Аудит функций: как оптимизировать процессы

Михаил Степанько, «Удмуртнефть» (НК «Сиданко»)

Цель этой статьи — поделиться опытом с коллегами и выслушать их аргументы за или против изложенного ниже подхода. Процесс реструктуризации крупнейших предприятий нефтегазодобывающей отрасли связан с полной «ломкой» старой структуры и образованием новых производственных единиц и звеньев, которые в дальнейшем «наполняются» обязанностями, функциями, необходимыми для достижения цели — максимальной оптимизации производственных процессов для добычи нефти и газа и снижении их себестоимости.

Зачастую нам при расстановке персонала в новой структуре приходится действовать интуитивно, в процессе работы исправляя ошибки и корректируя упущения. Как оптимизировать данный процесс? Как провести «аудит» функциональных обязанностей, штатной расстановки персонала в новой структуре, убедиться, что обязанности распределены равномерно, и создать регламент документооборота в структуре крупного нефтегазодобывающего производства, оптимального для всех подразделений.

Очевидно, что основной проблемой многих предприятий, находящихся в стадии реструктуризации, является его недокументированная деятельность и каждый руководитель, будучи заинтересован в получении осязаемого результата деятельности своего предприятия, должен так организовать и спланировать эту деятельность, чтобы все ресурсы на предприятии работали на получение желаемого результата. Так как в этом процессе задействованы и материальные, и человеческие ресурсы, необходимо, чтобы не только производственные процессы было задействованы в единую систему, а усилия всех работников были согласованы между собой и подчинены единому плану.

Грамотно составленная и зарегламентированная деятельность позволяет определить обязанности, права и ответственность персонала, систематизировать взаимоотношения между менеджерами и подчиненными им работниками, а также упорядочивает информационные потоки на предприятии, ведь не секрет, что часто функциональные обязанности той или иной позиции перекрывают должностные инструкции.

Основной этап — проведение анкетирования сотрудников производственных единиц, в нашем случае, в нефтегазодобывающей отрасли.

Форма, по которой было проведено анкетирование, достаточно сложная, но информативная. На ее основании можно составить «Положения о подразделениях и службах» и «Положения о функциональных обязанностях сотрудников» всех структурных единиц производства, что в дальнейшем позволит нам оптимизировать «Регламент документооборота». Например, в виде таблицы, которая была предложена сотрудниками в «Регламенте взаимоотношений во внутренней структуре» с небольшой модификацией (добавим столбец «Уровень подчиненности и порядок замещения»).

Название структурной единицы, службы, подразделения и т. д. (описание основных функций структурной единицы, службы, подразделения и т. д.)
Должность Функциональные обязанности Взаимодействие в структуре, движение отчетных документов Уровень подчиненности и порядок замещения


Столбец «Уровень подчиненности и порядок замещения» должен содержать в себе информацию о том, кому человек подчиняется (то есть кто является его прямым руководителем) и кто замещает эту должность в случае отсутствия сотрудника на рабочем месте (прогулы, болезни, отпуск, командировка и т. д.). После названия структурной единицы необходимо описать ее основные функции, что приведет к упрощению процесса составления «Положения о подразделениях и службах» в нефтегазодобывающем производстве.

Таким образом можно описать всю иерархию (структуру) производства. В качестве примера возьмем основные функциональные обязанности ведущего геолога.

ТАБЛИЦА ФУНКИОНАЛЬНЫХ ОБЯЗАННОСТЕЙ

Функции

  • Текущая работа с фондом скважин
  • Учет, контроль и ведение всех форм установленной первичной документации о работе и состоянии фонда скважин, добыче нефти (жидкости), газе, закачке рабочих агентов в пласт
  • Подготовка предложений и обеспечение контроля за проведение мероприятий по оптимизации работы фонда скважин, проведение геолого-технологических мероприятий и промыслово-геофизических исследований
  • Контроль достоверности всей первичной промысловой информации. Предоставление информации старшему мастеру
  • Непосредственный контроль работы всех подрядных организаций, внедрение (подтверждение) физических объемов подрядных (сервисных) работ
  • Подготовка исходных данных по инвестиционным предложениям актива
  • Подготовка планов-заказов на текущий ремонт скважин
  • Составление текущих заявок на оборудование и материалы. Контроль качества работ, проверка смет
  • Контроль за исполнением графика ремонта оборудования. Сдача (прием) оборудования в ремонт (из ремонта). Ведение и хранение технической документации
  • Приемка выполненных работ и ТМЦ совместно с мастером бригады и оформление документации
Должность Функциональные обязанности Взаимодействие
в структуре, движение отчетных документов
Уровень подчиненности и порядок замещения
Ведущий геолог — обработка сводок; — анализ работы фонда скважин; — контроль за проведением ГТМ; — составление движения бригад капремонта скважин; — учет и контроль добычи нефти; — контроль за проведением геологических исследований; — контроль опытно-промышлен-ных работ; — контроль за охватом фонда скважин исследованиями; — исследование поглощающих скважин; — формирование плана добычи по бригадам; — анализ простаивающего фонда скважин; — проверка законсервированного фонда; — проведение аудитов. Например: Распечатки сводок поступают от диспетчера ежедневно лично ведущему геологу, сводка обрабатывается вручную, согласно должностной инструкции ведущего геолога ежедневно результаты обработки сводок лично по телефону передаются мастеру по добыче нефти в качестве рекомендаций по работе фонда скважин. Указывается, кому данная должность подчинена и кто замещает ее во время отсутствия сотрудника на рабочем месте.
И т. д.      

Столбцы «Функциональные обязанности» и «Взаимодействие в структуре, движение отчетных документов» заполняются после сведения всех форм анкетирования в одну единую для всех должностей данной производственной единицы. В результате получится набор таблиц по функциональным обязанностям и документам.

  • Что человек, занимающий должность, делает — функциональные обязанности
  • Перечень входящих для данной должности документов
  • Периодичность поступления документов
  • Форма поступления документа (распечатка, файл, таблица)
  • Форма обработки документов (лично, программа и пр.)
  • Регламентирующие действия человека документы
  • Что получается в результате обработки документов (выходной документ)
  • В какой форме представляется выходной документ
  • Кому предоставляется
  • Периодичность предоставления

На основании получившихся после свода материалов необходимо будет заполнить таблицы функциональных обязанностей для всех должностей производственной единицы. Объем работы, а именно обработки полученной информации, большой, но если информация собрана и разработаны все формы — остается только их заполнить и свести. Возможно, это в состоянии сделать и простые технические исполнители (персонал, хорошо знающий MS Excel и MS Word). Конечные материалы согласовываются с руководителями подразделений и далее утверждаются и доводятся до сотрудников на рабочих местах. В результате каждый будет знать, что и как он делает.

После получения подобных выходных материалов гораздо упростится задача о составлении и утверждении «Положения о подразделениях и службах» и «Положения о функциональных обязанностях сотрудников» всех структурных единиц НГДП. Полученные таблицы являются основой.

Далее идет следующий не менее важный шаг, с помощью которого можно решить основную проблему — четкое разграничение и документальное закрепление зон ответственности. На многих предприятиях очень часто под ответственностью подразумеваются устная договоренность и интуитивное понимание этой ответственности сотрудником. По оценкам специалистов, до 80% времени на любом производственном совещании уходит как раз на выяснение извечного вопроса «кто виноват?» в какой-либо сбойной ситуации, так как в компании, как правило, нет единого понимания «кто за что отвечает», закрепленного определенным управленческим регламентом. Возникают ситуации, когда сотрудник пытается найти того, кто занимается тем или другим видом деятельности и не может — все говорят, что я это не делаю и за это не отвечаю. Если ответственность будет документирована и утверждена, например, директором производства, то подобных вопросов возникать не будет.

К обработанным данным из первого этапа необходимо «присоединить» информацию из документов, регламентирующих основную деятельность предприятия, в качестве примера можно взять:

  • базовое «Положение об организационно-функциональной структуре предприятия»;
  • пакет «Положений об отдельных видах деятельности (финансовой, маркетинговой и т. д.)»;
  • пакет «Положений о структурных подразделениях (цехах, отделах, секторах, группах и т. п.)»;
  • должностные инструкции персонала.

Из имеющихся материалов выделяются основные направления деятельности служб и подразделений, то есть их основные бизнес-функции. В результате получим список бизнесов (функций, направлений деятельности) нашего предприятия.

Следующая задача очень сложная, иногда требующая, привлечения консультантов. Необходимо создать «Классификатор основных функций производства», то есть создать древовидную структуру функций, корнем которой является цель данного бизнеса. Далее, ее ветвями будут более уточненные функции для реализации этого процесса. «Классификатор функций» ложится в основу формирования зон ответственности предприятия.

На основе «Классификатора функций» происходит формирование зон ответственности за функционал предприятия. По форме это напоминает известную игру «Крестики и нолики». Крестиками помечены пересечения тех функций (столбцов) и организационных звеньев (строк), которые отвечают за выполнение этих функций. При этом наглядность такой процедуры легко позволяет добиться оптимального закрепления зон ответственности, при котором за каждую функцию в компании кто-нибудь персонально отвечает и притом кто-то один, таким образом решена проблема определения «кто что делает и за что отвечает». При возникших сложностях или вопросах руководителю достаточно взять матрицу-распределитель, и он поймет, кто и что должен выполнять, какая служба за что отвечает. Схему можно конкретизировать до уровня подразделения, отдела, позиции.

МАТРИЦА-РАСПРЕДЕЛИТЕЛЬ ФУНКЦИЙ ПРЕДПРИЯТИЯ ПО ОРГЗВЕНЬЯМ















По матрице видно четкое и непересекающееся разграничение полномочий и ответственности, при такой схеме формирования зон ответственности сразу станет очевидно, какие функции на предприятии дублируются, за какими функциями четко не закреплены ответственные исполнители и пр. Схема проста, функциональна и интуитивно понятна любому человеку, а для руководителя предприятия просто незаменима и очень удобна.

Расскажите коллегам:
Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Mini dsc 0050 3 sq 2
Сергей Средний
Там полно вакансий с релокацией. На порядки больше чем предлагает HH. Изучите вопрос.
Все дискуссии
HR-новости
Россияне назвали самые престижные и доходные профессии

В лидерах – работники сферы IT и государственные служащие. 

Владелец «Л’Этуаль» полностью выкупил сеть магазинов косметики «Подружка»

В России работает 287 магазинов сети «Подружка».

Стать предпринимателем пробовал каждый третий в мире

Доля заинтересованных в развитии своего бизнеса выше в странах Латинской Америки и в Индии, ниже — в Японии, Нидерландах, Бельгии, Швеции.

Названы самые дефицитные профессии в промышленности

Спрос на представителей некоторых специальностей за полгода вырос на 58%.