Executive.ru предложил для решения кейс участника Сообщества Александра Кудряшова «150 писем в день, или Как найти время на работу».
В кейсе описывалась следующая проблема:
Наш герой (НГ) был принят на должность руководителя департамента в достаточно крупную фирму. Ранее он работал заместителем директора в существенно более скромной по размерам и известности компании того же профиля. Само собой, что его подключили к корпоративной электронной почте. Через несколько дней электронные письма пошли лавиной. За пару недель поток входящих писем вырос до 100 — 150 и более в день, и на этих цифрах начал стабилизироваться. А на прежней работе у НГ было в среднем не более десятка писем в день, и то казалось, что много… Оказалось, что электронные сквозняки гуляют по компании по распоряжению первого лица, которое запретило всю бумажную переписку внутри компании. И одновременно дало команду на «снятие информационных барьеров» внутри и между подразделениями, что выразилось, в конечном итоге, в стремительном росте электронных писем по схеме, ведущей в пределе к связям «каждый с каждым». В период становления на должности, в течение своих «первых 100 дней», наш герой и без того имел массу проблем и вопросов в своей повседневной деятельности, пожирающих рабочее время, а этот мутный электронный поток писем, казалось, делал ситуацию с продолжительностью рабочего дня и с выходными практически неразрешимой. Не знаешь, за что хвататься. НГ решил бороться с этой рутиной.
Как вы оцениваете инициативу первого? Как правильно, на ваш взгляд, следовало бы организовать переход к безбумажным технологиям и управлению знаниями в компании?
Мы попросили участников Сообщества предложить свое решение этой проблемы. Наиболее интересным оказалось размышление, предложенное Игорем Островским. Автор получит приз от Executive.ru – бизнес-книгу.
Решение победителя кейса Игоря Островского:
В указанной компании налицо «информационное отравление». Это жестокая и грубая ошибка в менеджменте и организации внутренней бизнес-коммуникации. Сразу хотелось бы подчеркнуть, что проблема в данном кейсе может быть гораздо глубже. В компании должны быть четко разделены зоны ответственности, роли, функции между сотрудниками и подразделениями в лице их руководителей. Когда все четко знают, «кто» «что» делает и кто за что отвечает, то и в исполнении, и связанной с этим исполнением коммуникации сразу наступает порядок.
Переход к электронному документообороту и архивам – это тренд и необходимость любого современного бизнеса. Бумажные носители вымирают как формат. Однако автоматизация бардака вряд ли может привести к чему-то хорошему. Прежде чем приступать к таким переменам, нужно систематизировать имеющиеся процессы и выработать определенные правила, по которым все будут играть. Какие решения можно предложить?
1. Категоризируйте
Существует два типа информации: информация как руководство к действию и информация к сведению. Руководство «к действию» задается приказами и распоряжениями, которые также приходят по корпоративной почте. Должны существовать живые и актуальные корпоративные регламенты и инструкции, из которых ясно, что делать по регулярным процессам менеджменту и их смежникам. В нашей практике мы используем четыре категории: «важно», «в работу», «информативно», «к сведению».
Теперь то, что касается информации «к сведению». Как и регламенты, информация к сведению должна иметь заголовок, из которого точно понятен смысл всего последующего текста. Любое сообщение должно быть ясным, четким, кратким, конкретным, простым. Это часть эффективной деловой культуры и должна касаться всех.
Рассылки «к сведению» от руководства надо воспринимать как ежедневную газету и относиться также. Если стиль авторитарный – то читать как руководство к действию. Если демократичный – то как «деловую газету»: интересно, могу читать, нет времени – не буду этого делать. «Все что нужно, есть в приказах и регламентах, а главное – это решение производственных задач!»
2. Маркируйте
Последние изменения делаются красным шрифтом, а удаленное заливается желтым. Это выход для менеджера, чтобы всегда быть информированным, но при этом не перечитывать один и тот же текст в поисках изменений.
3. Адресуйте
Если письмо касается конкретного сотрудника или департамента, это обязательно необходимо прописывать в теме. Даже если информация для всех, указывайте, для кого именно она предназначена.
4. Группируйте
Действительно, много информации «к сведению», в основном, генерится службами поддержки. Также полезно, чтобы HR и PR-служба с определенной периодичностью собирали блоки информации, удобоваримо их оформляли и организованно отправляли на компанию, учитывая неизбыточность адресов.
5. Стремитесь к краткости и простоте
Кратко, просто, ясно – вот принцип, которым руководствуемся мы. Многие использует его в общении с клиентами, но забывают о нем во внутренних коммуникациях. Сотрудники – это внутренние клиенты. Нужно заботиться и об их временных ресурсах!
Основа информационной политики такова, что информации должно быть ровно столько, чтобы ответственному менеджеру принимать эффективные решения и быть понимающим участником процесса. Мы в своей компании это решаем с помощью системы исполнения и контроля поручений «Первая форма», куда перенесли все взаимодействия по постановке задач. Там конкретные заказчики общаются с конкретными исполнителями, общественным достоянием обычно становится итог.
Но главное, что любая принятая политика должна поддерживаться первыми лицами компании. В этом случае эффективность людей повышается, у них появляется реальный энтузиазм, им становится легче дышать! А владелец и высший менеджмент при этом получают повышение управляемости бизнеса в целом.
Источник изображения: pixabay.com
