Как подготовиться к незапланированному выступлению

Хорошо, когда для подготовки речи достаточно времени. Можно подобрать фактуру, тезисы, аргументы, ответы на вопросы, определиться с логикой и структурой. Десять раз прорепетировать перед зеркалом.

Но иногда необходимость выступить сваливается, как снег на голову.

– После Ивана выступает Татьяна. Вкратце расскажите о новой системе мотивации, которую будем вводить с нового года.

– Кстати, у нас в гостях представитель партнеров. Сергей, о вашем новом продукте гудит рынок, интересно узнать подробности.

– Елена, там сотрудники бузят, требуют пересмотра графика отпусков. Сходите, успокойте.

– А теперь – поздравление от PR-департамента. Наталья, слушаем вас!

Как мы поступаем в таких случаях? Суетимся, напрягаемся, нервничаем, пытаемся импровизировать. И прямо скажем, не всегда это получается талантливо.

Задача 1. Прийти в сбалансированное «ресурсное» состояние

Перенапряжены – расслабиться. Если, наоборот, не хватает энергии и решимости – сконцентрироваться. Как говорят, только находясь в правильном состоянии, мы можем принимать верные решения. «Узбагойзя» – говорил лемур из мультфильма «Мадагаскар».

Как это сделать быстро?

Для начала важно вспомнить, что стресс и страх – биохимические реакции.

В неожиданной пугающей ситуации организм выбрасывает в кровь гормоны адреналин, норадреналин и кортизол, вызывающие реакции дрожи, сердцебиения, покраснения и побледнения кожи, затрудненного дыхания.

Чтобы избавиться от негативных эмоций, необходимо изменить гормональный фон, причем в ситуации незапланированного выступления – за считанные секунды.

Для этого популярные способы саморегуляции «через голову» (визуализации, медитативные практики, аффирмации, рефрейминги) слишком медленны и малоэффективны.

Самый короткий и быстрый путь – воздействовать сразу именно на тело.

Гимнастики «Клин» и «Пляска святого Витта» пригодятся, когда у спикера есть возможность уединиться хотя бы на минуту, а технику «Улитка» можно делать даже в переполненном зале.

Поэкспериментируйте, и выберите один способ, подходящий именно вам.

1. Гимнастика «Клин»

Источник упражнения – книга «Групповая психотерапия», Кьёл Рудестам, СПб.: изд. Питер, 2005.

Противопоказания (если присутствуют эти проблемы, используем другие способы):

  • Проблемы с давлением – гипертония или гипотония.
  • Сердечные заболевания в фазе обострения.
  • Остеохондроз грудного или шейного отдела позвоночника.
  • Головная боль, приступы мигрени.

Если таких проблем со здоровьем нет, можно смело выполнять гимнастику.

Шаг 1.

  • Задерживаем дыхание на максимально долгий срок (пока можем терпеть).
  • Параллельно – сильно напрягаем все тело: руки, ноги, пресс, плечевой пояс.
  • Одновременно делаем очень-очень плавные, замедленные («в ритме улитки») наклоны, повороты, приседания.

Шаг 2.

Когда удерживать дыхание станет невозможно, начинаем дышать и энергично сбрасываем напряжение всем телом, имитируя движения кошки или собаки, попавших под ливень. Представляем, что костей в теле нет, и десять-двадцать секунд «отряхиваемся».

Шаг 3. Повторяем шаги 1 и 2 несколько раз. По опыту, если мы действительно вкладываемся в упражнение, не экономя сил, достаточно двух-трех повторов, чтобы расслабиться и почувствовать себя намного спокойнее.

2. Гимнастика «Пляска святого Витта»

Это упражнение не имеет противопоказаний по здоровью, как гимнастика «Клин». Но, на всякий случай – при первых признаках дискомфорта стоит сразу прекратить активность и применить другие способы избавления от напряжения.

Повторяем вторую часть упражнения «Клин» в течение минуты.

«Стряхиваем» напряжение, акцентированно вибрируя всем телом. Начинаем с кистей рук, переходим к плечам, груди, ногам.

Когда через 40-60 секунд мы делаем последнее акцентированное движение и переходим в фазу покоя, то, как правило, ощущаем расслабление, спокойствие и концентрацию.

3. Упражнение «Улитка»

Сжимаем ладони в кулаки. Разжимаем. А теперь сжимаем, но с такой скоростью, чтобы пальцы прикоснулись к ладоням не раньше, чем через минуту-две. Медленно-медленно, по миллиметру в секунду.

Да, поначалу приходится себя очень сильно «замедлять», и не всегда это комфортно.

Но через какое-то время дыхание становится ритмичным и глубоким, и когда пальцы наконец достигнут ладони, как правило, мы чувствуем расслабление и спокойствие.

Задача 2. Зафиксировать цель

Зачем выступаю? Какую реакцию хочу вызвать? «Чтобы что?». Основные цели выступлений можно свести к нескольким пунктам:

  • проинформировать (например, обучающая лекция);
  • воодушевить (тост на юбилее директора);
  • убедить (защитить проект перед руководством);
  • призвать к действию;
  • продать.

Когда цель обозначена (желательно – письменно), нам намного проще в уме сконструировать фразы главной точки выступления – финала.

Проинформировать: «Коллеги, резюмирую. В процесс исследований мы пришли к таким выводам: 1…. 2…. 3…. Спасибо за внимание, готов к вашим вопросам».

Воодушевить: «Крепкого вам здоровья, Петр Петрович, желаю от имени коллектива на многие годы!».

Убедить: «Подытожу. Новая система мотивации должна снизить текучесть кадров на четверть, расходы на фонд оплаты труда – на 10-15%, количество брака – минимум на треть, при этом повысить производительность труда на 20%. Если принципиальных возражений нет, пошаговый план я готов представить через пять дней».

Призвать к действию: «Коллеги, цели и задачи определены, ответственные назначены. Предварительные отчеты жду 15 ноября до 15 часов, действуйте».

Продать: «Благодарю за внимание. Тестовый доступ к нашему сервису вы получаете, если зарегистрируетесь в ближайший час, и на стандартный платный доступ получаете 30% скидку при регистрации до 17 часов. Подаем заявки».

Задача 3. Продумать структуру выступления

Человечество придумало немало способов решить эту задачу:

  • Классическая структура художественного или музыкального произведения «Вступление – Основная часть – Завершение».
  • Схема увлекательного литературного произведения, прекрасно используемая в сторителлинге «Экспозиция – Завязка сюжета – Развитие сюжета – Кульминация (основной конфликт) – Развязка – Эпилог».
  • Модель PARADE, применяемая в крупнейшей консалтинговой компании McKinsey: Problem (Проблема) – Anticipated Consequence (что будет, если не решать проблему) – Role (роли участников) – Action (предлагаемые действия) – Decision-Making Rationale (почему мы предлагаем предпринять именно такие действия) – End-Result (конечный результат).

И другие. Для экспресс-подготовки к выступлению автор выбрал модель SCORE, описанную Робертом Дилтсом в книге «Фокусы языка». Она проста, усваивается с одного раза, и позволяет выглядеть весомо и убедительно, даже если репетиций не было.

  • Symptoms: симптомы проблем, текущее состояние системы.
  • Causes: причины проблем.
  • Outcomes: цели, результат, желаемое состояние.
  • Resources: ресурсы, требуемые для достижения желаемого состояния.
  • Effects: эффекты, последствия.

Выступление руководителя HR-департамента по этой схеме может выглядеть так:

Symptoms. Коллеги, по итогам мониторинга уровень текучести кадров в подразделении продаж повысился до самой высокой отметки в отрасли — 40%. Наш рекрутинг работает с перегрузкой, но все равно не успевает закрывать потребности розничной сети. Люди уходят, и мы с вами понимаем, как это влияет на имидж компании. Если тенденция продолжится, мы будем вынуждены серьезно снизить требования к соискателям. Как правило, это быстро сказывается на лояльности клиентов, и увы, дальше игнорировать эту проблему нельзя.

Causes: Мы проанализировали причины явления. По данным исследования, на треть оно связано с гигиеническими условиями труда и личными обстоятельствами сотрудников. Но в 70% случаев увольнение было вызвано устаревшей структурой мотивации: самая низкая в отрасли базовая часть зарплаты и премиальная часть, зависящая только от объема продаж. У большинства конкурентов внедрены современные схемы зарплат, отражающие ключевые факторы эффективности продавцов.

Outcomes: Если руководство пойдет навстречу, мы готовы в течение следующего года привести текучесть кадров к среднему по отрасли значению.

Resources: Для этого необходимо внедрить современную схему зарплат. Я имею в виду повышение базовой части и внедрение KPI. Мы подсчитали вместе с коммерческим департаментом: инвестиции в исследования, адаптацию и внедрение составят от X до Y тысяч рублей, подготовка займет до двух месяцев. Более точные цифры будут названы в течение недели.

Effects: По предварительным расчетам, новая система мотивации должна снизить текучесть кадров минимум на 20%, расходы на фонд оплаты труда – на 10-15%, при этом повысить производительность труда продавцов. Если коллеги поддержат, мы готовы начинать подготовку со следующей недели.

Задача 4. Подобрать приемы усиления спича

Вспомните примеры успешного внедрения подобных проектов в других компаниях, иносказания, байки, анекдоты в тему, цитаты авторитетных личностей, и прочие элементы метафорического влияния.

В формате экспресс-подготовки достаточно вспомнить одну интересную цитату, байку, один пример из жизни.

Когда логическая структура речи выстроена, украшения легко вспоминаются в процессе выступления.

– Коллеги, понимаю, что для большинства проблема выглядит незначительной. Доходы растут, и это радует. Но отдыхающие на Титанике тоже не представляли, что корабль приближается к айсбергу. Мне бы очень не хотелось, чтобы таким айсбергом для нашей компании оказалась моя сфера ответственности – персонал.

Задача 5. Репетируем один раз

Важно – несмотря на цейтнот и нервы, лучше это сразу делать без шпаргалки, на память.

Кажется, что блокнот в руках придает «опоры», но на самом деле такая шпаргалка сковывает, заставляя голос звучать напряженно и неестественно.

Намного важнее ясно представлять себе логику изложения (по модели SCORE, например), чем заучивать текст наизусть.

Если мы уже находимся в зале, то репетируем мысленно, не подглядывая в блокнот.

Во время выступления – освобождаем руки, убираем подсказки и шпаргалки.

Повторив экспресс-подготовку несколько раз, можем заметим, что выполняем эту работу в уме и намного быстрее, чем поначалу.

В первый-второй раз на подготовку уйдет десять минут, в третий – пять, а на четвертый-пятый – блокнот и дополнительные минуты вовсе не понадобятся.

И в помощь начинающим ораторам – афоризм Уинстона Черчилля. Его спросили — в чем главный секрет успеха публичного выступления. Ответ: время, потраченное на его подготовку.

Фото: pixabay.com

Комментарии
Руководитель управления, Москва

если вам страшно выступать -значит вы не в той компании, тут один способ -логика выступления по Цицерону: тема- введение-тезисы -заключение (обобщение тезисов) и вперед (или: проблема-решение- ресурсы), но еще лучше (самое эффективное выступление) признаться, что вы почти всех тут боитесь и ненавидите, но это для крутых.

Руководитель управления, Москва
Алексей Урванцев пишет:
Николай Перов пишет:

Я бы добавил следующее: быть профессионалом в своем деле и уметь владеть информацией.

На таких мероприятиях не расслабляться,а, а РАБОТАТЬ: слушать и анализировать высказывания коллег,оценивать участие своего отдела или лично вас в предлагаемых решениях

Настолько очевидная мысль, что нет ни малейшего желания с вами спорить. )

я считаю, что на таких "мероприятиях" надо расслабляться, шутить, рассказывать интимные подробности, и не париться -так получается максимально эффективно достигнуть цели переговоров, например в недвижимости и финансах.

Консультант, Москва
Андрей Сомов пишет:
если вам страшно выступать -значит вы не в той компании, тут один способ -логика выступления по Цицерону: тема- введение-тезисы -заключение (обобщение тезисов) и вперед (или: проблема-решение- ресурсы), но еще лучше (самое эффективное выступление) признаться, что вы почти всех тут боитесь и ненавидите, но это для крутых.

Думаю, если вам страшно выступать, значит, это имеет какую-то серьезную причину. Может быть, это вызвано детской психотравмой, может, недостатком реальных навыков (навыки и знания - разные сущности), может быть, слишком высокой зависимостью от мнения окружающих.

В любом случае, эти проблемы, сказывающиеся, в-основном, на теле (сердцебиение, тремор, покраснение/побледнение кожи, скованное дыхание и проч.), никак не могут быть решены "логическими" методами.

Было бы здорово, если бы было так легко: "один способ -логика выступления по Цицерону: тема- введение-тезисы -заключение (обобщение тезисов) и вперед". Прочитал книжку по риторике, и вперед.

Увы, это так не работает.

Консультант, Москва
Андрей Сомов пишет:


я считаю, что на таких "мероприятиях" надо расслабляться, шутить, рассказывать интимные подробности, и не париться -так получается максимально эффективно достигнуть цели переговоров, например в недвижимости и финансах.

Вспомнилась старая шутка: "Знаете, почему удои обычно в несколько раз выше надоев? У слова "надои" корень "надо".

Руководитель управления, Казань

Спасибо Автору!

Отличный практикум, по подготовке к выступлению!

И не важно, тост в компании, или совещание среди коллег, а вполне возможно и на более высоком уровне...

Что лучшее - "мертвая тишина", в ответ на представление выступающего, или "несвязанное бормотание" живого человека?


Консультант, Москва
Денис Перевезнов пишет:

Спасибо Автору!

Отличный практикум, по подготовке к выступлению!

И не важно, тост в компании, или совещание среди коллег, а вполне возможно и на более высоком уровне...

Что лучшее - "мертвая тишина", в ответ на представление выступающего, или "несвязанное бормотание" живого человека?


Спасибо, Денис! Да, этот алгоритм взят не с потолка, экспериментировал когда-то на себе )). Кстати, модель SCORE до сих пор использую, когда нужно срочно подготовиться.

Консультант, Москва

Статья полезная. Спасибо! Я бы добавил, что в подобных случаях можно ещё попробовать задавать аудитории вопросы, наладить диалог. Это даст время на обдумывание, это запустит конструктивный процесс.

Консультант, Москва
Игорь Татарский пишет:

Статья полезная. Спасибо! Я бы добавил, что в подобных случаях можно ещё попробовать задавать аудитории вопросы, наладить диалог. Это даст время на обдумывание, это запустит конструктивный процесс.

Да, дельное предложение. Только эта рекомендация больше подходит для следующей статьи - не "Как подготовиться", а "Как выступать, если вы слабо подготовлены" ))

Генеральный директор, Ростов-на-Дону

Применяя SCORE, используйте NLP

Прочитав статью, я увидел упоминание и рекомендацию автора о применении SCORE. Автором техники является Роберта Дилтс, ведущий НЛПер.

Замечу, что в НЛП существуют специальные рекомендации применения SCORE. Думаю, что если использовать принципы и подходы НЛП (это рекомендации автора модели SCORE Роберта Дилтса), то быстрая подготовка к публичному выступлению только будет выигрывать. Как бы выглядела бы подготовка с точки зрения НЛП?

Прежде всего, применяется иная последовательность пунктов SCORE, т.е. начинается все с описания симптомов (Symptoms), т.к. без постановки проблемы невозможно вообще о чём-то говорить.

Далее в отличие от традиционного подхода, сразу рекомендуется переходить к решению, к цели, результату (Outcomes). Почему такая последовательность? Дело в том, что при решении проблем очень важно создать мотивацию к решению проблемы. И когда мы максимально сокращаем путь от проблемы к решению, т.е. сразу даем решение, у слушателей/менеджеров возникает значительно больше мотивации решить проблему.

Если начать сразу обсуждать причины проблем (Causes), то слушатель/менеджер проникается негативом и мотивация падает, более того как правило причины лежат в прошлом и ситуация в бизнесе всегда меняется. Мы имеем дело с динамическим и развивающимся миром, поэтому причины сегодня могут быть одни, завтра другие. И когда мы начинаем исследовать причины проблем, то нужно понять какие именно причины описывать на текущий момент или же на момент возникновения проблемы. Более того, свойство причин проблем таково, что чем больше ты их обсуждаешь, тем больше ты находишь и причем не только причин, но и самих новых проблем. Это значительно усложняет решение задач. Зачастую тут еще по российским традициям начинают искать "виноватых", что почти никогда не получается объективно и вообще не имеет отношения к делу в подавляющем большинстве случаев. В реузльтате проблема не решается, менеджеры "топтаться на месте". Поэтому в НЛП чаще всего причины проблем вообще не затрагиваются, не обсуждаются, делается это только в особых ситуациях - когда никак иначе нельзя.

Потом даются эффекты (Effects), т.е. обсуждается что позитивного, важного еще даст полученный результат или достигнутая цель, решенная проблема. Это еще более мотивирует слушателей/менеджеров.

После этого описываются необходимые ресурсы (Resources).

Приведу пошаговое описание:

1) Symptom - описать проблему, симптом, текущее состояние системы, которое обсуждается и должно быть решено.

2) Outcome - цель, результат, конечное состояние системы, решение проблемы.

3) Effects - описать эффекты, последствия решения проблемы, результата или достигнутой цели.

4) Resources - описать необходимые ресурсы для желаемого состояния.

5) Causes - причины проблем. Причины давать только если это позволяет формат выступления по времени, либо это крайне необходимо для раскрытия темы. Чаше всего причины проблем опускаются, т.к. чаще всего они никак не помогают решить проблему, а если и помогают, то вероятно лучше их включить в п. 1 Symptom (симптом).

Замечу также, что иногда полезным для менеджмента сформулировать препятствия, которые могут ожидать нас на пути движения от начального состояния к конечному (т.е. от Symptom к Outcome).

Думаю, что если применять принципы НЛП, то результат применения модели SCORE был бы значительно лучше, т.е. Ваше выступление будет более результативным. При таком подходе аудитория больше мотивируется, сосредотачивается на решение проблемы, достижении цели, на БУДУЩЕМ, на миссии и видении, а не вязнет в "причинах" и проблемах прошлого.

Автор комментария - кандидат экономических наук, практикующий менеджер-практик, Master Practitioner in the Art and Science of NLP
Александр Заворин.

1 3
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
Цифры и факты
Роскомнадзор проверит VPN

Роскомнадзор заказал разработку системы автоматической проверки качества VPN-сервисов.

Китай: взрыв на химзаводе

В Китае на химзаводе «Цзянсу Тяньцзяи» произошел мощный взрыв.

​Государство уходит в цифру

Правительство определилось с планом работ по оптимизации и цифровой трансформации госуслуг.

МТС повышает дивиденды

МТС повышает дивиденды на 7,6%.