Михаил Шмилович: Контроль изменений

Михаил Шмилович

Контроль изменений (change control) – формальный процесс, который должен гарантировать, что изменения в продукте или системе осуществляются контролированным и координированным образом.

Попросту говоря, для того чтобы получить качество, надо:
- правильно спланировать деятельность,
- правильно выполнять запланированное,
- контролировать все существенные изменения в деятельности.

Из моего богатого опыта работы в управлении качеством (с 1995 года) около 30% из всех проблем качества - это вредные изменения в ходе работы организации. Эти изменения были внедрены без анализа возможных отрицательных последствий, без нормального согласования со всеми заинтересованными сторонами, а иногда и без элементарного уведомления тех, кого они затрагивают.

Сложные производственные процессы в организациях не остаются неизменными и замороженными навсегда, они находятся в постоянном изменении, так как меняется окружающая среда для организации. Поэтому важная задача для любой организации контролировать эти изменения.

Эти изменения могут происходить:
- в разработке продукции и услуг,
- в производственных процессах,
- в документации,
- в оборудовании и инструментах,
- в компьютерных системах управления организацией,
- в административной системе организации.

Объединяет все эти разные по своей природе изменения одно – возможные отрицательные последствия для организации. Обычно контроль изменений осуществляется с помощью формализованной процедуры контроля изменений. Кстати, в фармацевтике наличие такого стандарта обязательно для фармацевтической системы качества. Сама процедура делится на следующие этапы:
1.Подача предложения об изменении / регистрация заявки на изменение.
2.Оценка заявки / предложения.
3.Планирование изменения.
4.Осуществление изменения.
5.Отслеживание и утверждение результатов изменения.
Наиболее распространенный способ контроля изменений – заполняемый бланк.

Рассмотрим поэтапно сам процесс контроля изменений.

Подача предложения об изменении / регистрация заявки на изменение

Инициатор изменения заполняет бланк контроля изменения, в который заносит свое имя, отдел, контакты, дату и степень срочности изменения. В следующую графу заносится описание самого предлагаемого изменения. Обратите внимание, что в большинстве случаев изменение в деятельности организации влечет за собой параллельное изменение в описании этой деятельности в документации организации (что, кстати, часто забывается). Итак, инициатор описывает суть изменения в деятельности, в каких документах эта деятельность отражается (если он обладает такой информацией), на какую продукцию и / или сырье изменение влияет.

Добавляет в свободной форме любую релевантную информацию.

Самое главное - надо описать:
- что сейчас?
- что будет?
- причина предлагаемого изменения?
- на кого повлияет?

Оценка заявки / предложения

Заполненный бланк попадает к лицу, ответственному за организацию рассмотрения предложения. Обычно этим занимается служба качества. Задача этого сотрудника –проверить, все ли отделы (то есть начальники отделов), которые могут быть затронуты изменением, попали в список оценки и согласования изменения? Следующий шаг – доставить копию бланка изменения каждому затронутому руководителю, согласовать поправки /предложения, если необходимо – провести совместное совещание / обсуждение.

Самая важная задача во время этого этапа – оценить потенциальные риски от внедрения изменения. Понятно, что плюсов должно быть больше, чем минусов, если мы планируем осуществить изменение. Ответственный за контроль изменения вместе с инициатором изменения согласовывают окончательный вариант изменения. Как любая другая организационная деятельность, все заканчивается подписью всех лиц на бланке контроля изменений.

Планирование изменения

После того, как все согласились с предлагаемым изменением и согласовали его, приходит время планирования изменения. Задача службы качества (или другого координатора) занести в бланк перечень необходимых мероприятий с указанием дат выполнения и ответственных за мероприятия.

Осуществление изменения

На этом этапе и происходит само изменение – изменение документации и процесса работы.

Отслеживание и утверждение результатов изменения

Последний, заключительный этап контроля изменения, на котором координатор проверяет выполнение намеченных на этапе планирования мероприятий и подписывает бланк контроля изменения, который идет в архив.

Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Половина россиян продолжает работать на больничном

Больше всего на больничном работают бухгалтеры и IT-специалисты.

Facebook наденет на своих сотрудников AR-очки

Facebook уверяет, что будет очень осторожен в том, как использовать и применять очки в общественных местах.

Walmart увеличит почти в два раза зарплату 165 тысячам сотрудников

Работники компании будут получать от 15 долларов до 30 долларов в час.