Евгения Елисеева: Автоматизация кадрового учета – благо или головная боль?

Евгения Елисеева

Эта статья написана давно для одного кадрового журнала. Требования заказчика заключались в следующем – дать простые рекомендации по выбору программных продуктов для служб персонала. И, в общем, я не предполагала публиковать ее на E-xecutive, если бы не случившееся недавно событие, но об этом позже.

Итак, об автоматизации рабочего места службы персонала.

Что нужно любому кадровику? Чтобы вакансии были заполнены, не увольнялись хорошие сотрудники, документация была в порядке, ладилось взаимодействие с бухгалтерией. Работы у кадровика хватает. Автоматизация – волшебное слово, которое способно решить множество проблем, упростить составление отчетности и, наконец, освободить время для творческой работы кадрового сотрудника.

Сейчас представлены много компаний, которые предлагают программные продукты для автоматизации этого сегмента. Но почему же тогда на каждом 9 из 10 рабочих мест бухгалтера есть учетная программа, а место кадровика автоматизировано только 1 из 10? Конечно, оно автоматизировано, но на уровне таблиц и шаблонов в текстовом редакторе… Причем статистика приведена в отношении именно регламентированного кадрового учета, что же касается сферы управления персоналом, то ситуация еще хуже. Мне виделись три причины.

Положение кадровика на предприятии, мягко говоря, ниже, чем бухгалтера – это раз. Руководители недооценивают объем рутинной работы, которую ведет кадровик, и не понимают необходимости ее автоматизировать – это два. Как следствие - сами продавцы программных продуктов уже давно махнули рукой на этих пользователей, – затрат на убеждение много, а финансовый результат низкий. Это три.

Недавно выяснилось, что есть еще четвертая причина, установила я ее совершенно случайно, и для меня ее выяснение стало, мягко говоря, шоком… На одном из региональных кадровых форумов я выступала с докладом об автоматизации работы служб персонала. В перерыве у меня состоялся разговор с заместителем директора по персоналу одного из крупных холдингов в нашем регионе. Она выразила свое неудовольствие моим выступлением, считая его с профессиональной точки зрения HR-менеджера, совершенно бесполезным. Аргумент был следующий: у компаний, кои представлены на форуме, эта проблема давно решена. Так что же проблемы - нет?

Я обратила взор на свое родное предприятие, которое уже, надо сказать, 15 лет занимается разработкой программ для расчета заработной платы и кадрового учета и 20 лет автоматизацией бизнес-процессов. Так вот, наш кадровик (HR-службы у нас нет) готовит договоры с персоналом и ведет штатное расписание в Word`е. Это притом, что в наших же собственных программах такая функция есть! Не говоря уже о быстром «нажатием одной кнопки» получении аналитической информации о состоянии дел с вакансиями, среднем уровне текучки или возраста и образования сотрудников, формировании проектных команд на основе психодиагностики и профессионального уровня. Так что ж получается, сами службы персонала не проявляют инициативу в этом вопросе?

Итак, служба персонала на предприятии почти всегда стоит последней в очередь за автоматизацией…

Тем не менее. Любой поисковик в Интернете предложит вам несколько программ для автоматизации кадрового делопроизводства. Выбор будет зависеть только от ваших желаний и возможностей. Что необходимо учитывать, когда покупаешь программу?

Прежде всего, технические особенности программы: на каком языке она написана, как будет чувствовать себя в электронной среде предприятия, с какими продуктами совместима, какие требования предъявляет к компьютерам и сети предприятия.

Следующий аспект – сложность решаемых задач. Ваши потребности и возможности программы должны совпадать хотя бы на 80 %, иначе вас ждет неминуемое разочарование.

При этом не стоит забывать и о других отделах и службах вашего предприятия, смежных с вами по информации. Например, кадры и бухгалтерия используют одинаковые данные о сотрудниках. Будет замечательно, если программы этих отделов смогут обмениваться данными.

Далее надо выяснить, имеет ли программа перспективу развития: допоставку дополнительных модулей, увеличение количества рабочих мест, доступную для пользователя систему обновлений, на крайний случай – возможность доработки программы силами программиста.

Об обновлении стоит поговорить отдельно. В наше время постоянно изменяющегося законодательства и интенсивного развития бизнеса без технологической поддержки любая программа быстро потеряет свою актуальность. Здесь многое зависит больше даже не от программы, а от поставщика. Выбирая, где покупать продукт, обратите внимание, сможет ли продавец оказывать вам услуги по поддержке продукта.

И об отчетах. Программа нужна, в том числе и для того, чтобы составлять отчеты (отчетность). Обратите внимание, достаточно ли у вашей программы встроенных отчетов и есть ли возможность удобным для пользователя способом их получать.

Если все же повезло и вам купили заветную программу кадрового учета, как добиться от нее нужного результата? Успех определяет первый этап – внедрение. Этап внедрения включает в себя: установку и настройку программы, обучение пользователей, ввод первичных данных и остатков. Лучше всего на этом этапе прибегнуть к помощи специалистов. Не стоит на этом экономить! Поверьте, отказавшись от услуг внедрения, вы больше потеряете. Время и затраты на внедрение зависят от выбранного продукта, масштабов вашего предприятия и задач, которые вы ставите перед программой. Большинство компаний, которые продают программные продукты, занимаются и их обслуживанием, есть смысл воспользоваться их услугами. Если все же вы решили справляться своими силами, дословно следуйте инструкциям в Руководстве пользователя.

Самый большой камень преткновения в процессе внедрения - нежелание пользователя отказаться от своих прежних привычек. «А мы раньше делали по-другому…» - говорит новоиспеченный пользователь специалисту и требует изменить программу. Разработчик пытается объяснить, что так тоже правильно… В итоге программа используется лишь в малой части возможностей, а отчеты делаются сотрудником, как и раньше, в Excel'е. Пользователю стоит учитывать, что алгоритмы, предложенные программой, не всегда будут совпадать с теми правилами и процессами, которые приняты у вас на предприятии. Однако это не значит, что они не правильные. В некоторых случаях разумнее принять их, что-то изменить в своей работе и измениться самому, а не переделывать программу.

Существует мнение, что специалистам IT трудно найти общий язык со HR-менеджером. Не соглашусь с этим, ведь то же можно сказать и о любом другом пользователе. Все зависит от того, насколько обе стороны (программист и пользователь) хотят достичь результата. Если цель заключается не в том, чтобы продемонстрировать друг другу свои знания и доказать значимость, а в улучшении качества работы и оптимизации труда, то и совместная работа с программой доставит вам удовольствие и принесет желаемый результат.

Хочется также надеяться, что владение программами для автоматизации работы с персоналом, будет входить в состав компетенций HR-менеджера наравне со знанием технологий поиска сотрудников и ведения собеседований.

Легких вам внедрений!

Расскажите коллегам:
Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Участники дискуссии: Дина Сулейманова
Нач. отдела, зам. руководителя, Москва

Статья неплохая, но поделюсь собственным опытом работы с программой 1С:Зарплаты и Кадры.Компания у нас небольшая, порядка 50 человек. Вся бухгалтерия ратает на 1С - версия 8.1. Программа капризная, недоработанная, но в целом самые необходимые функции выполняет. Однако в кадровом делопроизводстве часто возникают ситуации, которые нельзя оформить в унифицированной форме ( например, локальные акты по замене отсутствующего сотрудника и передаче полномочий без изменения оклада, работа с внештатниками, обязательно на кадровых документах должны быть живые подписи и проч.). Поэтому все равно часто переходим на тот же самый Ворд. Далее, кадровик вводит в программу часть данных, а вторую часть вводит бухгалтер. Ошибка, совершенная кем-то из них блокирует все проводки - идет потеря времени. Поэтому мы решили так - кадровик все делает в Ворде, передает в бухгалтерию, а бухгалтер и вводит и проводит в Зарплате и кадрах. Он уже сам чувствует, где допустил ошибку и проч. Другие ресурсы по управлению предприятием вообще не используем - дольше разбираться, что не так, чем получить пользу от возможностей программы. Любые обновления и дописывания также создают проблемы. Конечно, все, что я пишу несовременно, крамольно, но тратить время на борьбу с программой жалко - лучше уж заниматься непосредственной работой.Еще раз оговорюсь - у нас маленькая компания, возможно у крупных компаний все не так.

Нач. отдела, зам. руководителя, Москва

Статья неплохая, но поделюсь собственным опытом работы с программой 1С:Зарплаты и Кадры.
Компания у нас небольшая, порядка 50 человек. Вся бухгалтерия ратает на 1С - версия 8.1. Программа капризная, недоработанная, но в целом самые необходимые функции выполняет. Однако в кадровом делопроизводстве часто возникают ситуации, которые нельзя оформить в унифицированной форме ( например, локальные акты по замене отсутствующего сотрудника и передаче полномочий без изменения оклада, работа с внештатниками, обязательно на кадровых документах должны быть живые подписи и проч.). Поэтому все равно часто переходим на тот же самый Ворд.
Далее, кадровик вводит в программу часть данных, а вторую часть вводит бухгалтер. Ошибка, совершенная кем-то из них блокирует все проводки - идет потеря времени. Поэтому мы решили так - кадровик все делает в Ворде, передает в бухгалтерию, а бухгалтер и вводит и проводит в Зарплате и кадрах. Он уже сам чувствует, где допустил ошибку и проч. Другие ресурсы по управлению предприятием вообще не используем - дольше разбираться, что не так, чем получить пользу от возможностей программы. Любые обновления и дописывания также создают проблемы.
Конечно, все, что я пишу несовременно, крамольно, но тратить время на борьбу с программой жалко - лучше уж заниматься непосредственной работой.
Еще раз оговорюсь - у нас маленькая компания, возможно у крупных компаний все не так.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Собрать школьника к учебному году стало дороже в среднем на 11,4%

Основа «продуктовой корзины» школьника на маркетплейсах подорожала за год.

Как профессии влияют на состояние здоровья россиян

Чаще всего влияние профессии на здоровье отмечают HR-ы, юристы и IT-специалисты.

Половина родителей школьников берут отпуск в августе, чтобы собрать ребенка в школу

Затраты на расходы для подготовки к школе в этом году начинаются от 15 тыс. руб.

Сеть «Вкусно — и точка» приняла на работу более 10 тыс. новых сотрудников

Количество поданных заявок на трудоустройство превысило 68 тыс. за два месяца.