Как измерить полезный результат совещания

Часто, при обсуждении совещаний, даются различные оценки эффективности этих мероприятий, причем, как правило, без каких-либо объективно измеряемых показателей, а на качественном уровне. Говорят, что прошло «хорошо – плохо», было «полезным – бесполезным» или «эффективным – неэффективным» и т.д. Ясно, что такие общие заключения плохо помогают делу совершенствования совещаний.

Под эффективностью понимается отношение полезного результата некоторого процесса к затратам на его выполнение. Что касается затрат, то их довольно просто определить, например, путем подсчета трудозатрат участников в человеко-часах. Но как измерить полезный результат, эффективность совещаний и их результативность?

Можно считать, что совещание прошло эффективно, при условии, если:

  • Цели достигнуты,
  • Рассмотрена вся повестка дня,
  • Запланированная продолжительность не превышена,
  • Принятые решения доведены до исполнителей,
  • Исполнители приняли и поняли, как выполнять решения.

Эффективность – это количественная сторона мероприятия (сколько часов, сколько вопросов, сколько участников), ее можно измерить и накапливать данные для анализа динамики эффективности, для оценки, в каком направлении идет дело. Термины «эффективность» и «результативность» часто идут рядом, иногда даже кажутся взаимозаменяемыми. В каком направлении надо совершенствовать совещания, с чего начинать – повышать их эффективность или результативность? И это не пустой вопрос.

Руководитель вынужден время от времени задаваться им: что лучше – быстрее пройти всю повестку дня, не допускать отступлений от нее и формально эффективно закончить совещание? При этом качество решений и их результативность остается под сомнением. Либо полностью сконцентрироваться на существе вопросов, добиваться наилучших решений, пусть даже в ущерб эффективности? (Затянуто время, остались нерассмотренными вопросы, все переругались и т.д.). Или же пытаться соблюсти «золотую середину», стремясь к эффективности, но только не за счет результативности. Здесь каждый руководитель действует по ситуации и выбирает свой путь.

Мы считаем, что сначала следует обеспечить повышение эффективности, убрать явные недостатки, поскольку улучшения в этой области проявляются очевидным образом. При прочих равных условиях более эффективные совещания постепенно станут и более результативными, хотя бы тому, что время не будет попусту растрачиваться. И если даже не последует немедленное улучшение качества решений, результативность повысится, поскольку сотрудники быстрее, с меньшими потерями времени и нервов будут возвращаться к своей повседневной деятельности.

Для этого мы предлагаем давать более детализированные и отнесенные к конкретным этапам совещаний (организация, подготовка, проведение, завершение, контроль и анализ) количественные оценки, позволяющие отслеживать качество и эффективность совещаний, сравнивая по выбранной пользователем шкале различные характеристики процессов. Такие оценки целесообразно периодически делать при формировании и использовании «дорожной карты» эффективных совещаний, а также при их совершенствовании, для накопления и анализа статистики показателей в базе данных совещаний.

С помощью приведенной ниже таблицы руководитель, секретарь или участники могут самостоятельно оценить текущий уровень служебных совещаний и, на основе этой оценки, выработать меры по устранению ошибок и совершенствованию данного процесса. Перечень показателей, значения весов по этапам совещаний и максимальные оценки для отдельных показателей могут устанавливаться самостоятельно, в зависимости от конкретных условий той или иной организации.

Эта простая по форме и содержанию таблица (настроенная на условия конкретной организации), обеспечивает указание на «узкие места» совещаний и способна дать заинтересованным лицам существенно более обоснованные оценки эффективности, чем многословные досужие рассуждения на тему плохие или хорошие у нас проводятся совещания.

Таблица самопроверки

состояния дел по служебным совещаниям

Вопросы по этапам совещаний

Вес раздела

Цена вопроса*

Макс балл

Факт балл

Организация совещаний

0,10



Планируется ли график

проведения совещаний на период

20,00



Существует ли регламент

30,00



Ознакомлены ли участники

с графиком совещаний

10,00



Определен ли заранее состав участников

20,00



Разработан ли формат повестки дня и протокола

20,00



Итого с учетом веса раздела

= (сумма факт баллов) х (вес раздела)

10,00

0,00


Подготовка совещаний

0,15



Участники заблаговременно

предупреждаются о совещании

30,00



Повестка дня заблаговременно

направляется участникам

30,00



Отчетные материалы заблаговременно

рассылаются участникам

20,00



Ответственные готовят отчеты

в письменном виде

10,00



Подготовка и оснащение

переговорной комнаты проверяется

10,00



Итого с учетом веса раздела =

(сумма факт баллов) х (вес раздела)

15,00

0,00


Проведение совещаний

0,30



Порядок рассмотрения повестки

дня соблюдается

30,00



Учитывается ли время

по темам повестки дня

10,00



Участники корректны и выслушивают

друг друга

20,00



Ответственные и выступающие

всегда предлагают решения

20,00



Участники на выяснение личных

отношений в дискуссиях не переходят

20,00



Итого с учетом веса раздела

= (сумма факт баллов) х (вес раздела)

30,00

0,00


Завершение совещаний

0,15



Протокол подготовлен и согласован сразу

30,00



Протокол утвержден и разослан сразу

30,00



Что делать по протоколу, всем понятно

20,00



В рамки планового времени уложились

10,00



Следующие повестка дня и участники определены

10,00



Итого с учетом веса раздела

= (сумма факт баллов) х (вес раздела)

15,00

0,00


Контроль совещаний

0,20



Поручения своевременно

доведены до исполнителей

10,00



Отчеты по исполнению

своевременно направляются секретарю

20,00



Причины неисполнения поручений

устанавливаются и обсуждаются

20,00



Ход исполнения поручений

всегда контролируется

20,00



Исполнительская дисциплина

оценивается и выводы делаются

30,00



Итого с учетом веса раздела

= (сумма факт баллов) х (вес раздела)

20,00

0,00


Анализ совещаний

0,10



История рассмотрения вопросов анализируется

20,00



Затраты времени по темам анализируются

30,00



Материалы из БД используются в работе

20,00



Статистика используется участниками

10,00



Трудозатраты участников анализируются

20,00



Итого с учетом веса раздела

= (сумма факт баллов) х (вес раздела)

10,00

0,00


Уровень служебных совещаний

(сумма баллов по всем разделам), %%

1,00

100,00

0,00

* Цена вопроса, от полного отрицания до полного согласия,

от «0» до максимального значения

в этой же строке баллов




Для сравнения:

уровень совещаний (максимум – 100 баллов):

до 40 – низкий,

от 40 до 70 – средний,

больше 70 – высокий




Впервые статья была опубликована на Executive.ru 14 июня 2012 года в рубрике «Творчество без купюр». Реанонсирована в контентном блоке в рамках специального проекта редакции

Комментарии
Адм. директор, Москва

Александр Иванович, а как перейти к КПД совещаний?
В одной из дискуссий идет речь о КПД дискуссий на страницах СМИ ''E-xecutive.ru'' и народ всерьез озабочен вопросами полезности и измеримости...

Глава филиала, регион. директор, Новосибирск

Об эффективности совещаний все больше и больше пишут на этом сайте. Но эффективности от этого не прибавляется! :)
В 90 гг., мой бывший шеф - удачливый кооператор в прошлом, собрал команду молодых и перспективных ''дворовых менеджеров'' или как пишут талантов от Бога. Финансовым директором компании работал в прошлом участковый и гаишник из скромной деревни ''Гадюкино'' - команда состояла из 7 человек. Оборот достигал 12 нулей после единицы, за счет экспорта металла за рубеж. Потом все разом как то стало сдуваться. Шефа потянуло на инновации и технологии (1993 год) и он практически руководил бизнесом дистанционно из другого города, где была наука.
Разбор полетов делали делали очень детально, каждую ошибку анализировали, нет проколов! Потом нашли! В офисах стали появляться прослушивающие устройства с двух сторон, от бандитов и силовых структур - утечка информации - утечка капитала. Снимали ''жучки'' бандитов - приезжали бандиты, ''жучки силовиков'' - прибывали ''маски шоу''. Шеф в конце концов устал от постоянных разводок. Фирму потихоньку прикрывали (банкротство). Но параллельно открывали новую и купили офис - очень скромный на первом этаже жилого дома в полнометражной 4 комнатной квартире. Из 200 человек осталось всего 8. Новый офис - отличался от остальных в городе, скромностью внутри, но не начинкой в техоборудовании касаемо безопасности работы компании. Стояла ''мощная глушилка'' от всей прослушивающей аппаратуры, от всей считывающей информацию датчиков и т.д. Я уже в то время работал на иностранную компанию, но по счастливому совпадению наши офисы были на одной лестничной площадке - для экономии безопасности бизнеса и близости ''бывших партнеров'' - отличные условия сотрудничества. Так и развивались... и все совещания и решения имели место быть и работать в полную отдачу.
Был случай когда в молодости нанимали хорошего специалиста, но отказывались от него при первом ''крещении'' в той же бане. Когда вызываются ''девочки'' работающие под прикрытием собственной службы безопасности, а не работающие на сторону других ''конкурирующих сторон''. Так вот проколы именно на том, что человек выпьет, расслабиться и начинает рассказывать о планах компании (простое мужское хвастовство) - девочкам и утечка информации и есть уже не успех... всех совещаний и стратегий - РАБОТЫ совещательного органа. :) Еще много, очень много можно писать об этом и случаях из своей жизни. Но вас господа/товарищи - это только ждет. А вооружен, значит ... :) Успехов!

Адм. директор, Москва
Александр Жаманаков пишет: Еще много, очень много можно писать об этом и случаях из своей жизни. Но вас господа/товарищи - это только ждет. А вооружен, значит ... :) Успехов!
Александр Серикович, уважаемый ! Как мне представляется, (и как понял текст статьи), автор ведет речь не об эффективности совещаний в том целом деятельности, ради которого это совещание собрано. Автора интересует лишь эффективность ''внутри'' самого совещания. То есть он серьезно рассматривает вопрос эффективности работы карбюратора. Даром, что поршня прогорели, колеса спущены и бензобак отвалился, а тормоза не работали с рождения. Так что, если ''к пуговицам претензий нет'', то о костюме спрашивать уже неприлично-с...
Глава филиала, регион. директор, Новосибирск
Сергей Норкин пишет: Так что, если ''к пуговицам претензий нет'', то о костюме спрашивать уже неприлично-с..
Так я же тем и ответил, но в другом ракурсе))).. шире надо, шире смотреть.... узость пуговицы, которая больше петельки уже не умиляет...))))) Я еще не описал варианты, когда жена руководителя - уводит информацию в компанию, где она работает и выдает идеи выработанные в компании мужа за свои!! :) :) :)
Генеральный директор, Москва
Сергей Норкин пишет: Александр Серикович, уважаемый ! Как мне представляется, (и как понял текст статьи), автор ведет речь не об эффективности совещаний в том целом деятельности, ради которого это совещание собрано. Автора интересует лишь эффективность ''внутри'' самого совещания. То есть он серьезно рассматривает вопрос эффективности работы карбюратора. Даром, что поршня прогорели, колеса спущены и бензобак отвалился, а тормоза не работали с рождения.
Уважаемый Сергей Михайлович! Да, автора интересует эффективность совещания как инструмента, используемого руководителем для управления, компанией, подразделением, проектом. Для чего в статье и предложен способ оценки эффективности этого инструмента. При этом хочу заметить, что сравнивать эффективность совещания только с эффективностью карбюратора а/м некорректно, скорее надо брать весь автомобиль целиком, с двигателем, шасси, кузовом и т.д. А вот в каком направлении а/м будет ехать, каких пассажиров прихватит на борт, где конец маршрута, с какой скоростью двигаться, соблюдать ли правила, как с гаишниками разбираться по дороге - это ответственность водителя и (если продолжать сравнение) вопрос результативности совещаний. О чем я также вроде бы высказался определенно. Хотел сказать что в любом случае лучше, если управлять современным, мощным, скоростным, безопасным, потребляющим минимум топлива (времени участников) автомобилем, нежели иметь под собой ведро с гайками на колесах, куда бы не ехать. При этом результативность так просто рассчитать не получится. Возможны качественные оценки, справедливость которых выяснится только по истечении времени, когда решения, принятые на совещании, были реализованы и дали результат, который можно сравнить с ожидаемым (запланированным). Причем не одного решения, а всей совокупности управленческих решений за более - менее продолжительный период. Что хотелось бы в дискуссии и рассмотреть, сравнить различные точки зрения на этот вопрос. А КПД все же лучше отнести к эффективности совещаний.
Аналитик, Краснодар

Совещание – это не более, чем инструмент. Он глубоко вторичен относительно целей и задач, для решения которых этот инструмент применяется. Практически углубляться в исследование данной проблемы, значит попусту тратить время на констатацию очевидных и весьма тривиальных вещей. Просто поразительно, как в некоторых случаях можно найти тему для целой статьи практически на пустом месте… Это дар Божий! Весьма полезный, между прочим, скил. Может его надо подвергнуть пристальному исследованию? В смысле то, как из ничего сделать что-то.

Глава филиала, регион. директор, Новосибирск

Даже Боги! На Олимпе и то собирали совещания! :)

Аналитик, Краснодар

Так я не против совещаний! Я по-хорошему завидую способности потрындеть ни о чем. Вы, тоже в этом смысле профи, Александр – 2 230 сообщений!!! А то я все по делу, да поделу… Надоело. Надо выдавливать из себя зануду по капле. А тут такие россыпи опыта – и Вы, статья про эффективность совещаний…

Глава филиала, регион. директор, Новосибирск
Александр Жаманаков пишет: Я по-хорошему завидую способности потрындеть ни о чем.
Вы предлагайте Ваши цели (вопросы) - тут же и по совещаемся, а то трындеть мы уже слышим! :)
Аналитик, Краснодар
Александр Жаманаков пишет: Вы предлагайте Ваши цели (вопросы)
Да можно! А надо новую ветку или так сказать прямо тут мусорить можно? Александр Кудряшов не забанит во веки веков? Не знаю пока местных этикетов.
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии