Как внедрить систему управления проектами и увлечь команду

В июне 2014 года Executive.ru и TeamBridge дали возможность трем участникам Сообщества своими руками оценить пользу облачного сервиса для управления проектами TeamBridge. Читайте первый рассказ участника «тест-драйва» с впечатлениями и рекомендациями по внедрению системы.


Спецпредложение только для участников Сообщества Executive.ru! Используйте все возможности TeamBridge три месяца бесплатно. Активируйте предложение до 31 июля 2014 года. Регистрируйтесь в акции по этой ссылке.


Сергей Васильков, к.т.н., доцент кафедры технологии приборостроения Университета ИТМО

На сегодняшний день число информационных систем управления проектами настолько велико, что не представляется возможным ознакомиться с каждой из них. Как показывает практика, прежде чем внедрить программный продукт в работу команды, его необходимо опробовать на небольших, но весьма весомых задачах проектного управления. Благодаря «тест-драйву» онлайн-сервиса TeamBridge, проводимому E-xecutive.ru, мне удалось воспользоваться данной возможностью при реализации нескольких этапов научно-исследовательской работы. Цель участия — проверить на практике предлагаемое web-приложение в научно-образовательных проектах и консолидировать коллектив проектантов.

Один из проектов кафедры «Технологии приборостроения» Университета ИТМО связан с исследованием технологий проектирования и производства полимерных изделий, в том числе композиционных и оптических. Примеры таких изделий — усиленные волокнами корпуса приборов, полимерные линзы и др. В зависимости от сложности НИР или НИОКР длительность проекта может варьироваться в диапазоне от полугода до полутора лет. Сложность работ можно оценить по схеме разработки новых материалов и изделий, проводимых до производственных этапов.

Ведение подобных сложных проектов реализуется с помощью PDM-системы с возможностью интеграции с другими CAD/CAM/CAE-системами.

Для оперативного управления задачами и проектами для небольшой команды я решил попробовать продукт TeamBridge по модели SaaS. Мне требуется вести проекты, контролировать сроки и исполнение.

Подготовка к внедрению

Еще до того, как я узнал о TeamBridge, была проведена большая работа по разработке бизнес-процесса «полимерного» проекта. На его основе были выделены основные этапы оперативного управления с иерархией задач, а затем опробованы с помощью одной из отечественной системы управления проектами. По различным причинам организационного и финансового характера внедрение было приостановлено. Но благодаря проделанной работе мы прошли один из самых сложных этапов подготовки внедрения — составили структуру этапов проекта с задачами и согласовали их с непосредственными участниками. Именно с этого рекомендую начинать внедрение управленческих сервисов — описать этапы деятельности. Например, у нас это заняло около двух месяцев.

Для наших полимерных изделий получилось 14 этапов. Для каждого из них несколько задач — как правило, от 5 до 25, а где-то еще и подзадачи. Каждый этап предполагает участие нескольких исполнителей (помимо меня в проекте по тестированию TeamBridge участвовали еще четверо моих коллег).

Краткая технологическая цепочка в нашем случае выглядит следующим образом:

  • прием заказа на изделие и уточнение требований;
  • проектирование изделия;
  • инженерный анализ и оптимизация изделия;
  • изготовление прототипа;
  • моделирование технологии литья под давлением;
  • разработка 3D-модели и конструкторской документации на оснастку;
  • разработка технологических процессов и управляющих программ;
  • производство и контроль оснастки;
  • изготовление изделия литьем под давлением и его контроль.

При этом готовые изделия необходимо перевозить на разные площадки города, поскольку контрольное лабораторное оборудование расположено на разных местах. Этапы и задачи важно выполнять вовремя и отслеживать, чтобы сроки не сдвигались.

Внедрение

Имея на руках прописанные бизнес-процессы, создание первичной структуры управления в SaaS-сервисе происходит достаточно просто, и напоминает работу в проводнике Windows. Чтобы начать апробацию, я зарегистрировался на сайте TeamBridge и уже через пару минут получил доступ ко всем возможностям сервиса в браузере.

Интерфейс понятный, тем более, как я говорил, полугодом ранее я уже сталкивались с аналогичной системой, и многие вопросы отпали сами собой.

Неподготовленному сотруднику, умеющему работать с браузером, достаточно получаса для первичного изучения системы, при предварительном знакомстве с этапами и задачами проекта. Сильно помогает всплывающий помощник. Он появляется сразу после регистрации и проводит «экскурсию» по возможностям и особенностям работы сервиса. В крайнем случае, если в чем-то сложно разобраться, можно посмотреть видео-уроки, доступные прямо на сайте. Сделаны они понятно и поэтому быстро помогают разобраться в работе сервиса.

В случае непреодолимых проблем можно связаться с техподдержкой, а также передать разработчикам пожелания по улучшению сервиса с учетом особенностей вида деятельности.

Видео-уроки мне не понадобились. С разработчиками я обсудил многие моменты по улучшению сервиса, тем более по условиям «тест-драйва» была такая возможность. Пришло время испытывать информационный продукт.

Добавление задач проекта

Еще до ввода этапов и задач в TeamBridge важно сделать следующее. Задачи необходимо согласовывать с исполнителями до того, как данные будут внесены в структуру сервиса. Это действительно важно, потому что несогласованное представление структуры между руководителями и исполнителями может привести к непониманию и затягиванию выполнения задач. После согласования обычно цепочка задач удлиняется, становится подробной и понятной всем.

В небольшой компании согласовывать этапы с командой может сам руководитель. В крупной организации целесообразно собрать экспертную группу, которая актуализирует необходимые бизнес-процессы в соответствии с реальными действиями между всеми участниками. Так внедрение пройдет проще и быстрее.

Задачи вносить удобно, в полях только самое необходимое: название, описание, ответственный за проект, сроки, привязка к отделу, приоритет, файлы.

Поскольку названия этапов длинные, меню проекта сильно расползлось вниз. Как объяснили разработчики, такое решение было связано с удобством работы в мобильной версии сервиса и предположением о коротких названиях. После этого были внесены изменения, и названия этапов стали автоматически сокращаться – это удобнее, но требуется дальнейшая проработка «юзабилити» меню проектов. Также из-за особенности алфавитной сортировки названий этапов пришлось добавлять цифровой код в начале каждого названия, чтобы сохранить требуемую последовательность.

Текущие задачи можно контролировать в календаре проекта и в ленте главной страницы. Одно из пожеланий для экспресс-анализа выполнения задач – добавить цифровое уведомление к названиям каждого этапа о количестве «горящих» задач. Это аналог подхода в социальных сетях или в электронной почте после получения нового сообщения. Разработчики сообщили, что планируют существенно пересмотреть систему уведомлений — интересно будет увидеть результат.

Добавление сотрудников

После введения данных об этапах и задачах проекта, я добавил в систему своих четырех коллег, для чего достаточно было указать адрес электронной почты каждого участника и права доступа. Остальные данные о себе вносит сам сотрудник. Было обнаружено ограничение по количеству присваиваемых этапов, но разработчики сказали, что в ближайшее время внесут исправления.

Обращаю внимание, что мы работаем в образовательной среде, а она накладывает особенности при выполнении проектов. По роду своей деятельности сотрудники заняты в учебном процессе, поэтому необходимо эффективно распределять временной ресурс. Это влияет на сроки выполнения проектов, вследствие чего появилась потребность в оперативном управлении подобных работ.

Погрузить людей в работу сервиса получилось достаточно быстро, поскольку экспериментальная группа состоит из молодых сотрудников. Открыть сервис и бегло пройтись по интерфейсу с одним человеком занимало несколько минут, а полное вовлечение в работу сервиса заняло одну неделю. Привлечение остальных сотрудников может занять больше времени из-за сложности понимания информационной системы, хотя средний возраст членов коллектива 31 год.

Обсуждения и хранение данных

Функция обсуждения на этапах, в задачах и подзадачах оказалась для нас наиболее полезной в TeamBridge. Все цепочки диалогов хранятся в едином информационном пространстве, что удобно при оперативном решении задач, когда сотрудники находятся на различных площадках города, а также при анализе поступающих предложений. Например, в электронной почте сообщения теряются в общем потоке писем, несмотря на фильтрацию, или становится сложно восстановить цепочку обсуждений по прошествии некоторого времени.

Имеется функционал хранения файлов, в котором можно прикреплять документы к конкретным этапам и задачам, разграничивать права доступа. Но мы недостаточно активно использовали эту возможность.

TeamBridge предлагает также управление личными проектами. Однако я планирую выполнение своих дел с помощью приложений от Google, а некоторые личные файлы храню в «облачном» сервисе Dropbox, поэтому нет необходимости перехода в другую систему, пока зарубежные программы работают в российском интернете.

Мобильное приложение со смартфона под управлением Android я использовал мало, так как, в основном, высвечиваются текущие задачи, и имеются некоторые проблемы в управлении, что, надеюсь, будет скоро исправлено. Данное мобильное приложение больше подходит для планшетного компьютера.

Заключение

Наша команда использовала сервис всего три недели. Главное впечатление после работы в TeamBridge — члены коллектива сильнее вовлеклись в проект. Я связываю это с тем, что сервис помогает плотнее наладить диалог между сотрудниками.

При всех недостатках, о которых я упомянул, мы удовлетворены результатом и готовы использовать данную информационную систему в дальнейшем. Тем более что ценовое предложение для команды 10-15 человек подходящее – 100 рублей в месяц за одного пользователя, а до пяти человек использование бесплатно, при этом доступен весь функционал. Остается надеется, что разработчики продолжат развивать сервис и учтут пожелания пользователей.

Кратко сформулирую преимущества и недостатки.

Плюсы:

  • интуитивно понятные интерфейс, структура и настройки системы;
  • наличие возможности обсуждения отдельных этапов, задач и подзадач (подобие «чата»);
  • приемлемая цена.

Минусы:

  • интерфейс требует доработки для комфортной работы;
  • негибкое меню проектов по представлению этапов;
  • недостаточно глубоко проработано управление пользователями (добавление новых, настройка прав доступа).

Спецпредложение только для участников Сообщества E-xecutive.ru! Используйте все возможности TeamBridge три месяца бесплатно. Активируйте предложение до 31 июля 2014 года. Регистрируйтесь в акции по этой ссылке.


Фото: freeimages.com

Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Участники дискуссии: Валерий Грачев
Исполнительный директор, Санкт-Петербург

Гремучая смесь понятий проектного и процессного управления. Достаточно было просто оценки программного продукта

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии