150 писем в день. Решение кейса

150 писем в день. Решение кейса

Executive.ru предложил для решения кейс участника Сообщества Александра Кудряшова «150 писем в день, или Как найти время на работу».

В кейсе описывалась следующая проблема:

Наш герой (НГ) был принят на должность руководителя департамента в достаточно крупную фирму. Ранее он работал заместителем директора в существенно более скромной по размерам и известности компании того же профиля. Само собой, что его подключили к корпоративной электронной почте. Через несколько дней электронные письма пошли лавиной. За пару недель поток входящих писем вырос до 100 — 150 и более в день, и на этих цифрах начал стабилизироваться. А на прежней работе у НГ было в среднем не более десятка писем в день, и то казалось, что много… Оказалось, что электронные сквозняки гуляют по компании по распоряжению первого лица, которое запретило всю бумажную переписку внутри компании. И одновременно дало команду на «снятие информационных барьеров» внутри и между подразделениями, что выразилось, в конечном итоге, в стремительном росте электронных писем по схеме, ведущей в пределе к связям «каждый с каждым». В период становления на должности, в течение своих «первых 100 дней», наш герой и без того имел массу проблем и вопросов в своей повседневной деятельности, пожирающих рабочее время, а этот мутный электронный поток писем, казалось, делал ситуацию с продолжительностью рабочего дня и с выходными практически неразрешимой. Не знаешь, за что хвататься. НГ решил бороться с этой рутиной.

Как вы оцениваете инициативу первого? Как правильно, на ваш взгляд, следовало бы организовать переход к безбумажным технологиям и управлению знаниями в компании?

Мы попросили участников Сообщества предложить свое решение этой проблемы. Наиболее интересным оказалось размышление, предложенное Игорем Островским. Автор получит приз от Executive.ru – бизнес-книгу.


Решение победителя кейса Игоря Островского:

В указанной компании налицо «информационное отравление». Это жестокая и грубая ошибка в менеджменте и организации внутренней бизнес-коммуникации. Сразу хотелось бы подчеркнуть, что проблема в данном кейсе может быть гораздо глубже. В компании должны быть четко разделены зоны ответственности, роли, функции между сотрудниками и подразделениями в лице их руководителей. Когда все четко знают, «кто» «что» делает и кто за что отвечает, то и в исполнении, и связанной с этим исполнением коммуникации сразу наступает порядок.

Переход к электронному документообороту и архивам – это тренд и необходимость любого современного бизнеса. Бумажные носители вымирают как формат. Однако автоматизация бардака вряд ли может привести к чему-то хорошему. Прежде чем приступать к таким переменам, нужно систематизировать имеющиеся процессы и выработать определенные правила, по которым все будут играть. Какие решения можно предложить?

1. Категоризируйте

Существует два типа информации: информация как руководство к действию и информация к сведению. Руководство «к действию» задается приказами и распоряжениями, которые также приходят по корпоративной почте. Должны существовать живые и актуальные корпоративные регламенты и инструкции, из которых ясно, что делать по регулярным процессам менеджменту и их смежникам. В нашей практике мы используем четыре категории: «важно», «в работу», «информативно», «к сведению».

Теперь то, что касается информации «к сведению». Как и регламенты, информация к сведению должна иметь заголовок, из которого точно понятен смысл всего последующего текста. Любое сообщение должно быть ясным, четким, кратким, конкретным, простым. Это часть эффективной деловой культуры и должна касаться всех.

Рассылки «к сведению» от руководства надо воспринимать как ежедневную газету и относиться также. Если стиль авторитарный – то читать как руководство к действию. Если демократичный – то как «деловую газету»: интересно, могу читать, нет времени – не буду этого делать. «Все что нужно, есть в приказах и регламентах, а главное – это решение производственных задач!»

2. Маркируйте

Последние изменения делаются красным шрифтом, а удаленное заливается желтым. Это выход для менеджера, чтобы всегда быть информированным, но при этом не перечитывать один и тот же текст в поисках изменений.

3. Адресуйте

Если письмо касается конкретного сотрудника или департамента, это обязательно необходимо прописывать в теме. Даже если информация для всех, указывайте, для кого именно она предназначена.

4. Группируйте

Действительно, много информации «к сведению», в основном, генерится службами поддержки. Также полезно, чтобы HR и PR-служба с определенной периодичностью собирали блоки информации, удобоваримо их оформляли и организованно отправляли на компанию, учитывая неизбыточность адресов.

5. Стремитесь к краткости и простоте

Кратко, просто, ясно – вот принцип, которым руководствуемся мы. Многие использует его в общении с клиентами, но забывают о нем во внутренних коммуникациях. Сотрудники – это внутренние клиенты. Нужно заботиться и об их временных ресурсах!

Основа информационной политики такова, что информации должно быть ровно столько, чтобы ответственному менеджеру принимать эффективные решения и быть понимающим участником процесса. Мы в своей компании это решаем с помощью системы исполнения и контроля поручений «Первая форма», куда перенесли все взаимодействия по постановке задач. Там конкретные заказчики общаются с конкретными исполнителями, общественным достоянием обычно становится итог.

Но главное, что любая принятая политика должна поддерживаться первыми лицами компании. В этом случае эффективность людей повышается, у них появляется реальный энтузиазм, им становится легче дышать! А владелец и высший менеджмент при этом получают повышение управляемости бизнеса в целом.

Источник изображения: pixabay.com

Оставлять решения могут только зарегистрированные пользователи
Обсуждение статей
Все комментарии
Новости образования
МИРБИС проведет презентацию программы МВА 22 мая

Вы узнаете, как выбрать школу бизнеса, программу обучения, сделать эффективными вложения в МВА образование.

Назарбаев Университет проведет презентации в городах России

С 15 по 29 апреля вуз представит свои программы жителям Астрахани, Волгограда, Саратова, Самары, Оренбурга, Орска, Челябинска и Омска.

МИРБИС запускает 1,5-годовой интенсивный курс Executive MBA

Школа бизнеса МИРБИС запускает интенсивный курс переподготовки с акцентом на стратегии и финансах компании, проектами и стажировкой.

Financial Times назвал ИБДА РАНХиГС бизнес-школой мирового уровня

На страницах Financial Times ежегодно печатается самый уважаемый в мире рэнкинг бизнес-образования.

Дискуссии
Все дискуссии
Цифры и факты
Средний класс в РФ сокращается

К среднему классу себя причислили всего 47%.

Рейтинг самых «несчастных экономик»

Bloomberg обновил ежегодный рейтинг самых «несчастных экономик» мира.

Новые смартфоны Samsung поломались

На это жалуются журналисты, получившие первые в мире гнущиеся смартфоны.

Buran VC запускает фонд для стратапов

Венчурная компания меняет название и запускает новый фонд.