Ошибка на миллион: как системы Process mining помогают экономить бюджет компании

Буквально пять лет назад в мире большого бизнеса с осторожностью прислушивались к новостям о развитии технологии Process mining. Сейчас системы этого класса активно внедряют в российских компаниях, и это закономерная тенденция. Растут обороты, объемы, численность штата. Прежние методы анализа процессов, базирующиеся на изучении документации, не дают четкого представления о реальном положении дел. Process mining основывается на полностью автоматизированной реконструкции последовательности событий на основе цифровых следов из различных информационных систем.

Опыт работы в области глубинного анализа показал: самый продуманный и правильно прописанный регламент — не гарант стопроцентного результата. Надо помнить, что вовлеченные в процесс сотрудники — это в первую очередь люди. Безусловно, они компетентны, обладают необходимым уровнем профессиональных знаний, однако от ошибок никто не застрахован. Даже незначительное упущение может очень дорого стоить. Назову конкретную сумму: 75 миллионов рублей в год, именно столько может ежегодно и экономить компания.

Поиск ошибок в бизнес-процессах. Практический опыт

В 2018 мы отработали ряд пилотных проектов по аналитике процессов с помощью системы класса Process mining, и эта история является наглядным примером того, что скрытые мелочи могут нанести реальный материальный ущерб. Итак, к нам обратились представители крупного российского оператора связи. У руководства появилась мысль роботизировать операции конкретного бизнес-процесса. Вопросов было два:

  1. Какие именно?
  2. Какой профит даст выбранное направление?

Чтобы на них ответить, было необходимо оцифровать процесс учета авансовых отчетов и сравнить с существующим регламентом. Для этого:

  • Мы установили агенты мониторинга для сбора статистики о переключениях между окнами на компьютерах 130 сотрудников (фокус-группа).
  • Проанализировали структуру баз данных систем, используемых в компании, и провели ETL для формирования логов.
  • загрузили собранные данные в систему класса Process mining, где произошел автоматический расчет модели процесса.

Удобство использования IT-решений: не надо стоять за спиной персонала, мониторинг не нервирует, не заставляет обдумывать каждое действие. Значит, сценарий персонал отработает механически, по привычной схеме, любое отклонение от регламента будет зафиксировано. Логи выгружаются из транзакционных систем, поэтому исключаем человеческий фактор, данные на 100% достоверные. После удачной реализации технической части проекта за работу взялись аналитики. Такой оказалась итоговая картина:

  • В 29% случаев персонал закрывал задачи раньше проводки документа в учетной системе, потому что KPI специалистов зависел от скорости выполнения операций. Осознанное нарушение, которое выявить ранее было невозможно.
  • В 22% случаев транзакции проводились с ошибками, которые недопустимы, и ряд надзорных органов при их выявлении мог наложить на организацию штрафы.
  • Показатели производительности труда некоторых сотрудников послужили поводом для принятия кадровых решений. Другими словами, кто-то успевал за два часа, некоторые на ту же работу тратили почти 5 часов.
  • Стало понятным, какие операции роботизировать и почему.

И последний пункт самый любопытный, потому что автоматизировать мы рекомендовали операцию прикрепления файлов. Несущественное действие, казалось бы, но факт его последующей роботизации позволит сэкономить пять миллионов рублей в год (по исследуемой фокус-группе в 130 человек). А если учесть, что эту операцию ежедневно выполняют порядка 3 тыс. сотрудников, сумма экономии возрастает до 75 миллионов. И это одна операция в рамках одного бизнес-процесса. Представьте, сколько денег могут экономить крупные федеральные компании?

Таких скрытых нюансов, которые «поедают» время и деньги, немало.

Окупаемость проекта

В рамках реализации данного проекта, конкретные цифры являются коммерческой тайной. Как правило стоимость анализ одного процесса зависит от количества информационных систем, которые использует компания и начинается от 1 млн руб. Клиенты, которые уже работают с системами класса Process mining, говорят что инвестиции окупаются в десятки раз, почти сразу. Поэтому, какую бы сумму вложений я не озвучил, смело умножайте эффект на 10/20/30 (зависит от масштабов компании).

Возможности и преимущества систем класса Process Mining

Решения класса Process Mining помогают выявлять ошибки:

  • При анализе текущих массовых операций, которые производят тысячи сотрудников несколько раз в день. Это позволяет оценить и сравнить эффективность каждого, кто выполняет определенные действия в рамках процесса, определить нормы труда и выработать систему оплаты, привязанную к KPI.
  • При анализе сложных индивидуальных процессов конкретных отделов и подразделений. Здесь речь не об ускорении, а об упрощении операций и процессов. Возможно, какое-то звено цепочки можно исключить без потерь и повысить эффективность за счет устранения, по сути, локальной проблемы.

Кроме того Process Mining позволяет:

  • Найти операции для автоматизации, которые отнимают большее количество времени.
  • Выявить отклонения и вычислить оптимальные сценарии выполнения процессов.
  • В поиске «узких мест» или операций, которые замедляют общую скорость выполнения процесса, а главное — будут понятны причины их возникновения.
  • Оцифровать реальные бизнес-процессы и показать, как они выглядят на самом деле, а не в теории. Не всегда путь из точки «А» в точку «Б» занимает 20 минут, Process Mining покажет остановки, вынужденные и умышленные.
  • Прогнозировать возникновение проблем в бизнес-процессах.
  • Сокращать затраты и повышать эффективность.

Process Mining доказал свою эффективность. Это уникальный, не имеющий аналогов инструмент аналитики, который помогает детально изучить предметную область, со 100% точностью, и найти современные способы решения задач, которые ставит перед бизнесом современная экономика.

Комментарии
Консультант по корп. финансам
Константин Куликов пишет:
Андрей Панахов пишет:
Ежу понятно, что нечто большее!

Ежу уж точно не понятно. Да и человеку в силу известной теоремы Гёделя тоже. Адекватно оценить систему можно только из надсистемы. А какова она по отношению к человеку?

Мне кажется, ежик может понимать разницу между человеком и this is the table.

Теорема Гёделя - теорема для математических систем. Если вы будете считать что люди это математические системы - это значит что вы уже считаете их "конечными автоматами".

Если считаете, что "нечто большее" - вы признаете, что над математикой есть иррациональная жизнь, и для ее анализа не будете использовать математику)) Это замкнутый круг.

Глава филиала, регион. директор, Магнитогорск
Андрей Панахов пишет:
Теорема Гёделя - теорема для математических систем.

Исходно да. Впрочем, её давно уже толкуют расширительно.

Андрей Панахов пишет:
Если вы будете считать что люди это математические системы - это значит что вы уже считаете их "конечными автоматами".

Я людей никак не считаю (кроме заведомо усечённых моделей для частных случаев, вроде ЦА). Сам человек. Объективности нет и быть не может.

Андрей Панахов пишет:
Если считаете, что "нечто большее" - вы признаете, что над математикой есть иррациональная жизнь, и для ее анализа не будете использовать математику

Да, первичный вопрос философии мы с Вами решать здесь не будем. Не продуктивно.

Консультант по корп. финансам
Константин Куликов пишет:
Андрей Панахов пишет:
Теорема Гёделя - теорема для математических систем.

Исходно да. Впрочем, её давно уже толкуют расширительно.

Ну в любом случае она относится к логике.

А логика применима не везде.

Я людей никак не считаю (кроме заведомо усечённых моделей для частных случаев, вроде ЦА). Сам человек. Объективности нет и быть не может.

А я считаю. Вверху есть иррациональная часть мира, а под ней рациональный. В бизнесе сверху стратегия и ценности, а под ними - операционка, в которой строятся бизнес-процессы.

Чем больше акцента на бизнес-процессное управление, тем хуже для экономики системно. Потому что это - попытка все заматематить. Это я так решил закончить, перейдя к теме статьи. Кстати, мы опять пишем о том же, о чем поговорили в соседней ветке про неоклассическую теорию экономики)

Глава филиала, регион. директор, Магнитогорск
Андрей Панахов пишет:
Вверху есть иррациональная часть мира

Я считаю иначе. Это тоже рацио, только более высоких, недоступных нам порядков, которое нам представляется хаосом. Впрочем, это уже вопрос, скорее, терминологический.

Андрей Панахов пишет:
Чем больше акцента на бизнес-процессное управление, тем хуже для экономики системно.

Тут, скорее вопрос в том, какая экономика, на какой модели основана. Я, например, считаю, что резервы адаптации капиталистической экономики исчерпаны, что она уже давно работает на саморазрушение. Но тут споров (если хочется спорить) надолго…

Консультант по корп. финансам
Константин Куликов пишет:
иррациональная часть мира

Я считаю иначе. Это тоже рацио, только более высоких, недоступных нам порядков

Я не отрицаю, что может быть так - но это и есть иррациональная часть для нас (и для теоремы Гейделя может быть тоже)

IT-консультант, Украина

О, нет! Над «недопрограммистом» — любителем Бейсика Гейтсом кто только из «настоящих программеров» не потешался!

А он ведь уже с конца 1980-х, а то и раньше по факту — не программист, а «Программный Архитектор» и вообще, инновационный инвестор. Как и Цукерберг сегодня.

Ну так и нынешние программисты тоже перешли в другую формацию.

Не все конечно. Но таков айтишный дарвинизм. Просто недавно из одной FAANG компании ушли несколько айтишникрв и сделали свой бизнес вложив несколько миллионов личных баксов - не для прибыли, а для удовольствия. Так что боги среди программистов есть и по сей день. Как впрочем и сантехники.

Но эта аналогия применима к любой профессии - если у тебя есть пару миллионов баксов личных (лишних) денег, то ты - бог в своей специальности.

 

 

Глава филиала, регион. директор, Магнитогорск
Андрей Роговский пишет:
Ну так и нынешние программисты тоже перешли в другую формацию.

Андрей, это уже переигрывание словами. Всё проще!

Будем называть профессию человека термином, описывающим основное занятие.

Зарабатываешь, в основном, тем, что программируешь — программист. Тем, что инвестируешь — инвестор. Что сложного-то?

Да, программист может стать инвестором. Почему, нет? И не только в Америке. Взять хотя бы Беленького или, скажем, Пачиковых…

Только программистом он обычно после этого быть перестаёт. Сразу или постепенно. Потому, что любое профессиональное занятие погружения, сосредоточения, фокусировки требует.

Инвестируешь не для прибыли, а для удовольствия — остаёшься кем был. Плюс инвестором-любителем. Разница, надеюсь, между такими и Гейтсом очевидна? Количественная (в уровне доходов) — лишь следствие качественной.

Кстати, «фокусировка» — любимое слово, что Гейтса, что Баффета. Может быть, поэтому они Гейтс и Баффет?

Инженер-конструктор, Санкт-Петербург
Константин Куликов пишет:
Зарабатываешь, в основном, тем, что программируешь — программист. Тем, что инвестируешь — инвестор. Что сложного-то?
Да, программист может стать инвестором. Почему, нет? И не только в Америке. Взять хотя бы Беленького или, скажем, Пачиковых…

Тут есть один момент, программист может заниматься разработкой базовых продуктов, а может заниматься адаптацией готовых продуктов своих либо чужих под требования заказчика. Может создавать новые вариации такого продукта.

Название занятия одно, а суть разная.

Глава филиала, регион. директор, Магнитогорск
Михаил Лурье пишет:
Тут есть один момент, программист может заниматься разработкой базовых продуктов, а может заниматься адаптацией готовых продуктов своих либо чужих под требования заказчика. Может создавать новые вариации такого продукта. Название занятия одно, а суть разная.

Скорее, занятия несколько разные, а суть — одна. Оказание интеллектуальной УСЛУГИ. Со всеми её признаками (ограничения производительности, неотчуждаемость и т.д.) В этом смысле программист от сантехника мало чем отличается. Только услуга менее физична. 

IT-консультант, Украина

Зарабатываешь, в основном, тем, что программируешь — программист. Тем, что инвестируешь — инвестор. Что сложного-то?

 

Так программист и есть инвестор. Он инвестирует интеллект в программный код, который легко тиражировать.

 

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Вакансии (1830)
Все вакансии
Дискуссии
Все дискуссии