Ситуация
Деятельность Odgers Berndtson Russia заключается в консультировании клиентов, среди которых много крупных российских и международных компаний, в предоставлении им экспертизы и глубинных знаний о мировом рынке труда. И поскольку знания составляют основной актив компании и ее главную ценность, Odgers Berndtson Russia нуждалась в удобной и эффективной системе их накопления, хранения и использования.
Также для компании крайне важно было обеспечить одинаково удобный доступ к почтовому сервису и информации для всех своих сотрудников: штатных, внештатных, работающих в удаленном режиме. Для решения этой задачи Odgers Berndtson Russia требовались надежные коммуникационные решения и инструменты для совместной работы.
«С точки зрения IT, мы сейчас стремимся к унификации и консолидации ресурсов в рамках единой платформы. Такой подход упрощает управление информационной системой компании и обеспечивает удобство работы для пользователей, – рассказывает Александр Деобальд, IT-директор компании Odgers Berndtson Russia. – Наша инфраструктура строится на основе серверных решений Microsoft. Исключение составляла лишь почтовая служба Lotus Notes от IBM, которая доставляла определенные неудобства для пользователей. Когда решался вопрос о переходе на другую службу корпоративной почты, сами сотрудники проголосовали за Microsoft Outlook. К тому же мы переходили на новую CRM-систему, которая также предполагала использование почтовой службы от Microsoft».
Решение
Решение в пользу Microsoft Office 365 было сделано после предварительного расчета стоимости владения облачным решением по сравнению с серверным. По оценкам IT-службы компании Odgers Berndtson Russia, экономия при использовании облачного сервиса в среднесрочной перспективе (3-5 лет), учитывая стоимость оборудования, ПО, средства защиты от вирусов, атак и спама, а также стоимость поддержки локальной инфраструктуры, составит от 30% до 50%. При этом сервис предусматривает бесплатное регулярное обновление до последних версий всех продуктов, входящих в состав Office 365, что также повлияло на принятие решения.
«Office 365 – наиболее сбалансированное решение в соотношении цена-качество. Прежде чем сделать окончательный выбор, мы рассмотрели несколько десятков различных вариантов облачных сервисов, как отечественных, так и зарубежных. В результате мы пришли к выводу, что в настоящее время на рынке нет консолидированных сервисов, подобных Office 365, которые предоставляли бы расширенную инфраструктуру для решения разноплановых, а не узкоспециализированных задач. Наконец, это решение прекрасно вписывалось в нашу концепцию унификации IT-инфраструктуры», – поясняет Александр Деобальд.
Внедрение Office 365 выполнялось силами двух человек и длилось около трех месяцев в плановом режиме. Odgers Berndtson Russia выбрала тарифный план Е3, предоставляющий доступ ко всем необходимым компании функциям. Экспертную помощь IT-специалистам заказчика также оказывали сотрудники «СКБ Контур», партнера Microsoft.
В настоящее время в компании Odgers Berndtson Russia полностью развернута почтовая служба Microsoft Exchange Online, реализованы базовые коммуникационные функции Lync Online и ведутся подготовительные работы по внедрению SharePoint Online и формированию на его базе корпоративных порталов и библиотеки знаний.
Результаты
С переходом на почту на базе Exchange Online все сотрудники Odgers Berndtson Russia получили комфортную среду для работы и коммуникаций. Благодаря удобной навигации и умному поиску сократились потери рабочего времени – нужные документы и письма теперь находятся быстрее. А удобный удаленный доступ через веб-приложения позволяет сотрудникам постоянно оставаться на связи друг с другом и клиентами и помогает оперативно решать важные вопросы.
«Решение Microsoft, безусловно, работает более стабильно по сравнению с Lotus Notes, а пользователи чувствуют себя уютно в Outlook. Преимущества Exchange Online мы заметили практически сразу – количество обращений в IT-службу снизилось в среднем на 10-15%, а скорость работы сотрудников при этом увеличилась. Решение IBM было более сложным с технической точки зрения, но это не помогало пользователям в решении их профессиональных задач. А для бизнеса нашей компании постоянная связь и доступ к информации крайне важны – специалисты Odgers Berndtson Russia должны оперативно реагировать на запросы клиентов, независимо от своего местонахождения», – отмечает Александр Деобальд.
Для коммуникаций внутри компании сегодня используется Lync Online, который заменяет для сотрудников службу мгновенных сообщений и дает возможность пользоваться более качественной связью, проводить аудио- и видеоконференции.
Решение SharePoint Online компания рассматривает как инструмент для накопления знаний и управления ими. Возможности совместной работы, быстрый доступ к документам и информации из любого места и с любого устройства, создание корпоративных порталов – все это крайне важно для компании, оказывающей консалтинговые услуги. Поэтому на базе SharePoint в Odgers Berndtson Russia планируют создать корпоративный портал и библиотеку знаний с системой умного поиска. Улучшенный поиск и возможность просматривать и редактировать документы прямо из веб-браузера помогут, по расчетам компании, снизить потери времени консультантов на 20%.
«До Office 365 у нас не было налаженного бизнес-процесса по управлению корпоративными знаниями, а обмен аналитической информацией очень важен для работы консультантов. Раньше в компании файлы просто пересылались по электронной почте, а корпоративный портал функционировал на движке Википедии, что доставляло неудобства как пользователям, так и IT-службе. Мы считаем, что SharePoint позволит нам создать удобные в использовании библиотеки знаний, к которым консультанты смогут при необходимости обращаться из любой точки мира», – делится Александр Деобальд.
Облачный сервис Microsoft Office 365 принес весьма значительную ценность для бизнеса Odgers Berndtson Russia. Благодаря надежному и стабильному функционированию всех приложений, а также удобству рабочей среды и улучшенным решениям для управления знаниями этот сервис ускоряет работу сотрудников, что приводит к повышению качества консалтинговых услуг и, в перспективе, будет способствовать увеличению прибыли компании.
«Office 365 – более стабильное решение, чем собственная серверная инфраструктура, он вызывает меньше вопросов, способствует снижению операционных рисков. Ценность этого внедрения можно объяснить следующей, довольно простой, схемой: меньше IT-проблем у сотрудников – больше времени на решение профессиональных задач – выше качество работы – больше денег от клиентов. Ключевым преимуществом Office 365 является его удобство для пользователя и быстрота выполнения всех операций. И положительный эффект, который эти преимущества облачного сервиса оказывают на наш бизнес, мы видим уже сейчас», – объясняет Александр Деобальд.
Информация о компании
Odgers Berndtson – одна из лидирующих мировых компаний по поиску, оценке и развитию руководителей высшего звена и членов Советов директоров. Офисы компании открыты в 27 странах мира, в том числе и в России. В российском подразделении Odgers Berndtson Russia трудятся около 100 штатных и внештатных сотрудников. Для решения задач по поиску специалистов из других стран привлекаются работники, находящиеся за рубежом.
Партнерский материал
