Построение системы управления знаниями

Невозможно представить по-настоящему эффективную организацию, не занимающуюся в той или иной мере управлением знаниями. Успешный опыт в этой области демонстрируют совершенно разные компании: Microsoft, Газпром, РАО ЕЭС, British Petroleum, Северсталь, McKinsey & Company и многие другие.

Управление знаниями не ограничивается их накоплением внутри компании - оно направлено на распространение знаний среди сотрудников и постоянное их использование. Как заметил Франческо Петрарка: «Что пользы в том, что ты многое знал, раз ты не умел применять твои знания к твоим нуждам».

В этой статье я хочу рассмотреть основные аспекты этого процесса: принципиальные отличия знаний от других ресурсов, типы знаний и существующие направления в управлении знаниями.

1. Отличия знаний от других ресурсов

Сначала рассмотрим принципиальные различия, которые не дают применять к знаниями подходы, успешно используемые для управления физическими, материальными и финансовыми ресурсами:

  • Человек, передающий знание, остается его владельцем - одно знание может передаваться неограниченное количество раз, и при передаче знания у него становится на одного владельца больше.
  • Знание не изнашивается, скорее, наоборот - при постоянном использовании оно развивается и становится более ценным.
  • Знание существует виртуально и может быть как формализованным (явным), так и персонализированным (скрытым); другие ресурсы существуют объективно.

Таким образом, мы приходим к необходимости формирования нового управленческого подхода, который будет учитывать эти отличия.

2. Управление знаниями

Управление знаниями – это непрерывный процесс, направленный на создание, накопление и применение знаний в компании. Критерием его эффективности является возможность сотрудника компании своевременно получить требуемое знание.

Вариативность подходов к управлению знаниями является следствием различий между формализованными и персонализированными знаниями. На этих различиях базируются 2 основных подхода:

 

 

Управление формализованными знаниями

Управление персонализированными знаниями

1

Концептуальная схема

 

 

2

Генерация знаний

Знание генерируется человеком и впоследствии кодифицируется, либо создается информационной системой на основании уже имеющихся знаний

Знание генерируется человеком, который и становится его владельцем

3

Хранение знаний

Физические носители информации

Головы людей

4

Распространение знаний

Посредством информационной системы и/или имеющихся материалов

Системы наставничества, корпоративные университеты

5

Основной акцент в управлении

Информационная система, упрощающая формализацию, хранение, распространения и использование знания

Создание социальной сети, ориентированной на распространение знаний внутри компании

6

Плюсы

Разовые инвестиции в формализацию знания и неограниченное дальнейшее его использование

Постоянный обмен знаниями стимулирует их генерацию и развитие

7

Минусы

Носители знаний не заинтересованы в его формализации

 

Далеко не все знания формализуемы (например, плавание или езда на велосипеде)

Постоянные инвестиции в сотрудников, обладающих знанием

 

Знание покидает компанию вместе с сотрудником

Рассмотрим схему, отражающую связи между блоками знаний внутри компании. Очевидно, что для управления используемыми знаниями требуется комбинация рассмотренных подходов.

3. Тройственная модель управления знаниями

На практике существует ряд моделей управления знаниями, одна из которых приводится ниже. Модель основывается на 3-х основных элементах:

  • Сотрудники используют и транслируют имеющиеся знания; управление знаниями в контексте людей позволяет создавать эффективную социальную сеть внутри компании и за ее пределами
  • Технологии используются для упрощения коммуникации, накопления и распространения знаний.
  • Процесс выстраивает всю деятельность по управлению знаниями в единую систему.

Говоря о практическом применении этой модели, приведем методику построения системы управления знаниями. Методика состоит в выявлении точек использования знаний, связей между ними и определении подходящих источников знаний и инструментов управления.

Основные шаги:

  • Выявление точек использования знаний – на основании модели деятельности Компании мы можем выделить точки принятия решений, алгоритмы взаимодействия, типовые задачи.
  • Для каждой из выявленных точек мы можем описать используемые знания; например, для прогнозирования длительности проекта я бы использовал знания о потенциальных рисках, статистике реализации подобных проектов и используемых инструментах
  • Определение источников знаний (используя информацию об IT-системе, компетенциях сотрудников и т.д.).
  • Построение путей движения знаний внутри Компании – мы получили карту, отражающую движение знаний от источников к точкам их использования.
  • Выявление ключевых сотрудников (носителей и потребителей знаний) в построенной модели.
  • Выбор инструментария обмена, накопления, хранения, распространения знаний.
  • Постепенное внедрение разработанной модели и коррекция процесса управления знаниями.

Таким образом, мы исходим из потребности в знаниях, а не стремления объять необъятное.

Знания – это такой же актив как финансы, отношения с клиентами или бренд. Очевидно, что знания есть в каждой компании, и каждая компания ими управляет. Различие в том, насколько это управление осознанно. Едва ли возможно найти компанию, которая бы пустила на самотек управление финансами. Знаниями можно и нужно управлять, иначе компания рискует быть вытесненной новыми игроками, которые более внимательно относятся к своим активам.

Фото: pixabay.com

Расскажите коллегам:
Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Нач. отдела, зам. руководителя, Санкт-Петербург

[B]Елена Ребец[/B]:Наиболее простой способ - формирование социальной структуры, отражающей, к кому из коллег сотрудник обращается за информацией.Плюс к этому целесообразно описать процессы принятия решений (на различных уровнях) в компании

Младший партнер, Москва

По сути управление знаниями сводится к нескольким направлениям деятельности:- поиск знаний;- формализация знаний;- хранение знаний;- распространение знаний;- использование знаний (само собой).Причем самым сложным является поиск и формализация. Формализованные знания не сложно хранить и распространять. Поэтому было бы хорошо осветить то, как знания ищутся (выявляются) и как они формализуются. К стати было бы не плохо определиться с тем что же такое ЗНАНИЕ (есть разные формулироваки, но четкого понимания видимо нет).

Генеральный директор, Кемерово
Добрый день, коллеги!Дискуссия как-то давно не обновлялась :D , а тема то интересная и актуальная для нашего времени! Могу привести пример работающей системы управления знаниями. Отраслевая специализация знаний - недвижимость. Пример базируется на основе собственного опыта: >- поиск знаний;это рыночные сенсоры, которые получают информацию:[URL=http://vkv42.ru/about/media]Система Ваша квартира[/URL] >- формализация знаний;переваривание информации в данные происходит здесь:[URL=http://smartdb.ru/help/]Система управления знаниями в недвижимости SmartDB.ru[/URL]>- хранение знаний;данные превращаются в знания тут же:[URL=http://smartdb.ru/help/]Система управления знаниями в недвижимости SmartDB.ru[/URL]>- распространение знаний;после обработки знаний они возвращаются в рынок с помощью тех же сенсоров:[URL=http://vkv42.ru/about/media]Система Ваша квартира[/URL] - жилая недвижимость[URL=http://smartsib.ru]Смарт - коммерческая недвижимость[/URL] - коммерческая недвижимость>- использование знаний (само собой).Система умеет накапливать, систематизировать и организовывать групповую работу компаний участников процесса. Отраслевая аудитория b2b описана тут: [URL=http://smartdb.ru/help/for_whom/]Для кого система управления знаниями[/URL]. Проект внутри себя включает модули: CRM, проектного менеджмента, функции контроля, распределения работ, доступ к информации в зависимости от прав, документооборот - неограниченное хранение любой информации (word, exel, jpg и т.д.). Эффект от внедрения проявляется сразу у всех участников, как минимум - в виде снижения затрат (кадры, реклама), как максимум - в полной смене принципов работы отдела продаж. Текущий тренд учитывает снижение доходности бизнеса клиента в условиях кризиса и работает над увеличением эффективности.
CIO, Москва

Юрий, добрый день.

Скажите пожалуйста,
1) Какие информационные системы управления знаниями существуют сейчас на рынке?
2) Какими параметрами, на Ваш взгляд, должна обладать информационная система, что бы её можно было называть ''информационной системой управления знаниями''?

IT-менеджер, Москва

Например, «Система 4i» - система для сбора и обработки идей сотрудников. Позволяет собирать и обрабатывать предложения сотрудников по улучшению деятельности компании. Реализованы механизмы распространения предложений среди сотрудников, вовлечения коллектива в обсуждение, доработку, отбор лучших идей и т.д. :)
[COLOR=red=red]*Сообщение изменено модератором*[/COLOR]

Руководитель проекта, Москва

Я бы здесь предложил делиться более прикладным и интересным опытом из российской действительности.

А все эти супер ИТ системы - еще не для всех.

Основной барьер - боязнь руководства консолидировать информацию где-бы то ни было, тк с информацией могут и скелеты собраться в этом месте.

Создать простой банк знаний - уже большое дело. Т.е. уходит сотрудник и уносит с собой информацию. Два вида информации (знаний) : о технологии работы и о клиентах как таковых и специфике работы с каждым из них.

Первый вариант (технологии работы) я бы с удовольствием автоматизировал по простому приципу - как справки в Windows - заводишь ключевое слово или фразу и выпадают списки с гиперссылками на статьи. т.е. пришел новый сотрудник и работает уже с этой системой. интересно - наверняка это реализовано давно, не мне этот велосипед придумывать.
===============================================================
Такого рода есть простейшие ИТ системы?
Подскажите уважаемы пользователи.
Сделать самому можно, но зачем опять же велосипед изобретать.

Аналитик, Екатеринбург

Юрий Алексеевич (Покалюк), не сочтите за труд - сообщите чьи труды использовали при подготовке статьи :?:
Надеюсь, что не будете утверждать, что это Ваши исследования :!:

Адм. директор, Москва

Можно вопрос непрофессионала?
Как Вы выясняете, кто у Вас в компании носители знаний не по должности, а по сути?
Какие методы используете?

Нач. отдела, зам. руководителя, Санкт-Петербург
Здравствуйте, коллеги! Временно отсутствовал на портале, но теперь с удовольствием отвечу: Владимир Пастушенко: Вследствие отличия знаний от информации (знания = информация + процесс использования информации) На сегодняшний день я бы выделил 3 категории таких систем: [LIST] [*]Информационные системы (напрмер, IBN) - предназначены для управления информацией и практически на распространяются на процесс её использования [*]Wiki [*]Экспертные системы - наиболее наукоёмкий пласт информационных систем управления знаниями; экспертные системы охватывают как информацию, так и процесс её использования - на практике использование подобных систем - большая редкость (если интересно, могу написать подробнее про экспертные системы - это тема моего исследования) [/LIST] Едва ли я могу выделить какие-то особые параметры - в качестве системы управления знаниями можно использовать любую информационную систему. Единственное условие - возможность адаптировать под систему процесс использования информации Евгений Максимов: Раньше не сталкивался - пока осматриваюсь Андрей Петросян: В качестве барьера я бы ещё добавил поиск баланса между распространением и засекречиванием информации. Простейшие системы: тот же Wiki или myBase Desktop (неплохая вещь :-) )
Руководитель управления, Москва

Ещё один способ системного распространения информации это использование корпоративного портала (для средних и больших компаний). Человек, приступая к той или иной деятельности, испытывает дефицит знаний. Для этого на портале в специальном разделе, оставляет заявку на обучение по интересующей теме (она автоматически попадает к руководителю для ''Да/нет''). Чем больше компания, тем проще, т.к. набрать группу для обучения гораздо легче и всё-таки дешевле, чем индивидуально обучать каждого. Самостоятельное обучение тоже эффективно, но требует на порядок большего времени, которого нет. Из минусов - необходимо держать человека, который будет следить за тем, когда группа набралась, и кто сможет их обучить (внешнее/внутреннее обучение)

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Опубликован рейтинг лучших работодателей 2022 года по версии HeadHunte

За год список HeadHunter увеличился на 28%, финалистами рейтинга стали 1082 организации.

Россияне стали чаще конфликтовать на работе

По сравнению с 2019 годом, вдвое увеличилось число респондентов, когда-либо ссорившихся с коллегами и начальством начальством.

Две трети россиян думают о смене места работы в 2023 году

Больше всего хотят сменить работу респонденты из таких сфер, как маркетинг и управление персоналом.

Исследование: как сфера eCommerce отреагировала на 2022 год

Компании в кризис заморозили исследования, выпускали меньше новых функций и отказались от неэффективных подрядчиков.