Как сэкономить на автоматизации бизнеса

Александр Попов

Автоматизация бизнеса, или внедрение ERP-систем, – удовольствие дорогостоящее. По крайней мере, так принято считать. Так ли это на самом деле - еще бабушка надвое сказала, и в этой статье мы попробуем в этом разобраться.

А для начала представьте себе картину – вы приходите в магазин за стиральной машиной, а вам говорят: «Сейчас мы проведем обследование вашей квартиры, затем проконсультируем вас о правилах стирки, после чего наши умельцы специально для вас соберут стиральную машину непосредственно в вашей квартире». Такое и в страшном сне не приснится. При этом следует учесть, что вне зависимости от результатов исследования и консалтинга, вы получите такую же стиральную машину, что и другие клиенты. Как хорошо, что в реальности можно просто прийти и купить стиральную машину, да еще и за разумные деньги. Конечно, бывает «эксклюзив с золотым барабаном», но у богатых свои причуды, и в этой статье речь совсем не о них.

Сначала пару слов о случае, который подтолкнул меня к написанию этой статьи. Я обожаю рыбалку. Рыбачу раз в год, но основательно. Каждый раз тщательно готовлюсь к поездке – заезжаю в специализированный магазин. Вот и в этот раз заглянул туда, чтобы прикупить блесен и других мелочей. Продавец попался неразговорчивый, как будто обиженный на жизнь. Но разговорились. Оказалось, что лет десять назад он был «ого-го», ездил на такси, были деньги - бары, рестораны и все такое. Занимался инсталляцией и настройкой домашних кинотеатров. Ну а теперь вот продавец в «рыбном» магазине. «Как так произошло?» - поинтересовался я. «А никаких инструкций не было, вот такие умельцы, как я, все знали. Нас было мало, каждый на вес золота, поэтому и стоили наши услуги дорого. Клиенты в очереди стояли», - рассказывает несчастный. Вот так десять лет назад все было просто и удивительно, во что сейчас даже верится с трудом. Он даже институт бросил. А зачем институт? И так денег полно, чего глупостями заниматься в этих институтах? Теперь вот продавцом в «рыбном» магазине трудится, на работу все больше ездит на метро… Времена изменились. Просто в один прекрасный момент производители домашних кинотеатров поняли, что сделать их доступными и массовыми можно только одним способом - избавиться от таких вот умельцев, потому что в противном случае это удовольствие так и останется доступным лишь избранным. Избавиться при помощи качественных и простых инструкций, при помощи создания готовых решений, которые не нужно доводить до «нужной кондиции» при помощи топора и напильника. И избавились. Теперь домашние кинотеатры куда доступнее. И чтобы их поставить и настроить, платить никому не надо. Даже пенсионерка разберется: воткнул в розетку, сделал кое-какие настройки и наслаждайся качественным видео и звуком. Насчет пенсионерки я, может, и погорячился, но, надеюсь, вы меня правильно поняли.

Что-то мне подсказывает, что нечто подобное можно провернуть и с ERP-системами. Ну, по крайней мере, для небольших предприятий-то точно.

Или вот, например, автомобиль. Никому ведь не приходит в голову покупать груду запчастей, а затем платить деньги всяким кулибиным, чтобы они эти запчасти превратили в нечто на колесах. Мы покупаем готовый автомобиль, который едет. Да, можно подрегулировать кресла, рулевую колонку, климат-контроль. Но мы делаем это самостоятельно, пользуясь инструкцией, а не едем в сервис. Но главное, что автомобиль сразу готов к эксплуатации.

Что же происходит на рынке ERP? Иногда мне кажется, что это один из самых неразвитых в этом отношении рынков. Вы хотите купить ERP-систему, а вам продают черный ящик, над которым потом за ваши деньги колдуют год-другой, перекрестясь в надежде, что что-нибудь да выйдет. Вы наблюдаете за процессом через плечо «умельцев», а вам говорят «сейчас-сейчас» и дрожащими руками смахивают холодный пот со лба, потому что «бог его знает, чем это закончится». А в реальности перед вами та самая груда запчастей, да еще и от разных автомобилей. Поэтому руки и трясутся. И вот через год вы получаете «нечто», что потом еще пару лет за ваши же деньги доводят до ума. Одно дело, если за ваши деньги делают какие-то ваши индивидуальные «хотелки», но ведь в большинстве-то случаев просто колеса прикручивают. А потом, когда вы хотите просто подвинуть кресло в автомобиле, опять нужно платить деньги, потому что только «избранным» известно, как это правильно делать.

Такой сценарий вас не страивает? Тогда нужно усвоить несколько правил:

1. Не покупайте кота в мешке. Производитель должен предоставить максимум информации о функциональных возможностях системы. И не просто в виде красочного буклета, где написано, что «мы можем это, вот это и еще много-много чего, а вы будете просто счастливы, когда купите наш продукт, и дела у вас пойдут как на том графике в нашем рекламном буклете». Все функциональные возможности системы должны быть формально описаны и подкреплены инструкциями, где должно быть разъяснено, как конкретно это делается.

2. Определитесь, что вы хотите. Недавно у одного из заказчиков я поинтересовался, какие задачи он хотел бы решить. Ответ был гениальным: «Хочу наладить управленческий учет». Определяйтесь конкретнее, расписывайте требования детально.

3. Пробуйте. Постарайтесь получить возможность попробовать систему, которой заинтересовались. И не просто «потыкать кнопки», а, например, пройти как можно больше цепочек конкретных бизнес-процессов и убедиться что работает, а что - «не очень». Если вы договорились о проведении презентации, то вооружитесь списком функциональных требований и приготовьтесь к тому, что в ходе всей презентации вам будут пытаться пустить пыль в глаза.

4. Изучите инструкции. Попросите производителя предоставить вам инструкции для администрирования системы и инструкции для пользователей. В этой части, как правило, у производителей огромные проблемы. Ну и, конечно, это большое поле для возможности зарабатывать деньги на обучении ваших пользователей. Поэтому возьмите эти инструкции и поработайте по ним в тестовой системе. Постарайтесь понять, насколько они применимы в реальной жизни и насколько они понятны. И если вам с серьезным видом будут рассказывать о том, что «мы в каждом случае разрабатываем отдельные инструкции», то предлагаю вам еще раз перечитать первый абзац статьи. Чушь полнейшая. Нет инструкций – готовьте деньги.

5. Готовность и еще раз готовность. Чем больше продукт готов к эксплуатации «здесь и сейчас», тем меньше он вам будет стоить в результате. Вы должны стараться купить не продукт, который «потенциально» все может, потому что так сказано в том красочном буклете, а продукт, который «уже сейчас» многое может. Поэтому, когда будете смотреть продукт, просите показывать продукт не абстрактно, а конкретно. Например, как работает система управления затратами, поставками, продажами и так далее. Не надо слушать рассказы продавца о том, «как космические корабли бороздят просторы вселенной». Конкретно, с чего и кто начинает, что происходит дальше, и чем все заканчивается. Таким образом, вы сможете понять, какие готовые инструменты есть в системе. Потому что лучше пользоваться каким-то готовым инструментом, и, возможно, в чем-то себя немного ограничить, но в десять раз дешевле, чем сделанным «под себя», но в десять раз дороже.

6. Не боги горшки обжигают. Любое внедрение ERP – это не только и не столько консалтинг, сколько уйма рутинной работы по настройке системы. Эту работу делают обычные люди. Да, они не боги, просто они знают, как это делать, да и то не всегда. Потому, как это ни странно, но даже у них может не быть инструкций. Так что эту работу лучше делать самостоятельно. Если есть инструкции, конечно. Не бойтесь настраивать продукт самостоятельно. Если есть качественные инструкции, вы справитесь. И в дальнейшем будете более независимы от производителя.

Недавно на одном крупном предприятии меня спросили, сколько мне нужно человек, чтобы автоматизировать это предприятие. Я соврал. Сказал, что пять. На что клиент очень удивился, что это вообще возможно силами пяти человек. Видимо, до меня ему кто-то «впаривал» группу из 20 «консультантов». В реальности и трех хватило бы, но меня бы приняли за безумца, потому что автоматизировать предприятие, где трудится 2000 человек силами трех человек как-то «не круто».

ERP-системы так и останутся дорогим эксклюзивом, пока их внедрением на каждом предприятии занимается целая толпа «консультантов», - их же надо кормить. Кстати, зачастую компания, поставляющая и внедряющая решение, в половине случаев использует «зеленых» консультантов. «Ты иди, голубчик на проект, а там разберемся». «Так я же у вас только месяц работаю!» «Да ладно, главное ввязаться, а там уж как-нибудь», - говорит ему руководство. То есть на вашем проекте они просто обучаются. Конечно, за ваши же деньги. Да ладно, чего уж там «консультантов». Консультантов в реальности немного, в основном настройщики, у которых стиль работы такой: «Вы скажите, что вам надо, и я настрою». Или так вот: «А как у вас сейчас это работает?»

Я вот автоматизацией бизнеса занимаюсь уже десять лет, и только сейчас могу скромно назвать себя консультантом. Да и то не всегда, потому что знаю только то, что знаю. Поэтому и не берусь за все подряд.

Так что требуйте (именно требуйте - сейчас время такое, что клиент диктует условия) максимально готовые решения, подкрепленные хорошими инструкциями, максимально открытыми для самостоятельного внедрения и экономьте таким образом на внедрении и обучении, беря на себя максимум рутинных работ. Уверен, вы эти работы сделаете не хуже «консультантов».

Продавца из «рыбного» магазина мне, конечно, жаль. Но это жизнь. Институт, наверное, бросил зря. Глядишь, неплохой инженер из него бы вышел.

Расскажите коллегам:
Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Нач. отдела, зам. руководителя, Москва

///Изучите инструкции. Попросите производителя предоставить вам инструкции для администрирования системы и инструкции для пользователей. В этой части, как правило, у производителей огромные проблемы///Поддерживаю. Консультировал заказчика (многопрофильный холдинг) по выбору информационной системы и системы безопасности. По роду работы пришлось столкнутся с поставщиками ERP решений (top10). Попытка получить инструкции администратора и пользователей по интересующим меня разделам (в первую очередь) и инструкции на рабочие места topов потерпела провал. Любыми путями (вплоть до попыток подкупа) от меня пытались получить контакты заказчика и кроме 'красочных буклетов' в электронном виде, толком ничего представить не смогли. При этом, все уверяли, что провели много инсталяций таких систем в холдинги моего типа. Так что, похоже. ещё долго 'по месту доработать напильником....'

Менеджер по закупкам, Санкт-Петербург

Неужели SAP или Peoplesoft на крупном предприятии с несколькими бизнес единицами тоже можно так просто внедрить? у нас это все происходило именно как рассказывает автор - огромные команды консультантов внедряли и совсем это просто не казалось

Региональный менеджер, Беларусь

Согласен с автором. Проблема в том, что обычно внедренцы зарабатывают как раз на подгонке системы под процессы клиента, сама система стоит не так дорого. И на рынке практически не видно предложений систем 'под ключ', которые подстроены под стандартные процессы.

Нач. отдела, зам. руководителя, Москва

Вопрос очень щекотливый. Как правило, на крупных предприятиях, уже сложились свои бизнес-процессы, свои разработанные местными 'гуру' формы отчетности и методики учета. И от системы ждут что 'все будет по прежнему, только на компьютере'. Внедрение готовой ERP, это прежде всего внедрение [B]готовой [/B] (и отличной от существующей) методики управления предприятием, но к этому далеко не все готовы.

Руководитель проекта, Москва

Очень красивые сравнения в статье :-)'Или вот, например, автомобиль. Никому ведь не приходит в голову покупать груду запчастей, а затем платить деньги всяким кулибиным, чтобы они эти запчасти превратили в нечто на колесах.'Конечно, хорошо купить готовый автомобиль для езды по городу... и по бездорожью... да еще и по гоночной трассе пройтись впереди всех!Да где ж взять такой автомобиль? Нету таких, вот и приходится либо 3 автомобиля покупать (пересаживаясь на ходу с одного в другой), либо сооружать что-то свое, которое подойтет максимально для _личных_ целей...А бизнес в России и менно такой, к сожалению...

Менеджер, Москва

автор смешивает разные понятия. пользование телевизоров и ERP системы - это принципиално разные вещи. телевизор может тоже устроен не просто, но продавцы телевизоров не предоставляют инструкций по замене одного транзистора на другой. а при внедрении систем именно это и требуется - изменить преднастроенную функциональность. а это является очень наукоемким процессом. а инструкции конечно существуют, но это частные инструкции. и по ним у вендора существуют гигабайты информации. а так как покупатель системы не имеет в своем штате персонал с компетенциями по системе, то он нанимает консультантов. можно конечно скачать инструкции и попытаться их изучить, но это займет еще больше времени. лучше сравнивать не с телевизором, а с домом. автор захочет сам строить дом по инструкциям и потов в нем жить? :D

Директор по развитию, Украина

Вечный вопрос - покупать систему максимально универсальную и готовую к работе, требующую минимальных настроек, пожертвовав какими-то своими наработками, или же взять 'полуфабрикат' и максимально 'заточить' систему под свои нужды. У каждой точки зрения есть свои сторонники/противники, с очень убедительной аргументацией, примерами тпа 'Или вот, например, автомобиль...' Есть системы, максимально подходящие как к этим крайностям, так и расположенные где-то посередине. Автор, судя по всему, просто аргументирует в пользу своего продукта. Не похоже на консультанта, предлагающего оптимальный продукт под нужды заказчика. Кстати, есть еще один вечный вопрос - о необходимости привлечения внешних консультантов...

Директор по работе с клиентами, Москва

Несколько тезисов на тему:1. Надо отделить то, что может быть стандартом и 'ширпотребом' от того, что создает ценность компании, ее уникальный способ ведения бизнеса.2. К стандартным вещам относится то, что не добавляет стоимости компании, например, бухучет, сдача обязательной отчетности и т.п. Эти функции стандартизируются и становятся простыми коробочными решениями. Отличное подтверждение - 1С. Со временем, к таким же стандартным решениям придет управление персоналом, управление активами. 3. Для компаний некоторых отраслей ERP системы являются средством производства - по сути 'станками', с помощью которых компания производит лучшИй продукт на рынке. Этот функционал должен быть лучшим, уникальным, позволяющим компании делать бизнес так, как хочет его делать эта компания. 4. Компании должны продолжать тратить время и усилия на те функции ERP систем, которые позволяют вести компаниям бизнес лучше, чем у конкурентов. Стандартные функции должны быть стандартны, стоять минимум времени, внимания, денег. 5. Что касается советов по внедрению, то по-моему, они универсальны. Очень согласна с автором, что проектная команда должна быть максимально компактной. Кроме того, советую разбивать проект на маленкие временные отрезки, не более 4-6 месяцев до получения ощутимого результата для бизнеса.

Руководитель проекта, Москва

По поводу всего этого вспомнился анекдот:Изобрели в Англии машинку для автоматического бритья - засовываешь туда голову, потом вынимаешь гладко выбрит.Изобретателя спрашивают по поводу проблемы индивидуальных особенностей формы лица, на чтотот отвечает, - 'После первого бритья этой проблемы больше не существует'. Теперь серьезно.Если бы удалось создать универсальную систему автоматизации бизнеса, имеющую минимальное количество необходимых для корректной работы настроек, задаваемых пользователем - это наверное был бы прорыв. Но думаю на сегодняшний день это невозможно, по крайней мере - в России. Чем более универсальное решение тем более сложных настроек под конкретный бизнес-процесс оно будет требовать, а Ваши простые настройщики системы превратятся в бизнес-консультантов, от работы которых собственно и будет зависеть технологическая цепочка. Примером этому кстати может быть 1С, я уж не говорю про SAP, который кстати тоже позиционируется как универсальное решение.Абсолютно согласен при этом что для того, чтобы не покупать кота в мешке Заказчик должен очень четко поставить себе задачу какие именно процессы он хочет автоматизировать и что в результате он хочет получить. А эту работу он может проделывать как самостоятельно, так кстати и с помощью консультантов. При этом желательно не тех, которые специализируются на внедрении одного продукта ).Если же просто покупать готовое решение с мыслью, что потом разберемся и настроим как надо, то в сравнении с автомобилем, покупка готового решения будет сродни покупке автомобиля который вы тут же отдали в тюнинг стоимостью сравнимой со стоимостью самого автомобиля.

Директор по R&D, Санкт-Петербург

Мое большое сообщение, видимо, кануло в лету, поэтому тезисно повторюсь.1. Предприятию редко нужна 'стиральная машина', 'домашний кинотеатр' или 'автомобиль'. Предприятие обычно хочет 40 стиральных машин, 25 кинотеатров, 200 автомобилей, 4 самолета и все соответствующую этому парку инфраструктуру. При том что существующая инфраструктура - это спуск к речке (зимой - прорубь и Иваныч, который ее чистит от льда), лубочные картинки (и Петрович, который их иногда привозит с ярмарки) и лужайка, на которой предполагается быть торгово-развлекательному центру с прачечной, мультиплексом, парковкой и подземной взлетно-посадочной полосой. 2. Пункт 1 - это, конечно, шутка. Но когда человек получает банальную коробку 1С, в которой 4 тома инструкций пользователя, 6 томов руководства по конфигурированию и администрированию, а так же встроенному языку, отдельная инструкция по установке, а еще диск ИТС, который к тому же обновляется каждый месяц, почему то ему не очень хочется все это изучать самостоятельно. Как-то многовато ему кажется. При том, что 1С - поставщик не самых функционально богатых и разнообразных решений. В значительной степени - ширпотреб3. Даже когда я покупал стиральную машину, нужно было определиться с местом, сделать гидроизоляцию, в случае старого фонда - еще выровнять пол, пробурить стену, чтобы провести (и довольно далеко) шланги для подачи воды и слива в канализацию, а по ходу дела - еще и поменять стояки. Хорошо, когда условия идеальные. Типовая квартира, подготовка под стиральную и посудомоечную машину... Привезли, распаковали, подключили, и читаем, на какую циферку поставить, чтобы постирала носки с рубашкой за 5 минут. Как так - нет такого режима?4. Сегодня базовые функции на предприятия обычно автоматизированы совсем даже неплохо. А есть много предприятий, на которых очень даже хорошо автоматизированы. До такой степени, что перевести их на новую версию коробочного решения - это десятки тысяч человеко-часов и сотни тысяч рублей на обновление лицензий. Нередко на таких предприятиях отдел сопровождения составляет 5-20 человек, во главе с айти-директором. Как ни странно, такие люди вполне умеют выбирать поставщиков решений и консультантов. Хотя и тут встречаются 'непуганные идиоты', которые представляют себе, как космические корабли бороздят просторы вселенной, но никак нем могут этих кораблей найти в реальности, идеализируя рынок в соответствии с рекламой.Ну, получилось и вовсе даже не тезисно. Едва ли не больше, чем в первом сообщении.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Россияне рассказали, что хотели бы получить в качестве корпоративного подарка

Какие подарки получают россияне от своих работодателей на Новый год и что они хотели бы на самом деле?

Большинство россиян готовы доверить найм и увольнение искусственному интеллекту

Россия попала в топ-5 стран, которые россияне считают продвинутыми в разработке искусственного интеллекта.

Подведены итоги премии IT HR AWARDS 2021

Сообщество IT HR AWARDS объединяет профессионалов, для которых важна созидательная среда, креатив, обмен идеями и желание развивать индустрию.

Каждый пятый россиянин надеется получить 13-ю зарплату в 2021 году

Более 40% опрошенных получают стимулирующую выплату ежегодно независимо от успехов по работе.