Новая реальность, в которой мы оказались в этом году, стала вызовом для всех. Уровень стресса и неопределенности зашкаливает. Согласно свежим опросам ФОМ, количество людей, которые оценивают настроение окружающих как тревожное, осенью увеличилось вдвое. Конечно же, это напрямую сказывается на всем, что происходит в рабочих коллективах. Кто-то уехал за границу и теперь работает удаленно из другой страны, кто-то уволился. Да и те, кто остался, вряд ли абсолютно спокойны и способны быть такими же эффективными, как и раньше.
Что делать в такой ситуации HR-специалистам и руководителям? Как контролировать и мотивировать людей? Какие инструменты могут в этом помочь? В этой статье расскажем о проблемах, с которыми сегодня столкнулись российские компании, и как их можно решить с помощью Solar addVisor – системы повышения производительности труда.
Какие проблемы возникли
Проблем, с которыми сталкиваются работодатели в такие непростые времена, множество – мы постарались выделить характерные для многих организаций.
Прежде всего, это уволившиеся сотрудники. Из-за этого страдают рабочие процессы, а также растет нагрузка на тех, кто остался. Задача руководителя в такой ситуации – не только обеспечить результат, но и грамотно распределить нагрузку, чтобы подчиненные выдержали. При этом найти замену сейчас не так уж просто. Специалисты, которые занимаются рекрутингом, отмечают, что кандидаты стали реже откликаться на вакансии: в нынешних условиях люди предпочитают ничего не менять и сохранить стабильность хотя бы в одной сфере жизни.
Если говорить о тех, кто уехал, но продолжил работать удаленно, то более остро встала проблема контакта с ними. Не видя сотрудника, руководителю сложно заметить те или иные проблемы и вовремя включиться, если что-то пошло не так. Особенно если механизм удаленной работы так и не был налажен ранее.
И конечно, все мы подвержены негативному эмоциональному влиянию на фоне бесконечных новостей. Постоянное и бездумное прокручивание ленты в телеграм-каналах, обсуждение информации в соцсетях, непрерывная пересылка друг другу новостей, мнений — все это поглощает не только время, но и эмоциональный ресурс. В итоге падает результативность, происходит эмоциональное истощение — и, в конце концов, выгорание.
В общем, тем, кто отвечает за эффективность сотрудников и целых подразделений, сейчас не позавидуешь. Облегчить жизнь руководителям и HR-специалистам может использование автоматизированных аналитических систем для мониторинга продуктивности персонала. Давайте посмотрим, как работают подобные решения в конкретных ситуациях на примере Solar addVisor, системы, разработанной компанией «РТК-Солар».
Кейс № 1. Что делать, когда сотрудник перегружен
Елена – руководитель одного из отделов финансового департамента крупной организации. Специфика работы финансистов обычно связана с пиковыми сезонными нагрузками: это периоды бюджетирования, квартальной и годовой отчетности. Риск того, что сотрудники столкнутся с перегрузкой в такие моменты, велик даже тогда, когда в это не вмешиваются внешние обстоятельства.
Проверяя результаты своих подчиненных, Елена заметила большое количество ошибок в работе своей сотрудницы – ведущего специалиста Анастасии. Анастасия – квалифицированный и ответственный сотрудник, ранее она не допускала глупых ошибок. Чтобы разобраться в проблеме, Елена обратилась к аналитической системе Solar addVisor.
Система анализирует рабочий день сотрудника за компьютером, рассчитывает показатели его загруженности, а также подсвечивает факты работы сверхурочно в будни и выходные дни. Анализ рабочей недели Анастасии показал, что девушка не только постоянно задерживалась на работе, но и составляла отчеты в выходные. Из-за ошибок, которые она допускала от переутомления и нервного напряжения, отчеты приходилось переделывать по нескольку раз, что отнимало еще больше времени и сил. При общей высокой нагрузке всего отдела переработки Анастасии оказались гораздо выше, чем у других сотрудников.
Рисунок 1. Рабочий день Анастасии
(Кликните на картинку, чтобы посмотреть в полном размере)
Елена проанализировала задачи Анастасии и часть отчетов поручила другим сотрудникам. В следующий отчетный период Елена пересмотрела подход к распределению задач по отчетности. Прежде чем отправить команде новое задание, она анализировала загруженность всего отдела и отправляла задачу сотруднику, у которого был резерв рабочего времени.
В результате, в следующий отчетный период отдел Елены не только сдал всю работу в срок, но и выполнил ее с гораздо меньшими трудозатратами за счет отсутствия ошибок и переделывания отчетов. Используя такой подход к перераспределению задач, руководителю удается сохранять высокий КПД всего отдела, а за последний год удалось на месяц сократить период сдачи регулярной отчетности.
Рисунок 2. Оценка загруженности сотрудников отдела
(Кликните на картинку, чтобы посмотреть в полном размере)
Кейс № 2. Как помочь новому сотруднику адаптироваться
В условиях, когда сотрудники внезапно уходят и приходится оперативно искать им замену, важно, чтобы новые специалисты как можно быстрее вникли в рабочий процесс и начали показывать результаты. Это означает, что процесс адаптации новичка должен быть быстрым и эффективным.
Анна – руководитель отдела аналитики в IT-компании. Перед ней стояла задача заменить сотрудников, которые уехали за границу и не смогли продолжать работу удаленно. В отделе появилось четыре новых работника, и Анне нужно было проконтролировать, как проходит их адаптация. Стандартные инструменты – регулярные беседы в середине испытательного срока, встречи 1 на 1 с новичком, сбор обратной связи от наставника – помогают оценить качество адаптации.
Однако, когда речь идет о четырех новеньких одновременно, встречи и беседы с каждым отнимают много времени и ресурса руководителя, наставников и HR-бизнес-партнера. При этом обратная связь может быть и неэффективной: оказавшись в незнакомом коллективе, новички, особенно с небольшим опытом, не всегда способны увидеть проблему. Они могут полагать, что все идет так, как и должно быть, либо опасаются высказать замечание, боясь подставить наставника или коллегу.
Объективные цифровые данные дополняют обратную связь об адаптации. Анна смотрит профиль нового сотрудника в Solar addVisor и сравнивает его со стандартным профилем должности. Он выстраивается в системе на основе анализа поведения сотрудников с теми же обязанностями. Сразу несколько показателей говорят о том, что адаптация проходит успешно. Среди них высокий показатель активного времени и использования специализированных инструментов – это говорит о том, что сотрудник оперативно получил доступ к нужным системам и активно использует их в работе.
Более низкая активность коммуникаций по сравнению с остальными аналитиками говорит о том, что новичок успевает заниматься обучением и погружением в новую область. В целом же все другие метрики соответствуют стандартному профилю должности. Лишь время использования приложений категории «просмотр документов» в несколько раз превышает характерное профилю значение. И это тоже хороший знак: новичок активно осваивает документацию, которая ему будет нужна для работы.
Рисунок 3. Оценка адаптации с помощью профиля должности
(Кликните на картинку, чтобы посмотреть в полном размере)
Какие показатели могли бы свидетельствовать о сложностях в адаптации? Например, в профиле сотрудника не отражено использование характерного для его должности бизнес-приложения. Возможно, ему не предоставили доступ к приложению, ведь часто при согласовании задействована цепочка лиц, а задержка в получении доступа может вызвать простой в работе на несколько дней. Другой вариант – сотрудник в силу неопытности не умеет пользоваться приложением, стесняется признаться наставнику, боясь показаться некомпетентным. В этом случае поможет краткий курс обучения. Все эти сложности необходимо разрешать немедленно, не дожидаясь очередной встречи по обмену обратной связью.
Регулярный автоматизированный анализ процесса адаптации позволит сократить расходование ресурса руководителя и HR-специалистов на дополнительные встречи с сотрудником, быстро среагировать и разрешить возникающие сложности и проблемы. В итоге новичок быстрее вольется в работу и полноценно заменит ушедшего сотрудника.
Кейс № 3. Как предотвратить выгорание
Пандемия отступила, а многие команды так и работают на удаленке. Некоторые компании было вернулись в офисы, но сегодня снова столкнулись со всеми прелестями дистанционной работы из-за переезда сотрудников за границу. Несмотря на то, что многим нравится работать из дома, это создает проблемы и для самих сотрудников: стираются границы между рабочим днем и личным временем, начинаются систематические переработки. И здесь тоже очень важна своевременная реакция руководителя. Но выявить признаки усталости и выгорания у сотрудника, которого ты не видишь каждый день, очень сложно. Люди, как правило, не жалуются, молчат и тихо «умирают» на работе.
Игорь возглавляет отдел разработки в телекоммуникационной компании. Месяц назад его команду покинули два ведущих разработчика, поэтому нагрузка на команду увеличилась. Чтобы отслеживать и равномерно распределять задачи специалистов, не допускать их перегрузки, руководитель пользуется системой Solar addVisor.
На основе ряда показателей – переработок, продолжительности рабочего дня, непродуктивной активности и т. д. – система подсчитывает индекс риска выгорания каждого сотрудника. Анализируя показатели отдела, руководитель заметил нарастающий риск выгорания двух специалистов. Игорь регулярно проводит встречи 1 на 1 со своими разработчиками, на которых в непринужденном формате обсуждает текущие задачи, мотивацию и сложности в работе.
Благодаря встречам выяснилось, что оба разработчика, несмотря на их высокую квалификацию, перегружены рутинными задачами. Задачи отнимают много времени, но не позволяют развиваться в профессии, мотивация падает, и разработчики уже подумывают о смене работы.
Рисунок 4. Сотрудники с высоким риском выгорания
(Кликните на картинку, чтобы посмотреть в полном размере)
В итоге при содействии HR-бизнес-партнера была проведена оценка работы этих сотрудников, пересмотрены их задачи, роли, обязанности и условия. Оба разработчика были повышены до ведущих. А чтобы освободить их от рутинной работы, к ним прикрепили начинающих специалистов. Сотрудники показали высокие результаты на новых должностях, а вот признаки выгорания исчезли – как с точки зрения объективных метрик в Solar addVisor, так и по субъективным впечатлениям специалистов, на очередных встречах 1 на 1.
Выводы
Автоматизированная аналитическая система действительно помогает в решении тех сложностей в управлении персоналом, с которыми сталкивались работодатели раньше и которые сегодня стали еще более острыми. Solar addVisor позволяет подсветить возможные проблемы, незаметные невооруженным глазом, проанализировать причины и оперативно среагировать, не дожидаясь негативного влияния, будь то недостаток квалификации, простои в работе или риск увольнения сотрудников.
В принятии управленческих решений нельзя ориентироваться только на цифры и делать выводы, основываясь на одних лишь метриках. В нынешних условиях, когда люди напряжены, полны опасений и страхов, нуждаются в поддержке и понимании, с ними нужно разговаривать. Поэтому не забывайте и о традиционных, нецифровых инструментах – они сегодня не менее важны.
Узнать больше о системе повышения производительности труда Solar addVisor и попробовать бесплатную версию можно на сайте addvisor.ru
Партнерский материал
Рекламодатель ООО «РТК ИБ» ОГРН: 1167746458065
Читайте также:
"До сих пор мне снятся буруны, разбивающиеся о его берега, и я вскакиваю с постели, когда мне слышится хриплый голос Капитана Флинта: "Кейсы, кейсы...."
Почти Стивенсон.
Флинт умел работать с персоналом.