Как все успевать? Наймите личного помощника

Ваш стол завален бумажками? Вы тратите драгоценные минуты для того, чтобы найти нужный контакт, связаться с фирмами, съездить в другой офис? Такая рутина убивает желание заниматься бизнесом, развивать компанию и достигать новые цели.

Если вы начали вставать раньше, чтобы все успеть – это, с одной стороны, хорошо. Вы нашли дополнительное время. Если вы пытаетесь запомнить, где в ворохе бумаг лежит важный документ – тоже неплохо. Это развивает внимание.

Однако, это не дает пробить потолок, которого вы достигли. Вы уперлись в него и не можете прыгнуть выше своей головы. Как бы вы не старались, как бы не выжимали из себя силы, ваш результат не увеличится.

В одиночку крупный бизнес не построить. Это проверенный факт. Попытки все взвалить на себя приведут к упадку и топтании на одном месте. Что делать?

Пора найти личного помощника

Вам нужен личный помощник. Ни бухгалтер, юрист, копирайтер или программист. Именно личный помощник, которому вы сможете делегировать часть своих полномочий. Он быстро выполнит рутинные задачи.

Например, он сможет:

  • забрать документы;
  • отправить товар по почте;
  • отвезти товар клиенту;
  • нанять сотрудника;
  • запустить рекламу в социальных сетях и т. д.

Ему можно поручить и более важные задачи. Главное понимать, что сотрудник с этим справиться.

Помощник для мелких дел? Справлюсь сам!

Помните, мелкие дела только лишь кажутся быстро выполнимыми. Доказать это легко. Возьмите список небольших задач, которые вы постоянно выполняете, и проставьте рядом с ними количество затрачиваемого времени. Затем умножьте на три, чтобы получить реальную цифру. Наш предпринимательский мозг склонен все ускорять, сокращать. В реальности задачи займут в 3 раза больше времени. Результат впечатляет, не правда ли?

Представьте, что вы сбросите с себя массу ответственности, расчистите не только стол от бумажек, но и голову от всякого «мусора». Теперь вам не придется заботиться о массе всяческих мелочей. Вы не заметите, как через некоторое время вас посетит мысль: «А не заняться ли развитием компании?». И все потому, что мелкие задачи выполняет личный помощник.

Убедили. Где и как найти личного помощника?

Для начала нужно написать понятную вакансию с внятным перечнем требований к кандидату. Для этого нужно понять, какой результат вы хотите получить от найма. Кто этот человек, который вам нужен? За что он будет отвечать? Выпишите список задач, которые он будет делать. Что произойдет в компании хорошего, если вы возьмете этого человека? Возьмите листок и ручку и запишите свои ответы.

Есть разноплановые задачи, а есть специализированные, поэтому можно искать человека для основной задачи, которую он будет выполнять. И для выполнения разноплановых. Например, он будет силен в продажах. Или в структуре компании и системе. Или в найме сотрудников. Определите его направление. Одну из сильных сторон, которая явно будет нужна больше, чем все остальные.

После того, как вы определитесь с функционалом личного помощника, добавьте в вакансию сумму оклада. Обязательно поставьте KPI, за выполнение которых будущий сотрудник обязательно получит бонусы. Вакансию нужно разместить на 10 разных сайтах по поиску работы.

Для обратившихся по объявлению приготовьте тестовое задание. Посмотрите список дел, которые вы давно откладываете. Например, зарегистрироваться на известных биржах, сайтах по каршерингу, доставить посылку по указанным адресам, нанять персонал. На этапе выполнения тестового задания из 5 человек останется 1-2 – это нормально.

Тем сотрудникам, с которыми вы планируете работать дальше, обязательно нужно оплатить какой-то бонус, даже за тестовое задание. Этот человек будет понимать, что он готов с вами двигаться. Он сделал работу и получил за нее вознаграждение, даже если вы не оговаривали таких условий. Тогда вы превзойдете все его ожидания, и он будет гораздо эффективнее работать над следующими задачами.

Похвала лишней тоже не бывает. Если человек круто сделал работу – ему нужно так и сказать. Мы очень щедры на критику людей, но часто забываем благодарить и говорить, как хорошо сделана работа. Скажите «Круто, ты молодец», «Спасибо», «Я рад, что ты сделал все четко и вовремя». И у человека будет просто мега-мотивация, на которой он сможет двигаться дальше.

Личные помощники бывают двух типов

  1. Которые могут только выполнять задачи.
  2. Которые могут ставить задачи другим и делегировать. Из таких помощников при грамотном развитии в 70% случаев вырастают исполнительные директора.

Сотрудник, который выполняет все задачи сам. При найме нужно понять его сильные стороны. И обращайте внимание на его результативность.

Если сотрудник умеет делегировать – берите его на начало нового проекта. Такой человек может проложить начальный путь, сделать за вас первый шаг к достижению, решению задачи, 80% запуска. И сам сможет контролировать всех остальных сотрудников. Также обращайте внимание на результативность.

Самое важное – определите, результативен ли человек. За результативными людьми тянется шлейф их успехов. Хорошая учеба в школе или институте. Результаты с прошлого места работы. Даже по хобби можно многое сказать о человеке.

При найме личного помощника обратите внимания на следующее:

  • внимателен ли человек к деталям;
  • умеет ли доводить начатое до конца;⠀
  • раздражительный или сдержанный;
  • оптимистичный или пессимистичный;
  • ответственный или нет;
  • коммуникабельный ли человек.

Главное еще раз

  1. Напишите, кого вы ищете, и какие задачи будет решать сотрудник.
  2. Составьте вакансию, в ней укажите должность, зарплату и задачи, для которых ищете сотрудника.
  3. Разместите вакансию минимум на 10 сайтах по поиску работы.
  4. Дайте соискателям тестовое задание. Старайтесь дать тестовое задание не менее 3-5 соискателям.
  5. Дайте бонус хорошо проявившим себя личным помощникам.
  6. Проведите собеседование и наймите личного помощника.

Как нанять личного помощника мы разобрались. Теперь о том, какие задачи можно поручить личному помощнику?

Все задачи, стоящие перед вами, можно классифицировать следующим образом:

  • Высокоранговые. От их выполнения зависит развитие компании, ее продвижение вперед. Сюда можно отнести стратегию, стратегический маркетинг, постановку задач для компании в целом. Выполнить их может только владелец/руководитель.
  • Низкоранговые. Это остальные задачи. Их можно доверить личному помощнику. Например, открыть счет в банке, согласовать встречу, обзвонить клиентов, разместить объявления или вакансию и многое другое. По отдельности каждая подобная задача представляет собой мелочь, но вместе – это большой кусок работы, который стоит делегировать сотруднику.

А может я, все-таки, сам?

Дело, безусловно, ваше. Можно тянуть на себе весь ворох мелких проблем и обязанностей. Но они не дадут взлететь, поскольку будут слишком тянуть к земле. Средняя ставка личного помощника – 15 000-20 000 рублей. За эти деньги специалист будет снимать с вас обязанность делать многочисленные мелочи, отнимающие время на развитие. Вы сможете удвоить/утроить прибыль, наняв сотрудника всего за 15 тысяч.

Я советую не топтаться на месте и выбирать развитие!

Расскажите коллегам:
Комментарии
Инженер-конструктор, Санкт-Петербург
Валентина Путилина пишет:
А может быть просто иметь на портале "Доску объявлений" - что кому срочно необходимо?

Это вряд ли получилось бы. Тут надо было бы человека в тему вводить. Это примерно как Сергей Капустянский описывает, как он берет на работу молодых людей и вводит в работу под своим руководством.

Это было бы хорошо из знакомых кого-то привлечь, но у меня никого на примете не было.

К тому же там есть еще технический момент, расчет по гранту производится не по ходу работы, поэтому возможно человеку пришлось бы платить зарплату "из своих". Это тоже нормально, а если человек уйдет?

Консультант, Москва
Михаил Лурье пишет:
Это было бы хорошо из знакомых кого-то привлечь, но у меня никого на примете не было.К тому же там есть еще технический момент, расчет по гранту производится не по ходу работы, поэтому возможно человеку пришлось бы платить зарплату "из своих". Это тоже нормально, а если человек уйдет?

Если есть заинтересованность и ожидается прибыль в виде гранда, то найти нужного исполнителя не такая уж и проблема. Проблема больше в оплате его труда. Так и чувствуется у вас желание заплатить по конечному результату, то есть предложить работу в "кредит".

Лично я в этой ситуации не стала бы верить обещаниям - выплатить большую часть гранда после завершения всей работы, а согласилась бы скорее на на поэтапную оплату. Сначала определить и договориться о стоимости всей работы, потом предоплата 30% от суммы, потом оплата по сделанной части работы. Разделить примерно всю работу на 10 частей, и платить за каждую часть по её завершению. Никто не в накладе, если заказчик не оплатит сделанную часть работы, то это будет возмещено предоплатой. И больше можно не работать!

Инженер-конструктор, Санкт-Петербург
Валентина Путилина пишет:
Если есть заинтересованность и ожидается прибыль в виде гранда, то найти нужного исполнителя не такая уж и проблема.

Я с этого начал - грант для меня не является прибылью, какой-то интерес, да, но не прибыль!!!

Но для человека (исполнителя), у которого нет нормальной работы, это может быть интересный вариант.

Проблема для меня, что если я беру грант, то я беру на себя ответственность.

То есть выбор между отложенным неопределенным интересом и текущей ответственностью. Выбор в пользу нечего не делать.

Аналитик, Москва

Вот это мне очень понравилось:

Тем сотрудникам, с которыми вы планируете работать дальше, обязательно нужно оплатить какой-то бонус, даже за тестовое задание.
Консультант, Москва
Михаил Лурье пишет:
Но для человека (исполнителя), у которого нет нормальной работы, это может быть интересный вариант.

Может быть в этом случае для исполнителя и будет интересный вариант. Но снова о работе в "кредит", есть видимо отчаявшиеся и доверчивые, которых можно использовать. Но не все! Многие уже "обожглись на молоке - будут дуть и на воду", то есть много безработных - доверчивых остались единицы. И то со своими мотивами. Скорее всего очень неопытные, которым доверить работу в перспективе с получением гранда сомнительно. Могут и взяться за работу даже без оплаты, с желанием "прикоснуться и втянутся" то есть "себя показать", но.результат? Потянет ли результат на гранд? Попробуйте - найдите человек 100, и из их работ самостоятельно "слепите работу" для получения гранда. Сомнительный вариант! А эти 100 будут в соц. сетях хвастаться, что работали над проектом, который получил гранд. Имидж себе нарабатывать! А то и "фирму" откроют по написанию текстов для научных работ. Полно таких предложений в интернете. Хитрецы и обманщики. Дерзайте! Удачи вам!

Владимир Зонзов +10253 Владимир Зонзов Директор по производству, Украина


Денис Перевезнов пишет:
Если визави НЕДРУГ - то сразу на дуэль.А можно сначала, записаться в друзья, а уже потом, там "бросить перчатку"

***

В деловом общении я равнодушен к эмоциям. Перчаток не бросаю. К спорам отношусь скептически. Коль каждый высказал своё мнение, то дальше не о чем говорить. Потому что, восприятие одних и тех же знаний зависит от предыстории-опыта человека. Эту зависимость Дж.Сорос назвал рефлексивной связью.

А возможности прямого общения на Е-хе нет. Она устранена при последней модернизации портала. Может быть потому, что держать в облаке 2*300 тыс е-мейл-ящиков заметных денег стоит.

Инженер-конструктор, Санкт-Петербург
Валентина Путилина пишет:
Скорее всего очень неопытные, которым доверить работу в перспективе с получением гранда сомнительно.

Я описывал вопрос по исполнителю, но, наверное, не очень четко изложил суть работы. До решения о предоставления гранта никакой работы нет за исключением подготовки заявки, которую делал бы я лично. Ну разве же что перевод на английский кому-то бы заказал, у меня с языками не очень.

Потом заявка была бы отправления и через 3 месяца или полгода пришло бы решение о выделении гранта (или отказ). И только тут началась бы работа, в которой я предполагал задействовать помощника-исполнителя. Какими траншами была бы оплата по гранту не знаю, наверное, был бы какой-то аванс и окончательный расчет по представлению итогов работы.

И я ни в коем случае не стал бы иметь дело с незнакомым человеком (возможно нашел бы через общих знакомых), поэтому, обманывать некого не собирался. А подходящих людей у меня не было. Поэтому, все остались на своих местах.

Аналитик, Москва
Виталий Гейн пишет:
А решение задачи в 90% можно сделать имея только телефон .

+++++


Консультант, Москва
Михаил Лурье пишет:
Потом заявка была бы отправления и через 3 месяца или полгода пришло бы решение о выделении гранта (или отказ). И только тут началась бы работа, в которой я предполагал задействовать помощника-исполнителя. Какими траншами была бы оплата по гранту не знаю, наверное, был бы какой-то аванс и окончательный расчет по представлению итогов работы.

Мечтать не вредно!

Консультант, Москва

"Для начала нужно написать понятную вакансию с внятным перечнем требований к кандидату. Для этого нужно понять, какой результат вы хотите получить от найма. Кто этот человек, который вам нужен? За что он будет отвечать? Выпишите список задач, которые он будет делать. Что произойдет в компании хорошего, если вы возьмете этого человека? Возьмите листок и ручку и запишите свои ответы"- пишет автор.

Промелькнуло в комментариях, что Виталий Гейн ищет удаленного сотрудника. Очень хотелось бы узнать, чисто из коммерческого интереса, требования к такому сотруднику, какой сотрудник нужен и что, уважаемый автор темы, хочет от этого сотрудника получить? Тогда можно обсуждать найм личного помощника "на удаленке " предметно. А так просто пустые обсуждения а у некоторых фантастические мечтания- как бы, да неплохо бы!

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Россияне стали меньше тревожиться из-за работы

Год назад уровень тревожности россиян по поводу различных возможных проблем на работе был выше.

Уровень счастья напрямую влияет на продуктивность большинства россиян

При этом почти каждый четвертый респондент считает, что их руководитель ничего не делает для счастья сотрудников.

70% россиян отмечают сильное влияние работы на уровень стресса

Наибольший стресс создают строгие дедлайны, внезапные и большие объемы задач, а также собственные ошибки при выполнении задач.