Как увидеть общую картину всех процессов и отследить результативность команды?

Хорошая система — решает проблему, а не создает. Значит, ваша система вам не подходит. А где работаете?

Алексей Коростылев пишет:

Соглашусь с автором выше, хорошая система внедряется за час и с ней сразу становится легче. Отличный показатель, когда еще не требуется многомесячных обучений, адаптаций от разработчиков. 

Мы используем YouGile, автоматизированный таск-менеджер для ведения задач и управления рабочими прооцессами, командой. Дополнительно спасает правило: если задачи нет системе, значит ее не существует. 

И еще добавлю, что если ваши сотрудники на почасовой работе, то лучше отмечать часы в системе. Не в таблице, не в чате, а в системе. Сразу мотивация и дисциплина появляется, проверено

Благодарю вас за то, что делитесь своим опытом! Обязательно возьму на заметку ваши советы.

Борис, в Вашем сообщении есть некий сумбур. Внедряете систему управления проектами, речь ведете о процессах.

Процессная и проектная методология управления разные, применяются для управления разными объектами. Применение любой из методологий управления должно быть рационально и экономически обосновано. Построение систем управления это сложный и трудоемкий труд, требующий специальной квалификации и длительной подготовки.

Создается впечатление что у Вас есть вишенка на торте в виде СРМ, а самого торта в виде несколько тысяч страниц с детализированным и нормированным описанием всех процессов нет. Без этого описания в специализированных нотациях систему управления не построить.

Из моего опыта проблемы контроля и координации возникают из-за отсутсвия процессов планирования, обеспечения задач ресурсами. В этом случае ритмичность выполнения задач ломается и руководитель вынужден постоянно контролить и переключать сотрудников с недовыполненых старых задач на новые, судорожно в срочном порядке решать ресурсные проблемы и переключать обратно.

Борис, я выскажу свое частное мнение, но можно собрать и дополнительные. Внедрение софта предполагает проведение плановых пусконаладочных работ и введение его в штатную эксплуатацию. Поскольку в описанной ситуации о штатной эксплуатации речь идти не может, говорить о внедрении преждевременно. В настоящий момент у Вас просто развернут софт, не более.

Что делать?

1. Определиться с задачами. Чтобы "увидеть общую картину всех процессов и отследить результативность команды" нужно понять, что Вы в это вкладываете. Нужно составить список тех вопросов, на которые Вы хотите получать ответы при помощи софта.

2. Оценить техническое задание - требуется сравнить этот список с тем, что Вы отдавали вендору на развертывание системы, а также оценить в какой степени вопросы получают ответы.

3. Получить обратную связь от конечных пользователей - либо самостоятельно, либо с вендором, либо при помощи GPT составить анонимную анкету, в которой задать как закрытые вопросы по списку задач из п. 1, так и открытые вопросы в отношении удобства использования софта. Пока все выглядит так, что проблема глубже. За анонимное (!) участие компенсацией может быть промо-код онлайн-платформ: бесплатно люди менее готовы делиться информацией.

4. Проанализировать ответы и понять, насколько проблемы объективны. Возможно, неправильно настроен механизм заведения информации. Я сталкивался с одной системой документооборота, где около 20 минут можно было только готовить документ. Естественно, пересылалось все по электронной почте, даже среди руководства.

5. На основании полученной информации составить матрицу выбора софта: критические параметры по вертикали, названия софта - по горизонтали. Матрица заполняется (например, баллами от 1 до 5) в отношении каждого параметра, что позволяет получить оценку покрытия софтом предмета. Весьма возможно, что софт придется сменить, но делать это нужно только на основе тщательно проведенного анализа и обратной связи от конечных пользователей.

Если окажется, что развернутый софт объективно лучше конкурирующих решений - нужно привязать премии к KPI по документальному оформлению. Задача состоит в не в том, чтобы наказывать за неиспользование софта, но в том, чтобы его использование объективно оказывалось лучшим и желательным выбором. В идеале - вообще сделать функционирование без софта невозможным, но реализовывать такое нужно только после вдумчивого прохождения описанных ранее шагов.

Алексей Уланов пишет:

Борис, в Вашем сообщении есть некий сумбур. Внедряете систему управления проектами, речь ведете о процессах.

Процессная и проектная методология управления разные, применяются для управления разными объектами. Применение любой из методологий управления должно быть рационально и экономически обосновано. Построение систем управления это сложный и трудоемкий труд, требующий специальной квалификации и длительной подготовки.

Создается впечатление что у Вас есть вишенка на торте в виде СРМ, а самого торта в виде несколько тысяч страниц с детализированным и нормированным описанием всех процессов нет. Без этого описания в специализированных нотациях систему управления не построить.

Из моего опыта проблемы контроля и координации возникают из-за отсутсвия процессов планирования, обеспечения задач ресурсами. В этом случае ритмичность выполнения задач ломается и руководитель вынужден постоянно контролить и переключать сотрудников с недовыполненых старых задач на новые, судорожно в срочном порядке решать ресурсные проблемы и переключать обратно.

Алексей, соглашусь, в ваших словах есть правда и четкая аргументация. Действительно, стоит пересмотреть вопрос планирования и координации команды. Данная методология управления у нас экономически обоснована, но рационально недокручена. Значит будем пересматривать нормы и составлять более детализированную документацию. Благодарю вас! Алексей, вы поделились интересным и ценным опытом.

Антон Соболев пишет:
я выскажу свое частное мнение, но можно собрать и дополнительные. Внедрение софта предполагает проведение плановых пусконаладочных работ и введение его в штатную эксплуатацию. Поскольку в описанной ситуации о штатной эксплуатации речь идти не может, говорить о внедрении преждевременно. В настоящий момент у Вас просто развернут софт, не более. Что делать? 1. Определиться с задачами. Чтобы "увидеть общую картину всех процессов и отследить результативность команды" нужно понять, что Вы в это вкладываете. Нужно составить список тех вопросов, на которые Вы хотите получать ответы при помощи софта. 2. Оценить техническое задание - требуется сравнить этот список с тем, что Вы отдавали вендору на развертывание системы, а также оценить в какой степени вопросы получают ответы. 3. Получить обратную связь от конечных пользователей - либо самостоятельно, либо с вендором, либо при помощи GPT составить анонимную анкету, в которой задать как закрытые вопросы по списку задач из п. 1, так и открытые вопросы в отношении удобства использования софта. Пока все выглядит так, что проблема глубже. За анонимное (!) участие компенсацией может быть промо-код онлайн-платформ: бесплатно люди менее готовы делиться информацией. 4. Проанализировать ответы и понять, насколько проблемы объективны. Возможно, неправильно настроен механизм заведения информации. Я сталкивался с одной системой документооборота, где около 20 минут можно было только готовить документ. Естественно, пересылалось все по электронной почте, даже среди руководства. 5. На основании полученной информации составить матрицу выбора софта: критические параметры по вертикали, названия софта - по горизонтали. Матрица заполняется (например, баллами от 1 до 5) в отношении каждого параметра, что позволяет получить оценку покрытия софтом предмета. Весьма возможно, что софт придется сменить, но делать это нужно только на основе тщательно проведенного анализа и обратной связи от конечных пользователей. Если окажется, что развернутый софт объективно лучше конкурирующих решений - нужно привязать премии к KPI по документальному оформлению. Задача состоит в не в том, чтобы наказывать за неиспользование софта, но в том, чтобы его использование объективно оказывалось лучшим и желательным выбором. В идеале - вообще сделать функционирование без софта невозможным, но реализовывать такое нужно только после вдумчивого прохождения описанных ранее шагов.

Благодарю вас за столь подробный и структурированный комментарий по вопросу внедрения программного обеспечения. Ваш подход отличается высокой степенью системности и практической применимости.

1. Ваш поэтапный план действий представляется мне крайне логичным и обоснованным. Особенно отмечу важность формирования перечня задач (п.1) и соотнесения их с техническим заданием (п.2). Практика показывает, что действительно именно на этом этапе зачастую выявляются расхождения между ожиданиями и функционалом внедряемого решения.

2. Пункт о сборе обратной связи от конечных пользователей (п.3) считаю принципиально важным. Анонимные опросы с возможностью выразить мнение по удобству и эффективности системы действительно помогут выявить скрытые проблемы.

3. Также отмечу, что привязка премий к KPI — инструмент эффективный, но его применение требует деликатного подхода, чтобы не вызвать негативной реакции у сотрудников.

Еще раз благодарю за содержательный комментарий — ваш опыт и подходы, безусловно, могут быть взяты за основу при реализации проекта!

Алексей Коростылев пишет:

Соглашусь с автором выше, хорошая система внедряется за час и с ней сразу становится легче. Отличный показатель, когда еще не требуется многомесячных обучений, адаптаций от разработчиков. 

Мы используем YouGile, автоматизированный таск-менеджер для ведения задач и управления рабочими прооцессами, командой. Дополнительно спасает правило: если задачи нет системе, значит ее не существует. 

И еще добавлю, что если ваши сотрудники на почасовой работе, то лучше отмечать часы в системе. Не в таблице, не в чате, а в системе. Сразу мотивация и дисциплина появляется, проверено

Алексей, думаю, что вчера я поторопился вам ответить, так и не задав главный вопрос. 

Поделитесь, пожалуйста, более детализированной информацией про YouGile. Что это за инструмент и как вы его используете в своей работе? Какие основные функции вам особенно помогают? И насколько было затратно перевести команду на этот менеджер задач? 

Вы отметили достаточно ценное правило: "Нет задачи в системе — нет задачи вообще". Поддерживаю, это действительно должно дисциплинировать. Возможно, для организации учета часов вам потребовался специфический функционал? Насколько это ресурсозатратно в YouGile?

Алексей, буду благодарен за подробности! Всегда интересно узнать об опыте, скоторым сталкиваются коллеги, особенно в той теме, которая на данный момент меня тревожит в большей степени. 

Практически всё важное уже сказано коллегами выше. 

Мои 5 копеек:

1. Если Ваша компания ведет проекты (!) на постоянной основе - да, какая-то система управления проектами необходима. Какая именно из готовых - можно решить за относительно небольшое время, зная детали проектов и подготовив список требований.

2. Процессы - это о другом, их нужно для начала формализовать. Напрмер, так, как уже сказано выше.

3. Внедрение любых инструментов для повседневной работы требует времени и усилий, к ним привыкают не все и не сразу. Это данность.

Согласен с коллегами, но выскажу удивление. Я ни разу не встречал успешных внедрений систем управления проектами в розничной торговле. Нужна ли она там? Допускаю, что я уже отстал от времени. Давно с розницей работал.

Анатолий Курочкин пишет:
Согласен с коллегами, но выскажу удивление. Я ни разу не встречал успешных внедрений систем управления проектами в розничной торговле. Нужна ли она там? Допускаю, что я уже отстал от времени. Давно с розницей работал.

Очевидно, что в данной ситуации, про слово "проект", (и управление проектами) топикстартеру надо вообще забыть, и более не упоминать ни в коем разе. Ну, или подробно, с деталями, сообщить сообществу, о каких таких проектах он ведет речь. В рознице нет проектов, только процессы. (совет - вдумчиво осмыслить определения терминов: процесс, проект, задача проектного типа, чем они отличаются).

По этой же причине, изобретать велосипед не нужно, а нужно взять в зубы учебник по "управлению качеством", прочитать его, посетить недельный семинар по тому же качеству, и в путь))),

(в учебнике подробно все уже описано, а на семинаре будет подробно разжевано непонятное и надрессировано на нескольких примерах, как решаются вопросы по управлению процессами, и их качеством).

Борис Мурашов пишет:
 Мы внедрили полгода назад систему управления проектами, но сотрудники ей не пользуются. Они считают, что учет задач и галочка "в работе" - это лишняя трата рабочего времени. Задачи выполняются, но при этом не хватает общей картины всех процессов.

Если есть учетная система выполнения проектов, ей не пользуются, но при этом задачи выполняются, то... Это значит, что проектов не существует в природе, и оплата труда производится не по этапам проекта, а повременно или процентом от выручки. И очевидно, таких сущностей как бюджет проекта, руководитель проекта, администратор проекта, КТУ участника проекта, вехи проекта, процент выполнения (статус) проекта, - тоже не применяется. (Поздравляю! Те, кто вводил проектное управление, и назначены отвественными, не понимают, чем оно отличается от обычного выполнения функциональных обязанностей). 

Работники очень чутко соображают, когда к телеге пытаются приделать пятое колесо, пытаются вдуть им в уши какую-то чухню, и вполне обоснованно игнорят ненужные им требования. На гундеж начальства у работников быстро вырабатывается иммунитет.  

Ну какие такие проекты-задачи у продавца в палатке? У него всего два показателя: план по выручке, и план по ассортименту. Учет продаж они все ведут в учетной системе, сам наблюдал при покупках. Даже в продуктовых магазинах считывается штрихкод товара, - можно все обработать при помощи программного обеспечения.

Если есть какие-то попытки нагрузить продавцов чем то еще, в свободное время  пока нет покупателей, то надо формализовать эту деятельность, - через управление качеством. И не на халяву, -  совместительство должно быть оплачено, тогда и игнорить добавочную работу не будут.

Вячеслав Фомичев пишет:

Анатолий Курочкин пишет:
Согласен с коллегами, но выскажу удивление. Я ни разу не встречал успешных внедрений систем управления проектами в розничной торговле. Нужна ли она там? Допускаю, что я уже отстал от времени. Давно с розницей работал.

Очевидно, что в данной ситуации, про слово "проект", (и управление проектами) топикстартеру надо вообще забыть, и более не упоминать ни в коем разе. Ну, или подробно, с деталями, сообщить сообществу, о каких таких проектах он ведет речь. В рознице нет проектов, только процессы. (совет - вдумчиво осмыслить определения терминов: процесс, проект, задача проектного типа, чем они отличаются).

По этой же причине, изобретать велосипед не нужно, а нужно взять в зубы учебник по "управлению качеством", прочитать его, посетить недельный семинар по тому же качеству, и в путь))),

Да, я об этом же. Может коллеги поправят. Я никогда не видел ворчания, или недовольства от пользователей при внедрении ситемы управления проектами. Удобно же всем. Если при этом (так бывает) система не ставится только в качестве отчётной для заказчика - там списывать нельзя, здесь мы работаем вне договора, здесь уже бюджет превышен.

Алексей Коростылев пишет:
И еще добавлю, что если ваши сотрудники на почасовой работе, то лучше отмечать часы в системе.

При этом система должна уметь сама списывать часы в зависимости от обеспечения задачи ресурсами, в том числе разумеется и информационными. Нельзя такое важное задание как списание часов поручать исполнителю или еще хуже - тому кто задачу ставит. Иначе получится какая то капустянщина.

Олег Катасонов пишет:
При этом система должна уметь сама списывать часы в зависимости от обеспечения задачи ресурсами, в том числе разумеется и информационными. Нельзя такое важное задание как списание часов поручать исполнителю или еще хуже - тому кто задачу ставит. Иначе получится какая то капустянщина.

Ничего не понял. "Списывание часов", это что???

Списывать можно домашние задания в школе. Или материальные затраты в бухучете.

Рабочее время учитывают. В том числе время выполнения определенных операций, заданий, а также время потерь рабочего времени. Есть еще планирование рабочего времени, выдача сменного наряда(задания), в соответсвие с нормативами времени/выработки.

Самофотографию рабочего времени, тоже никто не отменял, - вполне себе законный и допустимый инструмент учета. Контроль конечно же нужен, но опять не понятно, что конкретно имеет ввиду Олег. Но интуиция мне подсказывает, что его мысли резко противоречат требованиям Трудового Кодекса РФ.

(Возлагать учет рабочего времени на тупую программу не разрешено, это должен делать специально назначенный человек, пользуясь измерительными инструментами. Максимум что может делать автоматизированная программа- фиксировать точное время входа и выхода работника на территорию организации, но что делает он на рабочем месте, определяется людьми, а не компьютерами. В случае каких-либо разногласий, все делегирования учета времени на ПО, будут признаны ничтожными, а руководителю организации, может грозить дисквалификация по решению суда)

Научитесь уж разговаривать с нормальными людьми на нормальном литературном языке, с применением общеупотребимых терминов, а не каком то птичьем, распространенном в каком-то полуподвале, между какими-то маргиналами. 

И еще один совет:

в целях рекламы, консультанту желательно проявлять именно экспертизу, а никак не безграмотность, и неумение понятно изьясняться.

Вячеслав Фомичев пишет:
Возлагать учет рабочего времени на тупую программу не разрешено

Согласен. Возлагайте на умную.

Олег Катасонов пишет:

Вячеслав Фомичев пишет:
Возлагать учет рабочего времени на тупую программу не разрешено

Согласен. Возлагайте на умную.

О, наш эксперт считает, что программа уже готова заменить человека?

Абсолютно все, без исключений, программы - тупые. Потому что они ограничены алгоритмом. Не существует никакого искуственного интеллекта - только заранее заданная человеком последовательность действий и вычислений.