Юрий Куликов: Нюансы использования MS Project

Юрий Куликов

«У меня возникло такое ощущение, что MSProjectголыми руками не возьмешь.
Некоторые его (
MSProjecta) действия я вообще не могу логически объяснить.
Всегда все изучал «методом тыка», особенно офисные приложения. Но здесь не так все явно.
Помоги разобраться…»
Из беседы с хорошим знакомым, который обратился за консультацией.

Уважаемые коллеги!

Задумка написать такую статью была давно, но были сомнения в его полезности. Проверял на практике свои соображения. Их было гораздо больше чем предложено сейчас. Многое получалось, но выглядело очень громоздким. Поэтому вы их здесь не увидите. Принцип – лучше сделать и ошибиться, чем вообще не делать, расставил все по местам.

Ниже - мои соображения о полезности такого замечательного продукта как MS Project для нашей работы (менеджеров проектов). Сам я давно не равнодушен, в хорошем смысле, к этому продукту. Уверенные, на мой взгляд, знания функционала позволяют видеть как обращаться с этим многофункциональным и мощным инструментом.

«Чтобы понять любим ли мы кошек, надо научиться их готовить». Давайте разберем одну из типовых ситуаций и подумаем, можно ли «полюбить» MS Project.

Ситуация. Вы создали план проекта, назначили исполнителей на Задачи и пришли к выводу, что Вас не устраивают трудозатраты ресурсов на каких-то Задачах.

Здесь и далее имеется в виду что вы воспользовались разделом меню View (Вид) и вывели слева View/View Bar (Вид/Панель представлений). Так же все действия будут выполняться в представлении pj-0.jpg.

Рисунок 1

pj-1.jpg

1. Самый простой вариант, это попробовать изменить трудозатраты в поле Work (Трудозатраты).

При стандартных настройках поле Work (Трудозатраты) не видно, но это поправимо: ставим курсор в любом поле столбца, перед которым хотим произвести вставку (в нашем случае мы хотим вставить столбец перед Predecessors (Предшественники), поэтому курсор -на любом поле столбца Predecessors (Предшественники)) и заходим в меню Insert/Column (Вставка/Столбец).

Рисунок 2

pj-2.jpg

Появившемся диалоговом окне Column Definition (Определение столбца) находим поле Work (Трудозатраты). Для быстрого поиска рекомендую нажать на клавиатуре «W» (русская раскладка - «Т»).

Рисунок 3

pj-3.jpg

Жмем «ОК», получаем результат.

Рисунок 4

pj-4.jpg

Изменение трудозатрат (часов) в поле Work (Трудозатраты) приводит к не всегда желательным и не для всех понятным последствиям – пропорционально меняется длительность. Например, при уменьшении трудозатрат Е. Сидорова на Подзадаче2 до 4-х часов, длительность задачи тоже уменьшилась.

Рисунок 5

pj-5.jpg

2. А что делать, если длительность - поле Duration (Длительность) мы хотим оставить прежней?

Есть один момент, который требуется прояснить. При стандартных настройках в Ms Project по умолчанию задаче присваивается тип «Fixed Units» («Фиксированный объем ресурсов»). При этом фиксируется процент использования назначенного ресурса. Это можно поправить. Откатываем ситуацию на исходную. Перед изменением поля Work («Трудозатраты»), надо сделать двойной щелчок левой кнопки мышки (для правшей) на выбранной Подзадаче2. Откроется окно Task Information (Сведения о задаче). Рисунок 6

Войдя в закладку «Advanced» (Дополнительно), меняем Task type (Тип задачи) на значение «Fixed Duration» (Фиксированная длительность) и нажимаем «OK».

Рисунок 6

pj-6.jpg

И теперь, при изменении трудозатрат длительность работы меняться на будет, а пропорционально измениться участие ресурса на данной задаче. Это нам подходит.

Рисунок 7

pj-7.jpg

Ключ многих ответов находиться в формуле, по которой MS Project и считает трудозатраты по задачам:

Объем работ (Трудозатраты)= Длительность х Объем ресурсов

Поэтому, изменение Трудозатрат при фиксированной длительности приведет к изменению Объема используемых ресурсов. Т.е. что не зафиксировано в правой части формулы, то и меняется.

Вот и все на сегодня!

Буду очень рад вашим советам, вопросам, замечаниям!

Расскажите коллегам:
Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Инженер, Москва
Владимир Зонзов пишет: В IT-проектах, количество ресурсов – небольшое. Фундамент КПУП-а – смета – небольшая. Поэтому, обработать её готовым инструментом – несложно. А в промышленном проекте, в плане применения КПУП-ов, всё – значительно сложнее. Но, это – лишнее. Мне нужно было точно указать, что мой вопрос относится к промышленным проектам.
Все не совсем так, Владимир. Данную программу можно использовать для сетевого планирования проекта, но для ресурсного, довольно сложно. Дело не в самой программе, а в тех, кто загружает в нее данные. Со сметой ее так же увязывать нельзя, разные базисные принципы расчета ( нормативы и фактический ресурс)
IT-менеджер, Москва
Владимир Зонзов пишет: А вопрос мой Хоть кто-нибудь, реально, пользуется MS Project (для управления проектами)? Или подобной программой, наверное – риторический. Ответ на него – общеизвестен. Но, кто ж его скажет вслух.
Я пользуюсь. Да, для ИТ проекта. И даже метод освоенного объема применяю. И все в нашей компании пользуются. По применению в промышленных проектах... то там обычно применяют Primavera или Spider project . Primavera не знаю, а Spider project меня потряс возможностями. Только в ИТ проектах они не сильно нужны...
Директор по R&D, Москва
Олег Кашуба пишет: По применению в промышленных проектах... то там обычно применяют Primavera или Spider project . Primavera не знаю, а Spider project меня потряс возможностями. Только в ИТ проектах они не сильно нужны...
Олег, как ни странно в IT Спайдер больше используют за рубежом, чем у нас. Там проекты посерьезнее и отношение тоже. У меня в компьютере американский проект разработки программы по госзаказу из 6 000 работ, выполняемых 70 программистами в Штатах и Индии. Когда Спайдер составил расписание этого проекта на 4.5 месяца более короткое, чем MS Project, хозяин компании был в экстазе. Да, большинство особых возможностей Спайдера редко нужно в IT, но есть некоторые, которые именно в IT наиболее востребованы. К таким я отношу Skill scheduling (когда программа выбирает исполнителей исходя из их квалификации, производительности и стоимости) и моделирование рисков и неопределенностей (управление проектным буфером, анализ трендов), очень важное в проектах ИТ и вообще в исследовательских проектах. Кроме того, в IT особенно важно управление портфелем проектов, когда весь портфель можно просчитать и спланировать ресурсы по всему портфелю, а не просто получить отчет, что ресурсы перегружены. К сожалению, у нас в этой области пока не доросли до серьезного управления ресурсами.
Юрий Максименко Юрий Максименко CIO, Украина
Ни разу в жизни не видел MS Project. Но вот уже 15 лет пишу по заказам различных организаций программы. И вот у меня для себя есть чёткое мнение, что есть MS Project. Поэтому мне ближе всего мнение Владимира Зонзова. Да, это похоже на ''не читал, но осуждаю''. Но я в таких случаях вспоминаю иную ассоциацию. – А вам, что же, мои стихи не нравятся? – с любопытством спросил Иван. – Ужасно не нравятся. – А вы какие читали? – Никаких я ваших стихов не читал! – нервно воскликнул посетитель. – А как же вы говорите? – Ну, что ж тут такого, – ответил гость, – как будто я других не читал?
Директор по R&D, Москва
Владимир Зонзов пишет: Повторяю, для особо непонятливых. Фундамент – то есть, источник информации – для МС Проджекта – смета. А смета – это таблица чисел. В Excel-е достаточно средств – например: сортировка; суммирование по столбцам; транспонирование; «разноска» по столбцам»; … – чтобы делать сложные обработки числовых таблиц. Так что, начнём сначала. Фундамент – то есть, источник информации – для МС Проджекта, как и других таких программ – это смета.
Владимир, смета может быть одним из многих источников информации для создания модели проекта. Но задача - создать модель проекта, которая отражает технологию его реализации, технологические зависимости, ограничения на порядок выполнения работ, ограничения на ресурсы, ограничения по поставкам и финансированию. Такая модель является эффективным инструментом управления, но ни в коем случае руководителя проекта не заменяет. Хорошая модель отвечает на вопросы ''что если'' и помогает принимать обоснованные решения и отстаивать свою точку зрения, прогнозирует будущие результаты и последствия принимаемых решений, служит эффективным средством контроля выполнения работ. Excel модель реализации проекта не создает. Он не отвечает на простые вопросы - к каким последствиям приводит задержка определенной работы, привлечение дополнительных ресурсов и т.д. Сортировка; суммирование по столбцам; транспонирование; «разноска» по столбцам»; … – на эти вопросы не ответят. Потому люди давно и успешно используют программы управления проектами именно в серьезных промышленных проектах. Другое дело, что MS Project для этого инструмент слабый и любить его не за что. Но многочисленные примеры неправильного понимания и использования программ управления проектами не означают, что они плохи сами по себе. Думаю, что если вы найдете время разобраться с возможностями Спайдера, то будете с удовольствием его применять. Ну а Юрию Максименко, который не читал, но осуждает, можно посочувствовать, но у него и проекты ''деткские'', так что вред принесет только себе.
Владимир Зонзов +10253 Владимир Зонзов Директор по производству, Украина
Почему меня не коснулась благодать применения «компьютерных программ управления проектами»?! Говорят, что все кругом счастливы от их применения. А я никак не могу осчастливиться! Было бы понятно, что причина – во мне, если бы я увидел, хотя бы одно реальное применение «компьютерной программы управления проектами», соответствующее маркетинговым обещаниям. Но, вместо примеров по-существу, предлагаются только такие примеры: У меня в компьютере американский проект разработки программы по госзаказу из 6 000 работ, выполняемых 70 программистами в Штатах и Индии. Когда Спайдер составил расписание этого проекта на 4.5 месяца более короткое, чем MS Project, хозяин компании был в экстазе. Ну и что я узнал из этого примера? Во-первых, манипуляции с «сараем» в 6 тыс.работ, вызывают у меня непреодолимый скептицизм. Во-вторых, причём здесь хозяин компании? В третьих … … Типичный признак недобросовестного маркетинга – это стремление впечатлять «слоников» и держаться подальше от тех, кому придётся применять продвигаемое «счастье» (т.е., держаться подальше от руководителей проектов; и от, пока еще не появившихся специалистов по информационной поддержке процесса управления проектами). Так и получается, что вспомогательный инструмент, имеющий весьма ограниченное применение, по сравнению с диапазоном задач в проектах, насаждается как СРЕДСТВО УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ. -----------------------------------------------------------. Бесспорное применение КПУП-а – это «рисовалка» для графиков Ганта. Но, и в этом качестве она применяется ОЧЕНЬ РЕДКО. А вот сам график Ганта, который строят без КПУП-ов, присутствует на стене любой «прорабской». Что касается остальных применений КПУП-ов – считать и моделировать – это ТОЖЕ сильно большое преувеличение. Иначе, почему я до сих пор не смог осчастливиться знанием, хотя бы одного существенного примера «считается-моделируется»? -----------------------------------------------------------. Таким образом, что бы ни говорили околопроектные бизнесмены, НО: - Ну не было у меня «счастья» увидеть, как работают «компьютерные программы управления проектами». - По сообщению Юрия Максименко, от 11.07.2010 08:02:53 – опытного IT-проектировщика – видно, что такое «счастье» и его минуло. А если бы применение КПУП-а давало реальную пользу, я знаю, что применял бы его.
Юрий Максименко Юрий Максименко CIO, Украина
Владимир Либерзон пишет: Ну а Юрию Максименко, который не читал, но осуждает, можно посочувствовать, но у него и проекты ''деткские'', так что вред принесет только себе.
Вы уверенно пишете о том, о чём не знаете и не можете знать. Это характеризует Вас очень ярко. Склонны, стало быть, просто так болтать. За участниками серьёзных проектов я этого не замечал.
Юрий Максименко Юрий Максименко CIO, Украина
Владимир Зонзов пишет: - Ну не было у меня «счастья» увидеть, как работают «компьютерные программы управления проектами».
Сейчас Вам расскажут, что это Вам -- лично Вам! -- не повезло в жизни. А вот не отстали бы вы от прогресса - -работали бы сейчас в «компьютерных программ управления проектами», возводя дворцы удивительной красоты... Но помяните моё слово -- никто тут не сможет Вам ответить, как применение этих чудо-программ облегчит Вашу жизнь. Будут, как выражался мой отец, ''заводить рака за камень'': опен-сорсы, дедлайны, транспонирование... В духе рекомендаций вяленой воблы: Никогда не нужно настоящих слов говорить, потому что из-за них изъяны выглядывают. А ты пустопорожнее слово возьми и начинай им кружить. И кружи, и кружи; и с одной стороны загляни, и с другой забеги; умей ''к сожалению, сознаться'' и в то же время не ослабеваючи уповай; сошлись на дух времени, но не упускай из вида и разнузданности страстей. Тогда изъяны стушуются сами собой, а останется одна воблушкина правда. Та вожделенная правда, которая помогает нынешний день пережить, а об завтрашнем - не загадывать. Вам ''к сожалению сознаются'', что ''Другое дело, что MS Project для этого инструмент слабый и любить его не за что. '', но в то же время будут ''неослабеваючи уповать'': Но многочисленные примеры неправильного понимания и использования программ управления проектами не означают, что они плохи сами по себе.. Сошлются на дух времени: ''Потому люди давно и успешно используют программы управления проектами именно в серьезных промышленных проектах. '', но не упустят и разнузданности страстей: ''К сожалению, у нас в этой области пока не доросли до серьезного управления ресурсами. ''... А человеческого ответа на вопрос, для чего изучать всю эту хрень -- Вы тут не получите. Потому что не для дела создаются эти инструменты.
Директор по R&D, Москва

Владимир,
я вам могу только посочувствовать. Будет возможность - покажу реальные графики.
Кстати, график строительства алюминиевого завода (теперь уже построенного) состоял из более 40 000 работ и в прорабской такой не повесишь.
График строительства корпуса корабля (тоже уже построенного) - это более 11 000 позиций.
И графики Гантта не рисуют, а считают.
Но раз у вас не было ''счастья'', то это не значит, что у других его не было тоже. Логика ''чего я не видел, того не существует'' может привести к интересным выводам :) .

Насчет причем здесь хозяин компании.
Вы должны бы знать, что завершение проекта на 4.5 месяца раньше - это большая экономия. Кроме того, у них был контрактный срок, к которому они по первоначальному графику не успевали.
Ну и в третьих, хозяин и был менеджером этого проекта. В не очень больших ИТ компаниях это не редкость.

Насчет недобросовестного маркетинга оставляю на вашей совести - мне этот ваш пассаж абсолютно не понятен. Вам стоит побороться со свои неоправданным предубеждением.

Юрий Максименко на меня обиделся и поставил черную метку. Вероятно за то, что я его проекты ''детскими'' обозвал.
Юрий, по сравнению с любым строительным проектом проекты автоматизации офисной деятельности турфирм иначе не назовешь. Но даже в них применение программ управления проектами могло бы быть полезным. Рекомендую попробовать.
А уверенно я говорю только о том, что твердо знаю.

Юрий Максименко Юрий Максименко CIO, Украина
Владимир Либерзон пишет: Юрий, по сравнению с любым строительным проектом проекты автоматизации офисной деятельности турфирм иначе не назовешь.
Так ведь у меня много проектов-то! ''ТурМенеджер'' -- во-первых, текущий (да, сейчас им занимаюсь), в-нулевых, я смог его ''приватизировать''. То есть сделать своим и продвигать на рынок. Что Вы знаете о других моих проектах?
Владимир Либерзон пишет: А уверенно я говорю только о том, что твердо знаю.
А Вы уверены, что можете оценить сложность проекта автоматизации серьёзного туроператора? Похоже, да. Интересно, откуда такая уверенность?
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Самозанятые сотрудники смогут получать больничные

Согласно оценкам чиновников, воспользоваться такой системой страхования захотят примерно 2 млн человек.

Магазины Lego в России откроются под названием «Мир кубиков»

Все площадки планируют обновить до конца октября текущего года.

Названы самые высокооплачиваемые сферы деятельности в России

Самыми высокооплачиваемыми сферами деятельности в России стали страхование и финансы.

Госдума приняла закон о кредитных каникулах для мобилизованным россиян

Кредитные каникулы распространяются и на членов семей военнослужащих.