Иннокентий Белоцкий: Ключевые показатели эффективности для фирм оказывающих профессиональные услуги.

Иннокентий Белоцкий

Дэвид Майстер начинает свою великолепную книгу «Управление фирмой оказывающей профессиональные услуги» с формулировки миссии компаний работающих в этой отрасли: «Предоставлять сервис высокого качества; открыть возможности для карьерного роста и профессионального удовлетворения сотрудникам фирмы; достичь финансового успеха и роста фирмы». Компании сталкиваются со многими трудностями, чтобы успешно конкурировать в текущей бизнес среде и сбалансировать эти три цели. В этой статье мы раскроем методы повышения прибыли компании.


Вы знаете, что для повышения прибыли нужно увеличивать количество оплачиваемых часов. Но вы уверены, что это единственный способ? Как ваша прибыль чувствительна к небольшому изменению утилизации? Какой будет эффект, если ваши сотрудники сократят свою рабочую неделю с 50 до 45 часов? Может ли снижение ваших ставок реально повысить вашу прибыль? Как?

Мы проанализируем эти и другие факторы и дадим вам инструменты для повышения эффективности вашего бизнеса.

Определение прибыли

Прибыль можно повысить, управляя своими ресурсами более эффективно. Дополнительную выгоду можно получить за счет:

  • Повышение выработки
  • Повышение маржи
  • Сокращение «незавершенного производства»
  • Снижение дебиторской задолженности
  • Снижение операционных расходов

Повышение выработки

Увеличить выработку можно двумя путями: либо вы повышаете свою эффективную часовую ставку либо увеличиваете утилизацию (% времени потраченного на оплачиваемые проекты) и эффективность (% времени оплаченного клиентом) вашего персонала

На конкурентных рынках повысить свою часовую ставку можно только при выполнении следующих условий:

  • Развитие своих навыков
  • Специализация
  • Инновации
  • Предоставление услуг, которые мотивируют клиента платить вам больше.

Очень важно, чтобы в вашей компании инициировались инвестиционные проекты, которые будут определять вашу будущую прибыль. У вас должна быть возможность контроля и управления такими проектами, чтобы вы могли постоянно планировать повышения ценности своих компетенций.

В большинстве компаний оказывающих профессиональные услуги утилизация сотрудников в среднем составляет около 70% притом, что клиент оплачивает только 80% из этих часов. В некоторых компаниях высокий процент оплаченных часов достигается простым увеличением рабочего дня сотрудников, но это не самая выгодная долгосрочная стратегия. Вы должны еженедельно контролировать утилизацию ваших сотрудников, предоставляя им возможность корректировать этот дисбаланс.

Менеджеры обладают большой свободой в планировании своего рабочего времени. Например, они могут запланировать свой отпуск или инвестиционные проекты по развитию своей компетенции на периоды меньшей активности клиентов. Это позволяет им повысить свою эффективность более чем на 50% в краткосрочном периоде.

В вашей компании необходимо организовать эффективный учет проектной деятельности, чтобы фиксировать фактические выполненные работы по проекту, подлежащие оплате заказчиком, контролировать соблюдение сроков, бюджета и объема работ по проекту.

При отсутствии инструмента фиксации фактически выполненных консультантами работ по проекту часть услуг не оплачивается заказчиком. Консультанты нерегулярно заполняют таймшиты и к моменту выставления Акта выполненных работ за отчетный период либо забывают включить в него часть работ, либо не могут добиться оплаты этих работ клиентом, так как сами не помнят, на что конкретно они потратили часть своего времени. Это типичная проблема, которая ведет к недополучению вашей компанией выручки.

Неконтролируемое изменение объема проекта возникает, когда вы беретесь за дополнительную работу сверх того, что было продано, и соглашаетесь это делать без дополнительной платы. Эти изменения можно контролировать с помощью аккуратного определения задач проекта и донесения этой информации до клиента и сотрудников.

Клиенты обычно не готовы платить за перерасход бюджета, поэтому такая работа обычно остается неоплаченной. Ваша эффективность падает. Объективно, клиенты хотят знать об этих отклонениях и иметь возможность согласовывать их до того, как вы сделаете эту работу. Иначе они просто откажутся за это платить.

Контроль себестоимости проектов требует того, чтобы вы могли заранее запланировать бюджет выполнения каждой задачи и смогли потом управлять проектом в рамках этого бюджета. Вы должны еженедельно анализировать результаты проектов, чтобы предотвратить их выход из-под вашего контроля. Постоянная обратная связь от текущих проектов также помогает вам более аккуратно запланировать будущие проекты.

Увеличение маржи

Увеличение маржи может быть достигнуто за счет следующих факторов:

  • гибкий подход к установлению часовых ставок
  • использования рычага, когда молодые сотрудники могут выполнить работу с меньшими затратами, чем их старшие коллеги
  • фокус на более прибыльных клиентах и услугах

Вам необходимо определять ваши часовые ставки в соответствии с обстоятельствами. Их можно делать выше, когда вы используете уникальную экспертизу или ниже в условиях высокой конкуренции. Поскольку затраты в профессиональной практике зафиксированы в среднесрочной перспективе, вся выручка, которая использует свободные ресурсы увеличивает прибыль компании. Своевременная информация о недозагруженных ресурсах позволяет компании давать конкурентные предложения и выигрывать тендеры, которые в обратном случае прошли бы мимо.

Вы должны иметь возможность предлагать проекты с фиксированной ценой, поскольку клиенты требует value ориентированного ценообразования, где стоимость определяется ценностью выполняемой работы. Клиенту в принципе все равно, сколько вы потратили времени, но не вам. Вам необходимо измерять прибыльность выполняемой работы.

Рычаг позволяет снизить себестоимость выполняемой задачи. Это приводит к увеличению маржи или возможности устанавливать конкурентные цены и получать больше проектов. Это также приводит к косвенным преимуществам – развитию навыков, мотивации, инвестициям в будущее – это все делает вашу компанию более желанной для клиентов.

Если у вас есть хорошие средства для анализа, вы можете определить наиболее прибыльных клиентов и услуги и сфокусироваться на них. Это приведет к более эффективному использованию ресурсов и более высокой прибыли.

Вы также должны различать дискретные и непрерывные проекты. Дискретные проекты имеют определенное начало и завершение и характеризуются фиксированным бюджетом или планируемой стоимостью. Непрерывные проекты, например, по поддержке и развитию продолжаются всегда и имеют определенный годовой бюджет. Такие проекты обладают меньшими рисками и потенциально более прибыльны.

Сокращение незавершенного производства

Никто не будет платить вам, пока вы не вышлете счет. Время между завершением задачи и подготовкой счета стоит вам денег. Вы можете получать деньги быстрее и снизить оборотные средства необходимые для функционирования вашего бизнеса.

Как часто вы выставляете счета клиентам? Ежемесячно? После завершения проекта? Предположите что будет, если вы будете выставлять счета чаще.

Снижение дебиторской задолженности

Аккуратные и подробные счета обеспечивают быструю оплату.

Что произойдет, если ваши сотрудники начнут вводить таймшиты с подробными комментариями в тот момент, когда они делают работу? Сможете ли вы сократить административные расходы на сбор и проверку информации? В этом случае выставление счетов будет быстрым, аккуратным и подробным, что приведет к быстрым платежам и менее бурным дискуссиям с клиентами.

Снижение операционных расходов

Вы сможете перераспределить время ваших сотрудников на более прибыльные задачи, если:

  • Ваши сотрудники будут меньше времени тратить на таймшиты, заполняя их налету во время выполнения работы.
  • Ваши административные сотрудники будут тратить меньше времени, обрабатывая таймшиты, исправляя ошибки и создавая счета.
  • Ваши эккаунт-менеджеры будут тратить меньше времени на проверку того, все ли работы оплачены.
  • Ваш топ-менеджмент будет тратить меньше времени на проверку счетов и оплат
  • Ваша бухгалтерия будет тратить меньше времени на дискуссии с клиентом на предмет корректности выставленных счетов

Пример идеальной компании

Повышение выработки

Вы определили области специализации вашей компании. Вы можете продавать эти услуги по премиальным ставкам. Ваша эффективная часовая ставка растет.

Вы контролируете ваши проекты лучше. Все работы, выполненные вашими консультантами фиксируются и попадают в счета на оплату. Большинство часов потраченных на проект оплачивается клиентом. Ваша эффективность растет.

Вы знаете, где у вас есть свободные ресурсы. Вы продаете небольшие проекты с фиксированным бюджетом, чтобы избежать простоя ресурсов. Вся эта дополнительная выручка является вашей прибылью. Ваша эффективность растет.

Увеличение маржи

У вас есть возможность менять часовые ставки в зависимости от ситуации. Ваша рентабельность растет.

У вас есть возможность назначать на задачи компетентный младший персонал и снизить свои затраты. Ваша рентабельность растет

Вы определяете наиболее прибыльных клиентов, выделяете наиболее выгодные услуги и фокусируетесь на них. Ваша рентабельность растет.

Вы продаете непрерывные проекты чаще, чем дискретные. Ваша рентабельность растет.

Сокращение незавершенного производства

Вы обрабатываете таймшиты и утверждаете их у клиента еженедельно. Вы высылаете счета каждые две недели, а половине ваших клиентов каждую неделю. Вы снижаете сумму неоплаченных работ и высвобождаете рабочий капитал вашей компании

Снижение дебиторской задолженности

Ваши счета корректны и выставляются чаще. Разногласий с клиентом становится меньше. Платежи приходят быстрее, высвобождая рабочий капитал вашей компании.

Снижение затрат

Ваша новая система позволяет вашему персоналу сфокусироваться на работе, которая добавляет стоимость. Ваши сотрудники не тратят свое время на исправление ошибок и поиск неоплаченных счетов. Вам требуется меньше административных сотрудников, и ваши консультанты могут сфокусироваться на получении прибыли.

Экономическая модель

Теперь давайте проанализируем на конкретном примере влияние наших ключевых показателей эффективности на прибыль типовой компании. Ниже перечислены несколько операционных и финансовых показателей фирмы оказывающей профессиональные услуги.

Общие расходы компании 2,400К в год. В нашей компании работают 50 консультантов и 12 сотрудников в администрации. У всех сотрудников компании 40-часовая рабочая неделя. Консультанты в среднем тратят на внешние проекты 28 часов в неделю, из которых 80% оплачиваются клиентом.

Средняя часовая ставка - 60 долларов.
Незавершенное производство - 151К.
Средняя дебиторская задолженность - около 212К

Фирма оказывающая профессиональные услуги текущие данные
Общие расходы в год 2 400 000$
Количество консультантов 50
Количество административного персонала 12
Средняя годовая зарплата консультанта 24 000$
 
 
Фонд рабочего времени в неделю 40
Среднее количество часов в неделю на внешние проекты 28
Среднее количество недель отпуска и праздников 7
Эффективность (% оплаченных клиентом часов) 80,00%
Средняя часовая ставка 60
 
 
Незавершенное производство 151 200$
Дебиторская задолженность 211 680$
 
 
Стоимость рабочего капитала 12,00%
 
 
Годовой фонд зарплаты консультантов 1 200 000$
Доля зарплаты консультантов в общих расходах 50%
Количество рабочих недель в году 45
 
 
Выручка 3 024 000$

А теперь представим, что у нас работает нормальная система для управления компанией, которая позволяет нам улучшить наши показатели:

  1. Снизим нашу дебиторскую задолженность и незавершенное производство на 20%
  2. Увеличим нашу утилизацию и оплачиваемость всего на 2,5%

Финансовые показатели текущее значение улучшенный вариант влияние на прибыль
Выручка 3 024 000 3 177 090  153 090
Расходы  2 400 000 2 391 291  8 709  
чистая прибыль  624 000  785 799  187 926
Рентабельность 26% 33%  
снижение рабочего капитала  
 72 576  

KPIs текущее значение улучшенный вариант влияние на прибыль улучшение
Незавершенное производство  151 200  120 960  3 629 20%
Дебиторская задолженность  211 680  169 344  5 080 20%
Утилизация 70% 72%  75 600 2,50%
Эффективность 80% 82%  77 490 2,50%

Общее влияние этих небольших изменений на прибыль компании впечатляет: рентабельность компании выросла на 27%, с 624К до 786К:

  • Уменьшение дебиторской задолженности и незавершенного производства высвобождает 72,5К рабочего капитала – вы можете его инвестировать в новые направления деятельности, что экономит компании 8,7К в год на процентах по кредитам, не принимая в расчет дополнительные выгоды от получения свободной наличности
  • Повышение утилизации на 2,5% приносит нам дополнительно 75,6К
  • Повышение оплачиваемости работ увеличивает наши доходы на 77,5К

Подумайте о своей компании. Какого уровня эффективности вы можете добиться? Рассчитайте это по своим данным.

 

Расскажите коллегам:
Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Треть россиян проваливаются на стресс-интервью при трудоустройстве

Такую методику при отборе кандидатов использует почти каждый пятый работодатель. 

Компания Admitad раздаст 15% акций ключевым сотрудникам

Владелец компании рассчитывает, что это дополнительно усилит мотивацию команды работать с высокой эффективностью и поможет привлечь новых перспективных сотрудников.

Треть россиян работают удаленно из дома с детьми

При этом женщины остаются дома с детьми чаще мужчин – 76% против 24%.

Forbes опубликовал рейтинг лучших работодателей России

Forbes учитывал не только соцпакет, средние зарплаты и условия труда, но и экологический след компаний и их влияние на общество.