Компания «ИнтелБио» занимается научной разработкой, производством, дистрибуцией лечебных препаратов. Компания начала активно расти и внутренним процессам, которые были выстроены достаточно давно, потребовалась оптимизация и автоматизация. Для этих целей была выбрана FSM-система HubEx.
Цели и задачи автоматизации
- Автоматизировать процесс подачи и учета заявок.
- Ускорить процесс передачи заявки исполнителю и предоставить диспетчеру инструмент для контроля доступности сотрудников.
- Настроить контроль за выполнением ППР.
- Выстроить эффективные коммуникации внутри компании.
- Наладить процесс закупки запчастей.
Описание внедрения системы
Базовая автоматизация процессов с помощью FSM-системы, выполненная специалистами внедрения HubEx:
- Использование HubEx, как единой системы учета заявок. Все заявки фиксируются только в HubEx, а значит исключен риск их потери.
- Настройка более 10 правил автоматического создания плановых заявок (планировщик работ) с необходимой периодичностью по выбранным группам оборудования, согласно графику проведения ППР.
- Обучение диспетчера использовать такие инструменты как заявки на карте, расписание заявок, календарь. С их помощью он всегда владеет актуальной информацией по доступности сотрудников, их загрузке, отсутствию.
- Настройка функционала «На смене». С его помощью исполнители могут самостоятельно в мобильном приложении отметить факт своего пребывания на смене без дополнительного информирования диспетчера.
- Автоматическая отправка оповещений и уведомлений. В момент обработки заявки диспетчером, выбранному по ней исполнителю автоматически отправляется Push-уведомление о новой, назначенной на него заявке. Открыв полученное уведомление, пользователь переходит к детальной информации по заявке и может заранее с ней ознакомиться.
Помимо базовых настроек, специалисты HubEx также учли особенности существующего процесса.
Итоги успешного внедрения HubEx в бизнес клиента:
- Сократилась длительность этапа от момента подачи заявки до её передачи исполнителю. Теперь диспетчеру не нужно дополнительно связываться с исполнителями и уточнять их доступность. Расписание заявок позволяет увидеть загрузку исполнителей и оперативно назначать их на заявки.
- Эффективно выстроен подпроцесс проверки выполненных работ руководителем подразделения., Это ускоряет закрытие текущей заявки и дает возможность исполнителю как можно скорее приступить к выполнению новой.
- Увеличилось количество выполненных заявок в день одним исполнителем
- Создание отдельного типа заявки «Заявка на закупку» дало возможность специалистам из мобильного приложения оперативно передавать информацию руководству о необходимости заказа запчастей.
- У компании появились инструменты для проведения аналитики и отслеживания таких показателей как: среднее время выполнения заявки, коэффициент полезной загрузки исполнителей, эффективность исполнителей и других. Эти данные стали доступны благодаря встроенным отчетам из раздела «Аналитика».
В будущем компания планирует автоматизировать и другие бизнес-процессы, используя такие инструменты, как маркировка объектов с помощью QR-кодов, загрузка и учет материалов, создание чек-листов для контроля выполнения заявок.
