В прошлой статье, когда я рассказывал, как обезопасить себя и свой собственный бизнес при выборе бухгалтерской компании, я затронул одну очень важную тему, а именно: «Как успешно взаимодействовать с бухгалтером».
Наверняка каждому из вас приходилось хоть раз в жизни слышать возмущенные возгласы бухгалтера: «Нет первичных документов!», «Не хватает счета-фактуры!», «Не могу составить отчет из-за отсутствия закрывающих документов по сделкам!». На самом деле все эти сложности возникают не только при общении с бухгалтерскими компаниями, но, зачастую, они проявляются и у рядовых компаний со своей, штатной, бухгалтерией. Давайте рассмотрим основные моменты, которые помогут успешно взаимодействовать с бухгалтером.
Первое, что следует взять за правило – весь учет хозяйственной деятельности организации ведется исключительно на основе имеющейся первичной документации, т.е. все сделки, которые привели к поступлению или списанию денежных средств должны быть в обязательном порядке документально подтверждены. Конечно, бухгалтер в праве по вашему распоряжению включить данные из электронной копии документа, но помните – это не избавляет вас от обязанности получить оригинал этих документов.
Еще один тонкий момент, если вы вдруг предоставите завалявшиеся документы за предыдущие периоды, то это повлечет за собой определенные манипуляции со стороны бухгалтера, составление и сдачу корректирующей отчетности. Вряд ли он скажет Вам за это спасибо!
Второе, и не менее важное – первичные документы должны быть разложены и представлены по папкам: ПОКУПКА, ПРОДАЖА, БАНК и КАССА.
Это делается для того чтобы упростить процедуру проверки документов, а также ускорить процесс их ввода в бухгалтерскую программу.
К примеру, если у нас ПРОДАЖА/ПОКУПКА УСЛУГ, то комплект документов должен выглядеть следующим образом:
* восклицательным знаком отмечены обязательные документы;
** в упрощенной системе счета-фактуры нет, но при этом могут возникнуть другие обязательные документы (в зависимости от деятельности).
Если речь идет о ПРОДАЖЕ/ПОКУПКЕ ТОВАРА, то комплект документов следующий:
* восклицательным знаком отмечены обязательные документы;
** в упрощенной системе счета-фактуры нет, но при этом могут возникнуть другие обязательные документы (в зависимости от деятельности).
С БАНКОМ все проще, главное соблюдать хронологический порядок выписок и делать так, чтобы исходящий остаток новой выписки, совпадал с входящим остатком за предыдущий период.
Помним, что закрывающие документы для составления бухгалтерской и налоговой отчетность рекомендуется предоставлять регулярно, в течении всего периода (чтобы не составлять отчетность в авральном режиме):
- годовую до 20 марта;
- квартальную до 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом (апрель, июль, октябрь, январь).
Отчетность в пенсионный фонд и фонд социального страхования рекомендуется к формированию:
- годовая до 5 февраля;
- квартальная до 5-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.
Итак, когда мы разобрались с первичными документами и все правильно предоставили для проверки нашему бухгалтеру, пришло самое время согласовать отчетность.
Перед тем, как подписывать отчетность позаботьтесь о том, чтобы с ней ознакомиться. Даже если вы плохо разбираетесь в бухучете, попросите бухгалтера или обслуживающую вас компанию пояснить все, что вам не понятно и главное, уточните сумму рассчитанного налога.
После того как все согласования выполнены, смело давайте добро на отправку отчетности в контролирующие органы.
Завершающим этапом общения с бухгалтером или обслуживающей компанией должно быть извещение о своевременной сдаче и приеме отчетности.
Если от бизнеса только идея, как получить прибыль, но компания уже зарегистрирована, то отчетность сдавать придется. Поэтому берем блокнот (желтый необязательно, можно обычный белый), еще раз рассказываем бухгалтеру гениальность идеи (кого еще вовлекать, если других сотрудников пока нет и вообще - пусть гордится работой в Вашей компании!), спрашиваем и записываем:
1) Какие документы и в какие сроки нужно приносить бухгалтеру, чтоб не было проблем с отчетностью. Отчетность сдается: квартальная - 30 апреля, июля октября и годовая 30 марта.
2) Сроки представления данных в соц.страх и мед.страх. Чтобы, когда Вы примите сотрудника задним числом, не попасть в прошлый период).
3) Если Вы с ''партнерами по бизнесу'' решили переделать документы, то их тоже нужно приносить бухгалтеру, даже если прежние уже приносили, а сумма не изменилась - даты и номера - это тоже важно)). Вообще, лучше перед переделываением уточнить у бухгалтера, можно ли менять. А если нельзя, но очень надо, то как это сделать лучше. Потому что:
4) Правки бух.отчености за прошедший период возможны, но изменение бюджета бух.отчетности на более, чем 5% (пусть бухгалтеры меня поправят) - это повод для внеплановой проверки).
Не стоит думать, что раз документы бухгалтер спрашивает, то это ему они больше всех нужны, т.е. пусть сам их и добывает). Бухгалтеру нужна зарплата и отсутствие проблем с налоговой и прочими контролирующими органами). А Вам?)
На всякий случай, если Вы работаете по закону 214-ФЗ (долевое участие с строительстве) - а вдруг?)) - то к перечисленным 4 пунктам добавляем:
5) В тот день, когда Ваш бухгалтер сдает отчетность в налоговую, спрашиваем и вносим в Проектную декларацию в раздел ''финансовые показатели'' данные: финансовый результат текущего года, размеры кредиторской и дебиторской задолженностей на отчетную дату. Бухгалтеры, не работавшие в строительстве, обычно о существовании такого документа даже не догадываются)). До первого звонка из ФРС - точно)).
Вспомнил такой курьезный случай. Это если посмотреть более широко и под определенным углом на взаимоотношения руководителя и бухгалтера. Один мой приятель имея в штате симпатичную девушку бухгалтера был просто убежден что все руководители просто обязаны иметь роман со своим бухгалтером, так как чтобы на работе были серьезные отношения они должны быть подкреплены личными серьезными отношениями!?