«Век живи – век учись», или О пользе штампов в деловом письме

Как-то так сложилось, что в России практически ни в одном высшем учебном заведении не обучают деловому письму. Я не о требованиях ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», которые изучают в курсе делопроизводства. Именно в этом документе оговорено, какой шрифт использовать при подготовке письма, какие границы текста устанавливать… Я говорю об обучении навыкам делового письма как виду деятельности.

Первыми разного рода деловые бумаги еще в X веке начали писать дьяки и писцы, для обучения которых создавались специальные школы. Теперь, вероятно, предполагается, что тот, кто закончил среднюю школу, а уж тем более высшее учебное заведение, «будучи человеком образованным», должен уметь грамотно писать и ясно излагать свои мысли.

Хотя и наболело, я сейчас не буду поднимать тему грамотности, которую лучше обсуждать в рамках какой-нибудь телевизионной дискуссионной передачи или, как теперь их принято называть, «ток-шоу». Иначе придется затронуть и качество образования в школе, и книги, которые читаем мы и наши дети, и речь телеведущих, и язык СМИ. Но грамотному письму все-таки учат и в школе, и во многих гуманитарных вузах.

Я говорю о том, что ни в одном учебном заведении не учат писать деловые письма. Уже слышу возражения выпускников юридических вузов, в которым весьма подробно объясняют, как писать, например, исковое заявление и другие подобные документы. А где учат писать обычное сопроводительное письмо, письмо-претензию или письмо-благодарность, письмо-предложение или письмо-отказ? Пожалуй, не ошибусь, если скажу, что только один из ста выпускников вуза сможет написать служебную или докладную записку. Я даже не говорю о простом заявлении, которые мы пишем по разным поводам, например, когда хотим пойти в отпуск или просим оказать материальную помощь.

На практике большинство выпускников университетов, впервые придя на работу, сталкивается с необходимостью ежедневно писать хотя бы одно письмо. Конечно, как правило, рядом есть старший сотрудник, который может научить этому, но остается только пожелать, чтобы наставник сам умел составлять письма хорошо, а не передавал бы своему юному коллеге «опыт» написания оборотов типа «имеет роль» или «играет важное значение».

А многим молодым сотрудникам приходится доходить до всего самим, наступая на общеизвестные грабли, набивая шишки и даже теряя деньги из-за того, что просто не сумели выразить в письме то, что хотели.

Ниша постепенно заполняется. Спрос рождает предложение. Но я обратила внимание, что чаще все-таки предлагают написать (естественно, не бесплатно), а не научить. Копирайтеры зарабатывают себе на хлеб с маслом, а проблема неумения писать деловые письма (особенно молодыми специалистами) остается. Но на каждое письмо копирайтера не наймешь, да и каждого нового сотрудника обучать – дело непростое и небыстрое. Что же делать?

На мой взгляд, решить эту проблему не так уж и трудно. Нет ничего более нового, чем забытое старое.

Уже в начале 18 века в России издавались сборники образцов документов, которые назывались «письмовниками». По сути, такие сборники были «азбуками-прописями» для писцов, которые включали в себя образцы различных документов, каждый из которых строился по определенной схеме. Здесь же можно было найти различные употребляемые в деловой переписке в то время фразы и выражения. Подобные письмовники были в каждой лицейской библиотеке. Был и еще один вид письмовников — так называемые «титулярники», которые помогали правильно написать титулы царствующих особ и политических деятелей и использовались в качестве пособий в дипломатической переписке.

Несмотря на то, что в советское время таких письмовников не было, подобные знания и навыки передавались от старшего коллеги младшему. Особенно это было заметно в партийной и министерской переписке, отличающейся определенными речевыми штампами (клише).

Свои речевые штампы существуют и в сфере бизнеса, в любой профессиональной среде. В деловой переписке накоплено много оборотов речи и словесных формул, употребление которых прочно вошло в деловой обиход. Принятые клише позволяют говорить на одном языке и одинаково понимать конкретный текст. Поэтому своего рода стандартизация языка для определенных типовых ситуаций делового общения облегчает написание делового письма, позволяет не тратить время на поиск нужных формулировок.

Многолетняя практика деловой переписки позволяет создать набор готовых фраз-клише, которые помогают сформулировать определенную мысль при минимальных затратах времени и сил.

Кстати, был период в моей жизни, когда, практически не владея английским языком, я писала письма, заглядывая в сборник типовых фраз и выражений, используемых в определенных ситуациях. Это, конечно, были не шедевры, а всего лишь сопроводительные письма, письма-приглашения для участия в мероприятиях, запросы данных для оформления виз и т.п. Но на подготовку подобных документов у меня уходило гораздо меньше времени, и качество было вполне приличным.

В качестве примера приведу некоторые из формул, которые часто используются в управленческой документации.

Формулы, подтверждающие получение письма или документа

Мы получили Ваше письмо от (дата) № ____ в отношении...
Ваше письмо от (дата) № ____ рассмотрено...
Благодарю Вас за Ваше письмо от (дата) .№ ____
Сообщаем Вам, что мы (своевременно) получили (такой-то документ) от (дата)...
Подтверждаем получение...

Формулы со ссылками на поступившую / отправленную корреспонденцию или информацию

В соответствии с Вашим письмом (запросом) от (дата)
В продолжение нашего телефонного разговора (дата) в отношении…
В ответ на Ваше письмо от (дата) № касательно…
В дополнение к нашему письму от (дата)

Формулы, выражающие причину написания письма

Во исполнение приказа №...
Во исполнение Вашего поручения от (дата) докладываю (информирую, направляю)…
Согласно протоколу о взаимных поставках

Формулы передачи новой информации

Сообщаем Вам, что
Мы хотели бы сообщить Вам о…
Информирую Вас, что…
Ставим Вас в известность,
Извещаем Вас,
Уведомляем Вас

Формулы благодарности

Благодарим Вас за...
Мы Вам очень благодарны за...
Заранее благодарим за...
Мы были бы Вам очень признательны, если бы Вы...

Формулы извинения

Пожалуйста, примите наши извинения за
Извините за задержку ответа

Формулы, объясняющие мотивы поведения

В связи с... (тяжелым положением, проведением совместных работ и др.)...
В соответствии с (таким-то письмом, документом, протоколом и др.)...
В порядке оказания (помощи, поддержки и др.)...
В целях (усиления контроля, расширения возможностей и др.)...
В подтверждение (нашей договоренности, нашего телефонного разговора и др.)...
На основании (подписанного соглашения, принятого обязательства и др.)...

Формулы, выражающие просьбу

Просим (проверить, направить, выслать, принять меры и др.)...
Убедительно просим (дать ответ.., не задерживать решение... и др.)...
Прошу (подготовить, обеспечить, проконтролировать, сообщить и др.)...
Прошу рассмотреть…
Прошу Вашего решения...
Обращаемся к Вам с просьбой

Формулы, употребляемые при отправке документов

Направляем
Высылаем (договор, документацию, проект Устава и др.)...

Формулы напоминания

Напоминаем, что (в соответствии с договоренностью, по совместному плану и др.)...
Напоминаем Вам, что (срок представления проекта, задолженность по оплате и др.)...

Формулы извещения

Сообщаем, что (...к сожалению, не можем выслать и др.)...
Ставим Вас в известность, что (Ваши рекомендации утверждены, Ваше предложение)...

Формулы предложения

Предлагаем Вам (приобрести, рассмотреть, утвердить и др.)...
Мы можем предложить Вам...
Мы можем рекомендовать Вам...

Формулы, выражающие приглашение

Приглашаем Вас (представителя Вашего ведомства) принять участие в... (посетить...)...
Просим принять участие в (обсуждении проекта, рассмотрении вопроса о... и др.)...

Формулы, выражающие отказ или отклонение предложения

Ваше предложение отклонено по следующим причинам:...
Присланный Вами проект не может быть утвержден по следующим причинам:...

Формулы этикетных ритуалов

Благодарю,
Выражаю надежду,
Желаем успехов,
Приносим извинения.

Формулы обещания

Гарантируем,
Заверяем вас,
Обязуемся.

Было бы интересно узнать ваше мнение о том, нужны ли сейчас «письмовники», и какими они должны быть.

Фото: pixabay.com

Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Нач. отдела, зам. руководителя, Москва

Нам твердят, что штампы – это плохо и пошло. Но бывают ситуации, когда список типовых фраз может, если и не спасти жизнь, то сохранить нервы и деньги. Вас где-нибудь учили писать деловые письма? Нет, пришло само через пот и слезы. А если бы у вас в руках тогда оказался сборник типичных деловых оборотов… Читайте рубрику «Успех по переписке»!

http://www.e-xecutive.ru/career/adviser/1298601/

Генеральный директор, Нижний Новгород

Куда Карепина делась? С ней хоть весело было

CIO, Украина
Елена Рыжкова пишет: Куда Карепина делась? С ней хоть весело было
Лен, так и тут есть где повеселиться. Разве не смешно, что набор типовых фраз может жизнь спасти? Консервативной становишься :) Вот и не радуешься появлению тут новых имён. Которые вносят новые образы: ''Если же нет, мы, как бы это помягче… под конем.''. P.S. Волны обрушивались на берег стремительным домкратом.
Генеральный директор, Нижний Новгород
Юрий Максименко пишет: Разве не смешно, что набор типовых фраз может жизнь спасти?
Тут, конечно, обхохочешься. Мне вот только интересно, почему несколько самых главных фраз зажали? Тех, которые сходу позволяют определить уровень культуры человека, который письмо подписал (не написал) и далеко идущие выводы о фирме - отправителе сделать. Собственно, ради них статью и полезла смотреть. Осталась с чувством глубочайшего удовлетворения:) И да, те, которые копирайтеры, они не только на хлеб с маслом зарабатывают, к этому ещё и икра прилагается:))))) Судя по таким советам, скоро и на черную обратно переберемся))) Пользуясь случаем, офф. Юр, с вебинаром пока глухо. Я уж думаю, может слайдами как-то ещё распорядиться:)
CIO, Украина
Елена Рыжкова пишет: Мне вот только интересно, почему несколько самых главных фраз зажали? Тех, которые сходу позволяют определить уровень культуры человека, который письмо подписал (не написал) и далеко идущие выводы о фирме - отправителе сделать.
Мне интересно другое. Чувство первооткрывателей у всех наших просветительниц славянства. Я, кажется, не рассказывал. В далёком уже 1999 году я преподавал в Севастополе на курсах секретарей-референтов :) что бы ты думала? Да, ''составление деловых писем'' :) Так вот пособий было хоть отбавляй. Хоть советских, хоть постсоветских. С тех пор не интересовался -- но уверен, что поиски пособий не затянутся надолго. Если нашим просветительницам посоветовать в библиотеку сходить или в книжный магазин -- как думаешь, обидятся?
Генеральный директор, Нижний Новгород
Ага, а у меня в рамках курса делового английского, который я в 1994 году преподавала, тоже раздел деловой переписки был. И что прикольно - материал тоже из пособий брала
Юрий Максименко пишет: Если нашим просветительницам посоветовать в библиотеку сходить или в книжный магазин -- как думаешь, обидятся?
Шоб наверняка - надо тырнет поюзать посоветовать:)))))
Менеджер по маркетингу, Москва
Юрий Максименко пишет: Лен, так и тут есть где повеселиться. Разве не смешно, что набор типовых фраз может жизнь спасти?
Юрий Максименко пишет: В далёком уже 1999 году я преподавал в Севастополе на курсах секретарей-референтов что бы ты думала? Да, ''составление деловых писем'' Так вот пособий было хоть отбавляй. Хоть советских, хоть постсоветских. С тех пор не интересовался -- но уверен, что поиски пособий не затянутся надолго. Если нашим просветительницам посоветовать в библиотеку сходить или в книжный магазин -- как думаешь, обидятся?
Юрий! Типовыми фразами жизнь, действительно не спасёшь, но, когда Вы преподавали на курсах секретарей, рассказывали, наверное, не только про структуру, стиль, оформление. Вот прочитала Ваше ''составлению деловых писем'', и подумала, что Вы тоже типовые фразы использовали. Или нет? Я и не утверждаю, что одними типовыми фразами можно письмо написать, ну, если только самое простое. Вопрос, помогут ли ''письмовники'' тем, кто никогда не писал деловые письма?
Елена Рыжкова пишет: Шоб наверняка - надо тырнет поюзать посоветовать:)))))
Не переживайте, и в библиотеку хожу, и в магазины книжные, и ''юзаю'' в интернете. Книги есть, статей много. Но ''письмовниками'' я бы их не назвала. Статьи часто размещены на сайтах, предлагающих свои услуги по написанию писем. ''Заплатите - мы напишем!'' Возможно, для тех, кому нужно написать ''продающее'' письмо для рассылки, это актуально. Но когда за день надо написать не одно письмо, и каждое из них уникальное, не думаю, что руководитель организации будет нанимать копирайтера. Да и малому бизнесу такое удовольствие встанет в копеечку. Значит придётся писать самому. Опять вопрос, помогут ли ''письмовники'' тем, кто не умеет писать письма или нет? Если Вы считате, что всё равно не помогут - обоснуйте. А если всё-таки в каких-то случаях ''письмовник'' может стать помощником, то предложите, для каких именно?
CIO, Украина
Наталья Клишина пишет: Юрий! Типовыми фразами жизнь, действительно не спасёшь, но, когда Вы преподавали на курсах секретарей, рассказывали, наверное, не только про структуру, стиль, оформление.
Программа была довольно насыщенная.
Наталья Клишина пишет: Вот прочитала Ваше ''составлению деловых писем'', и подумала, что Вы тоже типовые фразы использовали. Или нет?
Да больше того -- мы и типовые письма использовали. Не нужно Достоевского звать, чтоб составить запрос на высылку проекта договора.
Наталья Клишина пишет: Вопрос, помогут ли ''письмовники'' тем, кто никогда не писал деловые письма?
Помогут.
Менеджер, Москва
Знаете избитую фразу: ''Больше ошибок в программе - богаче живёт программист?'' Курс стилистики деловой речи для профессионалов - это не менее 270 акад. часов. Учебник содержит более 100 правил жёсткого порядка слов и именно типовых фраз штампов. Копирайтеры пишут легко и профессионализм их именно в этом! Нормальный копирайтер пишет 50 писем или статей в день, причём на английском, с заданным процентом ключевых слов и получает по 3 доллара за одну статью или письмо. Списывать запрещено, и статьи должны быть интересными - это главное требование. А вот штампы использовать в речи там тоже можно. Более того без знания этих штампов не обойтись просто никак, потому что если изобретать своё, то - это расценивается как ''попытка повторного изобретения колеса'', - как они выражаются. Работают на такой работе фрилансеры, владеющие английским языком, индусов берут более охотно, чем русских.... Даже прочитав эту только эту тему, нетрудно догадаться, - почему. В развитии технологий продаж мы отстаём примерно на пять лет, - минимум на пять. В интеренете рассылки приносят больше вреда, чем пользы, ни одного крупного клиента рассылкой зацепить уже невозможно, а вот грамотной подачей материала в блоге, - да, - это реально. И чтобы поисковик этот блог индексировал, как положено, - надо использовать штампы. Весело Вам это или нет, но на мой взгляд, - это первый серьёзный разговор о деловом письме, который завели в нашем сообществе. Остальное - лирика.
Менеджер, Москва
''Больше ошибок в программе - богаче живёт программист?''
Копирайтерам это не подходит. Они работают в такой области, где каждый считает себя крупным специалистом. Почти, как в медицине или педагогике. Для копирайтера малейшая ошибка - это потеря работы. Как использовать штампы, чтобы тебя не обвинили в списывании и нарушении авторских прав - это отдельный вопрос. На английском есть словари, которые так и называются реальный английский, на русском видимо тоже будут такие, если мы придём к нормальной ненавязивой рекламе и к нормальному пиару, который по своей сути, - рекламой являться не должен, - ни в коем случае! А если всё-таки в каких-то случаях ''письмовник'' может стать помощником ? В случае, если он будет походить на современные словари, которых так много на английском. Даже если русский бизнес так и не заговорит на английском, то заговорить на языке однозначного понимания ему просто необходимо.
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Российский бизнес уже не считает пандемию COVID-19 главной угрозой

Пессимизм директоров российских компаний упал до рекордно низкого уровня.

Спрос на специалистов-аграриев в 2021 году вырос в 4 раза

В число наиболее востребованных профессий вошли тракторист, агроном, рабочий зеленого хозяйства, садовник и помощник по хозяйству.

Россияне назвали желаемую зарплату для финансовой независимости

Финансово независимыми считают себя почти две трети россиян.