Главные правила, как делать отчеты начальству

Из диалога на отчете:
Босс, - Каким методом вы изучаете рынок?
Ответ, - Методом перманентного сканирования!

Доклад руководителю, или Как залезть в голову своего босса

Доклад руководителю ― это стресс для любого работника, даже если отчеты и носят регулярный характер. Проведение отчета в виде устного доклада при помощи заранее подготовленного и выученного рассказа на пять-десять минут ― это способ рассказать о вашей работе боссу и скорректировать тактику и планы работы в соответствии с целями и стратегией, носителем которых является ваш руководитель.

С помощью отчета работник и руководитель получают необходимую им информацию, которая нужна для анализа, планирования деятельности и оценки деятельности как сотрудника, так и подразделения. Особая роль здесь отводится сбытовым подразделениям, как центрам прибыли предприятия.

Контроль деятельности сотрудников сбыта позволяет руководителю своевременно принимать меры для координации работы своих подчиненных и рационально распределять имеющиеся в наличии ресурсы. Простой отчет об объемах продаж не может удовлетворять руководителя, ибо количественные показатели не отражают всех аспектов торговой деятельности. Применение для контроля только этих показателей снижает эффективность управления, так как руководство узнает об упущенных продажах уже тогда, когда перспективные сделки сорвалась, а выход на новые территориальные рынки замедлился, и у потенциальных клиентов сложилось негативное впечатление о продукции компании.

Неправильная подготовка сотрудника к отчету лишает руководителя достоверной и актуальной информации для принятия решения, а также вызывает в процессе доклада массу наводящих и уточняющих вопросов. Это еще больше усугубляет ситуацию, так как мысль докладчика сбивается, и его память лихорадочно начинает искать ответы на заданные вопросы.

Специалисты рекомендуют правильно составить отчет о своей работе и с этой целью всегда иметь план доклада. Советуют также подготовить шаблон, в который впоследствии заносить актуальные результаты и данные.

Первые трудности при подготовке шаблона доклада возникают из-за влияния личности руководителя, уровня его личной подготовки, степени делегирования полномочий подчиненным, да и просто способности держать в памяти ранее полученную информацию. Тут обычно подчиненные и начинают оправдывать свой провальный доклад попаданием «шлеи под мантию».

Вспомним всем известное «первое правило» подчиненного ― начальник всегда прав. Не руководитель подстраивается под ваше видение структуры доклада, а вы подстраиваетесь под его требования.

А как влезть в голову босса, спросите вы?

Есть такой способ и без хирургического вмешательства! Вам понадобится немного времени, внимания, аналитического мышления и современный гаджет в виде диктофона или мобильного телефона с такой функцией. И, если повезет, то за один-два отчета вы запишете видение вашего босса на план доклада.

Для написания приведенного ниже шаблона устного доклада понадобилось всего один раз провести запись на диктофон отчет региональных менеджеров внешнеторгового направления у руководителя предприятия. Повезло и в том, что раздраженный очередным докладом босс в течение пяти минут рассказывал, что он хотел бы услышать от своих специалистов.

Предлагаемый вариант шаблона доклада содержит два раздела и до трех уровней детализации каждого из них, что позволяет, при необходимости, либо сократить, либо увеличить его информативность. Каждый регион разрабатывается как отдельный проект с учетом человеческих и финансовых ресурсов. В третьем разделе отмечены ряд правил, которые необходимо учесть при подготовке и проведении процедуры отчета. Но, если после неоднократных попыток обобщить видение босса в достаточно стройную структуру шаблона, это вам не удается, все равно необходимо составить план доклада по своему разумению, а потом вносить в него коррективы.

Шаблон доклада может иметь примерно следующий вид:

1. Текущий проект

1. Дать оценку состояния выполнения ранее поставленных задач и планируемых действий:

1.1. Указать приближение или отдаление от планируемого результата.

1.2. Отметить обстоятельства, указывающие на достижение результата или на отдаление от него.

1.3. Изложить предпринимаемые системные действия.

1.4. Сделать выводы по результату действий и перспективе работы.

2. При наличии договоренности по поставкам или проявлении конкретного интереса покупателем, изложить информацию:

  • Краткую историю предыдущих поставок (в том числе за предыдущие годы)
  • Количество продукции в перспективной поставке
  • Модели (номенклатура)
  • Условия поставки
  • Условия оплаты
  • Итоги согласование цен

3. Доложить:

3.1. План действий по поставкам:

  • Сроки поставки
  • Сроки изготовления
  • Согласованность модельного ряда с возможностями производства
  • Даты (в том числе планируемые) проведения переговоров и/или подписания документов (перечень лиц и документов)
  • Последовательный план действий (пошагово и со сроками)
  • Изложить альтернативные планы действий

3.2. Анализ регионального рынка (корректная его проработка, и при необходимости, продолжение работы на нем)

4. Предоставить формальное подтверждение выводов по перспективе проекта или планируемых действий и доложить о наличии:

4.1. Документарного подтверждения:

  • Наличие контракта и/или спецификаций (подписанных или нет)
  • Наличие заявки (письменный запрос)
  • Протокола намерений
  • Гарантийного (электронного или обычного) письма

4.2. Внятного устного подтверждения намерений покупателя:

  • Полученного в процессе переговоров при личной встрече
  • Полученного в процессе телефонных переговоров

5. Сделать обобщающие выводы по проекту (корректная его оценка).

2. Новый проект

1. Дать оценку новому рынку:

1.1. Изложить повод (следствие каких действий) возникновения активного интереса на этом рынке и его реальность.

1.2. Дать корректную оценку региональному рынку и его перспективности:

  • Емкость рынка
  • Историю поставок продукции (или аналогов) на этот рынок (если были, то когда и кем)

2. Изложить:

2.1. Факты, подтверждающие реальный интерес на новом рынке к продукции вашего предприятия:

2.2. План действий на этом рынке:

  • Количество продукции в перспективной поставке
  • Модели (номенклатура)
  • Планы проведения выставок, переговоров и/или подписания документов (перечень лиц, участвующих с обеих сторон и документов, планируемых к подписанию)
  • Последовательный план действий (пошагово и со сроками)

3. Особые требования

Доклад должен быть корректным:

  • Информация должна иметь формальное подтверждение
  • Отсутствие фантазий и домыслов
  • Объективно оценивать происходящее
  • Осмысленное изложение
  • Тактические (детальные) подробности работы ― должны быть опущены
  • Детализация доклада (кто и с кем встречался, кому и сколько раз звонил, послал писем и с кем общался) ― только после инициации вопроса руководителем
  • Избегать ответов из серии ― «мяч на их стороне»

Рекомендуется начинать доклад с текущих проектов, где особенно уделить внимание ходу выполнения задач и сроков, поставленных или одобренных боссом при предыдущих встречах. Если вам удастся получить одобрение или положительную эмоцию у руководителя по первой части, то вторая часть ― предложения по новым проектам, не останутся без его внимания и могут тут же получить продолжение.

Фото: pixabay.com

Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Knowledge manager, Нидерланды

Уважаемые сообщники, я понимаю, что рискую навлечь на себя волну негодования и упрёков в проф. компетенции, но... Я во всём согласен с Сергеем, лет этак 20 тому назад - респект, а живём мы уже в третьем тысячилетии и практика вертикализации отчётности - удел госструктур (правила игры у них такие). А ныне любая ИС легко затачивается под любую систему отчётности в соответствующих контурах (их иногда называют модулями). Допустим вы - финансовый директор и вам необходимо отчитаться, внепланово, перед акционерами по ''фондоотдачи'' (ну есть в совете такая зануда). И ЧО? Мне мытарить менеджеров на предмет ''иди туда не зная куда...'' ? Нормальный фин.директор поднимает ''пласт'', и ''варганит'' для особо любопытствующих отчёт по упомянутой фондоотдачи. Если он, директор, не находит сам необходимых ему данных в соответствующих полях и столбцах - притензии к нему, директору: ''Что ж ты, брат? Тут внедренцы полгода тусовались, а ты?''. Но такое встречается крайне редко. Обычно вызывается системный администратор, аналитик, архитектор и пр. с вопросом: ''Интерфейс у нас тут путанный, разъясни, будь другом, не могу найти связь с тем-то и тем-то, а заодно - где цифири генерируются...''. И всё - час приятного назидания с пояснениями и ''рыба'' готова. Далее - профессионализм директора (артезтизм - приветствуется) и акционерам с приблудным кредититорам всё понятно даже без ''доходчивой'' формы. Скажите: ''Так не бывает!''... Да, так не бывает, так - ЕСТЬ.И последнее - отчёты ''департамента сбыта'' уже генерируются в контурах планирования закупок гаек, болтов, солярки, фонда зар.платы и пр. Простите, но на фига

''2. Новый проект
1. Дать оценку новому рынку:

1.1. Изложить повод (следствие каких действий) возникновения активного интереса на этом рынке и его реальность.

1.2. Дать корректную оценку региональному рынку и его перспективности:

Емкость рынка
Историю поставок продукции (или аналогов) на этот рынок (если были, то когда и кем)''?...
Видимо необходимо быть очень ограниченным в способностях к освоению программы начального среднего образования чтобы не считать это с монитора.
Система управления - это система принятия решений, а не система отчётности. Каждый делает своё дело, а результаты на портале. Если кому-то чё-то там не хватает - интерфейсик поменять минутка.
Да, общих законов не существует (гравитация в ускорителях - тю - тю), но каменный век-то закончился не потому что закончились камешки.

Независимый директор, Украина
Александр Дунаев пишет: Да, общих законов не существует (гравитация в ускорителях - тю - тю), но каменный век-то закончился не потому что закончились камешки.
Александр Дунаев пишет: Если он, директор, не находит сам необходимых ему данных в соответствующих полях и столбцах - притензии к нему, директору: ''Что ж ты, брат?
Пишут, что неандертальцы были креативнее (по модному), чем кроманьонцы, но выжили последние. А вам знакома ситуация, где есть компьютеры и программы генерирующие отчеты, пачка форм для заполнения, все это оформляется, пересылается в управляющую компанию, а потом следует звонок, что необходимо предоставить сводный отчет или выборку за такой-то период. И поднимаются все отчеты и данные, которые уже есть в системе у запрашивающего, и толпа людей снова готовит ''пищу для ума'' владельцу или генеральному... Кто из менеджеров нижнего звена сможет сказать на вопрос генерального директора, - а у вас есть все в компьютере, ищите сами? Как долго такой человек проработал?
Александр Дунаев пишет: Простите, но на фига
Не ''на фига'', а просто так хочет босс - НАДО и всёооо...!!! А за рецензию, спасибо!
Директор по маркетингу, Нижний Новгород
Вот эту фразу: ''Не руководитель подстраивается под ваше видение структуры доклада, а вы подстраиваетесь под его требования'' надо бы заглавными буквами написать!) Начальник не всегда прав), но в данном случае - он ваш клиент. И еще хорошо бы вспомнить, как обещали добросовестно работать при приеме на работу)). Тут, конечно, можно и ''добросовестную'' оплату указать, но это будет уже другая тема).
Директор по маркетингу, Нижний Новгород
Сергей Бурых пишет: Не ''на фига'', а просто так хочет босс - НАДО и всёооо...!!!
Очень точный ответ! :)
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
280 тысяч человек зарегистрировались как самозанятые в 2019 году

Подключиться к новому налоговому режиму можно в мобильном приложении «Мой налог».

Эксперты: 4-дневная рабочая неделя приведет к снижению зарплат

Закон не препятствует пропорциональному снижению ФОТ при переходе на четырехдневную рабочую неделю.

75% россиян не верят в пенсии

Три четверти россиян не верят в пенсии, показал опрос Райффайзенбанка. А те кто верят, полагают, что она составит всего 10-20 тыс. руб.

Японцы доказали, что при четырехдневной рабочей неделе производительность растет. В Microsoft сообщили о росте на 40%

Японское подразделение Microsoft подвело положительные итоги месячного эксперимента по переходу на четырехдневную рабочую неделю.