Как подготовиться к незапланированному выступлению

Хорошо, когда для подготовки речи достаточно времени. Можно подобрать фактуру, тезисы, аргументы, ответы на вопросы, определиться с логикой и структурой. Десять раз прорепетировать перед зеркалом.

Но иногда необходимость выступить сваливается, как снег на голову.

– После Ивана выступает Татьяна. Вкратце расскажите о новой системе мотивации, которую будем вводить с нового года.

– Кстати, у нас в гостях представитель партнеров. Сергей, о вашем новом продукте гудит рынок, интересно узнать подробности.

– Елена, там сотрудники бузят, требуют пересмотра графика отпусков. Сходите, успокойте.

– А теперь – поздравление от PR-департамента. Наталья, слушаем вас!

Как мы поступаем в таких случаях? Суетимся, напрягаемся, нервничаем, пытаемся импровизировать. И прямо скажем, не всегда это получается талантливо.

Задача 1. Прийти в сбалансированное «ресурсное» состояние

Перенапряжены – расслабиться. Если, наоборот, не хватает энергии и решимости – сконцентрироваться. Как говорят, только находясь в правильном состоянии, мы можем принимать верные решения. «Узбагойзя» – говорил лемур из мультфильма «Мадагаскар».

Как это сделать быстро?

Для начала важно вспомнить, что стресс и страх – биохимические реакции.

В неожиданной пугающей ситуации организм выбрасывает в кровь гормоны адреналин, норадреналин и кортизол, вызывающие реакции дрожи, сердцебиения, покраснения и побледнения кожи, затрудненного дыхания.

Чтобы избавиться от негативных эмоций, необходимо изменить гормональный фон, причем в ситуации незапланированного выступления – за считанные секунды.

Для этого популярные способы саморегуляции «через голову» (визуализации, медитативные практики, аффирмации, рефрейминги) слишком медленны и малоэффективны.

Самый короткий и быстрый путь – воздействовать сразу именно на тело.

Гимнастики «Клин» и «Пляска святого Витта» пригодятся, когда у спикера есть возможность уединиться хотя бы на минуту, а технику «Улитка» можно делать даже в переполненном зале.

Поэкспериментируйте, и выберите один способ, подходящий именно вам.

1. Гимнастика «Клин»

Источник упражнения – книга «Групповая психотерапия», Кьёл Рудестам, СПб.: изд. Питер, 2005.

Противопоказания (если присутствуют эти проблемы, используем другие способы):

  • Проблемы с давлением – гипертония или гипотония.
  • Сердечные заболевания в фазе обострения.
  • Остеохондроз грудного или шейного отдела позвоночника.
  • Головная боль, приступы мигрени.

Если таких проблем со здоровьем нет, можно смело выполнять гимнастику.

Шаг 1.

  • Задерживаем дыхание на максимально долгий срок (пока можем терпеть).
  • Параллельно – сильно напрягаем все тело: руки, ноги, пресс, плечевой пояс.
  • Одновременно делаем очень-очень плавные, замедленные («в ритме улитки») наклоны, повороты, приседания.

Шаг 2.

Когда удерживать дыхание станет невозможно, начинаем дышать и энергично сбрасываем напряжение всем телом, имитируя движения кошки или собаки, попавших под ливень. Представляем, что костей в теле нет, и десять-двадцать секунд «отряхиваемся».

Шаг 3. Повторяем шаги 1 и 2 несколько раз. По опыту, если мы действительно вкладываемся в упражнение, не экономя сил, достаточно двух-трех повторов, чтобы расслабиться и почувствовать себя намного спокойнее.

2. Гимнастика «Пляска святого Витта»

Это упражнение не имеет противопоказаний по здоровью, как гимнастика «Клин». Но, на всякий случай – при первых признаках дискомфорта стоит сразу прекратить активность и применить другие способы избавления от напряжения.

Повторяем вторую часть упражнения «Клин» в течение минуты.

«Стряхиваем» напряжение, акцентированно вибрируя всем телом. Начинаем с кистей рук, переходим к плечам, груди, ногам.

Когда через 40-60 секунд мы делаем последнее акцентированное движение и переходим в фазу покоя, то, как правило, ощущаем расслабление, спокойствие и концентрацию.

3. Упражнение «Улитка»

Сжимаем ладони в кулаки. Разжимаем. А теперь сжимаем, но с такой скоростью, чтобы пальцы прикоснулись к ладоням не раньше, чем через минуту-две. Медленно-медленно, по миллиметру в секунду.

Да, поначалу приходится себя очень сильно «замедлять», и не всегда это комфортно.

Но через какое-то время дыхание становится ритмичным и глубоким, и когда пальцы наконец достигнут ладони, как правило, мы чувствуем расслабление и спокойствие.

Задача 2. Зафиксировать цель

Зачем выступаю? Какую реакцию хочу вызвать? «Чтобы что?». Основные цели выступлений можно свести к нескольким пунктам:

  • проинформировать (например, обучающая лекция);
  • воодушевить (тост на юбилее директора);
  • убедить (защитить проект перед руководством);
  • призвать к действию;
  • продать.

Когда цель обозначена (желательно – письменно), нам намного проще в уме сконструировать фразы главной точки выступления – финала.

Проинформировать: «Коллеги, резюмирую. В процесс исследований мы пришли к таким выводам: 1…. 2…. 3…. Спасибо за внимание, готов к вашим вопросам».

Воодушевить: «Крепкого вам здоровья, Петр Петрович, желаю от имени коллектива на многие годы!».

Убедить: «Подытожу. Новая система мотивации должна снизить текучесть кадров на четверть, расходы на фонд оплаты труда – на 10-15%, количество брака – минимум на треть, при этом повысить производительность труда на 20%. Если принципиальных возражений нет, пошаговый план я готов представить через пять дней».

Призвать к действию: «Коллеги, цели и задачи определены, ответственные назначены. Предварительные отчеты жду 15 ноября до 15 часов, действуйте».

Продать: «Благодарю за внимание. Тестовый доступ к нашему сервису вы получаете, если зарегистрируетесь в ближайший час, и на стандартный платный доступ получаете 30% скидку при регистрации до 17 часов. Подаем заявки».

Задача 3. Продумать структуру выступления

Человечество придумало немало способов решить эту задачу:

  • Классическая структура художественного или музыкального произведения «Вступление – Основная часть – Завершение».
  • Схема увлекательного литературного произведения, прекрасно используемая в сторителлинге «Экспозиция – Завязка сюжета – Развитие сюжета – Кульминация (основной конфликт) – Развязка – Эпилог».
  • Модель PARADE, применяемая в крупнейшей консалтинговой компании McKinsey: Problem (Проблема) – Anticipated Consequence (что будет, если не решать проблему) – Role (роли участников) – Action (предлагаемые действия) – Decision-Making Rationale (почему мы предлагаем предпринять именно такие действия) – End-Result (конечный результат).

И другие. Для экспресс-подготовки к выступлению автор выбрал модель SCORE, описанную Робертом Дилтсом в книге «Фокусы языка». Она проста, усваивается с одного раза, и позволяет выглядеть весомо и убедительно, даже если репетиций не было.

  • Symptoms: симптомы проблем, текущее состояние системы.
  • Causes: причины проблем.
  • Outcomes: цели, результат, желаемое состояние.
  • Resources: ресурсы, требуемые для достижения желаемого состояния.
  • Effects: эффекты, последствия.

Выступление руководителя HR-департамента по этой схеме может выглядеть так:

Symptoms. Коллеги, по итогам мониторинга уровень текучести кадров в подразделении продаж повысился до самой высокой отметки в отрасли — 40%. Наш рекрутинг работает с перегрузкой, но все равно не успевает закрывать потребности розничной сети. Люди уходят, и мы с вами понимаем, как это влияет на имидж компании. Если тенденция продолжится, мы будем вынуждены серьезно снизить требования к соискателям. Как правило, это быстро сказывается на лояльности клиентов, и увы, дальше игнорировать эту проблему нельзя.

Causes: Мы проанализировали причины явления. По данным исследования, на треть оно связано с гигиеническими условиями труда и личными обстоятельствами сотрудников. Но в 70% случаев увольнение было вызвано устаревшей структурой мотивации: самая низкая в отрасли базовая часть зарплаты и премиальная часть, зависящая только от объема продаж. У большинства конкурентов внедрены современные схемы зарплат, отражающие ключевые факторы эффективности продавцов.

Outcomes: Если руководство пойдет навстречу, мы готовы в течение следующего года привести текучесть кадров к среднему по отрасли значению.

Resources: Для этого необходимо внедрить современную схему зарплат. Я имею в виду повышение базовой части и внедрение KPI. Мы подсчитали вместе с коммерческим департаментом: инвестиции в исследования, адаптацию и внедрение составят от X до Y тысяч рублей, подготовка займет до двух месяцев. Более точные цифры будут названы в течение недели.

Effects: По предварительным расчетам, новая система мотивации должна снизить текучесть кадров минимум на 20%, расходы на фонд оплаты труда – на 10-15%, при этом повысить производительность труда продавцов. Если коллеги поддержат, мы готовы начинать подготовку со следующей недели.

Задача 4. Подобрать приемы усиления спича

Вспомните примеры успешного внедрения подобных проектов в других компаниях, иносказания, байки, анекдоты в тему, цитаты авторитетных личностей, и прочие элементы метафорического влияния.

В формате экспресс-подготовки достаточно вспомнить одну интересную цитату, байку, один пример из жизни.

Когда логическая структура речи выстроена, украшения легко вспоминаются в процессе выступления.

– Коллеги, понимаю, что для большинства проблема выглядит незначительной. Доходы растут, и это радует. Но отдыхающие на Титанике тоже не представляли, что корабль приближается к айсбергу. Мне бы очень не хотелось, чтобы таким айсбергом для нашей компании оказалась моя сфера ответственности – персонал.

Задача 5. Репетируем один раз

Важно – несмотря на цейтнот и нервы, лучше это сразу делать без шпаргалки, на память.

Кажется, что блокнот в руках придает «опоры», но на самом деле такая шпаргалка сковывает, заставляя голос звучать напряженно и неестественно.

Намного важнее ясно представлять себе логику изложения (по модели SCORE, например), чем заучивать текст наизусть.

Если мы уже находимся в зале, то репетируем мысленно, не подглядывая в блокнот.

Во время выступления – освобождаем руки, убираем подсказки и шпаргалки.

Повторив экспресс-подготовку несколько раз, можем заметим, что выполняем эту работу в уме и намного быстрее, чем поначалу.

В первый-второй раз на подготовку уйдет десять минут, в третий – пять, а на четвертый-пятый – блокнот и дополнительные минуты вовсе не понадобятся.

И в помощь начинающим ораторам – афоризм Уинстона Черчилля. Его спросили — в чем главный секрет успеха публичного выступления. Ответ: время, потраченное на его подготовку.

Фото: pixabay.com

Комментарии
Генеральный директор, Нижний Новгород

А может лучше отказаться от выступления? Если это не тост, разумеется, тут пропускать возможность не стоит.

Консультант, Москва
Владимир Токарев пишет:

А может лучше отказаться от выступления?

Думаю, многие так и делают, но ведь не всегда это возможно.

Консультант, Москва

Но иногда необходимость выступить сваливается, как снег на голову.

– После Ивана выступает Татьяна. Вкратце расскажите о новой системе мотивации, которую будем вводить с нового года.


А давайте рассмотрим ситуацию подробнее. Идет совещание, выступает Иван. Все присутствующие сотрудники одного предприятия, друг друга знают, и, скорее всего совещались, по проблемам, которые обсуждаются в данный момент, неоднократно. Поэтому многие слушают выступления в пол-уха, а то и вовсе не слушают, а находятся в состоянии блуждающего сознания - думают о чем угодно. И для Татьяны предложение выступить по теме "о новой системе мотивации, которую мы будем вводить с нового года" вряд ли является большой неожиданностью, эту систему собираются вводить, значит уже обсуждали в узком кругу, и Татьяна полностью, как говорится, в теме. Не зря же для выступления выбрали именно её. Так что особо напрягаться ей не с чего. Рассказать о том, что она хорошо знает сотрудникам, которых она тоже хорошо знает!

Вот если бы ей предложили выступить по теме - "Как лев - вожак управляет своим гаремом?", да еще перед слушателями ей не знакомыми! То тут конечно ей пришлось бы удивится,что ей на голову свалился снежный ком, вернуться с небес на землю, и напрячься. А потом расслабится - "Улитка" бы точно помогла, и начать вспоминать все, что она знает о порядках в львином прайде. По вашей методике. Хорошая методика! Мне понравилась!

Консультант, Москва
Валентина Путилина пишет:

Но иногда необходимость выступить сваливается, как снег на голову.

– После Ивана выступает Татьяна. Вкратце расскажите о новой системе мотивации, которую будем вводить с нового года.

А давайте рассмотрим ситуацию подробнее. Идет совещание, выступает Иван. Все присутствующие сотрудники одного предприятия, друг друга знают, и, скорее всего совещались, по проблемам, которые обсуждаются в данный момент, неоднократно. Поэтому многие слушают выступления в пол-уха, а то и вовсе не слушают, а находятся в состоянии блуждающего сознания - думают о чем угодно. И для Татьяны предложение выступить по теме "о новой системе мотивации, которую мы будем вводить с нового года" вряд ли является большой неожиданностью, эту систему собираются вводить, значит уже обсуждали в узком кругу, и Татьяна полностью, как говорится, в теме. Не зря же для выступления выбрали именно её. Так что особо напрягаться ей не с чего. Рассказать о том, что она хорошо знает сотрудникам, которых она тоже хорошо знает!

Татьяна, значит, эта статья была написана для тех случаев, когда выступление было неожиданным. А в случаях, о которых вы говорите, она не нужна. )


Консультант, Москва
Валентина Путилина пишет:

По вашей методике. Хорошая методика! Мне понравилась!

Спасибо!

Консультант, Москва
Алексей Урванцев пишет:
Спасибо!

Вашу методику можно использовать для подготовки к любым публичным выступлениям. Снять напряжение перед выходом всегда необходимо! Это раз! И пункт № 4 очень важен - немного встряхнуть аудиторию никогда не вредно!


Консультант, Красноярск

Я бы добавил следующее: быть профессионалом в своем деле и уметь владеть информацией.

На таких мероприятиях не расслабляться,а, а РАБОТАТЬ: слушать и анализировать высказывания коллег,оценивать участие своего отдела или лично вас в предлагаемых решениях

Мы ведем разговор о менеджерах с высокой квалификацией, руководителей, или студентах? Еслм о первых, то достичь этого уровня без компетенций в области публичных выступлений и четкого изложения своих мыслей - НЕВОЗМОЖНО.

И не совсем понял следующий пример:"Елена, там сотрудники бузят, требуют пересмотра графика отпусков. Сходите, успокойте" Если это не ваша функция, то почему вы должны идти.если ваша функция, то : либо вы упустили ситуацию, либо у вас уже есть решение. Третьего не дано.

Экономист, Москва

Если Вам предлагают "ни с того ни с сего" выступить публично, то, скорее всего, Вас хотят намеренно выставить в неприглядном свете, или, иными словами, подставить. Можно смело искать новую работу.

Консультант, Москва
Константин Комшуков пишет:

Если Вам предлагают "ни с того ни с сего" выступить публично, то, скорее всего, Вас хотят намеренно выставить в неприглядном свете, или, иными словами, подставить. Можно смело искать новую работу.

Константин, зачем же обобщать? Бывают случаи, когда вы правы, а бывает, когда мероприятие просто спланировано плохо. "Не надо приписывать дурному замыслу проблемы, вызванные обычной глупостью"© )). А если учесть, что во многих компаниях подковерные игры - обязательная часть повседневной жизни, тем более нужно уметь готовиться к выступлению моментально.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
Цифры и факты
Счетная палата проверила госорганы

Счетная палата выявила более 9,2 тыс. нарушений, совершенных российскими госорганами.

Белоруссия остановила экспорт нефти

Белоруссия вынужденно приостановила экспорт светлых нефтепродуктов.

Леваев продает «Аквамарин»

AFI Development продает за 4,45 млрд руб. офисное здание для погашения долга.

Медведев разрешил стройку без эскроу

Дмитрий Медведев разрешил достраивать жилые дома без эскроу-счетов.