С чем едят bid management?

Для начала определимся с формулировкой.

Bid — это предложение цены, участие в тендере. Следовательно, bid management — это процесс подготовки технико-коммерческого предложения. Роль bid manager сводится к тому, чтобы планировать процесс подготовки предложения и управлять/контролировать этот процесс.

Процесс продажи продуктов и услуг

Давайте разберемся, как работает стандартный процесс продаж. Он может отличаться от компании к компании в зависимости от внутренних политик компании; среды, в которой компания оперирует и других внешних и внутренних факторов. Однако основные принципы, рассмотренные ниже, остаются неизменными.

Кликните, чтобы увеличить

На данной диаграмме мы можем видеть семь стадий процесса продаж товаров и услуг.

Рассмотрим подробно каждый:

1) Sales lead процесс: Процесс идентификации группы людей или объектов, потенциально заинтересованных в приобретении продуктов или сервисов и представляет собой первую стадию процесса продаж. Эта стадия включает в себя следующие технологии продаж: участие в выставках; реклама на телевидении, радио; direct маркетинг; интернет маркетинг; СПАМ; gimmicks; «холодные звонки».

2) Need identification. На этой стадии продавец проводит исследование путем опроса или сессии вопрос-ответ для того, чтобы выявить потребности выявленной на первой стадии группы людей, а также возможностей компании-продавца для того, чтобы покрыть потребности покупателя.

3) Qualified prospect. На этой стадии происходит квалификация того, что продукты и услуги компании — продавца в полной мере удовлетворяют требованиям покупателя.

4) Proposal. По результатам квалификации, компанией — продавцом формируется ценовое предложение товаров и услуг. Предложение выдается покупателю.

5) Negotiation. Стадия переговоров необходима для того, чтобы разрешить возникшие противоречия, которые могли возникнуть или возникли на стадии рассмотрения предложения покупателем.

6) Closing. Данный этап рассматривается с точки зрения достижения соглашений между двумя сторонами: покупателем и продавцом, ведущие к заключению сделки.

7) Deal transaction. Этап заключения сделки — это финальная часть процесса продажи, когда деньги покупателя обмениваются на товары и услуги продавца. Выходом этого процесса является подписанный двумя сторонами контракт и оплаченный покупателем на поставку продуктов и услуг.

Процесс продажи на примере небольшой компании.

К примеру, возьмем небольшую компанию, которая предлагает услуги по поставке автомобильных запчастей. Ее рынок: частные клиенты и небольшие компании — перекупщики, у которых, к примеру, нет собственного склада или контактов с зарубежными поставщиками (АвтоВАЗ, ГАЗ, ТАЗ мы не рассматриваем). Процесс продаж этой компании будет выглядеть следующим образом:

1) Sales lead. Компания размещает рекламу на продукцию (например, запчасти на автомобили Mazda, Toyota) в интернете и на дорожных щитах с указанием контактных данных.

2) Need identification. Клиент Вася Пупкин, которому необходимо приобрести четыре свечи зажигания для автомобиля Toyota Avensis 2009 года выпуска, звонит по указанным в рекламе телефонным номерам. В процессе общения с продавцами компании выясняется интересная деталь: компания торгует запчастями для Toyota Avensis модельного ряда до 2005 года.

3) Qualified prospect. На основании полученных от компании данных, клиент дисквалифицирует запрос. Данные о клиенте заносятся в базу предполагаемых клиентов с пометкой «неперспективный», несостоявшаяся сделка завершается.

В дальнейшем компания может изменить поставщиков и начать работать по поставке запчастей для всего модельного ряда Toyota Avensis. В этом случае «неперспективный» клиент становиться «перспективным».

Мы рассмотрели простейший запрос: количество требований покупателя не превышает трех-десяти (марка: Toyota; модель: Avensis; модельный ряд: 2008-2010 годов; запчасти: оригинальные свечи зажигания; количество: четыре штуки). В этом случае запрос обрабатывается одним человеком. В этой роли может выступить сам продавец, который обладает навыками продаж, общим знанием продукции и услуг, предлагаемые компанией, а также имеет под рукой простейшую базу данных — хранилище знаний о предлагаемых товаров и услугах. Имея эти инструменты и навыки, продавец может быстро квалифицировать запрос и принять решение о продаже или отклонении запроса (по причине отсутствия товара, возможности поставить необходимый товар в обозримое время и тому подобном).

Теперь более «тяжелый» случай: компания — производитель программного обеспечения уровня предприятия или для нужд правительства. В этом случае покупателем товара является крупное предприятие или одно из правительственных учреждений.

Покупатель предъявляет огромное количество требований к поставляемому продукту. Эти требования исходят из потребности будущих пользователей продукта, стратегических целей компании-покупателя, возможными изменениями на рынках, на которых оперирует компания-покупатель, особенностями законодательства и так далее.

В этих условиях:

1) Количество требований покупателя может превышать несколько тысяч;

2) Требования могут покрывать различные области: социальные, экономические, политические, юридические, технические, организационные, проектные и так далее;

3) В связи с внутренними проблемами по выделению бюджета на продукт сроки квалификации запроса и подготовки предложения могут быть очень сжатыми;

4) Продукт, поставляемый компанией — продавцом, как правило, не является универсальным (Out-of-the-box) ввиду специфики работы каждой компании.

5) Стоимость конечного продукта может составлять десятки миллионов долларов;

6) Стоимость продукта и услуг по его поставке составляется из многих компонентов: стоимости лицензий на продукт, работы по его внедрению и установке; тренинги по обучению пользователей работе с продуктом; стоимость развертывания решения; стоимость тестирования, стоимость рисков; стоимость поддержки и обслуживания продуктов и решения; и так далее.

Соответственно, процесс продажи продукта и его последующего внедрения может выглядеть так:

Кликните, чтобы увеличить

Выходом процесса продаж и входом процесса управления проектом по поставке, внедрению и обслуживанию продукта является следующая документация: Statement of Work(техническое задание), контракт, бизнес-кейс; и так далее.

Продукт поставляется, внедряется и обслуживается в рамках контрактных обязательств. Процессы управления проектом в этом контексте предназначены для планирования, управления, внедрения проекта.

Процессы bid management.

Отойдем от двух объемных областей знаний, про которые написано достаточно большое количество литературы и опубликовано огромное количество статей.

В свете идентификации потребностей крупного заказчика — бизнеса и подготовки предложения для него, очевидно, квалификации одного человека будет недостаточно. Для анализа запроса, организационного окружения, идентификации бизнес — потребностей, анализа внутренних возможностей, принятия десятков и сотен решений по ключевым вопросам, и, как финал, подготовки предложения и переговоров с заказчиком (покупателем) необходимо огромное количество специалистов, собранных с целью подготовки конкурентоспособного предложения в условиях сжатых сроков и ограниченных ресурсов: человеческих, финансовых, временных, качественных.

Также очевидно, что этой командой необходимо управлять. Руководитель этой команды должен обладать навыками менеджера и лидера; должен разбираться в предметных областях; иметь обширные знания и навыки в областях: управление рисками; юридические знания; управление человеческими ресурсами; управление коммуникациями; навыки лидера; глубокие технические знания продукта и процессов его внедрения; управление поставками; управление временем/расписанием; управление интеграциями; и так далее.

Исходя из описания требуемых навыков и знаний, этот человек должен быть менеджером проектов в области продаж.

Определим формулировки:

Bid management — это применение знаний, навыков, различных инструментов и технологий к области управления процессом предложения цены и товаров с целью достижения требований потенциального или существующего заказчика. Применение таких знаний требует эффективного управления соответствующими процессами.

Bid manager — это менеджер проекта по подготовке технико-коммерческого предложения.

Если рассматривать процесс управления подготовкой технико-коммерческих предложений, то обновленный процесс будет выглядеть следующим образом:

 

Кликните, чтобы увеличить

Итак, мы имеем уже три области управления: продажами, подготовкой технико-коммерческих предложений и управления проектами.

Рассмотрим теперь процесс bid management. Я сознательно опускаю термин «процесс подготовки предложения», поскольку процесс подготовки предложения, как можно видеть из диаграммы — это одна из стадий процесса.

 

Кликните, чтобы увеличить

Bid management process состоит из следующих стадий:

1) Получение запроса на предложение, цену, информацию, и так далее (от английского: RFP — request for proposal, RFQ, RFI, etc.); анализ поступившего предложения, внешнее окружение компании — покупателя, его внутренние процессы и организационную структуру, выявление заинтересованных лиц, конкурентов и так далее. Являясь проектом по подготовке предложения, активность несет на начальном этапе огромные риски. Компания-продавец не имеет ни малейшего представления или весьма поверхностное представление о компании-покупателе, а также что спровоцировало ее рассматривать предложения на те или иные продукты и услуги. Следовательно, управление рисками является неотъемлемой составляющей процесса подготовки предложения от поступления запроса и до выдачи предложения компании-покупатель.

2) Квалификация запроса и принятие решения: готовить предложения или отклонить его. Здесь важно понимать то, что в отличие от проекта по внедрению продукта или услуг проект по подготовке предложения не приносит прибыли. Его цель — это получение контракта на поставку продуктов и услуг. Проект по подготовке предложения только потребляет внутренние ресурсы компании. Поэтому очень важно квалифицировать этот запрос на как можно более ранних этапах и принять решение: по ком этот запрос плачет. Если шансы выиграть тендер по тем или иным причинам ничтожен, то лучше его отклонить. Однако всегда важно понимать, какие цели преследует компания-продавец, готовя предложение;

3) Планирование процесса подготовки ответа. Как и в любом проекте, качественное планирование повышает шансы подготовки высококачественного предложения в условиях проектных ограничений: временных, финансовых, людских и так далее. Именно в процессе планирования подготовки ответа выявляются роли и ответственности команды по подготовке предложения, и происходит выделение человеческих ресурсов;

4) Подготовка предложения. Осуществляется подготовка технико-коммерческого предложения на основании потребностей компании-покупателя. Кроме того, в процессе подготовки предложения осуществляется контроль и управление членами команды, постоянный мониторинг рисков, изменяющихся требований, сроков подготовки предложения, а также реагирование на малейшие изменения в ходе подготовки предложения согласно плана подготовки предложения.

5) Рецензирование предложения. Необходимая часть подготовки ответа. Для того чтобы предложение выглядело целостным, легко читаемым и доступным для понимания различным организационным уровням компании-покупателя от специалистов до топ менеджеров, необходимо привлечь специалистов для подготовки резюме на предложение. В процессе рецензирования могут вноситься изменения в различные части предложения до момента, пока предложение не будет удовлетворять широкую аудиторию компании-продавца.

6) Отправка предложения включает комплекс мер по подготовке предложения к отправке согласно требованиям компании-заказчика таким как: требования к способу отправке, выбору транспортной компании, виду и размерам почтового отправления, подписей на конвертах и так далее. Bid manager отвечает за своевременную отправку предложения согласно требованиям компании-покупателя.

7) Закрытие. Процесс может включать или не включать следующие активности: переговоры с заказчиком с целью согласования всех условий контракта и его цену; подготовка и проведение презентаций продукта представителям компании-покупателя; сохранение тендерной документации и документации по проекту с целью дальнейшего использования в качестве входов процессов управления проектом по поставке и внедрению продукта и так далее.

Заключение

Как можно видеть из изложенного выше, внедрение процессов bid management имеет смысл в случае обработки большого количества требований от крупных компаний на изменение бизнес процессов и удовлетворения потребностей бизнеса компании-покупателя. При этом пользователями конечного продукта могут являться специалисты и менеджеры различного уровня.

Менеджер, управляющий подготовкой предложения, должен являться специалистом широкого профиля и обладать навыками в областях управления проектами и в области продаж.

При выборе менеджера по подготовке технико-коммерческих предложений, акцент должен в большей степени делаться на знания и навыки в области управления проектами, нежели в области продаж.

Процесс bid management в отличие от project management имеет главную отличительную особенность: он не приносит прибыль компании-продавцу, а, напротив, является центром затрат. В связи с этим bid manager должен тщательно планировать выделение, назначение и освобождение дорогостоящих человеческих ресурсов. Косвенно это предполагает обладание достаточно глубокими техническими и функциональными познаниями в требуемых областях с целью высвобождения максимального числа ресурсов.

Фото: pixabay.com

Расскажите коллегам:
Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Региональный менеджер, Беларусь

Для обзора много, а для статьи мало. Имело бы смысл смотреть скорее с позиций RFI/RFQ для начала, bid management это уж очень специализированная область.

Партнер, Украина

Все понятно, кроме одного - в изложении автора bid manager - это руководитель проекта по подготовке коммерческого предложения. Он по сути управляет одним этапом, многоэтапного процесса продаж. Он член большой команды, обеспечивающей работу продавца. Его клиентом является не покупатель, а продавец его же компании, который работает с покупателем.
Речь идет о крупных заказах. Настолько, что для подготовки КП нужна целая команда. Скорее всего речь идет о рынке EPG (enterprise and government). В этих случаях продажи вообще невозможны без построения отношений между продавцом и покупателем.
Внимание, вопрос - если его клиентом является продавец, почему в статье постоянно подчеркивается самостоятельная роль bid managera, что он сам отправляет предложение клиенту, проводит переговоры с заказчиком и т.п.? Подспудно создается ощущение, что мол пришла заявка и продажа - это только подготовить правильное КП и вовремя его отправить. Но ведь это не так!
В больших продажах работают большие команды, совместно отвечающие за конечный результат.

Руководитель, Оренбург

Столкнувшись с проблемами, которые решаются bid менеджером, для себя решили назначать руководителя проекта в момент подтверждения BDMом заказчика стоимости проекта (+- 15%). До заключения договора РП и Продавец работают параллельно, при этом ответственность продавца длится до заключения договора, а нагрузка на РП постепенно нарастает и к моменту подписания договора (а в нем уже согласованный устав как приложение) РП полностью принимает ответственность за проект на себя. В жизни, зачастую, воронка продаж последними этапами реально пересекается с процессами инициации и планирования проекта. Работает как на крупных так и на средних сделках. Нам bid не нужен :)

. . . . Директор по развитию, Москва
Большое спасибо за статью. Все что касается нормализации(оптимизации) бизнес-процессов, крайне важно ИМХО в среде сообщников. Несколько замечаний:
7) Закрытие. Процесс может включать или не включать следующие активности: переговоры с заказчиком с целью согласования всех условий контракта и его цену; подготовка и проведение презентаций продукта представителям компании-покупателя; сохранение тендерной документации и документации по проекту с целью дальнейшего использования в качестве входов процессов управления проектом по поставке и внедрению продукта и так далее.
Пожалуй презентация - активность из предыдущего этапа. Ее поздновато проводить, когда сделка закрывается.
Нестеров Федор, Внимание, вопрос - если его клиентом является продавец, почему в статье постоянно подчеркивается самостоятельная роль bid managera, что он сам отправляет предложение клиенту, проводит переговоры с заказчиком и т.п.?
Дело в том, что речь идет о распределении бизнес-ролей в процессе. BID-men это одна из бизнес-ролей, которую может играть тот же исполнитель, который выполняет функции продавца. Нужно отличать понятие бизнес-роль от понятия должность. Если у вас матричная структура, то есть на предприятии используется процессный принцип управления, то у вас должны присутствовать в структуре управления обе эти сущности. Я кстати, несогласен с автором, что bid-менеджер не влияет на прибыль компании. его основная задача - снижение сроков подготовки КП. А как мы знаем из концепции Бережливого производства - уменьшение сроков бизнес-процессов напрямую влияет на прибыль компании.
Генеральный директор, Новгород

Очень часто реальный клиент сам не знает, что именно ему нужно. Искусство ''бидмена'' в том и состоит, чтобы предугадать это оптимальное для клиента решение, потом навесить на него то, что будет снято на переговорах под видом уступок клиенту. Успех гарантирован.
8)

Менеджер, Москва

Хотелось бы поблагодарить всех, кто выделил свое время для изучения статьи и внес полезные комментарии. Как было справедливо замечено:
Bid management - это процесс, который отлично работает в крупных и средних копаниях с заказчиками уровня enterprise and government. В остальных случаях можно возложить эту роль на продавца или менеджера проекта.
С процессной точки зрения, этот процесс протекает параллельно процессу продаж и выполняет поддерживающую функцию. Входом в этот процесс является запрос на предложение/заявку/разъяснение/информацию/подготовку цены (или RFP/RFB/RFI/RFQ, etc). Процесс, который генерирует эти документы - procurement management process организации, которая проводит тендер.
Bid manager - это человек, работающий в back office при минимальном контакте с конечным покупателем. Связующим элементом между покупателем и менеджером по подготовке предложения является продавец. Однако, как показывает практика, наиболее эффективным методом является исключение лишних звеньев в цепи коммуникаций. То есть - непосредственное взаимодействие с покупателем путем участия в презентациях, workshops, etc.
К сожалению или счастью, схема покупатель - менеджер по подготовке предложения очень плохо работает в западных, восточных и южных компаниях по отношению к СНГ. Причина кроется в том, что на этапе тендера, компании- покупатели минимизируют взаимодействия с потенциальным поставщиком, максимально формализует все необходимые контакты во избежание так называемых откатов. Хотелось бы заметить, что Россия - впереди планеты всей и взаимовыгодное сотрудничество осуществляется на всех этапах продаж. :D
Несмотря на то, что в статье подчеркивалась роль менеджера по подготовке предложения как менеджера проекта по подготовке предложения, роль bid manager имеет более ярко выраженные характеристики роли продавца, нежели роль менеджера проекта.
Дополнительно к сказанному, хотелось бы отметить, что само по себе качественное предложение является необходимым, но не достаточным условием для осуществления продажи.

Генеральный директор, Нижний Новгород
Михаил Токарев, все бы ничего, но не многовато ли аглицких терминов? Честно говоря, глаз утомляет такая пресыщенность в сообщении... :oops: По вашей статье - в целом понравилось, но хотелось бы от вас услышать толкование термина ''тендер''.
Рафик Ямолеев Рафик Ямолеев Аналитик, Новосибирск
Михаил Токарев, А что это за горы на заднем фоне? 8)
Менеджер, Москва
но хотелось бы от вас услышать толкование термина ''тендер''.
Алексей, спасибо за замечание. Вы, по примеру солженицынского Сологодина, тоже избегаете ''птичьих терминов''? :). Если серьезно, не очень люблю употребление иностранных слов в русской речи. Однако, иногда без них не обойтись. Они так прочно вошли в наш язык, что если бы я начал говорить о конкурсе (тендере), то есть сомнения, что меня бы поняли ;)
А что это за горы на заднем фоне?
Рафик. Это Домбай (КЧР, РФ)
Генеральный директор, Нижний Новгород
Михаил Токарев, так что вы обозначаете термином ''тендер''? :)
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Бывшая сеть Starbucks в России открылась под брендом Stars Coffee

На логотипе сети вместо русалки — девушка в кокошнике с пятиконечной звездой.

Собрать школьника к учебному году стало дороже в среднем на 11,4%

Основа «продуктовой корзины» школьника на маркетплейсах подорожала за год.

Как профессии влияют на состояние здоровья россиян

Чаще всего влияние профессии на здоровье отмечают HR-ы, юристы и IT-специалисты.

Половина родителей школьников берут отпуск в августе, чтобы собрать ребенка в школу

Затраты на расходы для подготовки к школе в этом году начинаются от 15 тыс. руб.