Юрий Куликов: Нюансы использования MS Project

Юрий Куликов

«У меня возникло такое ощущение, что MSProjectголыми руками не возьмешь.
Некоторые его (
MSProjecta) действия я вообще не могу логически объяснить.
Всегда все изучал «методом тыка», особенно офисные приложения. Но здесь не так все явно.
Помоги разобраться…»
Из беседы с хорошим знакомым, который обратился за консультацией.

Уважаемые коллеги!

Задумка написать такую статью была давно, но были сомнения в его полезности. Проверял на практике свои соображения. Их было гораздо больше чем предложено сейчас. Многое получалось, но выглядело очень громоздким. Поэтому вы их здесь не увидите. Принцип – лучше сделать и ошибиться, чем вообще не делать, расставил все по местам.

Ниже - мои соображения о полезности такого замечательного продукта как MS Project для нашей работы (менеджеров проектов). Сам я давно не равнодушен, в хорошем смысле, к этому продукту. Уверенные, на мой взгляд, знания функционала позволяют видеть как обращаться с этим многофункциональным и мощным инструментом.

«Чтобы понять любим ли мы кошек, надо научиться их готовить». Давайте разберем одну из типовых ситуаций и подумаем, можно ли «полюбить» MS Project.

Ситуация. Вы создали план проекта, назначили исполнителей на Задачи и пришли к выводу, что Вас не устраивают трудозатраты ресурсов на каких-то Задачах.

Здесь и далее имеется в виду что вы воспользовались разделом меню View (Вид) и вывели слева View/View Bar (Вид/Панель представлений). Так же все действия будут выполняться в представлении pj-0.jpg.

Рисунок 1

pj-1.jpg

1. Самый простой вариант, это попробовать изменить трудозатраты в поле Work (Трудозатраты).

При стандартных настройках поле Work (Трудозатраты) не видно, но это поправимо: ставим курсор в любом поле столбца, перед которым хотим произвести вставку (в нашем случае мы хотим вставить столбец перед Predecessors (Предшественники), поэтому курсор -на любом поле столбца Predecessors (Предшественники)) и заходим в меню Insert/Column (Вставка/Столбец).

Рисунок 2

pj-2.jpg

Появившемся диалоговом окне Column Definition (Определение столбца) находим поле Work (Трудозатраты). Для быстрого поиска рекомендую нажать на клавиатуре «W» (русская раскладка - «Т»).

Рисунок 3

pj-3.jpg

Жмем «ОК», получаем результат.

Рисунок 4

pj-4.jpg

Изменение трудозатрат (часов) в поле Work (Трудозатраты) приводит к не всегда желательным и не для всех понятным последствиям – пропорционально меняется длительность. Например, при уменьшении трудозатрат Е. Сидорова на Подзадаче2 до 4-х часов, длительность задачи тоже уменьшилась.

Рисунок 5

pj-5.jpg

2. А что делать, если длительность - поле Duration (Длительность) мы хотим оставить прежней?

Есть один момент, который требуется прояснить. При стандартных настройках в Ms Project по умолчанию задаче присваивается тип «Fixed Units» («Фиксированный объем ресурсов»). При этом фиксируется процент использования назначенного ресурса. Это можно поправить. Откатываем ситуацию на исходную. Перед изменением поля Work («Трудозатраты»), надо сделать двойной щелчок левой кнопки мышки (для правшей) на выбранной Подзадаче2. Откроется окно Task Information (Сведения о задаче). Рисунок 6

Войдя в закладку «Advanced» (Дополнительно), меняем Task type (Тип задачи) на значение «Fixed Duration» (Фиксированная длительность) и нажимаем «OK».

Рисунок 6

pj-6.jpg

И теперь, при изменении трудозатрат длительность работы меняться на будет, а пропорционально измениться участие ресурса на данной задаче. Это нам подходит.

Рисунок 7

pj-7.jpg

Ключ многих ответов находиться в формуле, по которой MS Project и считает трудозатраты по задачам:

Объем работ (Трудозатраты)= Длительность х Объем ресурсов

Поэтому, изменение Трудозатрат при фиксированной длительности приведет к изменению Объема используемых ресурсов. Т.е. что не зафиксировано в правой части формулы, то и меняется.

Вот и все на сегодня!

Буду очень рад вашим советам, вопросам, замечаниям!

Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Директор по производству, Украина

[COLOR=blue=blue]Уважаемые коллеги!
Задумка написать такую статью была давно, но были сомнения в его полезности.[/COLOR]
---------------------------------------.

Надо слушать свой внутренний голос. Он правильно вещует.

Уважаемые Сообщники!
Ну чего нам лапшу применять не по назначению.
Хоть кто-нибудь, реально, пользуется MS Project? Или подобной программой.

Консультант, Москва

Пользуюсь. И много. При расчете оплаты труда консультантов, например, которая определенным образом нормируется.
Да и вообще, при расчете серьезных ресурсоемких задач, когда ''на коленке'' уже все не прикинешь - незаменимая вещь.
Нет, я не настаиваю на Прожекте, можно использовать open-source решения, но суть не меняется) Умейте-таки его готовить.

Директор по производству, Украина

Андрей Дорофеев,

Я, конечно, впечатлён столь могучим применением MS Project-а.
Но, «лапшу» не зря упомянул.
Ваше использование MS Project-а называется «из пушки по воробьям».
То же самое можно сделать в Excel-е.
Но, сравнить очевидность и гибкость Excel-а и «чёрный ящик» MS Project-а …

А о незаменимости Проджекта в [COLOR=blue=blue]серьезных ресурсоемких задачах[/COLOR] …
Это, мягко говоря, просто слова …

Консультант, Москва

Владимир Зонзов,

Убит насмерть Вашей тонкой иронией))
Мне доводилось и дифуры решать с помощью Excel, это неплохая гимнастика для ума и очень освежает, согласен.
Но либо Вы не понимаете, что такое ''расчет оплаты труда консультантов, например, которая определенным образом нормируется'', предполагая, что это 2 столбика, которые перемножаются между собой, количество ресурсов неограниченно и потому запараллеливание части из них совершенно никого не страшит, никого не волнует автоматический пересчет сдвига дедлайнов, и тд и тп, либо просто что-то имеете против технократов, не умеющих решать вспомогательные ресурсоемкие задачи с помощью ''внутреннего голоса'', слушая который можно горы своротить)

Директор по производству, Украина

Андрей Дорофеев,

Вы пишете: [COLOR=blue=blue]Убит насмерть Вашей тонкой иронией[/COLOR].
Не могу не возразить.
- Конечно, мне не будет эпитафии «он за всю свою жизнь не сделал никому плохого». Но, указанное Вами последствие моей иронии, для меня чрезмерно.
- Всегда работал, как «негра широкого профиля (от лопаты до компьютера)». Так что «блеск, изыск и тонкости манер» оказались недостигнутыми. Тонкость иронии – тоже.
:D

Что касается, «[COLOR=blue=blue]расчет оплаты труда консультантов, например, которая определенным образом нормируется[/COLOR]».
«Фундамент» всех программ типа МС Проджект – это смета. Смета (или форма №2) – это таблица чисел. Обработку таблиц чисел проще-нагляднее делать в Excel-е. А не применять такой неочевидный «сарай», как МС Проджект.
Кстати, причина Вашего предпочтения к Проджекту видна из Вашей склонности запросто применять далеко не общеизвестные термины ([COLOR=blue=blue]open-source решения, дедлайны[/COLOR]).
:)

Но, «мы тоже могём сказонуть»:
Слушает директор: экспрессивную презентацию о том, как хуман-кадр, согласно таймингу, будет:
– обнаружен эксикъютивсёчем;
– загнан хэдхантингом;
– изловлен рекрутингом;
– идентифицирован ассессментом;
– подтянут тренингом до нолиджмена;
– с участием аутсорсинга:
– – верифицирован для тим-билдинга;
– – натренирован навыкам промоутера;
– – снабжен креативностью и аккаунтом;
– – вооружен брейнстормингом;
– – вдохновлён энерджайзером;
– – отвращен от фрилансинга;
– и, в порядке контроллинга, препровождён коучингом в бенчмаркинг, как суперрстейхолдер, для маркетинга работодателю, склонному к аутстаффингу.
Слушает и всё понимает.

Директор по производству, Украина
Реклама представляет компьютерный пакет управления проектами (КПУП) как средство управляющее проектом. А руководителя проекта – как, где-то там, оператора этого средства. Вот мне и интересно: почему же меня не коснулась эта благодать. - Почему ни один КПУП не стал моим инструментом в управлении проектами? - Почему я не видел ни одного применения КПУП-а, адекватного маркетинговым обещаниям? - Почему все вокруг «восторгаются одеждами голого короля»? (Это было бы понятно в отношении королевы). ===========================. Обязательность применения КПУП-ов руководителями проектов диктуется «правилами хорошего тона». Например, на некоторых сайтах нельзя зарегистрироваться, не ответив на вопрос «в каком полку служите?». То есть, «какой КПУП применяете?». Похоже, сейчас рекламный шум, по поводу безграничных возможностей КПУП-ов, уже вызывает скепсис. Потому, появился новый маркетинговый ход. Начали говорить, что «не зеркало виновато», а «руки не оттуда растут». Что, де, нужно «научиться правильно готовить» применения КПУП-ов. Я пытался научиться. Вот мои попытки. 1. [COLOR=red=red]Гарвард проджект менеджер[/COLOR]. (еще в 2000-м году) Пустышка для производства впечатления на начальников-«слоников» (на тех, кто не разбираясь в деле, кивает головой: по вертикали – да; по горизонтали – нет). 2. [COLOR=red=red]МС Проджект[/COLOR]. Одна крупная фирма, декларировала применение МС Проджекта (2000). Но, реально, с этой программой был знаком только один сотрудник – вчерашний студент. Но, и он тогда толком не знал, зачем применяется сей КПУП. По его подсказкам, я за пару часов построил график Ганта (для строительства торгового центра). И всё. Впоследствии, в этой фирме, никто даже не пытался повторить сей «подвиг». А сам график, склеенный из листов А4, кочевал по стенам начальственных кабинетов, как предмет «компьютерной живописи на производственную тему». Насчёт расчёта ресурсов, я не стал разбираться. Мне показалось, что КПУП, всего лишь, обрабатывает сметную информацию. Но, эту обработку – построение графика Ганта и расчёты по ресурсам проекта – мне проще-нагляднее делать в Excel-е. И, вообще, заполнение информацией множества форм; и изучение-привыкание к тому, как «чёрный ящик» обрабатывает эту информацию – это оказалось непосильным для моей силы воли. Которой у меня – не как у некоторых – не невпроворот. :) 3. [COLOR=red=red]Примева[/COLOR]. Неприятие. То же, что и в п.2. 4. [COLOR=red=red]Спайдер[/COLOR]. Неприятие. То же, что и в п.2. Хотя, я, уважаю образование и опыт работы автора Спайдера. 5. [COLOR=red=red]Строительный менеджер[/COLOR]. Это оболочка для интеграции программ: 5.1. Разработки чертежей (Аутокад или Архикад). 5.2. Сметной программы (АВК). 5.3. КПУП-а (МС Проджект-а) Интересная попытка! Именно в этом случае, нет смысла сравнивать Excel с КПУП-ом. В этом случае, Excel малоэффективен, как лопата перед бульдозером. Но, развития этого пакета я не видел. А жаль. [COLOR=red=red]Строительный менеджер[/COLOR] – это шаг в правильном направлении. Если глубже «копнуть» организацию выполнения IT-проектов, то там тоже может появиться «лесенка» 5.1-5.3: 5.1. – Описания выполнения работ по видам – это их «чертежи». Значит, можно определить объёмы работ и определить ресурсы для выполнения работ. 5.2. – По результатам п.5.1, составить смету. 5.3. – Данные п.5.2 обработать КПУП-ом. Таким образом: * КПУП – как средство обработки сметной информации – всегда будет сомнительным средством. Потому что, смета – это таблица чисел. А для обработки таблиц чисел, простота-наглядность Excel-а – вне конкуренции. * Если же КПУП – это средство интеграции, как [COLOR=red=red]Строительный менеджер[/COLOR], то, тогда, конечно, Excel – «пас». И в этом случае становится очевидным, что КПУП – это не средство работы руководителя проекта. Это – средство работы технолога ПТО. Так что, сомневаюсь я, однако, что у кого-то MS Project управляет проектом. Как и любая подобная программа. Еще надо отметить следующее. Управление проектом – это управление работами людей. Если же программа управляет, то это дело называют регулирование.
Консультант, Москва

Владимир Зонзов

Очень много букв)) Но из выложенного массива информации так и не понял, как в Excel можно более удобным способом, чем в Project создать многоэтапный график работ, часть из которых запареллелена, да так, чтобы он учитывал доступные ресурсы и позволял, в зависимости от скорости исполнения, состава команд и тп постоянно отслеживать ход проекта, в каждый момент времени иметь возможность автоматически корректировать расчетную дату окончания работ по проекту и пр, а по завершении проекта точно оценить какие ресурсные затраты понесены (мы же понимаем, что ресурсы - это не только деньги, правда? и что 3 дня работы специалиста вовсе не обязательно являются 3 человеко-днями, правда?).
Кстати, если термины типа ''open-source решения, дедлайны'' для Вас являются показателем моей склонности к Проджекту, то предлагаю вообще свернуть дискуссию, т.к. это вообще куда-то в другую степь, посмотрите в Яндексе определение термина open-source для начала.
В целом-то мне Ваша позиция ясна)) ''Строят тут из себя умных, а все гораздо проще''.
Проджект, Владимир, это не смета. Это инструмент, который позволяет видеть всю картину сложного проекта. И поверьте, что проект - это не ''взяли, отнесли, положили, получили 10 руб''.
Не переносите свою нелюбовь к тем продуктам, которые Вам не удалось освоить и использовать для облегчения своей жизни на других.
Я за простоту. И если что-то позволяет мне упростить жизнь, я, ничтоже сумняшеся, это с удовольствием использую.
Чего и Вам желаю))

PS
[COLOR=blue=blue]Так что, сомневаюсь я, однако, что у кого-то MS Project управляет проектом. Как и любая подобная программа.[/COLOR]
А какой-то идиот такое утверждал?)))) Правильно сомневаетесь, можете даже очень сильно сомневаться, я на Вашей стороне!

Директор по производству, Украина

Андрей Дорофеев пишет (26.03.2010 17:50:01), в ответ на мои сообщения (от 26.03.2010 15:48:29 и от 26.03.2010 15:58:34):
[COLOR=blue=blue]Очень много букв)) Но из выложенного массива информации так и не понял, …[/COLOR]
И так далее.

Повторяю, для особо непонятливых.
Фундамент – то есть, источник информации – для МС Проджекта – смета.
А смета – это таблица чисел.
А для обработки числовых таблиц, самый адекватный инструмент – это Excel.
И не надо меня пугать [COLOR=blue=blue]многоэтапным графиком работ, часть из которых запареллелена[/COLOR] и т.д.
В Excel-е достаточно средств – например: сортировка; суммирование по столбцам; транспонирование; «разноска» по столбцам»; … – чтобы делать сложные обработки числовых таблиц.
Я пользуюсь компьютерами с 1975 года. И сам программировал для себя. В моих программах «крутились» десятки модулей. И книжки по теории программирования я читал. И математической подготовки – хватает, чтобы понять формальную структуру компьютерных программ.
И я не думаю, что кто-то может так «гениально» запрограммировать обработку сметных данных, что я не в состоянии понять, как это делается. Другое дело, если банальную обработку будут специально «темнить». Что не так уж и редко бывает. Тогда, я пойму, что ''темнят'' и не захочу разбираться.
Так что, начнём сначала.
Фундамент – то есть, источник информации – для МС Проджекта, как и других таких программ – это смета. Я не вижу смысла возносить значение МС Проджект до уровня руководителя проекта. Но, это делается. Делается разработчиками и продавцами КПУП-ов. В отличии от Вас, я не называю их идиотами. Ну, хочется людям, чтобы их одоробло «управляло» проектами. Ну и ладно. Но, зачем же их обзывать.
Поэтому, я просто спросил: «Хоть кто-нибудь, реально, пользуется MS Project (для управления проектами)?
===========================.

В отношении применения терминов типа ''[COLOR=blue=blue]open-source решения, дедлайны[/COLOR]''.
Да, мне несложно посмотреть по интернет-поисковику, что они значат. Но, кто знает, какой смысл Вы в них впарили. Вообще-то, узкоспециальные термины, как средство экономии «букоф», принято применять в своей тусовке. В сообщении от 26.03.2010 15:48:29, я показал, что тоже могу «загнуть» так, что за неделю, даже со словарём, не разогнёте.

Что касается [COLOR=blue=blue]предлагаю вообще свернуть дискуссию[/COLOR], так это – пожалуйста. Можете считать, что я не только уже «свернул», но и «загнул».
===========================.

А, вообще-то, у нас нет предмета дискуссии.
Вы «набили руку» на определённом применении пакета МС Проджект. Я – рад за Вас!

Но, моё сообщение от 24.03.2010 21:07:36 – это, по сути, возражение против «обязаловки» для руководителя проекта, пользоваться такими узкоспециальными средствами обработки сметных данных, как МС Проджект.
Обязаловки, так сильно распространённой в среде ''около управления проектами''.

Консультант, Москва

Владимир Зонзов

В том-то и дело, что предмета нет, его изначально и не было)) Я сказал, что пользуюсь проджектом, в ответ на Ваш вопрос

[COLOR=blue=blue]Ну чего нам лапшу применять не по назначению.
Хоть кто-нибудь, реально, пользуется MS Project? Или подобной программой.[/COLOR]

чем вызвал Вашу иронию)) Дальше Вы спорите с кем-то, причем, у меня такое ощущение, что даже не со мной, а с каким-то другим собеседником.
Поймите меня правильно, Владимир.
Я, как никто другой, не люблю всякие ''корпоративности'', обязаловки и околоменеджерскую лапшу.
Но проджектом пользуюсь потому, что мне это удобнее. Даже не буду Вам формулировать задачи, которые он мне помогает решать и предлагать сделать аналогичное решение в экселе))) Ведь под каждую задачу свой инструментарий.
Просто хочу заметить - что ''смета'' суть статическое понятие, а проект, где много переменных, взаимоувязанных и графически отображающихся - достаточно динамическая задача и мне очень удобно, когда, изменив один параметр, я вижу, как система все пересчитывает и перерисовывает. Если у меня изначально, например в проекте была одна команда, потом частично команда поменялась, увеличилась трудоемкость некоторых работ, изменилась квалификация некоторых сотрудников и тп - слишком много придется в экселе ручками переделывать. А потом еще пересчитывать фактическое время и перестраивать графики продолжительности работ. И т.п.
Я ведь не отрицаю мощи экселя)) Я даже знаю, как в нем дифуры решать, но в Матлабе это делать удобнее. Есть задача - есть инструмент.
А так - очень похвально, что Вы давно на компьютерах работаете! Это вызывает уважение! Серьезно.

Директор по производству, Украина

Андрей Дорофеев,
Прошу извинения, если мои сообщения показались Вам излишне полемичными.

А вопрос мой [COLOR=red=red]Хоть кто-нибудь, реально, пользуется MS Project [/COLOR](для управления проектами)? [COLOR=red=red]Или подобной программой[/COLOR], наверное – риторический.
Ответ на него – общеизвестен. Но, кто ж его скажет вслух.

Я понимаю эффективность программ типа MS Project в IT-проектах. Но, совсем не понимаю утверждений об эффективности применений таких программ в промышленных проектах.
[COLOR=gray=gray]Кстати, читал я об успешном применении такой программы при реконструкции очень крупного промышленного предприятия. А через пару лет, в разговоре с директором по экономике, фирмы владеющей этим предприятием, услышал «толерантное» заявление: «Мы были разочарованы применением этой программы».
Меня это не удивило.[/COLOR]
В IT-проектах, количество ресурсов – небольшое. Фундамент КПУП-а – смета – небольшая. Поэтому, обработать её готовым инструментом – несложно.
А в промышленном проекте, в плане применения КПУП-ов, всё – значительно сложнее. Но, это – лишнее.
Мне нужно было точно указать, что мой вопрос относится к промышленным проектам.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
Цифры и факты
Новые санкции США против России

В санкционный список внесены компании, которые, по мнению США, участвуют в поставках иранской нефти.

Финдиректора впадают в пессимизм

Факт дня: Перспектив развития компаний достигли рекордного уровня пессимизма.

Эр-Рияд против наследного принца

Тренд дня: Члены правящей семьи Саудовской Аравии против наследного принца.

Криптовалюты дешевеют

Тренд дня: Стоимость биткоина опустилась ниже психологической отметки.