«Развитие техник бизнес-презентаций произведет настоящую революцию»

Джин Желязны (Gene Zelazny) пришел в McKinsey & Company в 1961 году. Он сам придумал для себя занятие и сегодня занимает должность, аналогов которой в мире нет - директор по визуальным коммуникациям. Желязны консультирует сотрудников по вопросам оформления визуальных презентаций и письменных докладов, включая планирование коммуникационной стратегии, работу над структурой докладов и выбор наиболее подходящих визуальных форматов для графиков, диаграмм и т. д. Он регулярно читает лекции по подготовке и проведению презентаций в бизнес-школах Гарвардского, Корнельского, Колумбийского, Мичиганского, Оксфордского, Стэнфордского, Чикагского университетов, Лондонской школе бизнеса, а также в школах Darden, Haas, INSEAD , Kellogg, Sloan, Tuck и Wharton.

И при этом у Джина Желязны остается еще время, чтобы играть в теннис, кататься на велосипеде и придумывать дизайн шахматных фигур. В России Желязны известен, прежде всего, по своим книгам «Говори на языке диаграмм» и «Бизнес-презентация». И сегодня Executive.ru беседует с человеком, который, по его собственным словам, «вот уже 40 лет придумывает себе работу»:

Executive.ru: Считается, что в наше время существенно возросла роль визуальной информации, и человечество постепенно отказывается от культуры текста в пользу культуры изображения. Каким образом эта тенденция влияет на содержание современных презентаций? Джин Желязны: В целом, я согласен, что в эпоху MTV и электронной почты у аудитории уже просто нет терпения читать длинные документы. Мы уже почти забыли, как писать сложные, развернутые предложения. Сегодня люди хотят видеть легко понимаемые визуальные образы, а, значит, и нынешние презентации должны быть краткими и предельно точными.

Executive.ru: Если рассматривать ваш 40-летний опыт разработки презентаций, что можно сказать об аудитории, к которой вы обращаетесь? Как она менялась с каждым новым десятилетием?

Д.Ж.: Медленно, но верно аудитория с каждым десятилетием становилась все менее терпимой. Сегодня люди уже не готовы просто слушать презентацию более 22 минут подряд. Да и само слово «презентация» явно приобретает плохую репутацию. Аудитория предпочитает интерактивные мероприятия, в основе которых лежит общая дискуссия.

Однако самое грандиозное изменение связано с наступлением эпохи виртуальных презентаций. Речь идет о презентации, во время которой отдельные участники и сами выступающие находятся в разных местах и общаются посредством телефона и ноутбуков. Таким образом, отпадает необходимость в зрительном контакте, внимании к мимике и жестам. Вообще, эта тенденция привносит определенную дезориентацию, но поскольку она позволяет экономить очень много времени и средств, то нам ничего не остается, как только научиться с ней работать.

Executive.ru: Визуальные образы – это, как правило, некая метафора. Могли бы привести пример необычного метафоричного ряда, эффективно сработавшего в качестве идеи презентации?

Д.Ж.: Попробую рассказать об этом на примерах, которые я привожу в новой главе к моей книге Say It with Presentation.

Наша компания вместе с несколькими конкурентами получила приглашение сделать презентацию для собрания руководителей ряда крупных корпораций. Целью презентации было представить возможности нового бизнеса для их компаний. Темой нашего выступления должны были стать идеи, позволяющие сократить расходы и увеличить прибыль. Чтобы быть непохожими на наших конкурентов, мы предприняли смелую попытку изложить наши идеи посредством метафоричного ряда из дверей. Презентация получила название «Новые двери к новым прибылям». Множество дверей медленно сменяли друг друга на экране (в основном, стилизованные под двери храмов, – прим. редактора). Когда мы были готовы выступать, мы представили заглавный слайд с той темой, которую собирались озвучить. А образы различных дверей мы использовали, чтобы представить каждого из наших докладчиков вместе с той темой, которую он или она должны были рассказать аудитории.

Другой пример. Мы были приглашены к одному нашему японскому клиенту в Токио, чтобы презентовать топ-менеджменту компании наши рекомендации по созданию новой организационной структуры. Проанализировав особенности аудитории, мы выяснили, что она не склонна задавать вопросы в ходе презентации и вообще реагировать как посредством жестов, так и мимики. Мы решили, что должны сделать что-то необычное, чтобы «завести» слушателей, поэтому наши слайды необходимо было сделать чем-то большим, чем традиционные диаграммы и организационные схемы. И нам пришла в голову идея представить различные организационные структуры через метафоры. В первую очередь, мы использовали Кремль, чтобы продемонстрировать образ жесткой, бюрократической, иерархичной организации. В качестве контраста этой структуре мы нарисовали картинку протекающего высоко в небе движения планет и звезд, чтобы сделать наглядным образ изменчивой, интерактивной организации. После того, как мы показали эти две крайности, мы перешли к нашим реальным рекомендациям, которые лежали где-то посередине – организация с меньшим количеством ступеней и более широко распределенными функциями контроля. Приняв во внимание нашу аудиторию, идею этой рекомендованной организационной структуры мы представили в виде пагоды…

Executive.ru: Есть ли у вас любимые художники? Какие направления живописи обладают, на ваш взгляд, наиболее ясными образами?

Д.Ж.: Я не могу сказать, что у меня есть любимый художник. Я очень люблю «Крик» Эдварда Мунка… Но когда речь идет о ценности использования знаменитой картины, я думаю о тех, которые в первую очередь наиболее адекватно отвечают моей теме… С другой стороны, нельзя забывать и о том, что, возможно, слушатели не захотят чувствовать, что их время используется для того, чтобы показать им на экране полотна известных живописцев…

Executive.ru: Большинство современных презентаций разрабатывается в Power Point. Что эта программа привнесла принципиально нового в технику создания бизнес-презентаций?

Д.Ж.: Опираясь на свой многолетний опыт создания визуальных образов, я могу сказать, что PPT является одним из величайших технологический достижений. С появлением Power Point закончились все неудобства и суета, неизбежные на презентациях прошлого. Однако я бы советовал не злоупотреблять анимационными техниками, возможности для которых предоставляет PPT. Вообще, я всегда рекомендую делать презентации без использования анимации, за исключением тех случаев, когда она действительно помогает прояснить тот или иной вопрос.

Executive.ru: Если обобщить ваш многолетний опыт, могли бы вы назвать самую распространенную ошибку, которую допускают создатели бизнес-презентаций?

Д.Ж.: Убеждение в том, что слайды – это и есть презентация. Нет!!! Презентация – это выступающий, а картинки должны рассматриваться не более чем наглядные пособия в прямом смысле этого слова – они нужны только для того, чтобы поддержать оратора.

Executive.ru: Назовите, пожалуйста, три основных элемента успешной презентации.

Д.Ж.: Великолепное вступление. Отличное заключение. А между ними будьте максимально краткими.

Executive.ru: В каком направлении, по вашему видению, будет дальше двигаться развитие техник бизнес-презентаций?

Д.Ж.: Я убежден, что развитие виртуальных презентаций произведет настоящую революцию уже в самом ближайшем будущем.

Executive.ru: Вот вы говорите, что презентация – это не образы, а оратор. Но с другой стороны, презентация будущего – это виртуальная презентация, в которой больше нет зрительного, а подчас и голосового контакта аудитории с докладчиком. Тогда какова же его роль в виртуальной презентации и как эта роль будет меняться вместе с распространением виртуальных технологий?

Д.Ж.: Самое значительное изменение, связанное с виртуальными презентациями, состоит в том, что ни оратор, ни отдельные слушатели не будут находиться в одной комнате. Действительно, человеческого контакта при этом не происходит, и никто уже не может пользоваться языком тела и мимики. И роль оратора здесь сводится лишь к функциям докладчика, рассказывающего аудитории о презентации и делающего ссылки на соответствующие слайды.

Мы должны проявить терпимость по отношению к некоторой ограниченности виртуальных презентаций, учитывая, что технологии не стоят на месте и в скором времени преодолеют эту ограниченность. Я могу предположить, что совсем скоро мы сможем при создании виртуальных презентаций использовать технологии видеоконференций, так что аудитория и оратор смогут друг друга видеть. Повторюсь, это только вопрос техники, а в целом, отдавая должное невероятной экономии средств и времени, которые порождает эта новая модель презентаций, мы должны признать, что за ней действительно будущее.

Executive.ru: Существуют ли какие-то национальные отличия бизнес-презентаций?

Д.Ж.: Да, конечно, они есть, но мы живем в эпоху глобализации, и такие отличия постепенно стираются. Например, когда-то вы должны были непременно надевать пиджак и галстук, выступая с презентацией в Германии, в то время как в США можно было не соблюдать такие формальности. Или, выступая в Японии, мы привыкли к тому, что не стоит рассчитывать на зрительный контакт с аудиторией и ожидать, что слушатели будут задавать вопросы, как это всегда происходит в Америке. Но, повторю, сейчас такие черты постепенно отмирают...

Executive.ru: Не могли бы вы вспомнить интересные случаи из вашей профессиональной практики?

Д.Ж..: Вы знаете, например, мой первый опыт виртуальной презентации был весьма сумбурным, поскольку о том, что эта презентация будет виртуальной, я узнал только тогда, когда зашел на сайт самого этого мероприятия. Помню еще такой случай. Во время моей презентации перед студентами МВА во французской школе INSEAD выключилось электричество. Но мне пришлось продолжить свое выступление и устно описывать то, что студенты должны были увидеть на экране. А одному из моих коллег довелось проводить презентацию для менеджмента компании, где ключевой слушатель, председатель совета директоров, был слепым… Как-то мне сказали, что на презентации будет присутствовать 30-40 слушателей, а оказалось, что пришел только один человек. Но это не помешало мне провести отличную презентацию.

Executive.ru: Оглядываясь назад, что из вашего жизненного опыта до прихода в McKinsey оказало наибольшее влияние на ваше решение связать свою карьеру именно с этой компанией?

Д.Ж.: Мое решение начать работать в McKinsey было совершенно не запланированным. Что же касается тех событий, которые привели меня на путь визуальных коммуникаций, то тут необходимо отдать должное моему французскому дяде Тонтону Леону, с которым я проводил много времени в Париже, где прошло мое детство. Именно он научил меня играть в шахматы, водил по музеям, где прививал умение видеть картины из самой их глубины. Меня это действительно очень увлекло, и впоследствии я даже в течение нескольких лет занимался преподаванием истории искусств.

Когда я поступил в колледж, я решил, что хочу заниматься по классу живописи, но очень быстро осознал, что недостаточно талантлив для этого. Однако я благодарен своим учителям за то, чему они научили меня в области живописи, и за то, что подтолкнули меня к мысли пойти на курсы ораторского искусства. Именно там я впервые оказался перед аудиторией, то есть фактически стал заниматься тем, что я делаю сейчас и чему учу своих коллег.

После окончания колледжа с первыми занятиями по картографии я столкнулся в университете. Так я оказался в мире карт и схем, что и стало моей основной деятельностью во время службы в ВВС США. Что же касается McKinsey, то я действительно не планировал этот шаг. Объявление о вакансии я увидел в газете и решил представить на суд этой компании свой опыт работы со схемами и чертежами, приобретенный в колледже, ВВС и одной исследовательской компании, в которой я проработал некоторое время.

Executive.ru: Вы более 40 лет занимаетесь визуальными коммуникациями. Что поддерживает ваш интерес к тому, что вы делаете?

Д.Ж.: Вероятно, это связано с тем, что, несмотря на то, что мой род занятий и сама суть моей ответственности оставались неизменными все это время, я продолжал «переизобретать» самого себя, чтобы найти новые источники роста, интереса, исследований и т.д. Кроме того, я понял, что в рамках того, чем я занимаюсь, я могу сделать очень и очень многое. Я учредил видео-мастерские, призванные улучшить ораторские навыки во время презентаций. Я разработал стандарты качества в области дизайна слайдов. Я постоянно выступаю в бизнес-школах по всему миру и написал несколько книг на тему визуальных коммуникаций. Короче говоря, я просто продолжаю делать то, что люблю, и люблю то, что я делаю!

Фото: personalleadership.com

Также смотрите:

Говорите на языке диаграмм. Глава из книги Джина Желязны

Бизнес-презентация. Выдержки из нескольких глав книги Джина Желязны

Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
Цифры и факты
Назарбаев ушел в отставку

Президент Казахстана Нурсултан Назарбаев объявил об отказе от полномочий главы государства.

ЦБ назвал сектора теневой экономики

Активнее всего средства выводили в тень в строительном секторе.

Крабовые аукционы: Камчатка против

Правительство внесло на рассмотрение в Госдуму законопроект о крабовых аукционах.

Стрелки часов опять хотят перевести

Депутат от «Единой России» внес в Госдуму законопроект о возвращении сезонных переводов времени.