вас надо пожалеть или к вам снизойти.
Не пишите потенциальному спонсору, что вам не хватает всего-то N денежных единиц, чтобы, наконец, осчастливить человечество культурным шедевром.
Не сообщайте партнеру, что его неплатеж отразится на вашем бюджете.
Не пишите письмо за подписью ста восемнадцати жителей, о том, как уже ко всем обращались, но эти все ничего не делают, а только отписываются, и вот теперь «на вас наша последняя надежда».

Напишите так, чтобы адресат понял, что если сейчас он не сделает то, что написано в «целевом блоке», все, о чем вы сейчас пишете, будет (частично или полностью, надолго или навсегда) его проблемой.

5. Принцип одной страницы: не более

Адресат будет внимательно изучать вторую и последующие страницы документа, только если информация жизненно важна для него (например, судебное решение). Очень мало убежденных педантов, дочитывающих до конца все. Если информации много – дайте ее в приложениях.

6. Принцип соответствия формата документа «под адресата»

Этот принцип актуален не всегда. Иногда надо подчеркнуть собственное «лицо». Тем не менее, я обратила внимание на то, что, например, чиновники охотнее работают с документами, которые изложены в привычном для них стандарте (шрифт, кегль, интервал, поля…). Вы не поверите, но успех письма может определить порой обращение, размещенное по центру или слева. Думаю, это происходит на подсознательном уровне.

7. Принцип соответствия стиля изложения способу восприятия адресатом

Используйте профессиональный слог и сленг адресата. Иногда это сложная задача. Порой приходится поступаться простотой изложения ради конечного результата. И вместо «контролировать» писать что-то вроде «обеспечивать осуществление контроля». Но, прежде чем написать «наблюдаем некую конвергенцию парадигм», вы должны быть уверены, что читатель воспримет это адекватно, а не расценит как издевательство, демонстрацию превосходства или склонность к «умничанью».

8. Принцип цивилизации и меры

Используйте возможности средств офисной техники! Но – в меру. Жирный, курсив, прописные, стили заголовков, смена шрифтов – все это можно и нужно применять. Там, где оно не «смажет» и не «раздробит» общую картину и идею документа. Есть в курсиве некое ощущение «второстепенности» – не применяйте его в основном тексте.

Не нужно «кучерявостей» и «разноцветностей», если они отвлекут от главного! Не выделяйте жирным важный, но относительно длинный абзац. Выделите те слова, которые должны пройти «ниточкой» через сознание читателя.

9. Принцип банковского договора: не мельчите

Старожилы помнят, что в свое время договоры между некоторыми банками и гражданами печатались чуть ли не «шестеркой». Если ваша цель – внимательное прочтение адресатом, не делайте ничего подобного.

Выводы

Принципы кажутся очевидными и «тянут» на цитирование общеизвестных истин. Но применяются до обидного редко. Еще реже – применяются все вместе. Поэтому мне показалось полезным собрать их в один материал. Насколько они окажутся полезны в действительности – судить вам.

Источник изображений: freedigitalphotos.net

Впервые статья была опубликована на Executive.ru 23 декабря 2008 года в рубрике «Творчество без купюр». Реанонсирована в контентном блоке в рамках специального проекта редакции