Как взаимодействовать с бухгалтером?

В прошлой статье, когда я рассказывал, как обезопасить себя и свой собственный бизнес при выборе бухгалтерской компании, я затронул одну очень важную тему, а именно: «Как успешно взаимодействовать с бухгалтером».

Наверняка каждому из вас приходилось хоть раз в жизни слышать возмущенные возгласы бухгалтера: «Нет первичных документов!», «Не хватает счета-фактуры!», «Не могу составить отчет из-за отсутствия закрывающих документов по сделкам!». На самом деле все эти сложности возникают не только при общении с бухгалтерскими компаниями, но, зачастую, они проявляются и у рядовых компаний со своей, штатной, бухгалтерией. Давайте рассмотрим основные моменты, которые помогут успешно взаимодействовать с бухгалтером.

Первое, что следует взять за правило – весь учет хозяйственной деятельности организации ведется исключительно на основе имеющейся первичной документации, т.е. все сделки, которые привели к поступлению или списанию денежных средств должны быть в обязательном порядке документально подтверждены. Конечно, бухгалтер в праве по вашему распоряжению включить данные из электронной копии документа, но помните – это не избавляет вас от обязанности получить оригинал этих документов.

Еще один тонкий момент, если вы вдруг предоставите завалявшиеся документы за предыдущие периоды, то это повлечет за собой определенные манипуляции со стороны бухгалтера, составление и сдачу корректирующей отчетности. Вряд ли он скажет Вам за это спасибо!

Второе, и не менее важное – первичные документы должны быть разложены и представлены по папкам: ПОКУПКА, ПРОДАЖА, БАНК и КАССА.

Это делается для того чтобы упростить процедуру проверки документов, а также ускорить процесс их ввода в бухгалтерскую программу.

К примеру, если у нас ПРОДАЖА/ПОКУПКА УСЛУГ, то комплект документов должен выглядеть следующим образом:

* восклицательным знаком отмечены обязательные документы;

** в упрощенной системе счета-фактуры нет, но при этом могут возникнуть другие обязательные документы (в зависимости от деятельности).

Если речь идет о ПРОДАЖЕ/ПОКУПКЕ ТОВАРА, то комплект документов следующий:

* восклицательным знаком отмечены обязательные документы;

** в упрощенной системе счета-фактуры нет, но при этом могут возникнуть другие обязательные документы (в зависимости от деятельности).

С БАНКОМ все проще, главное соблюдать хронологический порядок выписок и делать так, чтобы исходящий остаток новой выписки, совпадал с входящим остатком за предыдущий период.

КАССА является самым ответственным моментом, но не переживайте: при частом обращении все действия доводятся до автоматизма:


Помним, что закрывающие документы для составления бухгалтерской и налоговой отчетность рекомендуется предоставлять регулярно, в течении всего периода (чтобы не составлять отчетность в авральном режиме):

  • годовую до 20 марта;
  • квартальную до 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом (апрель, июль, октябрь, январь).

Отчетность в пенсионный фонд и фонд социального страхования рекомендуется к формированию:

  • годовая до 5 февраля;
  • квартальная до 5-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Итак, когда мы разобрались с первичными документами и все правильно предоставили для проверки нашему бухгалтеру, пришло самое время согласовать отчетность.

Перед тем, как подписывать отчетность позаботьтесь о том, чтобы с ней ознакомиться. Даже если вы плохо разбираетесь в бухучете, попросите бухгалтера или обслуживающую вас компанию пояснить все, что вам не понятно и главное, уточните сумму рассчитанного налога.

После того как все согласования выполнены, смело давайте добро на отправку отчетности в контролирующие органы.

Завершающим этапом общения с бухгалтером или обслуживающей компанией должно быть извещение о своевременной сдаче и приеме отчетности.

Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Финансовый директор, Москва

Нет нового. Крайне поверхностно

Директор по маркетингу, Нижний Новгород

Оооочень странная статья))).
Если такие проблемы есть, то:
1) Или вы ооочень собственник/начальник, что под вас все должны подстраиваться, а вы даже подписи на документах, которые нужны вам самим больше, чем вашему бухгалтеру, ставите как одолжение.
2) Или поменяйте бухгалтера)). Раз он вам не может объяснить какие документы нужны.
Вопрос по представлению документов - обычно это дело первого, второго, максимум - третьего разговора с бухгалтером. Если после этого проблема осталась - см. п.(1) и (2). :)

Бренд-менеджер, Москва

Ни о чем. Вообще ни о чем. К сожалению.

Хотя проблема есть. Очень немногие понимают сущность бухгалтерского учета и его принципы. Что создает массу проблем всем участникам процесса – и бухгалтерам, и менеджерам, и руководству.

Кстати, имеет место некий парадокс: с одной стороны бухгалтеры стали притчей во языцех, дескать, и глуповатые они, и доходит до них со 105 раза, и 1С-ку свою без ярлычка на рабочем столе запустить не могут… А с другой стороны сфера бухгалтерского учета воспринимается как нечто непознанное, непонятное, сложное и запутанное.

Убеждена, что не понимать сущность и принципы бухгалтерского учета современному менеджеру – это как не уметь читать. Есть в этом что-то невежественное и дремучее.

Автор пытается просвещать, но, как мне показалось, еще больше запутывает публику. А ведь что может быть более понятное, более формализованное и четко, чем правила ведения бухгалтерского учета в частности и учета вообще:)

Директор по производству, Украина

Руководитель предприятия соответствует командиру части, то есть, полковнику. В известных высказываниях адмирала Славноскотченко есть описание обязанностей начальствующих лиц. Так вот, руководитель предприятия, как и морской полковник (капитан 1-го ранга) должен самостоятельно находить то место в бумагах, где ему необходимо расписаться.
:)
------------------------------------------------------------------.

А если серьёзно, то с бухгалтером лучше взаимодействовать так:
- Не надо бы толковать о том, как ему раскладывать документы.
- Надо бы поинтересоваться у него, чем обеспечивать его работу.
- Надо бы пролистать нормативные документы по организации бухучёта.
- Надо бы научиться читать-понимать бухгалтерскую отчётность.

Не так уж и трудно понять, что бухгалтер – это «Нестор-летописец», описывающий хозяйственную деятельность предприятия на языке счетов. Описывающий, согласно требованиям государства.

[COLOR=gray=gray]А уж совсем серьёзно-серьёзно: самая большая (вечная!) проблема бухгалтера - это несвоевременное поступление первичных документов.[/COLOR]

Бухгалтер, Москва

Коллеги, спасибо за комментарии. С точки зрения экспертов, которыми Вы и являетесь, тут нет новизны. Но эта статья для начинающих предпринимателей, которые зачастую не совсем понимают сроков и состава документооборота со своим бухгалтером (как штатным, так и внешним). Рассматривайте ее как мини-шпаргалку для них, с которой можно быстро свериться - и не забыть вовремя предоставить комплект документов бухгалтеру. )

Аналитик, Москва

На мой взгляд статья имеет место быть и нацелена в первую очередь на предпринимателей.

Современный предприниматель чаще предпочитают зарабатывать деньги, а тонкости (связанные с бумагами и их наличием) оставить либо штатному бухгалтеру, либо обслуживающей организации.
Когда же речь заходит об отчетности, задаются вопросы - почему такие цифры, а как, что вы меня не предупредили?

Здесь же по простому расписано, что помимо своего любимого занятия - предприниматель должен соблюдать некоторые правила (необязательно учить весь бухучет), чтобы исполнить свои обязательства перед государством.

Плюсом расписаны основные моменты как все хранить, чтобы потом - можно было оперативно найти нужные документы.

Knowledge manager, Украина
Владимир Зонзов пишет:... руководитель предприятия, как и морской полковник (капитан 1-го ранга) должен самостоятельно находить то место в бумагах, где ему необходимо расписаться. ...
Респект, Владимир! Кадровые агентства должны взять на вооружение этот тест. :) Статья ... так статья, собственно, ни о чем. Единственная форма взаимодействия с бухгалтером - своевременное предоставление первичной документации. Все остальные формы - взаимодействие с человеком. Почему менеджер позволяет поставщику несвоевременное предоставление сопроводительных документов? Ему это выгодно (начать реализацию до оформления прихода)? Он бонусы получает за оборот? А бухгалтер здесь при чем? Ошибка менеджера чревата для него потерей работы (максимум). Ошибка бухгалтера может обернуться для него потерей свободы.Поэтому, согласившись с требованием государства о ведении бухгалтерского учета на Вашем предприятии, извольте понять, что это такое. Тогда проблем с взаимодействием с бухгалтером не будет.
Аналитик, Москва
Как взаимодействовать? Стоит все-таки составить бизнес-процессы, сформулировать регламенты и выполнять их. Бухгалтер - такой же участник бизнес-процессов, как и остальные, но его обязательности определены внешними по отношению к предприятию системами, первой из которых является налоговое ведомство. Потом для некоторых типов организационных форм - ФСФР. Очень хорошо, если бухгалтер знает и обучен требованиям внешних систем. То есть знает первичные документы, порядок отражения, правила оформления, сроки предоставления. Поэтому вооружитесь блокнотом и аккуратно запишите все требования, а то придется потом самому все листать и изучать. Причем чем выше должность - тем в более суровых местах и в более суровой обстановке. Конкретно, полно, но сложно о том как взаимодействовать с бухгалтером изложено в законе Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ ''О бухгалтерском учете'' В части же неправильных документов в этом документе четко сказано:
8. В случае возникновения разногласий в отношении ведения бухгалтерского учета между руководителем экономического субъекта и главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета: 1) данные, содержащиеся в первичном учетном документе, принимаются (не принимаются) главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, к регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета по письменному распоряжению руководителя экономического субъекта, который единолично несет ответственность за созданную в результате этого информацию; 2) объект бухгалтерского учета отражается (не отражается) главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в бухгалтерской (финансовой) отчетности на основании письменного распоряжения руководителя экономического субъекта, который единолично несет ответственность за достоверность представления финансового положения экономического субъекта на отчетную дату, финансового результата его деятельности и движения денежных средств за отчетный период.
Директор по развитию, Москва
Николай Лумпов пишет: Стоит все-таки составить бизнес-процессы, сформулировать регламенты и выполнять их
Да-да-да. В НОРМАЛЬНЫХ ПРИЛИЧНЫХ ФИРМАХ (и у нас в РФ в том числе) есть такой внутренний документик-книжица-брошюрка-папочка ''для внутреннего, но ОБЩЕГО пользования ВСЕХ сотрудников'' - называйте её хоть ''Organization Manual'', хоть ''Положение о...'' - где расписаны чётко, внятно, кратко - цели-задачи фирмы, оргструктура, функциональные обязанности, полномочия и сферы ответственности всех подразделений и должностных лиц, т.е. те самые процессы и регламенты, включая ситуации ''куды бечь при пожаре'' и что понимается под корпоративной культурой и бизнес-этикой. И любому понятно, куда идти за скрепками, куда - с рацпредложением, куда - за деньгами, где можно пить, курить и анекдоты травить. В общем, полный план-схема и распорядок игр в песочнице. Неужели автор таких ''мануалов'' не встречал ещё? Значит всё впереди.
Риск-консультант, Пермь

С бухгалтерами можно взаимодействовать по разному. Можно как предписывает законодательство или должностные инструкции - а можно вспомнить историю создания бух. учета. Купцы создали его для того чтобы было наглядно видно как идет их бизнес и понимать развивается он или нет сравнивая активы с пассивами - и на этом основании принимая решения по менеджменту.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Facebook и Google вылетели из топ-10 лучших работодателей

Facebook и Google долгое время считались одними из самых привлекательных работодателей в США, но обе компании отсутствуют в ежегодном рейтинге топ-10, опубликованном Glassdoor в этом месяце.

280 тысяч человек зарегистрировались как самозанятые в 2019 году

Подключиться к новому налоговому режиму можно в мобильном приложении «Мой налог».

Эксперты: 4-дневная рабочая неделя приведет к снижению зарплат

Закон не препятствует пропорциональному снижению ФОТ при переходе на четырехдневную рабочую неделю.

75% россиян не верят в пенсии

Три четверти россиян не верят в пенсии, показал опрос Райффайзенбанка. А те кто верят, полагают, что она составит всего 10-20 тыс. руб.