Тайм-менеджмент простыми словами

После одного из семинаров по тайм-менеджменту ко мне подошел участник и сказал: «Я думал, что тайм-менеджмент это про то, как не опаздывать на работу». Я был шокирован и ответил какой-то банальностью вроде: «И это тоже тайм-менеджмент». Наверняка, каждый человека вкладывает в этот термин свое понимание. Для кого-то тайм-менеджмент – это планирование дня, для кого-то – планирование жизни, для кого-то – организация рабочего пространства, а для некоторых – здоровый образ жизни. И каждый прав.

Однажды мой коллега, который о тайм-менеджменте слышал только от меня и то достаточно обрывочно, сделал вывод: «Я понял что такое тайм-менеджмент. Это сбалансированная организация работы и отдыха». И он тоже прав.

Но что же все-таки такое тайм-менеджмент? И почему у всех понимание тайм-менеджмента свое? Разберемся по порядку. Я считаю, что непонятный термин и разросшаяся методическая структура, которая за ним стоит, отпугивают много людей. Поэтому всячески пытаюсь сделать его более понятным.

Тайм-менеджмент в четыре шага

Тайм-менеджмент – это управление временем, то есть наиболее эффективное распределение времени. Вспомните ваше самое важное последнее достижение? Может быть вы построили дом, или завершили крупный проект, или научились готовить новое блюдо, или исполнили мечту детства? Вспомните то, чего вы добились самостоятельно, и то, как вы действовали. Наверняка вы распределяли свое время максимально эффективно. У вас был план, вы были сконцентрированы и ни на что не отвлекались. Это и есть тайм-менеджмент.

Тайм-менеджмент это способ достижения того, чего мы хотим наиболее эффективно. Вы уже хорошо знакомы с тайм-менеджментом, но используете его бессознательно. Вы работаете за компьютером, вечереет. Вы анализируете проблему: темно. Вы ставите цель: включить свет. Составляете план: встать, нажать выключатель, убедиться, что приемлемый уровень освещенности достигнут. Встаете и включаете. Снова анализируете. Цель достигнута? Да. Анализируете, где вы находитесь и ставите новую цель: включить чайник (поскольку уже встали). Составляете план и так далее.

Как видите, тайм-менеджмент состоит всего из четырех простых шагов:

  1. Оценка ситуации. Нужно понять, где находитесь и в чем собственно проблема.
  2. Постановка конкретных целей. Нужно понять, чего вы действительно хотите.
  3. Составление плана. Нужно разбить цель на части и выстроить цепочку действий: понять, как достичь то, чего хотите.
  4. Выполнение. Пройтись по цепочке от начала и до конца.

Наш мозг для удовлетворения потребностей организма делает это автоматически. Дискомфорт – анализ проблемы. Проблема выяснена: голод. Цель: нужно поесть. План: залезть в холодильник, достать колбасу, взять нож, отрезать кусок, съесть. И действие: открыли холодильник, достали колбасу, взяли нож и так далее. Затем новый цикл. Анализ: мы сыты. Но возникла новая проблема: что-то застряло в зубах. Цель: извлечь. План: найти зубочистку. Первые три шага пролетают за мгновение.

Представьте ситуацию: вы находитесь на берегу реки, и вам нужно попасть на другой берег. Что вы будете делать? Ждать пока наступит зима? Маловероятно. Вероятнее – анализ, цель, план, действие. По сути тайм-менеджмент это устранение разрыва между есть и хочу, или есть и надо с наименьшими затратами времени.

Есть поломка автомобиля, хочу, чтобы все работало – еду в автосервис. Есть десять проектов, надо, чтобы все были выполнены – восемь поручаю, два выполняю сам. В обоих случаях нужно проанализировать ситуацию, поставить цель, составить план и, выполнив его, устранить разрыв. Устранение разрывов обычно состоит из нескольких шагов. И когда вы используете эту простую схему, то первые два шага вы уже сделали: представили конечную цель и составили план ее достижения, то есть мысленно уже преодолели разрыв, осталось сделать это физически.

Как только дочитаете статью, потренируйтесь. Вспомните небольшую проблему, проанализируйте ситуацию: что есть и что нужно. Представьте, что проблемы не существует – поставьте цель и составьте план. Представьте, как вы выполняете каждый шаг. Затем выполните план по пунктам, чтобы достичь цели. Когда достигнете, отпразднуйте достижение цели, снова проанализируйте ситуацию и поставьте более крупную цель.

На пути к цели вас может ждать три проблемы:

  • Не можете начать или сделать очередной шаг. Разбейте шаг на более мелкие, добавьте вознаграждение за шаг, устройте игру (выполнение задачи в виде игры), устройте мозговой штурм, чтобы понять, как сделать этот шаг.
  • Заблудились. Снова проведите анализ и составьте новый план.
  • Столкнулись с непредвиденными трудностями. Поставьте цель обойти трудности по тому же алгоритму (анализ, цель, план, действие).

Единицы становятся чемпионами с первой попытки. Никто не достигает каждой своей цели, поэтому, если что-то не получилось, не стоит отчаиваться нужно снова анализировать ситуацию, ставить цели и достигать их.

Браслет Pandora

Что такое тайм-менеджмент мы выяснили. Теперь нужно выяснить, почему он для всех разный. Вы вероятно слышали о браслетах ювелирной фирмы Pandora. Это цепочка со сменными бусинами. Предлагаю аналогию. Тайм-менеджмент – это браслет Pandora, на котором изначально четыре бусины: умение анализировать ситуацию, умение ставить цели, умение планировать и умение действовать. Цепочка – это наши жизненные ценности (чтобы аналогия была полной).

Эти четыре бусины должны быть обязательно, иначе тайм-менеджмент работать не будет. Это базовый набор. Но поскольку бусины заменяемы, мы можем их заменить и/или дополнить другими.

  • Чем можно заменить или дополнить бусину «анализ»? Анализом ситуации с помощью различных методик: SWOT, линия жизни. Плюс системы сбора и обработки информации: хронометраж, дневник.
  • Чем можно заменить или дополнить бусину «цель»? Конечно же бусиной SMART или бусиной ДИСКО (аналог SMART), или модной бусиной SMARTERS (усовершенствованный алгоритм SMART), или визуализацией целей, тест-драйвом.
  • Чем можно заменить или дополнить бусину «план»? Любыми методами декомпозиции целей: дерево целей, календарный план. А также способами творческого мышления: мозговой штурм, «шесть шляп мышления», ТРИЗ.
  • Чем можно заменить или дополнить бусину «выполнение»? Для этой бусины набор дополнителей просто огромен: профессиональные знания и навыки, менеджмент, делегирование, мотивация и самомотивация, навыки коммуникаций (проведение презентаций, публичных выступлений, переговоров, умение говорить «нет»), управление вниманием (концентрация, фокусировка, переключение), навыки работы с информацией (поиск, обработка, хранение, скорочтение, слепая печать), поддержание и увеличение ресурсов организма (сон, правильное питание, физические нагрузки, своевременный отдых), организация рабочего пространства, формирование привычек, расстановка приоритетов, однозадачность, устранение поглотителей времени, «лягушки», «слоны», «сыр».

Существуют бусины, которые могут заменить несколько. Самый яркий пример – это Метод помидора: он включает в себя планирование, выполнение и анализ. Бусины «ежедневник» и «планировщик» дополняют бусины «план» и «выполнение».

Каждый человек с набором определенных бусин утверждает, что именно его набор и есть тайм-менеджмент. И это верно. Позволю себе лишь небольшое замечание. Тайм-менеджмент – это все-таки для пользы, а не для красоты, и большое количество бусин одного вида ни к чему. А недостаток базовых бусин или их заменителей сделает наличие браслета бесполезным. Значит, в первую очередь нужно научиться анализировать проблему, ставить цели, планировать и выполнять план. И после этого вы сможете добавить на свой браслет новые бусины: дополнительные знания и навыки в профессиональной сфере, организация рабочего пространства, обработка и хранение информации, концентрация, ресурсоемкость и так далее.

Постоянно совершенствуя и приобретая навыки и обучаясь новым инструментам, мы добавляем бусинки в нашу коллекцию. Чем больше бусин в коллекции, тем более функциональный браслет, и тем более эффективно вы расходуете свое время. В любой момент времени вы можете не используемые бусины снять, а необходимые добавить. Поэтому:

  • Проанализируйте свой браслет и коллекцию дополнительных бусин.
  • Поставьте цель по улучшению вашего навыка управления временем.
  • Составьте план.
  • И выполните!
Комментарии
Директор по работе с клиентами, Москва

Нда...огород похоже действительно вытоптан...))

Генеральный директор, Нижний Новгород
Максим Клемешов пишет:
Нда...огород похоже действительно вытоптан...))

Подробный ответ на этот коммент я дал выше - 08 июня 2017, 19:53

В первую очередь нужно уметь отличать консультантов и исследователей -

исследователи действительно могут закрыть ту или иную тему. А вот консультанты/тренеры могут только оказать услугу, если есть спрос на нее. Точка.

Главный инженер, Тольятти
Юрий Корнилов пишет:
"Настоящий консультант" приходит когда его не зовут, хочет получить деньги за уже известную информацию, отвечает на вопрос, который ему не задают и ничего не смыслит в бизнесе который консультирует. (из анекдота про пастуха и консалтеров).
Ну как, попадаете в эту категорию?

Бывают плохие врачи и хорошие, плохие водители и хорошие, плохие руководители и хорошие, плохие консультанты и хорошие. На портале постоянно обсуждают только плохих консультантов. Причём консультантами называют и тренеров и преподавателей и коучей. Вы описали плохого консультанта. Я скорее преподаватель и исследователь, поэтому под ваше описание не попадаю.

В общем смысле консультант это советник, который продаёт свой опыт и знания в виде советов и рекомендаций. Большинство руководителей являются консультантами, так как тоже продают свой опыт и свои знания. Можно сказать, что консультанты не дают результат, а руководители дают. Но результат и тех и других нужно смотреть на длинной дистанции.

Врачи-терапевты и операторы тех. поддержки тоже консультанты. Сейчас столько информации, что можно обойтись и без них, но мы всё-таки пользуемся их услугами.

Вопрос всем всем участникам дискуссии (который я задаю постоянно, но пока ни разу не получил ответа): откуда вы получаете новые знания и навыки?

Главный инженер, Тольятти
Юрий Корнилов пишет:
По сути статьи, если Вы считаете, что "Тайм-менеджмент – это управление временем, то есть наиболее эффективное распределение времени", то где в Ваших четырех шагах собственно "распределение времени" и повышение эффективности?

Четыре шага и есть управление временем. Как поворот руля, переключение передач, нажатие педалей и анализ ситуации на дороге есть управление автомобилем. Если одного из четырёх шагов не будет, то распределение времени будет не эффективным.

Генеральный директор, Нижний Новгород
Максим Денисов пишет:
откуда вы получаете новые знания и навыки?

1. Я вот решил послушать курс введения в политологию - в проекте Открытое образование. По мере возможности и сил - слушаю. Мне очень нравится - раздел власти - центральный раздел темы - так как политика - одна из составляющих внешней среды (а ей приходится заниматься в рамках консультирования по стратегии). Кроме того - власть - важная тема в менеджменте - а менеджмент сфера моих интересов. Это раз.

2. По ораторскому искусству относительно недавно у меня был общественный тренер (профи) - на общественных началах - мой потенциальный партнер по одному проекту (с названием примерно такого содержания - "как Чувашию превратить в Японию"), закрепил тренировки курсом Гандапаса - - это я выиграл приз ШБ "Синергия" на Е-хе (20 000 рублей).

3. Также приобретаю знания методом обучения других. самый эффективный метод.

4. Не хуже (и даже лучше - более высокая производительность) - это участие в дискуссиях по теме на Е-хе (так овладел темами личные продажи и командообразование).

5. Хороший инструмент - уже называл выше - приобретение знаний и навыков по менеджменту в персональном менеджменте (то есть через ТМ). Об этом есть моя статья на Е-хе.

6. Недавно обнаружился еще один метод - через написание и издание книг по теме (даже если уже много знаешь - приходится много изучать - пример - критический обзор "Стратегического сафари" Г. Минцберга и др. выполняю в настоящее время в новой серии книг "Онлайн практикум по стратегии".

7. Ну и конечно как Валерий Овсий - он просто - цитата - "Я всегда скептически относился к тайм-менеджменту. Но после Вашей статьи понял - ошибался. Жрать хочется, а не знаю что делать? Не знаю я это "науки"."

Вот когда я, например после еды мою посуду (не всегда запускаю посудомойку) - я провожу исследование - наблюдение анализ синтез - так обнаружился эффект масштаба на микроуровне, а потом родилась статья - http://www.e-xecutive.ru/management/practices/1241...

Другой пример - вот почитал ТОС Голдратта (клиентов по теме пока не было) - в управлении проектами я чистый практик (более 10 лет выполнял НИКРы в советское время (в роли руководителя или зама НИОКР) и уже 20 лет - консультационные проекты о стратегии, командообразованию,продажам и др. (в роли неформального координатора таких проектов). Но вот в феврале этого года в интересной компании - клиенте (региональный лидер, 80% рынка Чувашии) я проводил четырехдневный практикум по стратегии и решил апробировать ТОС для управления коротким проектом (4 дня) - все получилось - ТОС помог выполнить работу в срок с оговоренным качеством, и я чуть-чуть продвинулся в этой теме.


Главный инженер, Тольятти

Спасибо, Владимир! За оба развёрнутых комментария. Есть ощущение, что я иду по вашему следу.

Главный инженер, Тольятти

По поводу вытоптанного огорода. Любой огород можно топтать практически до бесконечности. Картошку можно продавать грязную и на вес, а можно чистую и расфасованную, а можно почищенную и порезанную. Информацию можно продавать не структурированную и второсортную, а можно разложенную по полочкам, упакованную и подписанную: это от проблем на работе, это для карьеры, это для женского счастья. Сейчас на первый план выходит маркетинг, причём клиентоориентированный и кто это не понимает просто уйдёт с огорода, а остальные продолжат его возделывать, превращаясь из дачников в агрономов.

Генеральный директор, Кыргызстан

Максим, спасибо за статью. Понимаю, что в такой теме как ТМ, сказать что-то принципиально новое сложно, отмечу метафору бусин на браслете. Интересно и наглядно: цепочка ценностей, цепочка бусин. Для своих студентов, а им важна простота подачи и визуализация, если вы не против - буду использовать вашу метафору.

Главный инженер, Тольятти
Сергей Гусаков пишет:
Максим, спасибо за статью. Понимаю, что в такой теме как ТМ, сказать что-то принципиально новое сложно, отмечу метафору бусин на браслете. Интересно и наглядно: цепочка ценностей, цепочка бусин. Для своих студентов, а им важна простота подачи и визуализация, если вы не против - буду использовать вашу метафору.

Буду очень рад!

2
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии