Как развиваться, не теряя в качестве?

Всем известно, что активное развитие компании влечет не только позитивные последствия, но и создает ряд проблем: увеличение штата сотрудников, рост количества и уровня сложности бизнес-процедур, понижение управляемости системы. Едва ли не главной проблемой становится построение новой корпоративной структуры и определенная формализация как отношений внутри компаний, так и бизнес-процессов.

Иными словами, до тех пор пока в компании работает сравнительно небольшое число сотрудников (до 50 человек), они всегда могут договориться между собой, кто за что отвечает, кто когда приходит, какой проект ведет и т.д. Однако бизнес растет и развивается, в компанию с каждым днем приходят новые работники, и тут закономерно возникает острая потребность четкого разделения полномочий и ответственности, определения функций каждого сотрудника, профессионального контроля, контроля посещаемости и использования рабочего времени. В противном случае получается ситуация конфликта из анекдота бригадиров на стройке, вечно спорящих из-за того, что бригада каждого заканчивает рабочую смену и оставляет после себя строительный мусор, так что другая бригада, заступая на вахту, должна сначала убрать мусор, а потом начать работать, и так без конца.

Часто в таких случаях внутренняя структура компании и существующий кадровый документооборот не успевают за темпами развития бизнеса и новыми масштабами деятельности компании, и возникает определенный дисбаланс. Практика показывает, что подобную «болезнь» переживают около 90% активно развивающихся российских компаний.

Подобные проблемы с оптимизацией кадровой документации часто возникают также у уже сформировавшихся крупных компаний, желающих полностью перевести свой бизнес в легальную сферу и стать «публичными» субъектами бизнеса, а также у филиалов и представительств иностранных компаний в России.

«Никто не виноват, но что делать?»

Одним из эффективных инструментов построения новой корпоративной структуры компании являются постановка и внедрение оптимальной системы кадрового документооборота. Каковы же элементы, составляющие каровую документацию компании?

«Столбовой дорогой цивилизации…»

Возникает вполне резонный вопрос: а для чего вообще нужно внедрять кадровые документы, если до этого компания нормально существовала и развивалась без них? Не является ли это просто увеличением вала внутренних документов, создающим бюрократические барьеры и лишнюю головную боль для руководителя и больше ничего? Как показывает практика, при разумном подходе к постановке кадровой документации можно эффективно решить сразу несколько параллельных задач.

Во-первых, таким способом можно формализовать бизнес-процедуры, существующие в компании (например, в должностных инструкциях можно четко прописать обязанности конкретных сотрудников и обязательные требования к результатам их работы).

Во–вторых, это чрезвычайно простой и удобной инструмент, с помощью которого можно выстроить и закрепить документально новую корпоративную структуру, единые принципы корпоративной культуры и корпоративного стиля, соответствующую динамике развития компании.

В–третьих, введение кадровых документов позволяет добиться легального «баланса интересов» компании и ее сотрудников, а также избежать возможных будущих конфликтов и споров с работниками (распространенный пример: при нанесении значительного ущерба работником организации работодатель, как правило, предпринимает попытки взыскать убытки «неформально» или в длительном судебном процессе, тогда как существует намного более простой и эффективный механизм возмещения ущерба на основании подписанных с работниками договоров о полной материальной ответственности).

Наконец, в-четвертых, меры по постановке кадрового документооборота являются весьма результативной профилактикой рисков, связанных с проверками государственных контрольно-надзорных органов и важным шагом на пути формирования имиджа публичной компании.

Следует отметить, что переход к цивилизованным формам отношений компаний и их сотрудников является объективной тенденцией для российского бизнеса, идущего к стабильности и стремящегося выйти на мировой уровень. Как пример, в последнее время на рынке существует тенденция «обеления заработной платы». Зачастую уже сами сотрудники при приеме на работу предъявляют работодателю требования о легальной заработной плате, оформлении трудовой книжки, гарантий социального страхования, оплаты больничных и других элементов легального социального пакета.

«Здравствуйте: я – трудовой инспектор»!

Практика крупных корпораций показывает, что поставленная кадровая документация – один из центральных элементов правового обеспечения деятельности компании наряду со схемами налогообложения, корпоративной защитой, взысканием дебиторской задолженности, разработкой базы договоров, сопровождением сделок и т.д.

Ни для кого не секрет, что далеко не во всех компаниях на территории РФ трудовые отношения достаточно прозрачны и юридически регламентированы, что связано с общей низкой непопулярностью «белого бизнеса». Какие проблемы могут возникнуть у организации с налоговыми органами, знают практически все. А вот какие подводные рифы и опасности таит в себе отсутствие в компании необходимых социально-трудовых документов? Попробуем разобраться и поименовать основные риски, которые грозят невнимательному работодателю.

  • Контролирующим органом в сфере трудовых отношений является Государственная инспекция труда, полномочия которой с принятием нового Трудового кодекса стали почти безграничными. Как правило, результатом первичной проверки соблюдения трудового законодательства в организации является наложение административного штрафа на должностных лиц компании и вынесение предписания об устранении допущенных нарушений. При повторном обнаружении нарушений трудового законодательства государственный инспектор труда имеет право вынести предписание о полном приостановлении деятельности предприятия до полного устранения выявленных нарушений, а также направить представление в суд о дисквалификации руководителя компании. К сожалению, за последний год приостановлением деятельности на период устранения нарушений трудового законодательства поплатились несколько московских компаний, вынужденных затем разрешать конфликты с трудовой инспекцией в затяжных судебных процессах.
  • Отсутствие необходимых документов, четко регулирующих отношения работника и работодателя, создает весьма благоприятную почву для возможных конфликтов с работниками, от которых один шаг до жалоб в трудовую инспекцию и в суд. При этом нужно помнить, что добросердечный российский суд еще по старой советской традиции не всегда помнит о принципе равенства и состязательности сторон в процессе и в подавляющем большинстве случаев принимает сторону «слабой и обиженной» стороны в споре, в роли которой выступает работник. Как показывают данные судебной практики, опубликованные в бюллетене Верховного Суда РФ, за последние 3 года более 80% трудовых споров разрешены судами именно в пользу работников.
  • Стоит вспомнить и о таком негативном последствии, как возможные дисфункции корпоративной системы управления, что является следствием отсутствия необходимых процедур и четкого разделения полномочий и ответственности между работниками внутри компании.

«А может ли быть иначе?»

Конечно же, проблема заключается еще и в недостатке опыта отечественных предпринимателей и в отсутствии годами складывающейся в западном обществе культуры «легального бизнеса». По данным бюллетеня Минтруда РФ, кадровая документация имеется всего лишь у 53% от общего числа российских компаний, причем в 35% организаций система кадровых документов неполна и далека от совершенства.

Проблемы формирования эффективной системы регулирования трудовых отношений с работниками в последнее время все чаще затрагивают филиалы и представительства западных компаний на российском рынке. В европейских странах, где традиции цивилизованного бизнеса насчитывают несколько веков, прозрачную и формализованную систему внутренних документов, в том числе кадровых документов, имеют практически все компании, относящиеся к крупному и среднему бизнесу. В последние годы данная тенденция стала актуальна и для российского рынка, что обусловило появление нового вида юридических и консалтинговых услуг – постановка (оптимизация) кадровой документации.

В связи с тем, что данные услуги находятся на стыке права, искусства управления человеческими ресурсами, бухгалтерского сопровождения и выстраивания стратегии развития компании, даже при наличии у компании собственного отдела кадров данная задача чаще всего решается специализированными консалтинговыми компаниями.

В завершении хотелось бы напомнить один афоризм Сенеки: «Если капитан корабля не знает, в какую гавань он плывет, ему ни один ветер не будет попутным». Любой работодатель – в своем роде капитан на корабле своего бизнеса. Думается, что наведение порядка в команде корабля не последний из факторов, обеспечивающих ему успешное плавание в намеченную гавань.

Сергей Рыбаков, руководитель корпоративной практики юридической компании Legas

Партнерский материал

Фото: pixabay

Расскажите коллегам:
Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Россияне стали меньше тревожиться из-за работы

Год назад уровень тревожности россиян по поводу различных возможных проблем на работе был выше.

Уровень счастья напрямую влияет на продуктивность большинства россиян

При этом почти каждый четвертый респондент считает, что их руководитель ничего не делает для счастья сотрудников.

70% россиян отмечают сильное влияние работы на уровень стресса

Наибольший стресс создают строгие дедлайны, внезапные и большие объемы задач, а также собственные ошибки при выполнении задач.