Пять идей, как сэкономить на организации корпоративного мероприятия

Дарья Белецкая

Стоит ли организовывать пышные празднования Нового года или день компании в кризис? Если ответ – «нет», махом экономим 10 млн. руб. Но как после смотреть в глаза сотрудникам, у которых может зародиться впечатление, что в компании нехорошо идут дела? Не следует рубить с плеча, а лучше подумать о том, как сэкономить. Кризис касается всех, в том числе ведущих и музыкантов, которые также страдают от невостребованности. Ответ: не сдаваться, а искать пути договориться. Точно так же, как ваша компания не хочет оказаться без клиентов, музыканты и ведущие не хотят оказаться без работы.

1. Не ошибитесь в выборе флагманского артиста и найдите способы снизить его стоимость

корпоративная культура

Если приглашать артистов для своего мероприятия в обход event-агентств – получится дороже, предостерегает Егор Доброгорский

Егор Доброгорский, управляющий партнер в Communicator Creative Events: «Логично и разумно предположить, что у любого артиста есть свой индивидуальный творческий почерк, своя публичная история и даже повседневные привычки, о которых, в силу статуса этих людей, мы осведомлены. Поэтому при выборе артиста на корпоративное мероприятие его жизнь, вся как на ладони, является определяющим фактором.

Отраслевые предпочтения в выборе певцов и музыкантов можно довольно четко проследить. Госсектор выбирает артистов, являющихся государственными деятелями или артистов, всем своим творчеством демонстрирующих лояльность государственной политике, членов партии «Единая Россия», обладателей звания Народного артиста Российской Федерации. Яркие примеры – Иосиф Кобзон, Лариса Долина, Игорь Бутман, Олег Газманов. В нефтегазовом секторе есть негласный запрет на артистов, кулуарно пользующихся репутацией людей с нетрадиционной сексуальной ориентацией. Нефтегазовый сектор останавливается на более спокойных неодиозных кандидатурах: Елка, Петр Налич, «Би-2». Сектор международных консалтинговых компаний схож по вкусам с нефтегазовой отраслью, и особой любовью у них пользуется приличный рок: «Океан Эльзы», «Би-2», Диана Арбенина. Универсальными артистическими коллективами, любимыми во всех секторах экономики, как ни странно, являются проекты с острым социальным и бытовым юмором: Comedy Club и Comedy Club Woman. Среди артистов, редко приглашаемых на корпоративные мероприятия, можно назвать Стаса Михайлова, Валерия Леонтьева, Филиппа Киркорова, рок-группу «Ленинград». Они востребованы в основном на частных мероприятиях.

Стоимость артиста первого эшелона занимает от 30% до 50% от стоимости мероприятия и варьируется в диапазоне от 15 до 70 тыс. евро. Для работы со звездами первого эшелона необходимо ориентироваться на бюджеты не менее 10-15 млн руб. Менеджмент таких артистов, при планируемом корпоративном мероприятии в ноябре или декабре, может запрашивать 100% предоплату в марте и апреле. Это нормальная практика для артистов такого уровня, как правило, они не подводят, потому что музыкальный рынок узкий, неприятные отзывы распространяются моментально, за каждым артистом первого эшелона стоит очень серьезная продюсерская группа. Зачастую корпорации не могут позволить себе 100% предоплату, тем более за три квартала вперед, поэтому крупные профессиональные агентства, аналогичные моему, берут на себя вопрос с предоплатами.

Директорам по персоналу я бы не рекомендовал самостоятельно вступать в переговоры о снижении цены с менеджментом артиста в обход event-агентств, и тем более оплачивать гонорары артиста отдельно от оплаты услуг агентств. Менеджмент артиста может почувствовать излишнюю заинтересованность в нем и снять даже небольшую 5% скидку, о которой договорилось агентство. Мы получаем скидки от менеджмента артиста в зависимости от объема предложений. Еще один фактор, который поможет снизить цены – пресловутый кризис. Но есть и более интересные случаи. Павел Воля был героем рекламного образа соленых закусок «ХрусTeam» пищевого гиганта PepsiCo. У HR-директора холдинга было весомое преимущество предложить артисту выступление на новогоднем корпоративе для сотрудников по щадящей ставке».

2. Задумайтесь, есть ли у артиста себестоимость, и проведите переговоры без срывов

Табриз Шахиди, музыкальный продюсер, президент компании «Империя музыки»: «Все платежи артистам по законам музыкального и event-рынков должны быть осуществлены по предоплате. Такое условие вызвано, прежде всего, необходимостью музыканта грамотно составлять свой график. Довольно часты ситуации, когда я получаю «холодные звонки» без реального намерения нанять моих артистов и не располагаю возможностью бронировать время в их календаре под честное слово.

Как мы понимаем, себестоимости артист не имеет. В некоторых случаях (когда артисту это нужно на определенном уровне развития или новых промо-усилий) возможно и снижение размера гонорара, если речь идет, к примеру, об открытой презентации красивого продукта, когда артист получает дополнительную рекламу в СМИ. Клиент может воспользоваться этим преимуществом. Но только не в случае, когда собственным же тендером HR-директора создали искусственный спрос на артиста. Если в тендере участвует пять-восемь агентств, и они прозвонили одним и тем же артистам под одного клиента в одну и ту же дату, артисты, пребывая в иллюзии ажиотажного спроса, завысили свои гонорары и не идут на уступки в вопросах скидки. В такой ситуации артистов первого эшелона и звездных ведущих нужно выводить за рамки тендера. То есть, short-list артистов необходимо определить до начала тендера и поставить event-агентство перед фактом.

Директора по персоналу могут справедливо заметить: как можно провести тендер, не зная стоимости артистов? Отвечу: выделяйте определенный бюджет на культурно-развлекательную часть, а уже после тендера в этих рамках выбирайте артистов. Если на развлекательную часть выделено 2 млн руб., то выбор артистов ограничен именно этим бюджетом. А кто будет за эти деньги петь у вас на празднике – три артиста по 400 тыс. руб. плюс звездный ведущий, или шесть коллективов по 300 тыс. руб. плюс неизвестный конферансье – можно решить и позже.

Отсутствие грамотной связи между трио клиент/ event-агентство/ артист (директор артиста) порождает часто совершенно необоснованные провалы в работе над проектом. Как пример: встретились два клиента и общаются друг с другом. Клиент А – у которого мероприятие 19 декабря (самая дорогая пятница 2014 года, пятичасовой предновогодний корпоратив) – Леонид Ярмольник утвержден (но не оплачен) за 30 руб. (условно). А весной этого года актер работал на двухчасовой презентации у клиента B за 20 руб. Клиент A напрягается и, чувствуя себя обманутым, отменяет работу ведущего или начинает искать другие выходы на артиста. Или наоборот: event-агентство просит Игоря Верника на открытие мебельного салона. Утверждает со мной сумму в 15 руб. Через час на меня, как на директора Игоря Верника, выходит другое event-агентство и объявляет, что у мебельного салона есть всего 10 руб. Я пытаюсь вывести агентство на 12 руб., осознавая, что они хотят заработать. Но когда третье event-агентство выходит напрямую на Игоря Верника и пытается развести его на работу за 5 руб., объясняя, что там работы на полтора часа, то я за минуту нахожу клиента в интернете, договариваюсь с ним напрямую на номинальный гонорар артисту в 15 рублей, и event-агентство остается без единой копейки заработка и мероприятия в целом».

3. Найдите кадровые ресурсы, чтобы организовать мероприятие самостоятельно

Светлана Калиничева, директор по управлению персоналом в «Национальная Сервисная Компания» (платежный мир RURU): «В своей практике я располагала бюджетами не более 4 млн руб. Бывают периоды, когда нет смысла обращаться в крупные event-агентства (зависит от бюджета). Обращаясь в крупные ресторанные холдинги или гостиничные сети, предполагаю, что у них есть свои довольно мощные event-отделы. Кроме того, мне никто не мешает подключать менеджеров-фрилансеров для конкретной работы на площадке. Часто это бывают низкорейтинговые ведущие без своей передачи на радио или телевидении, поскольку у этих людей есть природный организаторский талант.

Мы обращаем внимание на хороших качественных артистов второго и третьего эшелонов. Такие артисты, как правило, работают в смежных с поп- и рок-музыкой жанрах. Например, популярном джазе, фанке, соуле, электронике, рэпе, хип-хопе. Артисты второго и третьего эшелонов, как это ни парадоксально, часто отличаются более высоким уровнем музыкального образования и вкуса. Это происходит потому, что у них физически больше времени, они занимаются самообразованием и дальнейшим творческим развитием: сочиняют музыку, репетируют, записываются в студиях, знакомятся с новинками кино, читают актуальные книги».

корпоративная культура

Заказывая недорогих артистов, понаблюдайте предварительно за стилем их работы, рекомендует Наталья Судакова

Наталья Судакова, заместитель генерального директора по административной работе в «ЭКОПСИ Консалтинг»: «В декабре 2014 года мне пришлось самостоятельно искать артистов на наше новогоднее мероприятие. При бюджете около 300 тыс. руб. на 80 человек я ориентировалась на артистов, стоимость которых не превышает 40 тыс. руб. за два сорокаминутных сета. Как правило, у таких музыкальных групп нет менеджеров, они самостоятельно занимаются вопросами своего продюсирования, но их можно легко найти в базе артистов в поисковых системах.

На что обратить внимание, беря «кота в мешке»? Во-первых, я предварительно знакомилась с творчеством коллектива во время их клубных концертов. Во-вторых, наблюдала за коммуникацией артиста: как быстро он реагирует на обращения в социальных сетях, возвращает ли звонки. Важно предотвратить конфликтные ситуации на площадке в день мероприятия, поэтому все рабочие моменты обсуждали с артистом несколько раз и в письменной, и в устной форме. Но никто не застрахован от непредвиденных ситуаций. Особенно одиозные артисты второго и третьего эшелонов: испытывая неудовлетворенность от нереализованных амбиций (все они втайне души хотели бы быть на месте Стаса Михайлова), они могут придираться к бытовому или техническому райдеру, капризничать, «заводиться» по мелочам».

4. Экономьте по гендерному признаку

Музыканты и ведущие мужчины на 30-50% дороже, чем аналогичные звезды женщины.

корпоративная культура

По информации Communicator Creative Events. Стоимость указана за мероприятие без ограничения времени. Как правило, это около шести часов

5. Задействуете личные связи

корпоративная культура

Поинтересуйтесь непрофильной деятельностью сотрудников, вполне возможно, что ваши люди могут помочь с приглашением артиста, подсказывает Михаил Меркулов

Михаил Меркулов, экс-глава представительства в РФ компании Continental Industries Group: «Я 15 лет возглавлял представительство американской компании в России и выполнял функции управления персоналом в том числе. При этом я – джазовый вокалист, это мое пожизненное хобби, которое никак не помогает мне серьезно зарабатывать, но дает значительные возможности для творческой самореализации.

По своему личному опыту, могу сказать, что музыканты готовы работать за разные ставки. Гонорар участника джазового бэнда может составлять и 30 тыс. руб., и 2 тыс. руб., в зависимости от типа и формата выступления. Если это публичное выступление в клубе, музыканты согласны на самые символические суммы, поскольку таким образом они поддерживают свою известность. В период кризиса им не лишне напомнить о разнице в гонорарах между публичными и корпоративными концертами. Но для этого необходимо иметь человека, вхожего в так называемое окружение артиста, готового договориться о цене «по дружбе». Любой кандидат при приеме на работу заполняет графу «хобби». HR-директору стоит поднять данные и ознакомиться с непрофильной деятельностью сотрудников. Если среди них найдутся танцоры, DJ's, музыкальные журналисты – стоит поговорить с ними о «ходах-выходах» на того или иного музыканта».

Комментарии
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Как управлять коллективом?

В Ижевске состоялась конференция «Региональная модель управления человеческими ресурсами».

Кто хочет знать зарплату коллег

Служба Исследований hh.ru выяснила, кто из соискателей знает размер зарплаты своих коллег.

Травмы на работе - угроза ВВП

Почти 3 миллиона человек в мире ежегодно умирают на своих рабочих местах.

Arena: анонимный поиск работы

Запущен сервис для анонимного поиска работы в сфере разработки.