Как все успевать? Наймите личного помощника

Ваш стол завален бумажками? Вы тратите драгоценные минуты для того, чтобы найти нужный контакт, связаться с фирмами, съездить в другой офис? Такая рутина убивает желание заниматься бизнесом, развивать компанию и достигать новые цели.

Если вы начали вставать раньше, чтобы все успеть – это, с одной стороны, хорошо. Вы нашли дополнительное время. Если вы пытаетесь запомнить, где в ворохе бумаг лежит важный документ – тоже неплохо. Это развивает внимание.

Однако, это не дает пробить потолок, которого вы достигли. Вы уперлись в него и не можете прыгнуть выше своей головы. Как бы вы не старались, как бы не выжимали из себя силы, ваш результат не увеличится.

В одиночку крупный бизнес не построить. Это проверенный факт. Попытки все взвалить на себя приведут к упадку и топтании на одном месте. Что делать?

Пора найти личного помощника

Вам нужен личный помощник. Ни бухгалтер, юрист, копирайтер или программист. Именно личный помощник, которому вы сможете делегировать часть своих полномочий. Он быстро выполнит рутинные задачи.

Например, он сможет:

  • забрать документы;
  • отправить товар по почте;
  • отвезти товар клиенту;
  • нанять сотрудника;
  • запустить рекламу в социальных сетях и т. д.

Ему можно поручить и более важные задачи. Главное понимать, что сотрудник с этим справиться.

Помощник для мелких дел? Справлюсь сам!

Помните, мелкие дела только лишь кажутся быстро выполнимыми. Доказать это легко. Возьмите список небольших задач, которые вы постоянно выполняете, и проставьте рядом с ними количество затрачиваемого времени. Затем умножьте на три, чтобы получить реальную цифру. Наш предпринимательский мозг склонен все ускорять, сокращать. В реальности задачи займут в 3 раза больше времени. Результат впечатляет, не правда ли?

Представьте, что вы сбросите с себя массу ответственности, расчистите не только стол от бумажек, но и голову от всякого «мусора». Теперь вам не придется заботиться о массе всяческих мелочей. Вы не заметите, как через некоторое время вас посетит мысль: «А не заняться ли развитием компании?». И все потому, что мелкие задачи выполняет личный помощник.

Убедили. Где и как найти личного помощника?

Для начала нужно написать понятную вакансию с внятным перечнем требований к кандидату. Для этого нужно понять, какой результат вы хотите получить от найма. Кто этот человек, который вам нужен? За что он будет отвечать? Выпишите список задач, которые он будет делать. Что произойдет в компании хорошего, если вы возьмете этого человека? Возьмите листок и ручку и запишите свои ответы.

Есть разноплановые задачи, а есть специализированные, поэтому можно искать человека для основной задачи, которую он будет выполнять. И для выполнения разноплановых. Например, он будет силен в продажах. Или в структуре компании и системе. Или в найме сотрудников. Определите его направление. Одну из сильных сторон, которая явно будет нужна больше, чем все остальные.

После того, как вы определитесь с функционалом личного помощника, добавьте в вакансию сумму оклада. Обязательно поставьте KPI, за выполнение которых будущий сотрудник обязательно получит бонусы. Вакансию нужно разместить на 10 разных сайтах по поиску работы.

Для обратившихся по объявлению приготовьте тестовое задание. Посмотрите список дел, которые вы давно откладываете. Например, зарегистрироваться на известных биржах, сайтах по каршерингу, доставить посылку по указанным адресам, нанять персонал. На этапе выполнения тестового задания из 5 человек останется 1-2 – это нормально.

Тем сотрудникам, с которыми вы планируете работать дальше, обязательно нужно оплатить какой-то бонус, даже за тестовое задание. Этот человек будет понимать, что он готов с вами двигаться. Он сделал работу и получил за нее вознаграждение, даже если вы не оговаривали таких условий. Тогда вы превзойдете все его ожидания, и он будет гораздо эффективнее работать над следующими задачами.

Похвала лишней тоже не бывает. Если человек круто сделал работу – ему нужно так и сказать. Мы очень щедры на критику людей, но часто забываем благодарить и говорить, как хорошо сделана работа. Скажите «Круто, ты молодец», «Спасибо», «Я рад, что ты сделал все четко и вовремя». И у человека будет просто мега-мотивация, на которой он сможет двигаться дальше.

Личные помощники бывают двух типов

  1. Которые могут только выполнять задачи.
  2. Которые могут ставить задачи другим и делегировать. Из таких помощников при грамотном развитии в 70% случаев вырастают исполнительные директора.

Сотрудник, который выполняет все задачи сам. При найме нужно понять его сильные стороны. И обращайте внимание на его результативность.

Если сотрудник умеет делегировать – берите его на начало нового проекта. Такой человек может проложить начальный путь, сделать за вас первый шаг к достижению, решению задачи, 80% запуска. И сам сможет контролировать всех остальных сотрудников. Также обращайте внимание на результативность.

Самое важное – определите, результативен ли человек. За результативными людьми тянется шлейф их успехов. Хорошая учеба в школе или институте. Результаты с прошлого места работы. Даже по хобби можно многое сказать о человеке.

При найме личного помощника обратите внимания на следующее:

  • внимателен ли человек к деталям;
  • умеет ли доводить начатое до конца;⠀
  • раздражительный или сдержанный;
  • оптимистичный или пессимистичный;
  • ответственный или нет;
  • коммуникабельный ли человек.

Главное еще раз

  1. Напишите, кого вы ищете, и какие задачи будет решать сотрудник.
  2. Составьте вакансию, в ней укажите должность, зарплату и задачи, для которых ищете сотрудника.
  3. Разместите вакансию минимум на 10 сайтах по поиску работы.
  4. Дайте соискателям тестовое задание. Старайтесь дать тестовое задание не менее 3-5 соискателям.
  5. Дайте бонус хорошо проявившим себя личным помощникам.
  6. Проведите собеседование и наймите личного помощника.

Как нанять личного помощника мы разобрались. Теперь о том, какие задачи можно поручить личному помощнику?

Все задачи, стоящие перед вами, можно классифицировать следующим образом:

  • Высокоранговые. От их выполнения зависит развитие компании, ее продвижение вперед. Сюда можно отнести стратегию, стратегический маркетинг, постановку задач для компании в целом. Выполнить их может только владелец/руководитель.
  • Низкоранговые. Это остальные задачи. Их можно доверить личному помощнику. Например, открыть счет в банке, согласовать встречу, обзвонить клиентов, разместить объявления или вакансию и многое другое. По отдельности каждая подобная задача представляет собой мелочь, но вместе – это большой кусок работы, который стоит делегировать сотруднику.

А может я, все-таки, сам?

Дело, безусловно, ваше. Можно тянуть на себе весь ворох мелких проблем и обязанностей. Но они не дадут взлететь, поскольку будут слишком тянуть к земле. Средняя ставка личного помощника – 15 000-20 000 рублей. За эти деньги специалист будет снимать с вас обязанность делать многочисленные мелочи, отнимающие время на развитие. Вы сможете удвоить/утроить прибыль, наняв сотрудника всего за 15 тысяч.

Я советую не топтаться на месте и выбирать развитие!

Комментарии
Консультант, Москва
Владимир Зонзов пишет:
У него поверхность большого двухтумбового стола всегда была завалена кипами документов. Многие скоросшиватели с документами были раскрыты. В кипах было много чертежей. Все эти документы пребывали в сознании директора в состоянии «незакрытых файлов». И потому они тревожили его, лишая спокойного сна. К этому добавлялись еще и «незакрытые файлы» переговоров-разговоров с визави из внешней среды предприятия. Образно говоря, все эти «незакрытые файлы» держали в тревожном напряжении сознание директора, как держит адреналин непережженный физическими нагрузками.

Подобное состояние рабочего стола называется - столообложение ( много документов) + стологигантизм ( стол большого размера) , это указывает на то, что работник сознательно или по большей части бессознательно (защитная психологическая реакция) старается скрыть свою некомпетентность, создавая впечатление, что он так загружен работой, количество которой не выпадало на долю ни одного смертного.

И вы правы - вид огромного стола, заваленного папками, и к тому же открытыми, поддерживают у такого сотрудника "доминанту" в мозгу, что он НЕСОСТОЯТЕЛЕН и естественно вызывают неврастению (медицинский признак некомпетентности" с нарушением сна.

Консультант, Москва
Дмитрий Жирнов пишет:
Видимо, автор, написав статью с банальным и бесспорным содержанием, решил сделать этот вброс, чтобы получить комментарии. Цель достигнута - обсуждается только этот момент статьи.

Банальное и бесспорное содержание принимается - помощник нужен, и вопрос только в том какова цена подобной "помощи" - не больше, ни меньше как "очистить Авгиевы конюшни".

Руководитель управления, Казань
Сергей Капустянский пишет:
за 15 - этого сделать нельзя

Дмитрий Жирнов пишет:
Как специалист, немного владеющей ситуацией на кадровом рынке Москвы, могу сказать, что это не реальные цифры.

Коллеги, это опечатка, там была сумма 150 тыс.)))

Меня, в данной статье удивило немного другое:

- Личный помощник - распечатал, открыл/закрыл, погулял с собакой, полил цветы... Это понятно.

А вот, как из такого помощника вырастить ИСПОЛНИТЕЛЬНОГО ДИРЕКТОРА?

Как Вы себе представляете организационную структуру предприятия, где личный помощник руководителя делегирует поручения коммерческому директору, финансовому и т.д.????

Консультант, Москва
Денис Перевезнов пишет:
Коллеги, это опечатка, там была сумма 150 тыс.)))

Неплохая сумма чтобы "очистить Авгиевы конюшни"!

Директор по развитию, Санкт-Петербург
Денис Перевезнов пишет:
Как Вы себе представляете организационную структуру предприятия, где личный помощник руководителя делегирует поручения коммерческому директору, финансовому и т.д.????

Не думаю что именно эта задача лежит в корне существующих проектов делегирования. Посмотрите Делегатор. В нем есть простые и понятные задания не высокой квалификации.

Что касается описанной ситуации когда личный помощник рук. или собственника делегирует некое задание ТОПам, я это видел в реальности. Работает. Только стоит сразу сказать что это уровень решений не для ООО Тульские пряники для примера. Гораздо выше.

Генеральный директор, Москва
Сергей Капустянский пишет:

Стесняюсь спросить...Какого личного помощника можно нанять за 15000 (пятнадцать тысяч рублей , Карл!!), о которых пишет автор! И что будет за 15 тысяч такой помощник делать? Ничего, и даже немножечко вредить?

Если речь идет про Москву/Санкт-Петербург, то оклад секретаря на ресепшене в самых "экономных" компаниях - 25 -30 тысяч рублей. А функционал секретаря в разы проще, чем личного помощника.

За 25 тысяч можно найти человека (без опыта и совсем юного, точнее - юную). Но за 15 - этого сделать нельзя (племянница маминой знакомой, которой надо подработать на лето - не в счет)

Очередная статья, оторванная от реальности? Автор в курсе, что уже даже в Макдональдсе зарплата 40 тысяч в месяц при пятидневной рабочей неделе?

Приветствую в этой статье я не указал о том , что работаю с удаленными личными помощниками и речь идет именно об этой вакансии . Думаю это небольшая поправка разрешит сложившееся споры ) В действительности удаленная команда доказала свою эффективность и продуктивность , а решение задачи в 90% можно сделать имея только телефон .

Researcher, Москва
Денис Перевезнов пишет:
Как Вы себе представляете организационную структуру предприятия, где личный помощник руководителя делегирует поручения коммерческому директору, финансовому и т.д.????

Могу поделиться опытом. У меня есть помощник. Это достаточно квалифицированный в нашей области деятельности человек (мужчина) с доходом (оклад + премия) около 100к.

Постоянно делегированных полномочий у него нет. Есть разовые поручения , естественно на период их исполнения, наделяется полномочиями.

Основные работы:

1. Подготовка совещаний.
2. Тематический сбор материалов по указанных мною темам.
3. Поиск и проведение первичных перегонов с подрядчиками (в основном с экспертами и консультантами).
4. Подготовка маркетинговых мероприятий (статьи, выставки, конференции...).
5. Организация встреч с ТОП менеджерами банков-клиентов.
6. Организация встреч с партнерами.
7. ... Мелкие разовые поручения.

Руководитель управления, Казань
Игорь Мыльников пишет:
Что касается описанной ситуации когда личный помощник рук. или собственника делегирует некое задание ТОПам, я это видел в реальности. Работает.

Я, тоже много, что видел и в моей практике был случай, описанный на данном портале, в разделе "Журнал".)))

Личные помощники бывают двух типов
1. Которые могут только выполнять задачи.
2.Которые могут ставить задачи другим и делегировать. Из таких помощников при грамотном развитии в 70% случаев вырастают исполнительные директора. (С) автора


По логике статьи, если руководитель ищет себе "управленческого преемника", для обучения и роста, то требования к такому сотруднику должны быть очень высокие и соответственно уровень з/п. Тогда, помощника очень не рентабельно использовать в качестве курьера, стенографиста, секретаря...

Сомневаюсь, что ТОПы будут выполнять задачи полученные от "курьера", максимум, он будет доносчиком распоряжений шефа. А прямые указания подчиненным, в обход их руководителей, является верхом непрофессионального управления.

Руководитель управления, Казань
Валерий Овсий пишет:
Постоянно делегированных полномочий у него нет. Есть разовые поручения , естественно на период их исполнения, наделяется полномочиями.

Валерий Иванович, если я Вас правильно понял, то в структуре компании, он Ваш непосредственный подчиненный, у которого нет других обязанностей и подчиненных. Вслучае необходимости, создается временная группа,которая помогает ему качественно выполнить поручение (проектная работа)?

Researcher, Москва
Денис Перевезнов пишет:
Валерий Иванович, если я Вас правильно понял, то в структуре компании, он Ваш непосредственный подчиненный, у которого нет других обязанностей и подчиненных. Вслучае необходимости, создается временная группа,которая помогает ему качественно выполнить поручение (проектная работа)?

Да!

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Как управлять коллективом?

В Ижевске состоялась конференция «Региональная модель управления человеческими ресурсами».

Кто хочет знать зарплату коллег

Служба Исследований hh.ru выяснила, кто из соискателей знает размер зарплаты своих коллег.

Травмы на работе - угроза ВВП

Почти 3 миллиона человек в мире ежегодно умирают на своих рабочих местах.

Arena: анонимный поиск работы

Запущен сервис для анонимного поиска работы в сфере разработки.