150 писем в день. Решение кейса

150 писем в день. Решение кейса

Executive.ru предложил для решения кейс участника Сообщества Александра Кудряшова «150 писем в день, или Как найти время на работу».

В кейсе описывалась следующая проблема:

Наш герой (НГ) был принят на должность руководителя департамента в достаточно крупную фирму. Ранее он работал заместителем директора в существенно более скромной по размерам и известности компании того же профиля. Само собой, что его подключили к корпоративной электронной почте. Через несколько дней электронные письма пошли лавиной. За пару недель поток входящих писем вырос до 100 — 150 и более в день, и на этих цифрах начал стабилизироваться. А на прежней работе у НГ было в среднем не более десятка писем в день, и то казалось, что много… Оказалось, что электронные сквозняки гуляют по компании по распоряжению первого лица, которое запретило всю бумажную переписку внутри компании. И одновременно дало команду на «снятие информационных барьеров» внутри и между подразделениями, что выразилось, в конечном итоге, в стремительном росте электронных писем по схеме, ведущей в пределе к связям «каждый с каждым». В период становления на должности, в течение своих «первых 100 дней», наш герой и без того имел массу проблем и вопросов в своей повседневной деятельности, пожирающих рабочее время, а этот мутный электронный поток писем, казалось, делал ситуацию с продолжительностью рабочего дня и с выходными практически неразрешимой. Не знаешь, за что хвататься. НГ решил бороться с этой рутиной.

Как вы оцениваете инициативу первого? Как правильно, на ваш взгляд, следовало бы организовать переход к безбумажным технологиям и управлению знаниями в компании?

Мы попросили участников Сообщества предложить свое решение этой проблемы. Наиболее интересным оказалось размышление, предложенное Игорем Островским. Автор получит приз от Executive.ru – бизнес-книгу.


Решение победителя кейса Игоря Островского:

В указанной компании налицо «информационное отравление». Это жестокая и грубая ошибка в менеджменте и организации внутренней бизнес-коммуникации. Сразу хотелось бы подчеркнуть, что проблема в данном кейсе может быть гораздо глубже. В компании должны быть четко разделены зоны ответственности, роли, функции между сотрудниками и подразделениями в лице их руководителей. Когда все четко знают, «кто» «что» делает и кто за что отвечает, то и в исполнении, и связанной с этим исполнением коммуникации сразу наступает порядок.

Переход к электронному документообороту и архивам – это тренд и необходимость любого современного бизнеса. Бумажные носители вымирают как формат. Однако автоматизация бардака вряд ли может привести к чему-то хорошему. Прежде чем приступать к таким переменам, нужно систематизировать имеющиеся процессы и выработать определенные правила, по которым все будут играть. Какие решения можно предложить?

1. Категоризируйте

Существует два типа информации: информация как руководство к действию и информация к сведению. Руководство «к действию» задается приказами и распоряжениями, которые также приходят по корпоративной почте. Должны существовать живые и актуальные корпоративные регламенты и инструкции, из которых ясно, что делать по регулярным процессам менеджменту и их смежникам. В нашей практике мы используем четыре категории: «важно», «в работу», «информативно», «к сведению».

Теперь то, что касается информации «к сведению». Как и регламенты, информация к сведению должна иметь заголовок, из которого точно понятен смысл всего последующего текста. Любое сообщение должно быть ясным, четким, кратким, конкретным, простым. Это часть эффективной деловой культуры и должна касаться всех.

Рассылки «к сведению» от руководства надо воспринимать как ежедневную газету и относиться также. Если стиль авторитарный – то читать как руководство к действию. Если демократичный – то как «деловую газету»: интересно, могу читать, нет времени – не буду этого делать. «Все что нужно, есть в приказах и регламентах, а главное – это решение производственных задач!»

2. Маркируйте

Последние изменения делаются красным шрифтом, а удаленное заливается желтым. Это выход для менеджера, чтобы всегда быть информированным, но при этом не перечитывать один и тот же текст в поисках изменений.

3. Адресуйте

Если письмо касается конкретного сотрудника или департамента, это обязательно необходимо прописывать в теме. Даже если информация для всех, указывайте, для кого именно она предназначена.

4. Группируйте

Действительно, много информации «к сведению», в основном, генерится службами поддержки. Также полезно, чтобы HR и PR-служба с определенной периодичностью собирали блоки информации, удобоваримо их оформляли и организованно отправляли на компанию, учитывая неизбыточность адресов.

5. Стремитесь к краткости и простоте

Кратко, просто, ясно – вот принцип, которым руководствуемся мы. Многие использует его в общении с клиентами, но забывают о нем во внутренних коммуникациях. Сотрудники – это внутренние клиенты. Нужно заботиться и об их временных ресурсах!

Основа информационной политики такова, что информации должно быть ровно столько, чтобы ответственному менеджеру принимать эффективные решения и быть понимающим участником процесса. Мы в своей компании это решаем с помощью системы исполнения и контроля поручений «Первая форма», куда перенесли все взаимодействия по постановке задач. Там конкретные заказчики общаются с конкретными исполнителями, общественным достоянием обычно становится итог.

Но главное, что любая принятая политика должна поддерживаться первыми лицами компании. В этом случае эффективность людей повышается, у них появляется реальный энтузиазм, им становится легче дышать! А владелец и высший менеджмент при этом получают повышение управляемости бизнеса в целом.

Источник изображения: pixabay.com

Обсуждение статей
Все комментарии
Новости образования
Учебный центр «ФинКонт» приглашает на обучение в Крыму

Занятия проводятся в конференц-зале одного из лучших отелей на берегу Черного моря «Ялта-Интурист» 4*.

Бизнес-школа СКОЛКОВО приглашает на презентацию программы EMBA for Eurasia

Это вторая программа Executive MBA в линейке продуктов школы, разработанная специально для предпринимателей и топ-менеджеров с фокусом на бизнесе в евразийском регионе.

Программа Global Executive MBA вошла в топ-15 в рейтинге QS

За год программа Global Executive MBA поднялась на две позиции во всемирно известном рейтинге QS Global EMBA.

Школа бизнеса МИРБИС приглашает на презентацию программы МВА

МИРБИС приглашает предпринимателей, менеджеров среднего и высшего звена обсудить возможности обучения на МВА, содержание программы, выбор школы и эффективность вложения в МВА образование.

Дискуссии
Все дискуссии
Цифры и факты
Видео. Буря в Москве: есть жерты

ЧП дня: на столицу обрушилась буря.

Турция vs США: таможенная война в разгаре

Факт дня: Турция увеличила пошлины на американские товары.

​За еду из сверчков – €200 тыс.

Стартап дня: Стартап из Финляндии, производящий продукты из насекомых, привлек €200 тысяч.

Чип от Apple для контроля здоровья

гаджет дня: Apple работает над созданием специализированного чипа.

Оставлять решения могут только зарегистрированные пользователи