Проблема выбора средств автоматизации бюджетирования на предприятии – тема актуальная для многих. Что внедрять? Как? Что делать своими силами, а что силами привлеченных консультантов? Что от них требовать? В данной статье нет ответов на все эти вопросы. Основная ее цель – дать импульс задуматься о том, что на самом деле вам нужно от бюджетирования. Как оценивать предлагаемые варианты внедрения? Действительно ли то, что дороже, всегда лучше дешевого?
Если очистить всю шелуху, которой щедро посыпают проблематику автоматизации процесса бюджетирования, то несложно обнаружить, что функционально нет большой разницы между внешней специализированной программой и самостоятельно разработанной на Excel системой. Есть нюансы и особенности применения в конкретном случае. Все. Нет такой задачи или функции, которую невозможно было бы реализовать средствами Excel.
Если разобраться, то основное различие в том, что когда мы делаем в Excel, то делаем сами, а специализированную программу делают профессионалы или будущие профессионалы, это как повезет. Но даже если повезло, то профессионалами они могут быть в эксплуатации своей программы, но не обязательно в вопросах постановки бюджетирования. Да и вообще, кто сказал, что самим нельзя сделать работу профессионально? Ведь базовые технологии внедрения не меняются в зависимости от продукта. И когда кто-то говорит об уникальной технологии внедрения, которой ни у кого больше нет, – это развод. Просто очень интеллигентно сделанный, чтобы не обидеть.
Вся уникальность технологии в ее формализации и отточенности действий. Когда внедрение поставлено на конвейер, по-другому и не сделаешь. Все должно быть прописано, каждое действие задокументировано. Вы же не думаете, что на внедрение у вас чего-то очень продвинутого, будут брошены лучшие умы человечества? В лучшем случае отвечать за проект со стороны исполнителя будет специалист уровня не ниже среднего, а всю рутинную работу на предприятии, как правило, исполняют консультанты с небольшим опытом и не всегда понимающие вообще, что такое живой бизнес. Вот для них и нужны так называемые «уникальные» технологии внедрения. Ну а по ходу, почему бы не презентовать это клиенту как дополнительную выгоду.
Для бюджетного управления, а особенно для моделирования, очень важно находиться внутри предприятия. Понимать все его процессы и тонкости, особенности осуществления операций в конкретной компании, распределение функций внутри компаний. И вот в этом заключается основной конфликт и противоречие. Для того чтобы даже высококлассному консультанту глубоко разобраться в вашем предприятии, да еще найти оптимальное решение и оптимальный путь к нему, нужно много времени. А время стоит дорого. И чем выше уровень консультанта, тем дороже. А это не очень укладывается в голове у нормального человека.
«Это что, я должен оплатить несколько месяцев работы консультанта и только за то, что он попробует разобраться с моим бизнесом и предложит свое видение всей конфигурации, которое, не факт, что меня устроит? А потом еще платить за внедрение?»
Справедливости ради надо сказать, что в развитых экономиках такой подход практикуется, когда платишь не за результат, а за процесс. Не за программный продукт, а за «поговорить» на эту тему и около нее. Но они и к психотерапевту ходят и платят по $200 в час за то, что изливают ему душу, а он только поддакивает и вставляет иногда незначительные вопросы. Но, если серьезно, то управленческая культура в развитых экономиках уже сформировалась, она распространена на все субъекты бизнеса, а не островками, как у нас, и базовая управленческая грамотность выше.
Даже если наши «новобранцы», попадающие работать в бизнес, на старте в среднем интеллектуально выше, чем там (а я подозреваю, что так оно и есть), то учиться и приобщаться к управленческой культуре им почти негде. И вместо фундамента в голове каша, сумбур, а сама голова вся в шишках. Вот в этой ситуации и предлагается «спасение» в виде программы, которая в состоянии делать все. Ну хотя бы то же бюджетирование. А если заказчик заикнется, что у него самого процесса бюджетирования еще толком то нет, то он будет приятно удивлен. «Ну конечно, мы и это умеем, у нас своя уникальная технология, вам просто первый раз в жизни повезло по-настоящему. Вы получаете два в одном и доплатить нужно совсем немного, потому что технология настолько уникальная, что наши недорогие специалисты (вчерашние студенты) без труда с ее помощью все вам сделают. Даже и не сомневайтесь».
И вот эти вчерашние студенты (пусть даже позавчерашние) начинают вас учить, как надо организовывать управление бизнесом (бюджетирование ведь ни что иное как элемент управления), а вы за это еще платите деньги. И чувствуете, что что-то не так, но времени глубоко разобраться нет, у вас же живой бизнес и множество текущих вопросов. Да и выглядеть чайником как-то не хочется. Ладно, пусть уже сделают, там прояснится. А в конечном счете неудачи всегда списываются на человеческий фактор. Заказчика, естественно.
«Да, тяжело тут вам с таким персоналом, слабоват народец. Понятное дело, уровень нашей программы высокий, нужно и людей соответствующих подбирать. Да где их найдешь? Специалисты, разбирающиеся в нашей программе, дорого стоят. А давайте, мы организуем вам комплексную программу развития соответствующих компетенций у персонала. У нас очень хорошие специалисты, и есть сертифицированная система развития требуемых компетенций и сертифицированные тренера».
И еще полгода выкачивания денег. А там всегда можно еще что-то придумать. Пока не пошлют на …
Стоп! Минуточку, куда это пошлют? Программа уже куплена, внедрена и работает (что-то ведь уже работает), деньги потрачены, людей настроили, так что все теперь по-взрослому. Прибыли от результатов внедрения уже спланировали и даже наполовину потратили. Не-е-е-т, никто никого никуда уже не пошлет.
Признаюсь, вариант развития я описал крайний. Не все так плохо в этой жизни, но это не плод моей фантазии, такие сценарии развития событий встречаются и, как бы сказать помягче, нередко.
К чему это все я?
Да все к тому же. Пока процесс бюджетного управления не обкатан в Excel-e, нельзя даже близко подходить к внедрению специализированных программ или модулей. Пусть это будет в примитивном, но понятном вам виде. Это на первом этапе неважно, если помогает вам принимать решения. А вот когда все у вас заработает четко и согласованно, то вы зададите себе вполне разумный вопрос: «А нужно ли мне что-то другое, если то, что у меня есть, работает и меня устраивает?»
Ведь это серьезные капвложения или, другими словами, инвестиция. А если это инвестиция, то рассчитайте в цифрах, как она будет к вам возвращаться. И вот при таком порядке действий вы подойдете к внедрению специализированной программы именно тогда, когда у вас появится в этом потребность и понимание того, как именно вы получите реальную, а не абстрактную выгоду. Не только деньги в расходной части, но и деньги в доходной части.
Когда компания производитель, ну хотя бы батончиков, запускает рекламную акцию, объем продаж у нее обязательно увеличивается. Даже если население при этом не растет и его доход тоже. Нет никаких объективных факторов для увеличения потребления, кроме манипулирования сознанием потребителя с целью убедить его, что это ему крайне необходимо и с помощью этого батончика он получит нечто ценное.
Вы же не думаете, что такие технологии применяют только производители батончиков?
Фото: freeimages.com
Ехcel не только формулы считает, на нем можно реализовать сложные и не очень алгоритмы навроде отображения рублей и копеек прописью, из него можно сделать отчёт в ворде, презентацию в пауэр пойнте, а затем отправить всё это дело по указанным е-мэйл адресам. И всё это прозрачным кодом, без слива всей информации конкурентам в автоматическом режиме...
не сочтите за рекламу, но лучший программный продукт для бюджетирования - отчечественная разработка САПФИР . Ребятам удалось сделать по сути аналог MS BizTalk. Жаль, что компанию разработчика постиг кризис среди акционеров ...
Вот где было примирение двух сторон. Видел как такой подход успешно работает в органах госуправления.
Прочитал статью, видно, что у автора наболело... самое интересное, что с точки зрения получения результата он прав, а вот с точки зрения использования консультантов не очень.
Вот в чем я согласен на все сто процентов, так это в том, что перед внедрением чего-либо в плане бюджетирования, ну или на первом этапе оного, надо откатать структуры бюджета в этой самой ексельке.... нравится не нравится, но так. Если по методологии бизнеса не понятно, то дальше и лезть не стоит, жуть получится. А вот если понятно, то тогда может и очень симпатишное решение получиться. В любом случае, какой продукт дальше будет не принципиально, сначала екселька.
Теперь дальше. Заказчик сам в праве выбирать, привлекать консультантов для первоначального моделирования или делать самому, если консультантов для этого выбрал, одно дело, если сам, то вот и ожидайте, что получите, вот то что придумали... хорошо ли оно плохо ли, но будет именно так.
Второй момент видел два варианта, первый, ''нам важно правильно планировать'', второй, ''нам важно запланировать так как мы видим и потом получить адекватный факт''.
На мой взгляд второй вариант более правильный. План без факта штука... ну скажем бесполезная. Так вот, а чтобы факт адекватно получить, нужна адекватная учетная система... ну а дальше.. ищите консультантов, которые ее вам сделают.
И еще... для автора... ругать консультантов просто, сложнее правильно оценить, а принцип оценки очень прост, если консультант начинает говорить, что вот вы типа такие все темные, работать правильно не умеете и вот не созрели для программы... посылайте его сразу на фиг и не мучьте себя. Наезд на заказчика в плане его безграмотности по использованию внедряемого консультантом софта, это первый и основной признак отсутствия квалификации у консультанта.
Юрий, я не говорил, что этот алгоритм сложный, он вмещается в десяток строк. Просто когда начинаешь пользоваться сторонними разработками, возникают проблемы совместимости форматов, а так как обычная офисная работа идёт в ms-office (специалисты с опытом работы в альтернативных системах обходятся дороже), то разумным выбором остаётся плясать под дудку майкрософта. Более того, внутрикорпоративные правила могут напрямую предписывать использование ms-office и, например, Lotus и SАP ERP. То есть крупный бизнес для себя уже всё решил.
Уважаемые участники сообщества. Система бюджетного управления - это, прежде всего, методология УПРАВЛЕНИЯ бизнесом. На основе данных, выдаваемых автоматизированной системой или Excel, должны приниматься УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ решения. А если таблички (бюджеты, планы, ...) существуют сами по себе, а решения принимаются исходя из других вводных, целесообразность внедрения сомнительна.
Бюджетирование - это категория финансового планирования, причем самый ''жесткий'' вариант: трудоемкий по исполнению и контролю, ''накладывающий'' огромные ограничения на операционную деятельность. Экономический эффект сомнителен, умный управленец всегда ''переиграет'' систему и бюджет и подведет расходы под нужную статью.
Excel или программа - это всего лишь ИНСТРУМЕНТ.
Бюджетирование - модный тренд, но увы, в прошлом...
На смену пришли понятия - BSC (ССП - Система сбаланированных показателей) и т.п., которые предполагают ''векторное'' планирование.
Работала в разных компаниях - и в тех, которые жестко контролировали бюджеты, и в тех, которые ограничивались наметкой финансовых ориентиров. Финансовый кризис лучше перенесли те, которые быстрее реагировали на ситуацию и были лично замотивированы....