8 шагов к автоматизированной системе управления бизнес-процессами

Вопрос о внедрении систем искусственного интеллекта в процессах управления сложными, многоуровневыми организационными структурами не может рассматриваться с позиции выбора – «быть или не быть», поскольку речь идет о выживании в большом и враждебном конкурентном мире. Однако следует понимать, что для успешной интеграции ИИ в информационную среду необходимо соблюдение ряда условий, важнейшим из которых является разработка и внедрение платформы, на которой ИИ сможет базироваться, реализуя весь свой потенциал.

В качестве прототипа такой платформы можно использовать программу автоматизированного управления бизнес-процессами, выполненную в идеологическом контексте радикального перепроектирования. Ее реализация ложится в первую очередь на плечи специалистов, владеющих методологией построения организационных структур, способных верно сформулировать вопросы с постановкой технических заданий для их последующего решения.

Первоочередной задачей автоматизированной системы управления с интегрированным модулем искусственного интеллекта является сбор достоверной информации, осуществление контроля, анализа и управления мотивацией, направленной на создание идеальной среды для продуктивной деятельности людей и прежде всего тех, кого мы привыкли называть интеллектуальным ресурсом. И если эта задача игнорируется, то такая система нежизнеспособна и обречена на провал.

При разработке автоматизированных систем управления всплывают основные проблемы:

  • Неподготовленность, некомпетентность и идеологическая безграмотность тех, кто этим занимается.
  • Неверная оценка происходящих событий и явлений.
  • Непонимание причинно-следственных связей.
  • Доминирование устаревших стереотипов.
  • Попытки совмещения различных идеологически несовместимых принципов управления, создающих системный конфликт.

Все возможные проблемы, связанные с функционированием автоматизированной системы управления, можно и нужно решать на стадии ее разработки и тестирования, когда помимо аналитического учета деятельности БП ничего не происходит, не принимается никаких решений, связанных с кадровыми перестановками, не меняются должностные инструкции и штатное расписание. Таким образом, риски при дальнейшем осуществлении реинжиниринга бизнес-процессов можно практически свести к нулю.

Из каких этапов состоит разработка автоматизированных систем управления?

1. Выбор специалистов

Пожалуй, наиболее важный этап – формирование команды по проектированию, реализации и сопровождению проекта. Необходимо принять во внимание то обстоятельство, что многие члены этой команды будут использованы в качестве операторов и идеологов обновленной организации.

Следует особое внимание уделить тем специалистам, которые могут в дальнейшем рассматриваться как интеллектуальный ресурс организации. Именно они способны обеспечить организацию конкурентными преимуществами при реализации новых условий функционирования.

2. Подготовка команды

Подготовка и обучение основной команды специалистов, участвующих в разработке, внедрении и сопровождении проекта. Это те лица, которые в силу своих функциональных обязанностей будут принимать непосредственное участие в проекте, и осуществлять управленческие функции.

3. Определение условий

Инвентаризация основных ресурсов организации, материальных, интеллектуальных, информационных, коммуникационных... Определение технических условий и бюджета для подготовки и реализации проекта на основе принятой методологии.

4. Разработка системы мониторинга

Четвертый шаг – разработка простейшей системы мониторинга бизнес-процессов, в форме рабочей программы, позволяющей проводить описание и анализ всех выявленных бизнес-процессов, а также определять их индивидуальную эффективность. Цель этого шага – проведение качественного анализа деятельности организации на уровне бизнес-процессов, демонстрация возможностей аналитического учета и прогноз предстоящих изменений.

Следует отметить, что методология предусматривает формирование подразделений организации исключительно по типу и структуре бизнес-процесса. Каждый бизнес-процесс от начала до конца локализуется в одном конкретном подразделении, размеренность которого определяется простотой и эффективностью его управления.

Таким образом, бизнес-процессы могут формироваться по следующим критериям:

  • Продукт деятельности (товар или услуга, производимые БП).
  • Место нахождения.
  • Средства производства.
  • Используемое сырье и материалы.
  • Целевые потребители продуктов деятельности БП.
  • Логистика.
  • Размер и технологический регламент.

В ходе формирования процессно-ориентированных подразделений, с целью оптимизации функций управления, а также технических условий функционирования, как правило, происходит значительная реорганизация прежней структуры управления (в форме объединения, присоединения, разделения, выделения и преобразования). Например, могут быть объединены планово-экономический отдел с отделом бухгалтерии, или отдел безопасности с отделом технического контроля. Некоторые неэффективные БП могут быть упразднены, а их функции перейдут в состав других БП. Ликвидация неэффективных БП не всегда приводит к перетеканию функций хозяйственной деятельности в структуру других БП. Иногда сравнительный анализ позволяет сделать вывод, что стоимость, качество, и прочие характеристики внутреннего продукта деятельности БП уступают аналогичным продуктам внешних производителей товаров и услуг. Тогда наиболее рациональным решением может стать отказ от производства какого-либо продукта деятельности БП и замене его на аналог внешнего производителя.

Например, на автомобильном заводе проанализировали эффективность своего подразделения, производящего комплектующие для ходовой автомобилей. И пришли к выводу, что уровень качества и себестоимость собственной продукции ниже аналогичной, производимой другой организацией. С учетом данных обстоятельств (цены, качества, гарантий) самостоятельное производство комплектующих оказалось для бизнес-процесса убыточным. Такие выводы послужили основанием для ликвидации неэффективного бизнес-процесса и замены продукта его деятельности на аналог внешнего производителя, что в итоге сократило общие издержки производства и повысило качество выпускаемой продукции.

Ликвидация собственного бизнес-процесса и замена продукта на аналог от внешних производителей зачастую невозможны из соображений безопасности, неэффективной логистики, материально-технической зависимости от внешнего поставщика. В таком случае, с целью формирования надлежащего аналитического учета эффективности бизнес-процессов, продукция, производимая внутри компании и для целей компании, должна иметь более высокую стоимость, по сравнению с аналогичной продукцией внешних производителей.

Многие специалисты и руководители организаций под описанием бизнес-процессов понимают технологию или деловые процедуры бизнес-процесса, связанные с производством и реализацией товаров и услуг. По моему убеждению, это дань моде и полное отсутствие понимания базовых принципов построения организационных структур. Разработкой и описанием технологии производства и сбыта должны заниматься технологи, инженеры, маркетологи и прочие специалисты, осуществляющие техническую и сбытовую оптимизацию бизнеса. Описание технологий и деловых процедур практически не имеет никакого отношения к описанию бизнес-процессов на базовой основе. Хотя в информационный блок описания бизнес-процессов также входит описание технологии, степень детализации которой определяется из соображений целесообразности и внутреннего регламента организации. Кроме того, использование той или иной технологии производства и сбыта непосредственно влияет на формирование и работу бизнес-процессов. Зачастую, изменение технологического цикла, средств производства и оборотного капитала приводит к изменениям структуры управления и декомпозиции взаимодействующих внутри организации бизнес-процессов.

5. Инвентаризация бизнес-процессов

Проведение полной инвентаризации бизнес-процессов включает такие важные информационные блоки, как бюджет бизнес-процессов, перечень используемых активов, номенклатуры производимой продукции и услуг, рынков сбыта, поставщиков и потребителей, индивидуальных и общедолевых расходов, и наконец, финансового результата, который формируется с позиции хозяйственных расходов и выручки от реализации продукции/услуг.

6. Реализация функции текущего мониторинга бизнес-процессов

На основе автоматизированной системы управления реализуется функция текущего мониторинга бизнес-процессов, позволяющая в режиме реального времени, без запроса к уполномоченному лицу, получать всю достоверную и актуальную информацию, связанную с деятельностью бизнес-процессов. Функция реализуется через обязанность должностных лиц, с заданной периодичностью и в установленном формате, вносить актуальную информацию, связанную с текущей деятельностью, в базу данных системы (информационно-аналитического ядра).

Новые требования по внесению информации в базу данных автоматизированной системы управления бизнес-процессов заменят старые, менее продуктивные способы хранения и обработки информации, не усложнят и не сделают работу более трудоемкой и обременительной. Чтобы исключить дублирование информации и сократить время на ее загрузку, система текущего мониторинга БП должна обеспечивать интеграцию информационных потоков с уже имеющимся программным обеспечением, например, с 1С Бухгалтерия.

Новые правила не должны усложнять решение ранее выполняемых задач. Их цель состоит в обратном, упрощении процедур учета и хранения информации. Реализация технологии позволит создать системные условия для надлежащего функционирования автоматизированной системы управления с использованием искусственного интеллекта.

Некоторые мои оппоненты считают, что интеграция автоматизированной системы управления бизнес-процессов приведет к росту и усложнению процедур, связанных с ее жизнеобеспечением. На что отвечу следующее. Когда мы заходим с улицы в дом, то на пороге снимаем грязную обувь, поскольку понимаем, что на уборку помещения уйдет больше времени и сил, чем на простое переобувание. И нас не смущает делать это каждый день, поскольку мы привыкли к этому и выполняем практически на подсознательном уровне. Как говорится, привычка – вторая натура. Эмоциональная инертность человека, безусловно, является значимым фактором сдерживания любых инноваций и перемен, будь-то личная жизнь или работа. Однако существует и ряд прочих факторов, мотивирующих нас стремиться к чему-то новому, большему и лучшему, даже в ущерб эмоциональному комфорту, устоявшимся привычкам и образу жизни. Не от того ли человек порой покидает уютный дом, устремляясь в неизвестное будущее?

Время, потраченное на информационную загрузку системы, это практически ничто, по сравнению с тем, что мы можем получить – прежде всего, в экономии времени, поскольку время и есть тот самый важный и невосполнимый ресурс человека.

7. Принятие решений

Полученная и обработанная информация о бизнес-процессах позволяет принять ряд оперативных и стратегически важных решений о создании новых БП, ликвидации или декомпозиции старых и неэффективных.

8. Создание рабочей версии программного продукта

В рабочей версии программного продукта будет реализована функция текущего мониторинга и интегрированного модуля искусственного интеллекта.

Все описанные выше шаги носят аналитический характер и не влияют на функционирующую структуру управления компанией, не изменяют полномочий и ответственности должностных лиц и технологию ведения бизнеса. Цель восьми шагов состоит в получении достоверной и формализованной информации, позволяющей объективно визуализировать степень эффективности функционирующих бизнес-процессов в заданной системе координат.

Проектирование новой структуры управления

Далее начинается самое интересное – проектирование новой структуры управления на основе используемой методологии и полученного инструментария, посредством реинжиниринга бизнес-процессов. В своей практике я не использовал каких-либо готовых программных решений, поскольку информационно-аналитическая система строилась на моей авторской методологии, специалистами заказчика, на основе технических заданий, инструкций и регламента, после прохождения специалистами компании соответствующего обучения. Однако, презентация наиболее важных элементов системы, заранее подготовленная мной, проводилась в программе Microsoft office Excel.

Эффективность автоматизированной системы управления БП напрямую зависит от количественных и качественных показателей бизнес-процессов, входящих в общую (локальную) организационную структуру, будь-то крупное многопрофильное предприятие, холдинг, финансово-промышленная группа или даже предприятия ВПК, входящих в единый консорциум. Если объем информации, поступающий для координации согласованных действий, не может быть физически обработан человеком, тогда бизнес представляет огромную черную дыру, на входе которой издержки, а на выходе выручка. Конечно, это позволяет нам фиксировать общий финансовый результат, однако мы не имеем возможности объективно ответить на вопрос, что тому стало причиной, и как нам дальше поступать. По сути, мы движемся с закрытыми глазами в темном коридоре, пытаясь осознать причинно-следственную связь событий и явлений, решать зачастую совсем неактуальные задачи, непродуктивно тратя на это материальные и интеллектуальные ресурсы. Система текущего мониторинга открывает нам глаза, поскольку мы видим финансовый результат на уровне каждого бизнес-процесса и определяем причины того, что влияет на общий результат деятельности организации.

Объективная визуализация бизнес-процессов позволяет точечно, с минимальным риском и максимальной эффективностью проводить реинжиниринг бизнес-процессов, посредством ликвидации или реорганизации неэффективных бизнес-процессов.

В то же время, рассматривая малый бизнес, например, продажу шаурмы в ларьке, или трактир у дороги, мы не станем серьезно говорить об автоматизированной системе управления, поскольку форматом бизнес-процесса и будет являться все предприятие с внутренними взаимодействующими функциями хозяйственной деятельности. Более того, разделение малого бизнеса на бизнес-процессы приведет к отрицательным результатам, поскольку разделение функций хозяйственной деятельности спровоцирует несогласованные действия всех элементов организационной структуры.

Что касается окупаемости проекта, то этот вопрос для процессно-ориентированной организации неактуален, поскольку она соизмеряет всю свою деятельность и весь свой потенциал прежде всего с позиции статического и динамического финансового результата, без которого проект не будет допущен до реализации. Это и есть ее контрольная точка любого бизнес-процесса.

Фото: freepik.com

Комментарии
Руководитель, Москва

ИИ - это прежде всего инструмент, и он, в зависимости от задач, навыков степени владения инструментом.. 

Если мы знаем для чего работает предприятие и как именно оно управляется - то дальше можно задавать вопрос - а в какой части нам может помочь ИИ... Или, несколько более глубоко - что такого нового может дать ИИ для лучшего достижения цели существования компании...  Далеко не всегда в настоящий момент ответ будет положительным.. 

IT-менеджер, Красноярск

Однако следует понимать, что для успешной интеграции ИИ в информационную среду необходимо соблюдение ряда условий, важнейшим из которых является разработка и внедрение платформы, на которой ИИ сможет базироваться, реализуя весь свой потенциал.

В качестве прототипа такой платформы можно использовать программу автоматизированного управления бизнес-процессами, выполненную в идеологическом контексте радикального перепроектирования.

То есть, вы, с целью выживания компании, хотите "изнасиловать" ее коллектив тотальной информатизацией, а потом, чтобы добить немногих выживших, натравить еще ИИ. Я правильно понимаю?

За что вы не любите людей?

Партнер, Красноярск

Обилен день на статьи по БП+ИИ. Автор, намекая другим о непонимании сути БП, сам-то её понимает? А то общие рассуждения это здОрово, но:

"ложится ... на плечи специалистов, владеющих методологией построения организационных структур" - это самое, БП и оргструктура - немного разные понятия. Контрольный вопрос - а как они связаны? 

" разработка простейшей системы мониторинга бизнес-процессов, в форме рабочей программы, позволяющей проводить описание и анализ всех выявленных бизнес-процессов, а также определять их индивидуальную эффективность" - простейшей?! это блин троллинг или шутка юмора была? хоть одну покажите, которая это умеет, особенно "индивидуальную эффективность"

"Время, потраченное на информационную загрузку системы, это практически ничто" - трэш и полная ж... на практике, опыт-то был?

Ну и про ИИ - цензурные ограничения сайта не позволяют в полном мере выразить своё отношение к... вообще не позволяют, короче.

Консультант по корп. финансам
Олег Севодин пишет:

"ложится ... на плечи специалистов, владеющих методологией построения организационных структур" - это самое, БП и оргструктура - немного разные понятия. Контрольный вопрос - а как они связаны? 

Автор же специально предупредил:

Следует отметить, что методология предусматривает формирование подразделений организации исключительно по типу и структуре бизнес-процесса. Каждый бизнес-процесс от начала до конца локализуется в одном конкретном подразделении

 

В статье я, к сожалению, не все понял, поэтому по теме не могу ничего прокомментировать

Партнер, Красноярск
Андрей Панахов пишет:

Автор же специально предупредил:

Вот поэтому и вопрос ))) 

Руководитель группы, Германия

Вспомнилось выражение: "Все что русскому хорошо, немцу - смерть".

Может, я и заблуждаюсь, но у меня складывается впечатление о том, что консультативная практика в России, мягко говоря, отличается от таковой на Западе. Консультант в России часто позииционирует себя примерно так (немного утрируя) : "Производственники сами ни фига не понимают ни в бизнесс-процессах, ни в организации, ни в управлении. Им нужно просто пригласить грамотного консультанта, и он за определенную сумму создаст единственно верную концепцию производственной системы."  Такие мысли подкидываются даже на этом форуме. Понять могу - нужно деньги зарабатывать...

В Германии, например, большинство инициатив и запросов идут непосредственно от производственников. Сужу по нашему опыту. На крупных производствах достаточно грамотных специалистов, которые в состоянии это сделать. Иначе производство не было бы состоявшимся и успешным.  А мелким предприятиям вряд ли требуются сверхсовременные системы управления, усиленные ИИ,  и обеспеченные автоматизированными БП.

Аналитик, Москва

Мне кажется, что автору нужно позиционировать статью. Не понятно, кому это адресовано. Из начальных абзацев я понял, что разработка АСУ - дело важное и нужное. Особенно с учётом ИИ.
Но тут же я смутился:

Из каких этапов состоит разработка автоматизированных систем управления

Разработка АСУ реализуется черз этапы эскизного проектирования..ну и так далее. Может быть речь о внедрении?
Но тут снова неожиданность:

При разработке автоматизированных систем управления всплывают основные проблемы:

  • Неподготовленность, некомпетентность и идеологическая безграмотность тех, кто этим занимается.
  • Неверная оценка происходящих событий и явлений.
  • Непонимание причинно-следственных связей.
  • Доминирование устаревших стереотипов.
  • Попытки совмещения различных идеологически несовместимых принципов управления, создающих системный конфликт.

 

Вам не кажется, что ту явный уклон в человеческий фактор? А выбор платформы? А выбор эксплуатации и тд.?

Специалист, Ростов-на-Дону

Я не стану вступать в бессмысленную полемику, мне это не интересно и не нужно. Однако, если у кого то появятся конкретные вопросы, связанные с материалом, изложенным в статье, то постараюсь на них ответить. Что же касается моих оппонентов, то выражаю просьбу поумерить свой пыл, уважать себя и других, даже тех, с кем Вы не согласны.

Специалист, Ростов-на-Дону
Олег Севодин пишет:

Обилен день на статьи по БП+ИИ. Автор, намекая другим о непонимании сути БП, сам-то её понимает? А то общие рассуждения это здОрово, но:

"ложится ... на плечи специалистов, владеющих методологией построения организационных структур" - это самое, БП и оргструктура - немного разные понятия. Контрольный вопрос - а как они связаны? 

" разработка простейшей системы мониторинга бизнес-процессов, в форме рабочей программы, позволяющей проводить описание и анализ всех выявленных бизнес-процессов, а также определять их индивидуальную эффективность" - простейшей?! это блин троллинг или шутка юмора была? хоть одну покажите, которая это умеет, особенно "индивидуальную эффективность"

"Время, потраченное на информационную загрузку системы, это практически ничто" - трэш и полная ж... на практике, опыт-то был?

Ну и про ИИ - цензурные ограничения сайта не позволяют в полном мере выразить своё отношение к... вообще не позволяют, короче.

Олег, спасибо за лестный отзыв! Особенно мне понравилась сочетание слов «шутка юмора». В последствии, если Вы не против, я намерен включить это в свой словарный запас. Что касается моей компетентности, опыта и знаний, то я вполне понимаю Вас. Как и Вы, я сомневаюсь в своих умственных способностях и так же не доверяю себе. Все, что возможно, то не исключено. На всякий случай забейте мою фамилию и инициалы в поисковую систему, возможно там найдете интересующие Вас ответы.

Специалист, Ростов-на-Дону
Андреас Штоль пишет:

Вспомнилось выражение: "Все что русскому хорошо, немцу - смерть".

Может, я и заблуждаюсь, но у меня складывается впечатление о том, что консультативная практика в России, мягко говоря, отличается от таковой на Западе. Консультант в России часто позииционирует себя примерно так (немного утрируя) : "Производственники сами ни фига не понимают ни в бизнесс-процессах, ни в организации, ни в управлении. Им нужно просто пригласить грамотного консультанта, и он за определенную сумму создаст единственно верную концепцию производственной системы."  Такие мысли подкидываются даже на этом форуме. Понять могу - нужно деньги зарабатывать...

В Германии, например, большинство инициатив и запросов идут непосредственно от производственников. Сужу по нашему опыту. На крупных производствах достаточно грамотных специалистов, которые в состоянии это сделать. Иначе производство не было бы состоявшимся и успешным.  А мелким предприятиям вряд ли требуются сверхсовременные системы управления, усиленные ИИ,  и обеспеченные автоматизированными БП.

Вероятно Ваши выводы основаны на личным опытом. Однако мой опыт свидетельствует совсем о другом. Осуществляя оперативные задачи бизнеса, у специалистов просто не хватит времени для решения ряда стратегических вопросов, в числе которых те, что изложены в настоящей статье. Цель консультаций по бизнес моделированию и АСУ прежде всего направлена на расширения кругозора руководства, специалистов, собственников и стратегических инвесторов компании. Задача состоит в предоставлении знаний и последующего выбора решений.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Facebook и Google вылетели из топ-10 лучших работодателей

Facebook и Google долгое время считались одними из самых привлекательных работодателей в США, но обе компании отсутствуют в ежегодном рейтинге топ-10, опубликованном Glassdoor в этом месяце.

280 тысяч человек зарегистрировались как самозанятые в 2019 году

Подключиться к новому налоговому режиму можно в мобильном приложении «Мой налог».

Эксперты: 4-дневная рабочая неделя приведет к снижению зарплат

Закон не препятствует пропорциональному снижению ФОТ при переходе на четырехдневную рабочую неделю.

75% россиян не верят в пенсии

Три четверти россиян не верят в пенсии, показал опрос Райффайзенбанка. А те кто верят, полагают, что она составит всего 10-20 тыс. руб.