Михаил Рыбаков: Бизнес растет. Что делать?

Михаил Рыбаков, консультант Группы компаний «Международный институт менеджмента» (ГК МИМ)

04.04.2005

Введение

Вопрос, вынесенный в заголовок, может показаться многим читателям надуманным. Действительно, для большинства компаний на ранней стадии их развития рост – и есть главная цель. А тут вдруг – проблема. Как так?

Свежий пример из нашей практики. Компания за 3 года увеличила объемы оборота в 8 раз, численность персонала – в 12. И все бы хорошо, однако:

  • У собственников, управляющих бизнесом и привыкших вникать во все нюансы дела, впервые всерьез возникло ощущение, что они не понимают, что происходит в компании. Даже численность персонала могут назвать плюс-минус 30 человек.
  • Растет прибыль. Встает вопрос ее грамотного инвестирования. А как известно из психологии, человек может принимать рациональные, а не эмоциональные решения только когда сумма решения превышает его личный капитал не более чем в 7 раз.
  • Все чаще собственник задает себе ряд взаимосвязанных вопросов: «Зачем мне этот бизнес? Не пора ли нанять грамотного директора, а самому обсуждать бизнес «за кружкой пива»? Если пора, то как это сделать? Кому доверить любимое детище?»
  • Рост в последний год замедлился. А к хорошему быстро привыкаешь.
  • Все чаще на разных уровнях возникает коррупция. Компания – уже далеко не та команда единомышленников, которая создавала бизнес лет 6 назад.
  • Растет непонимание между владельцами бизнеса.

В последнее время к нам как к консультантам увеличился поток заказов на решение именно этой проблемы: что делать когда, казалось бы, все нормально. Причем часто первоначальный заказ звучит следующим образом: «У нас все хорошо. Вы просто посмотрите – возможно, найдете, что еще можно улучшить». Кто же хочет признаваться в своих проблемах: даже самому себе?..

Модель компании как организма

Компанию довольно часто сравнивают с организмом. Действительно: организм рождается, развивается, проходит стадию рассвета, а в конце дряхлеет и умирает. Бизнес в своем развитии может пройти следующие основные этапы:

Зарождение. Группа энтузиастов, часто друзей или родственников, основывают новое дело. На работе проводят все время, все мысли – о нем: «ребенке», которого еще предстоит вырастить.

Развитие. Бизнес развивается, а значит, расширяется штат. Поначалу к себе зовут однокурсников и других «доверенных» людей, особенно на руководящие посты. Им работа, конечно уже не так дорога, но «ради тебя» можно и поработать, тем более что какой руководитель обидит близкого человека?

«Болото». По мере роста компании, эффективность ее работы постепенно снижается. На работе до глубокой ночи сидят все те же основатели, уже порядком уставшие, хотя и заработавшие себе достаточно, что видно по VIP-кабинетам и эксклюзивным аксессуарам и машинам. Среди остальных работников брожение усиливается: возникает недовольство руководством, коллегами, работой. Активно протекают «корпоративные войны» между подразделениями. Порой из особо доверенных людей образуются «серые кардиналы», искажающие потоки информации между руководством и сотрудниками с выгодой для себя. Как сказал один консультант: «Семейный бизнес – ужасен!»

Регулярный менеджмент. Если руководство твердо решило выбраться «на сушу», то спасительным кругом для компании является введение так называемого «регулярного менеджмента». Работа переходит из разряда искусства в режим ремесла: четко описываются цели компании, каждого ее подразделения и сотрудника. Разграничивают сферы ответственности, фиксируют полномочия. Описывают бизнес-процессы, выстраивают систему мотивации. Этот этап можно считать зрелостью компании.

Бюрократия. Апофеозом формализации бизнеса является бюрократия. Причем если в трудах Макса Вебера бюрократия понималась как эффективная безличная машина по выполнению принятых решений, то большинство из нас при этом слове вспоминают очереди в ОВИР или налоговую инспекцию. Формально, медленно, бестолково. Бурно цветет коррупция.

Внутрифирменное предпринимательство. Вырваться из бюрократических пут компания может, начав поощрять развитие инициативы у своих менеджеров и сотрудников. Часто это сопровождается созданием отдельных подразделений, работающих в проектном режиме. Например, компания Apple получила второе рождение, когда выделила группу, разрабатывавшую новейший компьютер iMac в отдельный проект, расположенный в отдельном офисе в другом конце Америки.

Формализация бизнеса: цели и методы

Часто участники тренингов по стратегическому менеджменту спрашивают, можно ли миновать стадию «болота». Ответ: можно, если начинать строить регулярный менеджмент на этапе детства или юности компании, когда традиции еще не застыли, а корпоративную культуру можно изменить с относительно небольшими усилиями. Детей тоже проще воспитывать, пока они маленькие, лучше до 5 лет…

  • Какие преимущества получает владелец, решивший формализовать свой бизнес?
  • Появление принципиальной возможности роста для компании. Неформализованный бизнес больше 50 сотрудников не вырастает. Точнее вырастает, но ненадолго…
  • Повышение прозрачности бизнеса для владельца и менеджмента.
  • Увеличение привлекательности компании для цивилизованного инвестора.
  • Рост эффективности бизнеса.
  • Возможность отойти от дел: продать бизнес или поставить наемного руководителя.

Что включает в себя понятие «формализация компании»?

В первую очередь необходимо разделить власть в компании на два уровня: законодательную и исполнительную. Первая – собрание акционеров и его особые структуры. Вторая – генеральный директор и все его подчиненные.

Основная задача законодательной власти – ставить стратегические цели наемному менеджменту и контролировать их исполнение, для чего создаются специальные контролирующие органы. Как правило на этапе становления бизнеса (со)владелец компании принимает участие в ее оперативном управлении. При формализации бизнеса, даже если владелец продолжает управлять компанией, важно четко разделить роли собственника и менеджера. И если хозяин бизнеса привлекает ресурсы компании (например, юристов) для решения личных задач, он предварительно должен согласовать загрузку юриста у его непосредственного руководителя, и, что особенно важно, оплатить эти услуги из своих личных средств.

Также необходимо разделить средства компании и личные средства собственников. Привычка многих владельцев спонтанно изымать оборотные средства компании на личные нужды сгубила не один бизнес.

Решение этих задач требует от владельца заметных волевых усилий. Ведь фактически речь идет о его переходе от роли предпринимателя к роли бизнесмена. Нередко этот вопрос осложняется наличием различных позиций у разных акционеров, что чревато выходом из бизнеса некоторых из них.

Далее – собственно формализация бизнеса, т.е. переход к четким процедурам выполнения тех или иных задач. Очень часто придя к пониманию, что «в компании бардак», пытаются решить эту проблему путем массового написания должностных инструкций. И не менее часто эти должностные инструкции, за которые заплачены немалые деньги привлеченным консультантам, хранятся в шкафу у HR-менеджера, а в жизни все остается как раньше. Так происходит потому, что нарушена логика процесса формализации.

Любая деятельность компании состоит из конкретных работ, выполняемых сотрудниками. Каждая работа состоит из набора шагов. И если на этапе молодости бизнеса каждый сотрудник выполняет работу «по наитию», своими, только ему ведомыми методами, то формализация как раз и подразумевает, что основные действия работника описаны, и он выполняет работу согласно этому описанию. Конечно, речь идет об описании бизнес-процессов. Именно это – самая первая задача при создании регулярного менеджмента. Причем применять можно самые разнообразные инструменты и методологии: от простейшей блок-схемы процесса до IDEF0 и ARIS, обучение которым занимает не одну неделю. Параллельно с описанием процессов, может проводиться их оптимизация.

Когда основные (приносящие прибыль, выполняемые изо дня в день) процессы в компании описаны, возникает потребность в разработке типовых документов, в которых ведется планирование и учитывается фактический расход материальных, финансовых и иных ресурсов. Примером таких документов служат бюджеты, планы продаж и производства, различные корпоративные справочники.

Когда описаны бизнес-процессы и разработаны планово-учетные документы, важно описать потоки информации между ключевыми участниками, т.е. сформировать регламенты обмена информацией.

Например, мы можем рассмотреть процесс материально-технического снабжения офиса компании. Он включает в себя такие шаги как сбор заявок от подразделений на закупки канцтоваров, мебели и оргтехники, формирование консолидированной заявки, расчет бюджета закупки, его последующую защиту с возможной корректировкой и исполнение. При этом планово-учетными документами являются заявка подразделения, сводная заявка, бюджет закупки, который включается в бюджет компании. По каждому документу ведется план и факт. Регламент содержит в себе информацию, кто и к какому сроку должен сформировать тот или иной документ и кому передать, например, на подпись.

И только на этом этапе, когда созданы вышеописанные три типа документов, есть смысл разрабатывать столь любимые многими руководителями и HR-менеджерами должностные инструкции. Почему только сейчас? Потому что только на этом этапе появляется полная картина, что должен делать тот или иной сотрудник. При данном подходе мы идем от логики процесса, а не от наших фантазий на тему того, чем бы еще «подгрузить» того или иного сотрудника.

Возникает вопрос: а где же в этой логике формализация оргструктуры? Ведь органиграмма – базовый документ, и часто именно с его создания начинает свою работу HR-менеджер, приходя в молодую компанию.

Особенность состоит в том, что нельзя сформировать жесткую застывшую структуру, и на ее основе описывать остальные элементы бизнеса. Обычно на этапе начала формализации за основу берут фактически действующую в компании структуру (часто приходится обновлять органиграмму, чтобы она соответствовала жизни), а затем, по мере описания и развития бизнес-процессов и иных документов, корректируют ее. Соответственно, в несколько этапов проводится процесс разработки Положений о подразделениях: документов, описывающих назначение, задачи и функции, исполняемые каждым подразделением. Вообще, все вышеописанные документы логически связаны друг с другом, и важно вносить в них изменения для поддержания стройности системы.

Работающее описание бизнеса фактически представляет собой Систему менеджмента качества компании. А значит, ее можно сертифицировать на соответствие стандарту ИСО 9001, что в наше время создает значительные конкурентные преимущества, а во многих случаях является необходимым условием работы с серьезными клиентами. Для сертификации необходимо создать ряд обязательных документов, таких как Руководство по качеству, включающее в себя все вышеперечисленные документы и некоторые другие разделы.

Чтобы шестеренки реорганизованной компании эффективно крутились, необходимо их «смазать» и роль смазки в компании выполняет мотивация. Поэтому в проект преобразований важно включить формирование грамотной системы мотивации, направляющей работников на достижение целей бизнеса.

Основные проблемы формализации и методы их разрешения

При формализации бизнеса может возникнуть ряд проблем, а именно:

  • Внутреннее сопротивление владельцев бизнеса
  • Сопротивление переменам со стороны менеджмента и сотрудников.

Акционерам компании зачастую трудно привыкнуть к новым правилам игры, перестать вникать в детали работы специалистов, командовать через голову, а то и через три. Непросто перестать относиться к компании как к своему дому, где «я хозяин – как сказал, так и будет». А ведь у бизнеса своя логика развития и часто для пользы дела надо совсем не то, что угодно хозяину. И уж совсем трудно привыкнуть к ному, что необходимо оплачивать компании использование ее ресурсов в личных целях.

У менеджмента и сотрудников иные причины сопротивления. Человек всегда боится неизвестного. Если раньше правила игры были понятны, хотя и нигде не прописаны, то что будет теперь? Боятся потерять свой статус, приобретенный за долгие годы. Боятся оказаться несоответствующими новым более жестким требованиям. Боятся излишней бюрократизации: «как это я буду работать по инструкции?».

Фактически, переход к регулярному менеджменту означает смену корпоративной культуры компании. Поэтому очень важно в ходе проекта преобразований не только разрабатывать необходимые документы, но и грамотно работать с людьми – главными участниками процесса. При этом особую роль приобретают методы социально-психологической диагностики, проводимой до начала преобразований. В процессе изменений надо привлекать к работе неформальных лидеров, грамотно подавать информацию персоналу. По мере разработки документов проводят специальные внедренческие тренинги, которые с одной стороны, обучают персонал работать в новых условиях, с другой стороны изменяют корпоративную культуру в нужном направлении.

Завершение

После прочтения статьи, у читателя может сложиться впечатление, что процесс формализации бизнеса весьма сложный и затратный. Здесь многое зависит от квалификации и профессиональной честности приглашенных консультантов, которые помогают компании. Например, автору известен случай когда после года работы и затрат огромных средств, была создана такая сложная и неповоротливая система, что прибыль компании упала в более чем в два раза. В то же время ряд наших клиентов добивался многократного роста бизнеса в результате приводимых преобразований.

Для успеха перемен важна четкая постановка задачи консультантам заказчиком, совместная разработка плана преобразований, поэтапный контроль и приемка результатов. Необходимо глубокое участие в процессе преобразований руководителя исполнительной власти компании, обычно генерального директора, а также участие владельцев бизнеса в постановке задач и приемке результатов. Ведь именно в их интересах проводятся перемены.

Автор будет рад диалогу с заинтересованными читателями. E-mail: rybakov@gkmim.ru

Расскажите коллегам:
Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Большинство профессионалов довольны работой с коучами

62% сотрудников прорабатывают с коучем личную эффективность, 30% решают карьерные вопросы.

Каждый пятый россиянин планирует стать айтишником в 2022 году

В топ-3 специалистов, которые к началу опроса прошли переобучение для работы в сфере IT, попали экономисты, менеджеры и аналитики. 

Завершился региональный этап Всероссийского конкурса молодых IT-предпринимателей

В общей сложности среди участников конкурса 833 команды из 212 образовательных организаций.

Две трети работодателей увеличили за последний год количество временных сотрудников

Многие сотрудники стали выбирать проектную или временную занятость.